采購管理程序二

采購管理程序1.0目的和范圍：為規(guī)范公司采購行為，降低采購成本，保證質(zhì)量和工期，體現(xiàn)公司效益的最大化，特制定本程序，適用于公司所有的工程采購、招標(biāo)等工作。2.0職責(zé)2.1總經(jīng)理：批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名錄和中標(biāo)單位，批準(zhǔn)或簽訂合同。2.2總經(jīng)理室：參與招標(biāo)和采購活動(dòng)，負(fù)責(zé)對(duì)招標(biāo)和采購的全過程進(jìn)行監(jiān)控；負(fù)責(zé)組織合同評(píng)審。2.3招標(biāo)、采購小組：負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商信息庫和合格供應(yīng)商名錄；負(fù)責(zé)編制和發(fā)放邀標(biāo)書和招標(biāo)文件，組織評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)單位，進(jìn)行合同談判。2.4審計(jì)核算部：參與招標(biāo)和采購工作；參與合同談判；負(fù)責(zé)乙供材料的品牌和價(jià)格審核，分發(fā)簽價(jià)單。2.5財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部：參與招標(biāo)和采購工作；參與合同談判；負(fù)責(zé)復(fù)核審計(jì)核算部的簽價(jià)單。2.6項(xiàng)目經(jīng)理部：負(fù)責(zé)組織按公司要求對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收。2.7各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商信息，建立初步的供應(yīng)商信息庫；參加與本部門有關(guān)的招標(biāo)或采購工作，參與合同談判，起草合同初稿。3.0通則說明；3.1采購管理包括甲供物資和乙供物資的采購，勘察、設(shè)計(jì)、施工、制作等招標(biāo)工作。采購和招標(biāo)工作分別由采購小組和招標(biāo)小組完成。以下“小組”為“采購小組和招標(biāo)小組”的簡(jiǎn)稱。3.2采購小組：由總經(jīng)理親自擔(dān)任組長(zhǎng)，材料設(shè)備部經(jīng)理擔(dān)任常務(wù)副組長(zhǎng)，組員由總經(jīng)理室、設(shè)計(jì)研發(fā)部、材料設(shè)備部、審計(jì)核算部、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部以及具體業(yè)務(wù)部門派員組成。土建類材料由總工程師進(jìn)行技術(shù)支持和把關(guān)，機(jī)電設(shè)備類由副總工程師進(jìn)行技術(shù)支持和把關(guān)，裝飾景觀類材料由總經(jīng)理設(shè)計(jì)助理進(jìn)行技術(shù)支持和把關(guān)。3.1招標(biāo)小組：由總經(jīng)理親自擔(dān)任組長(zhǎng)，根據(jù)招標(biāo)類別的不同分設(shè)不同的常務(wù)副組長(zhǎng)：總工程師（土建類）/副總工程師（機(jī)電設(shè)備類）/總經(jīng)理設(shè)計(jì)助理（裝飾景觀類）/總經(jīng)濟(jì)師（廣告制作類）。組員由總經(jīng)理室、審計(jì)核算部、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部以及具體業(yè)務(wù)部門派員組成。3.3招標(biāo)、采購小組秘書：負(fù)責(zé)匯總建立詳細(xì)的供應(yīng)商信息庫，草擬、整理和發(fā)放標(biāo)書，整理會(huì)議記錄等工作，有權(quán)列席招標(biāo)、采購小組會(huì)議，但沒有表決權(quán)。3.5由于招標(biāo)、采購小組屬非常設(shè)機(jī)構(gòu)，其所依托的常設(shè)工作機(jī)構(gòu)為總師辦。故招標(biāo)、采購小組在公司內(nèi)部行文（請(qǐng)示單、工作聯(lián)系函）時(shí)，應(yīng)由總師辦作為承辦部門負(fù)責(zé)行文。3.4總經(jīng)理室質(zhì)量管理中心：參與招標(biāo)、采購小組工作，負(fù)責(zé)對(duì)招標(biāo)、采購過程進(jìn)行監(jiān)控。3.6具體業(yè)務(wù)部門：對(duì)于材料采購系指材料設(shè)備需求部門或使用安裝部門；對(duì)于招標(biāo)系指招標(biāo)所確定的供應(yīng)商的直接業(yè)務(wù)對(duì)口部門。3.7甲供和乙供物資：甲供物資包括：電梯、空調(diào)設(shè)備、消防工程設(shè)備、冷水塔、水泵、自動(dòng)供水設(shè)備、水處理機(jī)、發(fā)電機(jī)組、安防監(jiān)控設(shè)備、高低壓開關(guān)柜、變壓器以及根據(jù)實(shí)際情況由甲方指定供應(yīng)的材料。3.8乙供物資包括：鋼筋、水泥、砂石、地磚、照明箱、開關(guān)、插座、電線、管材、閥門等（根據(jù)實(shí)際情況可調(diào)整為甲供）。