董事長(zhǎng)辦公室架構(gòu)企劃

關(guān)于山西恒源偉業(yè)集團(tuán)董事長(zhǎng)辦公室職責(zé)設(shè)置說明2012-08-23

目錄集團(tuán)董辦工作整體思路和計(jì)劃3集團(tuán)董辦崗位設(shè)置、職能分工、人員配備（圖）8集團(tuán)董辦主要工作的基本程序15集團(tuán)董辦工作整體思路和計(jì)劃3集團(tuán)董辦崗位設(shè)置、職能分工、人員配備（圖）8集團(tuán)董辦主要工作的基本程序15OHVWVHengYuanweiyeEnergy集團(tuán)董辦工作整體思路和計(jì)劃現(xiàn)階段公司集團(tuán)化的工作已基本完成，各項(xiàng)工作也逐步邁入正軌。為了加快發(fā)展步伐，更好地配合整體集團(tuán)做好相關(guān)工作，現(xiàn)對(duì)集團(tuán)董事長(zhǎng)辦公室（集團(tuán)董辦）今后的工作思路做一歸納，并闡述如下：一、對(duì)集團(tuán)董辦工作的理解董辦的管理工作內(nèi)容主要是集團(tuán)的行政事務(wù)管理。在我看來董辦的工作性質(zhì)是一個(gè)集管理與服務(wù)為一體的部門，在擔(dān)負(fù)全權(quán)管理的職能的同時(shí)，也有為集團(tuán)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)服務(wù)的義務(wù)，工作綜合、復(fù)雜、多樣，這個(gè)部門的工作成效直接關(guān)系到集團(tuán)整體運(yùn)作，是集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的最得力助手，是在集團(tuán)董事長(zhǎng)或副總領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理部門。在具體事務(wù)上：是以行政工作為主，具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、資料檔案管理、會(huì)議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及到出差、財(cái)產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。二、整體的工作思路1、作為山西省最專業(yè)的煤炭產(chǎn)銷型集團(tuán)之一，所有一切事務(wù)都應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)進(jìn)行規(guī)劃，首要任務(wù)就是建立健全各項(xiàng)制度。制度是企業(yè)管理的根本，是企業(yè)文化的基礎(chǔ)。只有制度完善了，其他一切工作才可以有條不紊。一切工作的最終目標(biāo)是通過各種規(guī)章制度和員工努力使部門之間形成密切合力，推動(dòng)集團(tuán)在運(yùn)作過程中成為一個(gè)高速、高效并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體。OHVWV_.HengYuanv/eiyeEnergy恒源偉業(yè)能源集團(tuán)2、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，密切各部門工作關(guān)系，起到一個(gè)上傳下達(dá)的交接棒作用。與上級(jí)溝通主要是要充分領(lǐng)會(huì)集團(tuán)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握方向，同時(shí)將自己和下級(jí)部門的意見建議很好的反饋給上級(jí)。與下級(jí)溝通主要是執(zhí)行集團(tuán)上級(jí)的決定以及收集整理下級(jí)部門各項(xiàng)信息。在傳達(dá)集團(tuán)上級(jí)精神和布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門工作時(shí)，工作原則是準(zhǔn)確、及時(shí)、真誠、謙虛。3、企業(yè)文化建設(shè)和傳播。企業(yè)文化是一個(gè)企業(yè)的精神和內(nèi)在力量。集團(tuán)的企業(yè)文化——“我們只專注細(xì)節(jié)”，沒有多余的詞匯和夸張的語言，卻直接體現(xiàn)了集團(tuán)的工作理念與管理模式。在企業(yè)中，只靠薪金留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引、感化員工。企業(yè)文化的建設(shè)主要包括以下兩個(gè)方面：第一，集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)清晰，戰(zhàn)略導(dǎo)向明確。行政管理人員應(yīng)該協(xié)助集團(tuán)高管建立一個(gè)良性的組織結(jié)構(gòu)，并輔助制定戰(zhàn)略目標(biāo)，形成一個(gè)高效、團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊(duì)；第二、注重集團(tuán)形象建設(shè)。