有效時(shí)間管理

培訓(xùn)目標(biāo)在完成本課程后，參加者將能：了解時(shí)間管理失控的問(wèn)題知道時(shí)間失控的原因掌握時(shí)間管理的基本技巧1第一頁(yè)，共52頁(yè)。培訓(xùn)內(nèi)容概要時(shí)間的特點(diǎn)時(shí)間管理的含義時(shí)間管理的本質(zhì)有效時(shí)間管理的好處個(gè)人時(shí)間管理方式評(píng)估時(shí)間管理的障礙時(shí)間管理不善的征兆和原因（錄像）掌握時(shí)間管理的要訣（錄像）時(shí)間管理的步驟時(shí)間管理一些值得注意的要點(diǎn)時(shí)間管理理論的發(fā)展時(shí)間管理金科玉律2第二頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間有什么特點(diǎn)？寶貴—一寸光陰一寸金，時(shí)間就是生命均等—沒有人擁有比你更多/更少的時(shí)間不可再生—失不再來(lái)3第三頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間管理的含義時(shí)間管理是自我管理時(shí)間管理對(duì)成功的啟示時(shí)間的機(jī)會(huì)成本4第四頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間管理是自我管理管理自己改變個(gè)人工作習(xí)慣做時(shí)間的主人，要么被時(shí)間管理5第五頁(yè)，共52頁(yè)。成功的啟示生活現(xiàn)狀生活越來(lái)越忙碌工作壓力日甚一日成功的要求做得更多更好使用資源更少更簡(jiǎn)加快腳步永往直前走在他人的前面6第六頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間的機(jī)會(huì)成本時(shí)間=金錢一小時(shí)看電視=一小時(shí)不閱讀報(bào)紙一小時(shí)與人閑談=少了一小時(shí)的工作機(jī)會(huì)成本與個(gè)人成就機(jī)會(huì)成本與機(jī)構(gòu)成效您的時(shí)間值多少錢？7第七頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間管理的本質(zhì)是選擇管理80%的效益來(lái)自于20%的工作—掌握關(guān)鍵“我沒有時(shí)間”，其實(shí)只是一個(gè)藉口時(shí)間管理的本質(zhì)8第八頁(yè)，共52頁(yè)。有效時(shí)間管理的好處提高效率更高的工作滿意度人際關(guān)系的改善減少緊張與焦慮9第九頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間管理的障礙電話干擾,不能集中工作別人打擾,要放下重要的工作工作優(yōu)先次序不明,重要工作未能按時(shí)完成多項(xiàng)重要工作須同時(shí)處理,時(shí)間出現(xiàn)沖突工作設(shè)施不足,引起不便,拖慢工作進(jìn)度人手不足,工作不能妥善分配不妥善處理文件,造成資料遺失無(wú)力拒絕要求,不能兼顧個(gè)人工作拖延工作,把重要工作押后,影響工作進(jìn)度10第十頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間管理的障礙(續(xù)）不能有效授權(quán)時(shí)間估計(jì)不切實(shí)際,未能有足夠時(shí)間完成工作信息不足/不正確/延誤溝通失誤/不足猶豫不決職權(quán)不清缺乏自律急于求成11第十一頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間管理的障礙分類

我能夠影響的因素我能夠控制的因素我不能控制的因素12第十二頁(yè)，共52頁(yè)。王延亮問(wèn)題征兆與”美兒”電話聊天—30分鐘與朋友電話聊天—工作信件未完成同事突然到訪閑談—未能恰當(dāng)婉拒會(huì)議未做準(zhǔn)備—開會(huì)時(shí)失控—超時(shí)工作辦公桌文件十分凌亂,雖有秘書協(xié)助,忙碌時(shí)間還親自接聽電話遲到赴會(huì)13第十三頁(yè)，共52頁(yè)。梁美兒?jiǎn)栴}征兆電話聊天遇到同事有需要,便毫不考慮個(gè)人的工作時(shí)間個(gè)人工作未能按時(shí)完成—超時(shí)工作沒有組織有關(guān)部門和下屬協(xié)助進(jìn)行工作遲到赴會(huì)其它征兆感到較大的工作壓力因工作進(jìn)展問(wèn)題，心情煩亂14第十四頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間失控的原因缺乏計(jì)劃缺乏組織缺乏分配缺乏控制15第十五頁(yè)，共52頁(yè)。掌握時(shí)間管理要訣找出問(wèn)題的根源改善管理習(xí)慣開發(fā)時(shí)間領(lǐng)域16第十六頁(yè)，共52頁(yè)。掌握時(shí)間管理要訣