4.0工作流程：甲供物資的采購、招標(biāo)流程各業(yè)務(wù)部門收集相關(guān)供應(yīng)商資料，建立初步的供應(yīng)商信息庫各業(yè)務(wù)部門收集相關(guān)供應(yīng)商資料，建立初步的供應(yīng)商信息庫小組秘書匯總各部門的供應(yīng)商信息，建立詳細(xì)的供應(yīng)商信息庫小組秘書匯總各部門的供應(yīng)商信息，建立詳細(xì)的供應(yīng)商信息庫小組從供應(yīng)商信息庫中選擇供應(yīng)商進(jìn)行考察或評(píng)價(jià)小組從供應(yīng)商信息庫中選擇供應(yīng)商進(jìn)行考察或評(píng)價(jià)小組提交考察或評(píng)價(jià)報(bào)告并建立合格供應(yīng)商名錄小組提交考察或評(píng)價(jià)報(bào)告并建立合格供應(yīng)商名錄小組將合格供應(yīng)商名錄報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)小組將合格供應(yīng)商名錄報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)具體業(yè)務(wù)部門提前將需求計(jì)劃報(bào)送小組具體業(yè)務(wù)部門提前將需求計(jì)劃報(bào)送小組小組從合格供應(yīng)商名錄中選擇競(jìng)標(biāo)單位邀標(biāo)報(bào)價(jià)小組從合格供應(yīng)商名錄中選擇競(jìng)標(biāo)單位邀標(biāo)報(bào)價(jià)小組編制和發(fā)放投標(biāo)邀請(qǐng)書和招標(biāo)文件小組編制和發(fā)放投標(biāo)邀請(qǐng)書和招標(biāo)文件競(jìng)標(biāo)單位將標(biāo)書密封，送至招標(biāo)、采購小組競(jìng)標(biāo)單位將標(biāo)書密封，送至招標(biāo)、采購小組招標(biāo)、采購小組制訂評(píng)標(biāo)辦法，組織評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)單位招標(biāo)、采購小組制訂評(píng)標(biāo)辦法，組織評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)單位招標(biāo)、采購小組與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判招標(biāo)、采購小組與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判招標(biāo)、采購小組將中標(biāo)單位報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)招標(biāo)、采購小組將中標(biāo)單位報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)具體業(yè)務(wù)部門將合同初稿報(bào)總經(jīng)理室具體業(yè)務(wù)部門將合同初稿報(bào)總經(jīng)理室總經(jīng)理室根據(jù)合同管理程序組織相關(guān)部門審核合同總經(jīng)理室根據(jù)合同管理程序組織相關(guān)部門審核合同總經(jīng)理批準(zhǔn)合同總經(jīng)理批準(zhǔn)合同總經(jīng)理室擬定合同具體業(yè)務(wù)部門組織驗(yàn)收具體業(yè)務(wù)部門組織驗(yàn)收總經(jīng)理室擬定合同5.0流程說明：5.1合格供應(yīng)商名錄、中標(biāo)單位以及合同均需報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能生效。5.2設(shè)計(jì)景觀類、土建工程類和機(jī)電安裝類在10萬元（含本數(shù)）以上、廣告制作類在3萬元（含本數(shù)）以上、以及甲供材料要招標(biāo)；對(duì)于不招標(biāo)的，由招標(biāo)、采購小組從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商，價(jià)格經(jīng)審計(jì)核算部、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)即可。5.3每次招標(biāo)、采購，參與競(jìng)標(biāo)的單位一般情況下不得少于3家。如由于供應(yīng)商實(shí)力或市場(chǎng)等因素造成不能選取三家競(jìng)標(biāo)單位的，必須提供充足的理由，并經(jīng)招標(biāo)、采購小組認(rèn)可后方能實(shí)施。5.4對(duì)于經(jīng)常發(fā)生的單筆金額在1萬元（含本數(shù)）以下的小型業(yè)務(wù)（如小型廣告、制作、印刷等）或合格供應(yīng)商名錄中只具備1-2家合格供應(yīng)商時(shí)，招標(biāo)、采購小組可確定1-2家長(zhǎng)期合作單位，長(zhǎng)期合作單位應(yīng)提供常規(guī)項(xiàng)目的價(jià)目表供招標(biāo)、采購小組審定，合作期內(nèi)其價(jià)格不得超過招標(biāo)、采購小組審定的價(jià)目表上的價(jià)格；在此范圍內(nèi)的工作由具體業(yè)務(wù)部門將具體業(yè)務(wù)內(nèi)容、價(jià)格等信息資料，附上招標(biāo)、采購小組審定的價(jià)格，報(bào)公司相關(guān)部門會(huì)簽、總經(jīng)理審批后執(zhí)行。招標(biāo)、采購小組每年至少要對(duì)長(zhǎng)期合作單位評(píng)價(jià)一次，作為是否與其繼續(xù)合作的依據(jù)。5.5對(duì)于競(jìng)標(biāo)單位的報(bào)價(jià)，招標(biāo)、采購小組必須要求其將投標(biāo)書密封，并加蓋公司公章于封口，否則取消其競(jìng)標(biāo)資格。5.6對(duì)于裝飾裝修工程，設(shè)計(jì)單位、設(shè)計(jì)方案及施工單位的確定由設(shè)計(jì)研發(fā)部作為具體業(yè)務(wù)部門進(jìn)行辦理；施工過程管理遵照公司《施工管理程序》執(zhí)行。5.7特殊情況下經(jīng)請(qǐng)示總經(jīng)理同意，可直接確定承包單位。