包括物質(zhì)形象和精神形象。物質(zhì)形象包括集團(tuán)容貌、產(chǎn)品、設(shè)施等。精神形象包括員工精神面貌、集團(tuán)風(fēng)格、人文環(huán)境等。三、近期工作計(jì)劃1、對(duì)工作進(jìn)行定位并明確不同崗位的具體職責(zé)。在工作中對(duì)每一件事都要明確到具體的責(zé)任人，避免出現(xiàn)管理上的空白。同時(shí)也要注意可以一個(gè)人負(fù)責(zé)幾件事，但絕不能幾個(gè)人同時(shí)管理一件事。2、完善公司相關(guān)制度，以及相關(guān)表格、文件的正規(guī)格式。文件的正OHVWV—HengYuanv/eiyeEnergy恒源偉業(yè)能源集團(tuán)式格式，收文、發(fā)文的管理流程，物品采購審批流程，車輛管理容易出現(xiàn)弊端。制度的完善可以減少工作中的矛盾和弊端，提高工作效率。（1）集團(tuán)文檔管理制度。統(tǒng)一集團(tuán)的正式文件編號(hào)與格式，認(rèn)真做好文件、合同、資料、報(bào)刊、雜志的收發(fā)與存檔。（2）集團(tuán)公章使用管理規(guī)定。認(rèn)真監(jiān)督、管理集團(tuán)印章的使用。（3）規(guī)范集團(tuán)的會(huì)議管理，做好各項(xiàng)會(huì)議記錄，檢查督促集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作的落實(shí)情況。（4）采購物品審批流程。落實(shí)專人專辦的辦公用品登記、采購、發(fā)放制度。3、積極配合好財(cái)務(wù)部做好固定資產(chǎn)管理工作，嚴(yán)格按資產(chǎn)的管理流程辦理審批手續(xù)，杜絕因管理不善造成的固定資產(chǎn)損壞或者丟失等不良現(xiàn)象發(fā)生。4、認(rèn)真學(xué)習(xí)公司的業(yè)務(wù)知識(shí)，配合業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等部門工作。根據(jù)實(shí)際情況制定方案，落實(shí)好制定的工作計(jì)劃，并認(rèn)真組織實(shí)施。5、做好監(jiān)督辦公場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生。6、安保問題重點(diǎn)就是保管辦公室鑰匙問題，以及同物業(yè)公司配合做好三防工作。7、完成集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)交代的其他日常工作，做領(lǐng)導(dǎo)的好助手。在制定制度政策時(shí)要根據(jù)實(shí)際征求相關(guān)人員的意見建議，有利于制度政策的完善，更切合實(shí)際，更有利于執(zhí)行。四、中長(zhǎng)期工作計(jì)劃OHVWVHengYuanweiyeEnergy中長(zhǎng)期計(jì)劃主要是在各項(xiàng)制度的進(jìn)一步完善與企業(yè)文化的建設(shè)上。1、認(rèn)真履行董辦的各項(xiàng)職能，嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)各項(xiàng)規(guī)章、工作指令，加大執(zhí)行力度，做到政令通暢。2、加強(qiáng)計(jì)劃管理，修改并完善有關(guān)考核制度，并形成完整的體系，嚴(yán)格監(jiān)督考核，提高工作效率。3、根據(jù)集團(tuán)的戰(zhàn)略目標(biāo)和實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況，提煉企業(yè)文化精髓，編制企業(yè)文化建設(shè)綱要，形成完善的可行的管理手冊(cè)，并逐步實(shí)施，最終使集團(tuán)的各項(xiàng)工作步入正規(guī)化、科學(xué)化的管理水平。OHVWVHengYuanweiyeEnergy集團(tuán)董辦具體職能和組織管理體系（董辦具體部門職能1、貫徹、落實(shí)集團(tuán)各項(xiàng)方針政策、規(guī)章制度。2、督促、檢查各部門貫徹落實(shí)集團(tuán)決策、決議和董事長(zhǎng)決定情況。3、撰寫董事長(zhǎng)授意的各項(xiàng)文字材料。4、組織做好集團(tuán)會(huì)務(wù)工作（大型會(huì)議、高層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議、董事會(huì)）5、編制、完善、執(zhí)行、督導(dǎo)公司各項(xiàng)行政制度。6、負(fù)責(zé)物資采購、物業(yè)、安全、衛(wèi)生等后勤保障工作。7、集團(tuán)相關(guān)證照的辦理與年審。8、負(fù)責(zé)公司公關(guān)、接待工作，協(xié)調(diào)處理外部相關(guān)部門關(guān)系。