—找出問(wèn)題的根源找出時(shí)間失控的征兆客觀分析問(wèn)題的原因檢討你的工作目標(biāo)及內(nèi)容17第十七頁(yè)，共52頁(yè)。陳經(jīng)理工作分類工作項(xiàng)目分類處理次數(shù)所費(fèi)時(shí)間(分鐘)瀏覽文件323處理郵件(拆閱及答復(fù))440寫會(huì)議記錄449聊天（包括電話及同事）428接聽電話523提點(diǎn)職員祖兒228個(gè)人事項(xiàng)及休息21018第十八頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間失控的根源做了根本不需要做的事做了能夠由別人做/應(yīng)該由別人做的事因考慮不周而耗時(shí)過(guò)多不能慣徹，致使重復(fù)工作缺乏計(jì)劃/組織/授權(quán)/控制沒有人愿意承認(rèn)浪費(fèi)了別人的時(shí)間19第十九頁(yè)，共52頁(yè)。掌握時(shí)間管理要訣—

改善管理習(xí)慣計(jì)劃組織與授權(quán)控制進(jìn)度自我約束20第二十頁(yè)，共52頁(yè)。改善管理習(xí)慣—計(jì)劃定立目標(biāo)確定優(yōu)先處理順序21第二十一頁(yè)，共52頁(yè)。定立目標(biāo)的意義更有效地實(shí)現(xiàn)目標(biāo)改進(jìn)績(jī)效提高你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的動(dòng)機(jī)提高你對(duì)成就的自豪和滿足提高自信心消除止步不前和不高興的想法更有效地利用時(shí)間22第二十二頁(yè)，共52頁(yè)。您是先撿那些有興趣的事做嗎？是否您是先做容易的事再做困難的事嗎？是否您是先做緊急的事再做重要的事嗎？是否您是按事情發(fā)生的先后順序處理它們嗎？是否您是到接近最后期限才真正投入項(xiàng)目嗎？是否下面哪些做法是對(duì)您的描述：確定優(yōu)先處理順序23第二十三頁(yè)，共52頁(yè)。處理優(yōu)先次序重要急不急不重要分析工作的輕重緩急１２４３24第二十四頁(yè)，共52頁(yè)。處理優(yōu)先次序(續(xù)）１２４３重要急不急不重要分析工作的輕重緩急首先處理盡量少做盡可能委派給下屬用大多數(shù)時(shí)間最好別做或有時(shí)間再做25第二十五頁(yè)，共52頁(yè)。確定處理優(yōu)先次序上司和你在工作的優(yōu)先順序上可能會(huì)有所不同---澄清您的工作目標(biāo)和您的老板保持一致工作的優(yōu)先順序會(huì)變化，所以需要在每天開始時(shí)重新進(jìn)行評(píng)估。越是接近自己目標(biāo)的工作，集中、重點(diǎn)地處理就越重要26第二十六頁(yè)，共52頁(yè)。1、把每天要做的事情列一份清單2、確定優(yōu)先次序，從最重要的事情開始做起3、每天都這么做三步藥方通過(guò)計(jì)劃幫您有效利用時(shí)間認(rèn)清主要工作目標(biāo)，圍繞主要工作目標(biāo)安排輕重緩急27第二十七頁(yè)，共52頁(yè)。練習(xí)—日工作計(jì)劃28第二十八頁(yè)，共52頁(yè)。改善管理習(xí)慣-組織及授權(quán)充分準(zhǔn)備促進(jìn)合作責(zé)權(quán)清晰適當(dāng)人選29第二十九頁(yè)，共52頁(yè)。改善管理習(xí)慣—控制進(jìn)度定出完成時(shí)間安排跟進(jìn)帕金森定律表明，工作往往會(huì)越拖越長(zhǎng)，最終耗盡所有可用時(shí)間。30第三十頁(yè)，共52頁(yè)。改善管理習(xí)慣—自我約束處理電話干擾應(yīng)付不速之客改善拖延的習(xí)慣整理文件有效地進(jìn)行會(huì)議31第三十一頁(yè)，共52頁(yè)。有效地打電話像準(zhǔn)備會(huì)議一樣準(zhǔn)備你的電話集中打電話。如果一個(gè)號(hào)碼占線，試完其他號(hào)碼再重?fù)馨凑找欢ǖ膬?yōu)先順序打電話掌握并主導(dǎo)交談簡(jiǎn)短，節(jié)省自己和他人的時(shí)間32第三十二頁(yè)，共52頁(yè)。有效地接聽電話讓秘書先處理，減少不重要的電話詢問(wèn)需要多長(zhǎng)時(shí)間轉(zhuǎn)給可以處理的人集中精力，有效聆聽控制接聽時(shí)間留言電話33第三十三頁(yè)，共52頁(yè)。結(jié)束電話在我走之前，還有什么需要討論的嗎？我有一個(gè)電話要接，以后再回電給你行嗎？進(jìn)一步的問(wèn)題可以下次再談我得去開會(huì)了，老板在等我呢我得走了，同事正招呼我呢34第三十四頁(yè)，共52頁(yè)。如何應(yīng)付不速之客?秘書安排選擇到對(duì)方辦公室不要坐下事先說(shuō)明婉拒“正在開會(huì)，謝絕打擾”35第三十五頁(yè)，共52頁(yè)。如何改善拖延的習(xí)慣?工作計(jì)劃貫徹完成定期檢討化整為零36第三十六頁(yè)，共52頁(yè)。備忘錄和宣傳品放在電腦上重要聯(lián)系人名單貼在電腦上電話機(jī)被紙張淹沒了廢紙溢出未清理廢紙撒落在地上閱讀文件塞入文檔中被遺忘了文件數(shù)量在膨脹，卻未隨時(shí)更新文件柜中充斥著無(wú)關(guān)的資料整理文件--從清理辦公桌開始37第三十七頁(yè)，共52頁(yè)。只打開正在使用的文件發(fā)函文件經(jīng)常清理只保留當(dāng)前的來(lái)函文件文件都是最新的最頻繁使用的文檔極易拿到電話伸手可及常用文檔靠近辦公桌無(wú)用的東西及時(shí)清除清理辦公桌38第三十八頁(yè)，共52頁(yè)。處理文件緊急：立即處理不緊急：待處理只擺放目前手頭需要處理的文件每天都清理，扔掉／存檔已處理文件39第三十九頁(yè)，共52頁(yè)。如何有效進(jìn)行會(huì)議?沒必要不開會(huì)電話會(huì)議明確目的必要的人參加、準(zhǔn)時(shí)用日程安排，緊扣主題控制討論及進(jìn)程結(jié)論簡(jiǎn)單明了，措施可行書面記錄、跟進(jìn)行動(dòng)40第四十頁(yè)，共52頁(yè)。掌握時(shí)間管理要訣--