6.0合格供應(yīng)商名錄：6.1供應(yīng)商信息庫的建立：6.1.1各具體業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商提供的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、技術(shù)配備、工程業(yè)績(jī)等資料，建立初步的供應(yīng)商信息庫。6.1.2各部門均可補(bǔ)充提供供應(yīng)商信息，招標(biāo)、采購小組秘書匯總各部門的各類供應(yīng)商信息后，建立詳細(xì)的供應(yīng)商信息庫。6.1.3各具體業(yè)務(wù)部門和招標(biāo)、采購小組應(yīng)對(duì)供應(yīng)商信息庫進(jìn)行共享。6.2對(duì)供應(yīng)商的考察6.2.1考察人員：各類供應(yīng)商考察人員為總經(jīng)理室、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部、審計(jì)核算部和具體業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員。6.2.2考察內(nèi)容：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、注冊(cè)資金、公司規(guī)模、技術(shù)先進(jìn)性、施工工藝、機(jī)械設(shè)備、檢測(cè)手段、企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證、企業(yè)信譽(yù)、工程業(yè)績(jī)、售后服務(wù)等。6.2.3考察方法：招標(biāo)、采購小組采取以下一種或幾種考察方法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察。A、實(shí)地考察公司狀況。B、實(shí)地考察已建和在建項(xiàng)目情況。C、實(shí)地或通過其他方式了解施工質(zhì)量、管理水平、服務(wù)態(tài)度等。D、資質(zhì)評(píng)價(jià)：要求供應(yīng)商提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等企業(yè)證明材料。E、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)：對(duì)供應(yīng)商業(yè)績(jī)工程的質(zhì)量狀況與信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)。6.3編制合格供應(yīng)商名錄：招標(biāo)、采購小組將考察結(jié)果分類填入《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》，將符合公司要求的供應(yīng)商列入《合格供應(yīng)商名錄》，同一招標(biāo)項(xiàng)目至少應(yīng)有3個(gè)合格供應(yīng)商可供選擇，《合格供應(yīng)商名錄》經(jīng)考察人員會(huì)簽后報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)。6.4對(duì)已列入《合格供應(yīng)商名錄》的供應(yīng)商，采取以下方法進(jìn)行控制：6.4.1各具體業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，包括：《供應(yīng)商評(píng)價(jià)表》、《合格供應(yīng)商考核表》、各方面提供的供應(yīng)商情況反饋意見。6.4.2公司與供應(yīng)商合同履行完畢后，由招標(biāo)、采購小組對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評(píng)價(jià)，填寫《合格供應(yīng)商考核表》，并納入合格供應(yīng)商檔案，評(píng)價(jià)時(shí)主要依據(jù)：供應(yīng)商提供的企業(yè)證明資料、工程項(xiàng)目合同、服務(wù)態(tài)度、工程質(zhì)量和進(jìn)度、工程返修率等。6.4.3總經(jīng)理室可根據(jù)供應(yīng)商的履約情況以及完成質(zhì)量情況向招標(biāo)、采購小組提出取消其合格供應(yīng)商資格的建議。6.4.4為確?！逗细窆?yīng)商名錄》的實(shí)時(shí)更新，招標(biāo)、采購小組不定期召開合格供應(yīng)商名錄專題會(huì)議，會(huì)上根據(jù)各方面信息，確定合格供應(yīng)商名錄的種類增減及完善事宜。7.0驗(yàn)收：7.1材料設(shè)備驗(yàn)收：7.1.1材料設(shè)備到場(chǎng)時(shí)，項(xiàng)目部經(jīng)理組織項(xiàng)目部及施工單位、監(jiān)理單位等有關(guān)人員（如屬甲供設(shè)備，具體業(yè)務(wù)部門必須通知材料設(shè)備部派人到場(chǎng)參與驗(yàn)收）聯(lián)合對(duì)材料設(shè)備按照合同規(guī)定條件進(jìn)行開箱驗(yàn)收，現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)工程師根據(jù)驗(yàn)收情況填寫《甲供物資進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)單》。驗(yàn)收合格的材料設(shè)備才允許進(jìn)場(chǎng)使用，驗(yàn)收不合格的材料設(shè)備由項(xiàng)目部將驗(yàn)收記錄反饋給具體業(yè)務(wù)部門，具體業(yè)務(wù)部門聯(lián)系供應(yīng)商要求其整改；通過驗(yàn)收但須整改的設(shè)備分別由產(chǎn)品供應(yīng)商和安裝承包商按各自責(zé)任進(jìn)行整改，整改完成之后，方可正式簽發(fā)設(shè)備驗(yàn)收證書。7.1.2施工單位在安裝過程中造成產(chǎn)品損壞的由具體業(yè)務(wù)