9、負(fù)責(zé)審核以公司名義發(fā)出的文件，收發(fā)文件，做好檔案管理工作。10、完成董事長(zhǎng)交辦的其他工作。OHVWVHengYuanweiyeEnergy二、董辦組織機(jī)構(gòu)圖及崗位說明書注：本部門人員編制為6人所轄人數(shù)：_L人崗位名稱：所轄人數(shù)：_L人序號(hào)項(xiàng)目要素具體內(nèi)容1工作概述全面負(fù)責(zé)董辦工作，處理相關(guān)外聯(lián)事務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)要求三年以上大型企業(yè)行政管理相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)執(zhí)業(yè)、技術(shù)資格要求能力要求具有較高的組織、計(jì)劃、協(xié)調(diào)、理解、判斷能力；具備較強(qiáng)創(chuàng)新能力、實(shí)施運(yùn)作能力和社交能力輔助技能熟練的計(jì)算機(jī)操作技能；C牌駕照素質(zhì)要求具有良好的職業(yè)道德，堅(jiān)持原則，秉公辦事，保守秘密，工作勤奮，效忠公司，開拓進(jìn)取身體狀況良好3工作職責(zé)督促、檢查各部門對(duì)集團(tuán)決定、決議的貫徹執(zhí)行。根據(jù)董事長(zhǎng)指示，組織做好會(huì)務(wù)工作。組織起草董事長(zhǎng)授意的綜合性工作計(jì)劃、總結(jié)和工作報(bào)告。組織辦公用品的訂購和管理工作，嚴(yán)格控制辦公成本。編制、完善、執(zhí)行公司各項(xiàng)行政制度。按政府職能部門、社會(huì)團(tuán)體等要求組織開展相應(yīng)工作。負(fù)責(zé)公司公關(guān)、接待工作，協(xié)調(diào)處理外部相關(guān)部門關(guān)系。督促集團(tuán)相關(guān)證照的辦理和年審。組織做好來客接待和車輛使用、管理工作。協(xié)調(diào)公司各部門開展工作。按時(shí)完成集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

序號(hào)項(xiàng)目要素具體內(nèi)容1工作概述協(xié)助董辦主任開展公司行政事務(wù)管理工作2任職資格學(xué)歷及專業(yè)要求大本以上學(xué)歷，企業(yè)管理及相關(guān)專業(yè)畢業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)要求二年以上大型企業(yè)行政管理或相關(guān)管理工作經(jīng)驗(yàn)執(zhí)業(yè)、技術(shù)資格要求能力要求具有較高組織、協(xié)調(diào)、理解、判斷能力；具有較強(qiáng)實(shí)施運(yùn)作和社交能力輔助技能熟練的計(jì)算機(jī)操作技能素質(zhì)要求具有良好的職業(yè)道德，堅(jiān)持原則，秉公辦事，保守秘密，工作勤奮，效忠公司，開拓進(jìn)取身體狀況良好3工作職責(zé)協(xié)助董辦主任開展部門的日常事務(wù)管理工作。協(xié)助主任控制辦公費(fèi)用，定期對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行核查。擬定集團(tuán)各項(xiàng)行政管理制度。董辦文件的起草；各項(xiàng)文件的部門內(nèi)部傳閱。按政府職能部門、社會(huì)團(tuán)體等要求開展集團(tuán)的相應(yīng)工作。協(xié)調(diào)好部門員工間的關(guān)系及本部門與其它部門的關(guān)系。收集、提交員工建議。統(tǒng)計(jì)本部門的考勤。按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作。崗位名稱：董辦副主任所屬部門崗位名稱：董辦副主任所屬部門：董辦定員：_1_人直接上級(jí)：董辦主任所轄人數(shù)：—人OHVWV_…HengYuanv/eiyeEnergy恒源偉業(yè)能源集團(tuán)崗位名稱：行政助理定員：工人所轄人數(shù)：—人所屬部門：董辦直接上級(jí)：董辦主任序號(hào)項(xiàng)目要素具體內(nèi)容1工作概述協(xié)助董辦主任開展日常事務(wù)工作2任職資格學(xué)歷及專業(yè)要求本科以上學(xué)歷，中文/文秘/行政管理相關(guān)專業(yè)畢業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)要求二年以上大型企業(yè)文秘/行政工作經(jīng)驗(yàn)執(zhí)業(yè)、技術(shù)資格要求能力要求較強(qiáng)的公文寫作、社交和溝通協(xié)調(diào)能力；懂法律知識(shí)；熟悉商業(yè)企業(yè)的規(guī)范運(yùn)作輔助技能熟練的計(jì)算機(jī)操作技能、良好的英語口頭表達(dá)能力素質(zhì)要求作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，謙和謹(jǐn)慎，保守秘密，遵守職業(yè)道德，原則性強(qiáng)身體狀況良好3工作職責(zé)（1）協(xié)助董辦做好日常事務(wù)工作。