向低效會議說NO-會議管理

問題與收益：1.把所有學員分成A、B兩組2.A組討論提高會議效率的好處，B組討論低效會議的壞處，各說出7點以上3.兩小組排代表上臺發(fā)言，其他組員補充4.活動時間：8分鐘第一頁，共56頁。2學習目標1.描述會前準備的要點2.描述會議主持的技巧3.描述有效控制的方法4.運用會議記錄模版模擬一份會議記錄5.描述出會后跟蹤反饋方法第二頁，共56頁。會前準備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀要會后跟蹤第三頁，共56頁。會前準備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀要會后跟蹤第四頁，共56頁。會前準備

Preparationbeforemeeting一第五頁，共56頁。案例分析：糟糕的會議準備1.閱讀案例單頁后每個人先在紙上寫出答案2.小組逐一發(fā)表個人看法3.小組組長匯總并代表小組發(fā)言4.最佳答案小組給予獎品激勵5.活動時間：8分鐘第六頁，共56頁。（一）設立會議目標解決特殊問題0102040305傳達資訊激勵員工士氣達成一致意見達到有效溝通第七頁，共56頁。（二）遵循目標的會議類型1咨訊會2討論會3研討會組織者做大量的準備工作，參與者只需要參加組織者做好引導工作，并適時推動議題的發(fā)展，參會者需要參加討論參會者需要事先準備，有很高的參與度，需要集思廣益第八頁，共56頁。緊扣會議目標議題數(shù)量適中議題間的聯(lián)系（三）確定會議議題第九頁，共56頁。（四）選擇參會人員對會議主題有深入研究或?qū)η闆r較為熟悉的人1對會議目標達成起關鍵性作業(yè)的人2能夠客觀、積極發(fā)表自己見解，不受外界干擾的人3第十頁，共56頁。（五）確定會議程序010203主要往前次要往后緊迫往前不緊往后高度集中往前第十一頁，共56頁。2、會議時間不宜過長也不宜過短1、確定會議召開時間需要考慮與會人員是否能夠出席（六）安排會議時間第十二頁，共56頁。1、確定會議的地點要考慮會議的規(guī)模大小和人數(shù)2、還要交通是否便利、是否有必要的會議設備等（七）安排會議地點第十三頁，共56頁。會議主持會議內(nèi)容、材料會議議題參加人員聯(lián)絡信息時間地點會議名稱會議通知（八）撰寫會議通知

第十四頁，共56頁。會議通知范例會議通知致：各部門經(jīng)理發(fā)至：總經(jīng)理辦公室徐麗日期：2015年6月20日主題：各部門經(jīng)理季度工作會議參會人員：各部門經(jīng)理2015年6月27日上午9：00，在上海松山賓館一樓會議室召開三季度工作安排會議，要求所有部門經(jīng)理參加本次會議。如您不能參加，請6月25日前提前與***聯(lián)系告知。

附上一份議事日程，參加會議的地圖和停車場，中午提供自助餐。附件：1、議事日程2、

松山賓館和停車場地圖

第十五頁，共56頁。知識競賽：1.每位學員在手邊紙上寫出10選擇道題目的答案2.公布答案3.對全部答對的學員給予獎勵4.活動時間：7分鐘第十六頁，共56頁。本模塊內(nèi)容回顧：轉(zhuǎn)身交流1.