開發(fā)時(shí)間領(lǐng)域創(chuàng)造更多的時(shí)間41第四十一頁(yè)，共52頁(yè)。開發(fā)時(shí)間領(lǐng)域提高閱讀能力加強(qiáng)決策能力使用工具訓(xùn)練下屬提高工作效率，授權(quán)定時(shí)運(yùn)動(dòng)，適時(shí)正確地?cái)z取營(yíng)養(yǎng)，保持健康增廣見聞，拓寬視野早起晚睡根據(jù)個(gè)人的節(jié)律安排時(shí)間42第四十二頁(yè)，共52頁(yè)。根據(jù)個(gè)人節(jié)律安排時(shí)間記錄你的體力和腦力狀況的高峰時(shí)間，了解它們持續(xù)的時(shí)間長(zhǎng)度將要求最高的重要任務(wù)，安排在每天體力和腦力的高峰期將休息時(shí)間安排在精力不濟(jì)之時(shí)，以重新振作將不重要的工作放在精力低谷期43第四十三頁(yè)，共52頁(yè)。要做什么？-可以不做？/可以授權(quán)？按先后排序－輕重緩急？分配時(shí)間按計(jì)劃行動(dòng)－自我約束評(píng)估工作及時(shí)間效益時(shí)間管理的步驟44第四十四頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間管理一些值得

注意的要點(diǎn)遵循20/80法則記住帕金森定律（Parkinson'sLaw）把不太重要的事集中起來(lái)辦避免將整塊時(shí)間拆散4D原則45第四十五頁(yè)，共52頁(yè)。4D原則Doitnow（親自做）：不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權(quán)的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。Delegateit（授權(quán)）：學(xué)會(huì)授權(quán)，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時(shí)間干最重要的工作。Doitlater（稍后再辦）：把一些偏離目標(biāo)的精神情緒活動(dòng)，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時(shí)掛在一邊，待有空時(shí)再去處理。Don’tdoit（丟掉不管）：把一些與目標(biāo)無(wú)關(guān)的事，無(wú)效益的事，應(yīng)差的事丟掉不管46第四十六頁(yè)，共52頁(yè)。時(shí)間管理理論的發(fā)展第一代：利用便條和備忘錄第二代：強(qiáng)調(diào)日歷與日程表第三代：講求優(yōu)先順序第四代：以原則為重心，著眼個(gè)人計(jì)劃，兼顧重要性和緊急性，強(qiáng)調(diào)效果和效率齊頭并進(jìn)47第四十七頁(yè)，共52頁(yè)。

注重結(jié)果，而不是注重忙忙碌碌。（Concentrateonresults,notonbeingbusy）48第四十八頁(yè)，共52頁(yè)。行動(dòng)計(jì)劃找出你的時(shí)間障礙，并確定改善方法及行動(dòng)49第四十九頁(yè)，共52頁(yè)。設(shè)立有挑戰(zhàn)但可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)設(shè)定所有工作的完成期限建立固定的日常工作模式在精力最充沛時(shí)做最用腦力的工作不要推遲你不喜歡但重要的事情不重要的事遲一點(diǎn)做分析你在時(shí)間管理方面的障礙確立你不希望被打擾的時(shí)間一次只做一件事如果你開始做一件事，盡可能做完它