印信管理制度DOC

印信管理制度概述第一條信指公司的公章、合同專用章、財務(wù)專用章、內(nèi)部專用章、人名章等（以下統(tǒng)稱印章）及營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、稅務(wù)登記證、統(tǒng)計登記證等各種證照、法人委托書、公司介紹信、證明信等；第二條本制度適用于**公司總部及分部；第三條印信管理的最高機構(gòu)為總部總裁辦。印章管理第一條印章的保管：一、總部及各分部公章（含商店公章）、合同專用章由總部及各分部總辦專人保管；財務(wù)專用章（含商店財務(wù)專用章）由財務(wù)部指定專人保管；各部門內(nèi)部專用章由各部門經(jīng)理保管；二、各單位印章必須保存在加鎖的柜內(nèi)（公章一律存放在保險柜內(nèi)），若遇保管人出差或長時間（半天以上）外出，需將鑰匙交部門負責(zé)人或指定專人保管；三、保管人如有崗位變動或調(diào)離公司時，須交清所保管的印章和用印審批單，方準(zhǔn)辦理崗位變動或離職手續(xù)。印章交接要在公司指定的第三者監(jiān)督下進行，并填寫印章交接單，由雙方接交人及監(jiān)交人簽字確認，原則上由部門負責(zé)人監(jiān)督交接；第二條印章的使用范圍：一、公章：用于公司行文，辦理委托書、證明、銀行開戶等日常公務(wù)使用；公章用于簽訂合同或協(xié)議時，參照“合同專用章”管理方法執(zhí)行；二、合同專用章：用于公司與外部機構(gòu)簽訂合同、協(xié)議使用；三、財務(wù)專用章：用于簽證財務(wù)憑證、財務(wù)發(fā)票、收據(jù)及財務(wù)報表時使用；四、內(nèi)部專用章：用于以部門名義印發(fā)的各類公文、函件、證明使用；第三條印章使用要求：一、公章、合同章：1、由使用人填寫《用印審批單》，按照授權(quán)管理規(guī)定由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，遇特殊情況，無法簽字審批時，需在電話認確的情況下蓋章，事后補簽確認；2、公章保管人只有印章加蓋權(quán)，沒有審批權(quán)。印章使用審批人只有審批權(quán)，沒有使用權(quán)。印章保管人憑印章使用審批單加蓋印章；3、公章保管人在加蓋印章時，要嚴格審查用印文件、合同、資料名稱是否與審批單內(nèi)容相符；4、所有印章原則上不得外借或帶出辦公室。更不得轉(zhuǎn)交他人保管。特殊情況需借出的應(yīng)履行審批程序，原則上借出印件須當(dāng)日歸還。5、存檔方法：印信管理人員應(yīng)留存一份用章文件、合同文本隨《用印審批單》一并以月為單位按時間順序存檔。6、加蓋合同專用章的合同，如合同條款涉及財務(wù)應(yīng)收應(yīng)付的，合同用章前應(yīng)交財務(wù)部審核，并在用章后將一份交財務(wù)部備檔。二、內(nèi)部專用章：1、各部門申請內(nèi)部專用章須經(jīng)總裁/總經(jīng)理審批（原則上人力資源部、業(yè)務(wù)部、客服部、物流部可以申辦內(nèi)部專用章）；2、以各部門名義印發(fā)的各類公文、公函加蓋內(nèi)部印章前須經(jīng)部門負責(zé)人審核同意方可使用；3、公司內(nèi)部印章僅在公司給各部門的授權(quán)范圍內(nèi)有效，對外不具法律效力；證照管理第一條證照管理：一、總部及分部的證照管理（保管、使用）統(tǒng)一由總部及分部的總辦專人負責(zé)保管。各商店營業(yè)執(zhí)照正本由店長簽字領(lǐng)出放于商店財務(wù)室保管；二、證照的申請辦理年檢、換證工作由行政部負責(zé)，并在辦理完畢后交接給總辦。三、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等不得隨意復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)從專管人員處獲得，復(fù)印件上須加蓋復(fù)印件使用專用章；四、使用證照原件須按流程審批，并辦理相關(guān)手續(xù)后方可借出使用；第二條介紹信、證明管理一、使用范圍：公司辦理公務(wù)或證明員工情況時使用。二、管理要求：1、嚴格按照實際情況填寫有關(guān)內(nèi)容。2、保證介紹信的內(nèi)容、編號與存根聯(lián)一致。3、不得在空白的介紹信上加蓋公章。4、每年1月15日前將上年度的介紹信存根和剩余介紹信歸檔、封存，一本介紹信不得跨年度使用。印信、證照的盤點總辦負責(zé)每半年度末月25日對所有證照及印信現(xiàn)存及使用情況進行盤點，盤點結(jié)果要求以通報形式于次日16:00前報總部總裁辦。管理罰則為保證印信管理的安全性，避免不應(yīng)有的法律風(fēng)險，現(xiàn)明確印信管理的罰則。印信專管人員或借用印信的使用人未掃本制度規(guī)定保管、交接、使用、歸還，但未造成直接經(jīng)濟損失的，視情節(jié)輕重，按照《獎懲制度》的規(guī)定給予嚴重警告或以下程度的處罰。信專管人員或借用印章的使用人未按規(guī)定要求存放印信于指定位置，存在丟失或失控隱患的；二、未經(jīng)批準(zhǔn)，印信專管員或借用印信使用人私自將印信交他人代管的，處10分以下行政處罰；三、印信專管人員未按要求，留存審批單或未將審批單進行歸檔，或未按期進行盤點管理的；四、因印信專管人員或借用印信的使用人保管不力造成印信丟失的；五、借用印信未按期歸還，且未經(jīng)批準(zhǔn)無正當(dāng)理由的；六、印信專管人員違反本制度中明確的管理需求規(guī)定的。第二條印信專管人員或借用印信的使用人未掃本制度規(guī)定保管、交接、使用、歸還，已造成損失的，責(zé)任人除賠償所造成的全部經(jīng)濟損失以外，公司仍將視情節(jié)輕重追究法律責(zé)任，并追加記過直至解除勞動關(guān)系的處罰。未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自將本人借用的印信轉(zhuǎn)借他人使用的；因印信專管人員或借用印信的使用人保管不力造成印信丟失的；借用