每位學員寫下本模塊學習的最大三個收獲2.鄰座互相分享所獲3.分享握手表示感謝4.活動時間：3分鐘第十七頁，共56頁。會前準備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀要會后跟蹤第十八頁，共56頁。會議主持Presidedovermeeting二第十九頁，共56頁。小組討論：會議主持人在會議中的作用1.小組成員逐一發(fā)表個人看法2.小組組長匯總并代表小組發(fā)言3.最佳答案小組給予獎品激勵4.活動時間：8分鐘第二十頁，共56頁。善于表達耐性15思維清晰公正26對事不對人靈活應對37分析能力自我約束48（一）會議主持人應有的良好素質(zhì)第二十一頁，共56頁。01040203講故事做推測激發(fā)興趣釋題目講背景揭示主旨展掛圖放錄音活躍氣氛提疑問設懸念啟迪思考（二）設計會議開場白第二十二頁，共56頁。（三）掌握會議節(jié)奏熟悉會議進程和內(nèi)容1預測會議可能出現(xiàn)問題2科學制定會議節(jié)奏計劃3不搞一言堂4合理分配發(fā)言時間5合理運用發(fā)言技巧6第二十三頁，共56頁。（四）有效控制會議1即時贊美有創(chuàng)見的發(fā)言者2立刻阻止人身攻擊3不要試圖控制整個會議局面4對與會者發(fā)言給予即時反饋和肯定第二十四頁，共56頁。體驗操練：角色扮演1.背景介紹：老師介紹訓練背景2.發(fā)放角色卡，學員熟悉訓練中的三個角色：會議主持人、參會人員、觀察員3.三人小組現(xiàn)場按角色卡練習（每個角色做一次）4.選取代表上臺展示5.全場觀察并點評6.培訓師做總評，進行獎勵7.三人小組繼續(xù)練習，直到正確演示第二十五頁，共56頁。本模塊內(nèi)容回顧：三國殺1.三人一組回顧課程要點2.規(guī)定時間內(nèi)，依次每人說一點，不得與其他人重復3.時間到后，仍能說出學習要點的學員獲勝4.時間到后，學員握手表示感謝5.活動時間：5分鐘第二十六頁，共56頁。會前準備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀要會后跟蹤第二十七頁，共56頁。有效控制ControlConference三第二十八頁，共56頁?，F(xiàn)場測試：高效會議該如何控制1.小組討論在流程卡片上寫下自己的了解的內(nèi)容2.各小組針對卡片進行排序3.各小組在聽取講師講解后重新排序，并寫下每個流程的收獲4.活動時間：5分鐘第二十九頁，共56頁。（一）明確議題目標書面列明1切合實際2具體可衡量3第三十頁，共56頁。（二）澄清誤解錯誤目的過多無關聯(lián)性1目的描述不清晰2第三十一頁，共56頁。（三）控制討論進程1234拉回主題中斷其發(fā)言鼓勵積極發(fā)言消除沖突第三十二頁，共56頁。（四）處理意見分歧合作/解決妥協(xié)/調(diào)解緩和/包容撤退/回避強迫/命令第三十三頁，共56頁。（五）控制會議時間3打鈴控制法4平均時間控制法1時鐘控制法2主持人提醒法第三十四頁，共56頁。知識競賽：1.每位學員在手邊紙上寫出10選擇道題目的答案2.公布答案3.對全部答對的學員給予獎勵4.活動時間：7分鐘第三十五頁，共56頁。本模塊內(nèi)容回顧：拉伸回顧1.同組相鄰的兩位學員組成一組2.一個學員邊說出一個知識點邊做動作，另外一個學員也要模仿相應動作3.在規(guī)定時間內(nèi)交換說出本模塊知識點4.分享握手表示感謝5.活動時間：3分鐘第三十六頁，共56頁。會前準備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀要會后跟蹤第三十七頁，共56頁。會議紀要MeetingSummary四第三十八頁，共56頁。案例分析：2016年半年會議紀要1.閱讀案例單頁后每個人先在紙上寫出答案2.小組逐一發(fā)表個人看法3.小組組長匯總并代表小組發(fā)言4.最佳答案小組給予獎品激勵5.活動時間：8分鐘第三十九頁，共56頁。（一）會議紀要種類01030204辦公會議紀要工作會議紀要協(xié)調(diào)會議紀要研討會議紀要第四十頁，共56頁。（二）會議紀要特點內(nèi)容紀實性表達提要性稱謂特殊性第四十一頁，共56頁。（三）會議紀要基本寫法01集中概述法02分項敘述法03發(fā)言提要法第四十二頁，共56頁。（四）會議紀要內(nèi)容結(jié)構(gòu)01會議主題02會議時間03會議地點04參會人員06結(jié)尾05正文第四十三頁，共56頁。小練習：1.請根據(jù)以上所學知識結(jié)合實際工作擬寫一份會議紀要2.寫好后與領座互相交流3.老師選取代表進行點評4.活動時間：8分鐘第四十四頁，共56頁。本模塊內(nèi)容回顧：爭分奪秒1.請在90秒內(nèi)寫出本單元的7點收獲2.寫好后鄰桌互相交流3.活動時間：3分鐘第四十五頁，共56頁。會前準備會議主持有效控制大綱一二三四五會議紀要會后跟蹤第四十六頁，共56頁。會后跟蹤Afterthetrack五第四十七頁，共56頁?，F(xiàn)場測試：1.請學員根據(jù)問卷在紙上寫出答案2.小組內(nèi)進行討論3.老師公布正確答案4.最佳答案小組給予獎品激勵5.活動時間：8分鐘第四十八頁，共56頁。01整理會議記錄02羅列成果決議（一）公布決議內(nèi)容第四十九頁，共56頁。（二）行動跟進010203明確責任分工制定溝通計劃確保成果與決議一致第五十頁，共56頁。角色扮演1.老師發(fā)放角色卡2.學員閱讀角色卡3.三人一個小組，現(xiàn)場按角色卡練習4.選取一組代表上臺展示5.老師進行點評6.活動時間：8分鐘第五十一頁，共56頁。（三）在持續(xù)改善中提升總結(jié)不足之處尋找解決方法第五十二頁，共56頁。本模塊內(nèi)容回顧：學員互測1.

每位學員拿出一張白紙，根據(jù)本單元所學，制作一套考題2.考題以填空、選擇、判斷為主，題目數(shù)量3個3.考題出好后，和鄰桌互考，并在完成后進行答案講解4.活動時間：3