基金管理有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法模版

XX基金管理有限公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法第一條為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一公司的會(huì)計(jì)檔案，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，便于事后檢查，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》和《XX基金管理有限公司檔案管理制度》的相關(guān)規(guī)定制定本辦法。第二條本辦法適用于公司總部及下屬各部門(mén)。第三條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料以及合同協(xié)議、交接清單、納稅資料、銀行對(duì)帳單、財(cái)務(wù)分析、盤(pán)點(diǎn)報(bào)告、會(huì)計(jì)電算化檔案，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)。公司必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密，不得丟失和任意銷毀。第四條歸檔前的各種會(huì)計(jì)記帳憑證，要按照編號(hào)的順序連同所附原始憑證，定期（至少每月一次）進(jìn)行整理，并加具封面、封底、裝訂成冊(cè)，在封面上注明所屬年度、月份、起訖日期、憑證種類以及起訖編號(hào)，由裝訂人在裝線封簽處加蓋經(jīng)辦人圖章，并將各種會(huì)計(jì)記帳憑證進(jìn)行登記，編制交接清冊(cè)。第五條歸檔前的各種帳薄每本在開(kāi)始使用時(shí)，要在帳薄首頁(yè)列表載明公司名稱，開(kāi)始使用日期，合計(jì)頁(yè)數(shù)（如系活頁(yè)帳應(yīng)在裝訂成冊(cè)后注明頁(yè)數(shù)）和記帳人員姓名，并由記帳人員加蓋圖章。在年度終了編造交接清冊(cè)并進(jìn)行歸檔。第六條歸檔前的會(huì)計(jì)報(bào)表和其他會(huì)計(jì)核算資料要分類整理，裝訂成冊(cè)，并在封面上注明年度、月份、日期、資料名稱、經(jīng)辦人姓名，并將會(huì)計(jì)報(bào)表和各種會(huì)計(jì)核算資料進(jìn)行登記，編制交接清冊(cè)。第七條會(huì)計(jì)記帳憑證、帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表和各種會(huì)計(jì)核算資料歸檔時(shí)，經(jīng)辦人必須持歸檔清冊(cè)向檔案管理人員進(jìn)行分類逐本移交，辦理歸檔手續(xù)；會(huì)計(jì)電算化打印輸出的憑證帳冊(cè)、報(bào)表必須有會(huì)計(jì)主管及負(fù)責(zé)人的簽章，才能存檔保管。第八條歸檔后的會(huì)計(jì)記帳憑證、帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表，核算資料，檔案管理人員必須及時(shí)進(jìn)行整理，統(tǒng)一編號(hào)，按月份分類進(jìn)行登記，編造清冊(cè)。第九條檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案清冊(cè)，進(jìn)行歸檔入柜保存，并寫(xiě)明存檔柜號(hào)，同時(shí)在檔案柜上正面粘貼存放憑證帳冊(cè)目錄，在目錄上列明記帳憑證、帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表和核算資料的種類、年度、起訖日期、起訖號(hào)碼共計(jì)本數(shù)，做到便于查找和調(diào)閱。第十條檔案管理人員必須對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，防止散失、鼠咬和蟲(chóng)蛀。不得丟失和任意銷毀，確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整。第十一條凡已歸檔的會(huì)計(jì)記帳憑證、帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、核算資料一般不準(zhǔn)拿出檔案室。財(cái)務(wù)人員如確需帶走查閱，必須征得財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)人的同意，辦理借用手續(xù)，并及時(shí)歸還。凡本公司財(cái)務(wù)人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，要同檔案管理人員共同查閱，查閱后要放回原存放處，不得亂放，以避免會(huì)計(jì)檔案混亂。第十二條公司非財(cái)務(wù)人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)需經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，外公司人員需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須有單位介紹信并經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)方可查閱，否則不予辦理。在查閱時(shí)要有有關(guān)財(cái)務(wù)人員陪同，不允許外人自己查閱。第十三條凡查閱檔案者，只能對(duì)有關(guān)單據(jù)憑證、帳簿記錄進(jìn)行抄錄或復(fù)制，不能將原始單據(jù)抽出或帶走。如確系工作需要，必須借用原始單據(jù)者，必須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，進(jìn)行記錄登記，辦理借用手續(xù)，并限期歸還。第十四條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類；保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照附表所列期限執(zhí)行。第十五條保存期滿需要銷毀的會(huì)計(jì)檔案，必須根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定編造清冊(cè)，由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)人審查，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)并報(bào)經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)后方可銷毀。在銷毀時(shí)，必須由財(cái)務(wù)總監(jiān)或指派專人監(jiān)督進(jìn)行。第十六條監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。第十七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止；單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。第十八條會(huì)計(jì)電算化檔案管理：會(huì)計(jì)電算化檔案包括：系統(tǒng)文件備份、數(shù)據(jù)庫(kù)文件備份、操作手冊(cè)、相關(guān)制度、系統(tǒng)實(shí)施方案、調(diào)閱審批及登記資料、會(huì)計(jì)電算化操作員權(quán)限審批表等。（一）計(jì)算機(jī)軟件會(huì)計(jì)檔案應(yīng)做雙備份，并置不同地點(diǎn)存放在專用磁盤(pán)柜內(nèi)，進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，按年月順序分類進(jìn)行，專人負(fù)責(zé)，妥善保管。（二）凡需調(diào)用軟件會(huì)計(jì)檔案資料，均需在會(huì)計(jì)電算化管理人員的指導(dǎo)下調(diào)用，調(diào)用完后立即存磁盤(pán)柜，放回至原位置。（三）會(huì)計(jì)電算檔案存檔管理1.為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份磁盤(pán)必須加貼保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤(pán)盒內(nèi)，存入在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。2.打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限管理。3.隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件及購(gòu)買(mǎi)的商品化會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤(pán)，作為會(huì)計(jì)檔案保管。4.如果對(duì)備份磁盤(pán)的操作可能危及該備份磁盤(pán)的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤(pán)的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。（四）在磁盤(pán)上標(biāo)明所存儲(chǔ)會(huì)計(jì)資料內(nèi)容時(shí)要用軟筆，磁盤(pán)要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，在少塵下使用。不得將手觸碰磁盤(pán)暴露面，磁盤(pán)保護(hù)口要專門(mén)粘貼住。拿持磁盤(pán)時(shí)要特別小心，嚴(yán)防擠壓、彎折、時(shí)刻保持其完好狀態(tài)。第十九條必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作，任何人如果偽造、非法涂改變更，故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、備份磁盤(pán)等，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。第二十條本辦法如與國(guó)家有關(guān)規(guī)定不相符時(shí)，應(yīng)按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十一條本辦法由總裁辦公會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂。第二十二條本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。附件：會(huì)計(jì)檔案保管期限表附件：會(huì)計(jì)檔案保管期限表序

號(hào)檔案名稱保管期限備注一會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證15年2記帳憑證15年3匯總憑證15年二會(huì)計(jì)帳簿類4總帳15年包括日記總帳5明細(xì)帳15年6日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