物業(yè)公司辦公管理制度：文件處理管理制度

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第一節(jié)文件收發(fā)

一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā)；須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。

二、文件簽發(fā)后，送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一支配打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。三、文件和原稿，由辦公歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

四、屬于隱秘的文件，核稿人應(yīng)當(dāng)注明"隱秘"字樣，并確定報(bào)送范圍。隱秘文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)記下清晰，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。隱秘文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。六、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收，并分類記下。由辦公主管提出處理看法后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公應(yīng)準(zhǔn)時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

八、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。九、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員根據(jù)財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理

其次節(jié)文書打印

一、服務(wù)中心的文件，有打印須要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的容易請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件，普通不予打印。二、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。普通文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門負(fù)責(zé)人不在時(shí)，可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。

三、私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。

四、文印工作人員應(yīng)仔細(xì)做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)，保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或準(zhǔn)時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。五、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得任意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)隱秘或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。

六、文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好記下，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門擔(dān)當(dāng)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列辦藏匿支。

七、要節(jié)省使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備，保證使用效率。第三節(jié)文件書寫

一、行文類別

（一）請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用"請(qǐng)示"。（二）報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映狀況，用"報(bào)告"。

公司管理制度體系文件文件編號(hào)：QMS-WY-0203

文件名稱：日常辦公管理制度版本號(hào)：第1版修改次數(shù)：0章節(jié)內(nèi)容：公文處理管理制度第2頁共2頁

（三）指示：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用"指示"。

（四）布告、公告、通告：對(duì)公眾公布應(yīng)該遵守或周知的事項(xiàng)，用"布告"；向國(guó)內(nèi)外宣布重事件件，"用公告"；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)該遵守或周知的大事，用"通告"。（五）批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用"批復(fù)"。

（六）通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用"通知"。

（七）通報(bào)：表揚(yáng)好人好事，批判錯(cuò)誤，傳達(dá)重要狀況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用"通報(bào)"。（八）打算、決議：對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出支配，用"打算"；經(jīng)過會(huì)議研究利用，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用"決議"。

（九）函：平行的或不相隸屬的單位之間相互商洽工作，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等咨詢和答復(fù)問題，用"函"。

（十）會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用"會(huì)議紀(jì)要"。（十一）合同：適用于各種合作關(guān)系，合作事項(xiàng)的訂立。

（十二）其他：

1、司法文書：依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?、宣揚(yáng)海報(bào)、溫馨提醒、簡(jiǎn)報(bào)：主要用于小區(qū)宣揚(yáng)。

3、簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。

4、工作記錄表格：在管理服務(wù)工作中使用。二、書寫格式

（一）紙張：普通A4型紙，其成品幅面尺寸為21cm×29.7cm。

（二）邊距：上下：2.54cm，左右3.17cm（三）圖文色彩：未作特別說明公文中圖文色彩均為黑色。

（四）排版規(guī)格：標(biāo)題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號(hào)，副標(biāo)題加粗，普通每面排38每行32個(gè)字。

（五）裝訂要求：左側(cè)裝訂，不掉頁。（六）主要標(biāo)題挨次號(hào)：依次為一、，（一），1、，（1）。

（七）份數(shù)序號(hào)：在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和挨次編號(hào)。

（八）附件：有附件的應(yīng)標(biāo)注清晰（九）落款成文時(shí)光：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；"零"寫為"O"，互相對(duì)稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)光，假如落款頁沒有正文，應(yīng)實(shí)行調(diào)節(jié)行距、字距的措施加以解決，。

（十）正式的紅頭文件應(yīng)根據(jù)公文處理方法書寫。

（十一）財(cái)務(wù)文書書寫根據(jù)財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。三、