（2）進(jìn)行相關(guān)項(xiàng)目的資料收集，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息。（3）各類呈報(bào)董辦主任的文件資料、相關(guān)函電的處理及文書檔案的管理。（4）對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時(shí)以表冊(cè)形式進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。（5）對(duì)所管理的檔案文件資料編制目錄、卡片、索引等。（6）建立檔案借閱管理制度。（7）配合董辦主任進(jìn)行相關(guān)對(duì)外事務(wù)的開展。（8）部分文書、報(bào)告、合同等文字材料的起草、校核。（9）法律事務(wù)辦理的配合與跟進(jìn)。（10）按時(shí)完成集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。所轄人數(shù)：—人崗位名稱：外勤主管定員：1所轄人數(shù)：—人所屬部門：董辦直接上級(jí)：董辦主任序號(hào)項(xiàng)目要素具體內(nèi)容1工作概述辦公用品的采購管理、部分公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)和后勤服務(wù)保障工作2任職資格專業(yè)要求企業(yè)管理及中文等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)要求二年以上公司行政事務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)、熟悉政府部門辦事程序執(zhí)業(yè)、技術(shù)資格要求能力要求具有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力、較高的辦事效率、社交能力和對(duì)工作理解落實(shí)能力輔助技能計(jì)算機(jī)操作熟練；C牌駕照素質(zhì)要求具有良好的職業(yè)道德，清正廉潔，維護(hù)公司利益，保守秘密，勤懇務(wù)實(shí)身體狀況良好3工作職責(zé)（1）對(duì)公司各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行匯總分析，報(bào)董辦主任。（2）每季度對(duì)議定價(jià)格的辦公用品至少作一次市價(jià)調(diào)查以及時(shí)做出價(jià)格調(diào)整。（3）對(duì)采購商品的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。（4）及時(shí)交納集團(tuán)部分相關(guān)對(duì)外費(fèi)用。（5）收集、整理職責(zé)范圍內(nèi)的相關(guān)法律事務(wù)資料，處理簡(jiǎn)單的相關(guān)業(yè)務(wù)糾紛。（6）安全、準(zhǔn)確、及時(shí)地送達(dá)公司對(duì)外文件資料，并嚴(yán)守公司秘密。（7）完成集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時(shí)性工作。OHVWV_…HengYuanweiyeEnergy恒源偉業(yè)能源集團(tuán)崗位名稱：內(nèi)勤主管定員：L人所轄人數(shù)：_人所屬部門：董辦直接上級(jí)：董辦主任序號(hào)項(xiàng)目要素具體內(nèi)容1工作概述內(nèi)勤管理2任職資格專業(yè)要求企業(yè)管理及中文等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)要求二年以上大型企業(yè)行政事務(wù)特別是后勤事務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)執(zhí)業(yè)、技術(shù)資格要求能力要求具有較高組織、計(jì)劃、協(xié)調(diào)、理解、判斷能力；輔助技能計(jì)算機(jī)操作熟練素質(zhì)要求具有良好的職業(yè)道德，堅(jiān)持原則，秉公辦事，保守秘密，工作勤奮，效忠公司。身體狀況良好3工作職責(zé)（1）監(jiān)督各部門辦公用品的使用情況。（2）董辦文件的發(fā)放、歸檔。（3）負(fù)責(zé)物資采購、物業(yè)、安全、衛(wèi)生等后勤保障工作。（4）認(rèn)真做好董辦的考勤工作，包括加班、工資加班費(fèi)等表格的制作，做好董辦固定資產(chǎn)的管理工作。（5）管理內(nèi)部衛(wèi)生保潔工作。（6）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。集團(tuán)董辦主要工作的基本程序