公文寫作技巧

公文寫作與處理岳恩澤

公文的概念

公文，是國家機關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實施管理過程中形成的具有法定效用和規(guī)范格式的文件材料，是辦理公務的重要工具。其基本含義,可從四個方面來理解：

①公文形成的主體是國家機關(guān)及其他社會組織。②公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理。③公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料。④公文是辦理公務的重要工具之一。

公文的功能法規(guī)功能。公文是發(fā)布法律、法規(guī)、規(guī)章以及規(guī)范性文件的有效形式。指導功能。公文是上級機關(guān)對下級進行指導工作的重要手段。溝通功能。公文是溝通機關(guān)之間橫向聯(lián)系的橋梁紐帶。宣教功能。公文是宣傳教育干部群眾的權(quán)威材料。憑證功能。公文是社會活動的真實記錄。

公文基本格式公文頁邊與版心

用紙：A4210mm×297mm天頭（上白邊）：37±1mm訂口（左白邊）：28±1mm版心：

156mm×225mm(不含頁碼)公文基本格式

公文由眉首、主體、版記三部分組成。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

00001

秘密★機密一年

特急

四川省商務廳文件川商辦﹝2006﹞1號————————————————————

關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省商務廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-眉首

公文眉首由公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人等部分組成。

00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

-1-

眉首要素之一

公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文份數(shù)序號用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第l行。如“1”編為“01”。通常帶有密級公文編制份數(shù)序號，不帶密級公文也可編制份數(shù)序號，如國務院文件都編有份數(shù)序號。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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公文份數(shù)序號

眉首要素之二

秘密等級和保密期限用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行。秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。如機密★1年。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等級兩字之間應空l字距離；如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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秘密等級和保密期限

眉首要素之三

緊急公文應根據(jù)緊急程度標明急件或特急。緊急程度用3號黑體字頂格標在版心右上角第1行，兩字之間空1字。同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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緊急程度

眉首要素之四

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱不應簡化(如2006不編為“06”)，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位(如1不編為01)，不加“第”字。發(fā)文機關(guān)標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發(fā)文字號應標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離，實際掌握只要不貼紅色反線即可。發(fā)文字號應居中。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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發(fā)文字號

眉首要素之五

上報公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第l行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。00001秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號簽發(fā)人：××————————————————————關(guān)于××××××的請示××：

一、××

二○○六年一月一日（聯(lián)系人：×××0551-×××）······簽發(fā)人主體公文主體由標題、主送機關(guān)、正文、成文時間、附件、附注等部分組成。

00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————

關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

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主體要素之一

公文標題由發(fā)文機關(guān)、中心語、文種三部分組成。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題在紅線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。標題00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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主體要素之二

主送機關(guān)是公文受理機關(guān)，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱。標題下空l行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

主送機關(guān)00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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主體要素之三

正文在主送機關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。正文00001

秘密★保密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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主體要素之四

附件在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標識，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼，如附件：1．×；附件名稱后不加標點符號。上行文（請示）必須告知聯(lián)系人姓名、，以附注形式標識。附件00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

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主體要素之五

成文日期用漢字書寫，即俗稱“大寫”，不能用阿拉伯數(shù)字與漢字混用，同時年月日要標全。規(guī)定零要寫成“○”，是因為“零”與漢字的另一種數(shù)字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“○”比較協(xié)調(diào)。成文日期00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××?！?/p>

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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眉首要素之六

附注是需要說明的其他事項。上行文請示必須告知聯(lián)系人姓名、，以附注形式標識。附注用3號仿宋體字居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號簽發(fā)人：××————————————————————關(guān)于××××××的請示××：

一、××

二○○六年一月一日

（聯(lián)系人：×××0551-×××）附注版記公文版記主體由主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等部分組成。

00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————

關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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版記要素之一

主題詞用3號黑體字居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。主題詞00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

抄送：××，××。————————————————————

省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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版記要素之二

抄送機關(guān)在主題詞下l行，左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號，抄送機關(guān)之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。要注意三點，一是抄送機關(guān)居左空l字，這與主題詞頂格標識不同。二是抄送機關(guān)回行時與上一行的抄送機關(guān)對齊，這與標題之下的主送機關(guān)回行時仍頂格不同。三是抄送機關(guān)間用逗號隔開，最后要標注句號，這是為了防止在抄送機關(guān)之后私自加入其他的抄送機關(guān)，同樣有防止變造公文之意。抄送機關(guān)00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

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版記要素之三

印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期在抄送機關(guān)之下占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。需注意的是：印發(fā)機關(guān)不是指公文發(fā)文機關(guān)，發(fā)文機關(guān)已有明顯的“紅頭”標識或在公文標題中顯示。這里的印發(fā)機關(guān)是指公文印制主管部門，一般應是辦公室。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

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省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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版記要素之四

頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯俗R頁碼。頁碼00001

秘密★機密一年

特急

安徽省交通廳文件皖交辦﹝2006﹞1號————————————————————關(guān)于××××××的通知××：

一、××

二○○六年一月一日附件：1.××主題詞：××××通知————————————————————

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省交通廳辦公室2006年1月1日印發(fā)

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常用公文種類請示報告意見通知通報批復決定函會議紀要公文種類的意義：表示行文關(guān)系。上行文：請示、報告、意見平行文：函、意見下行文：決定、批復、通知、通報、意見表示職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系。表示事項的重要程度。

請示請示的適用范圍：適用于向上級機關(guān)或有關(guān)主管部門請求請示、批準。請示的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的請示XXXX：XXXX（請示緣由和請示事項）。XXXX（提出意見供上級判斷、決策）。妥否，請批示。

X年X月X日（聯(lián)系人：XX：0551-XX）寫請示注意事項必須一文一事不能一文數(shù)事必須事先請示,不能先斬后奏標題不要寫成請示報告語氣平氣懇切材料真實理由充分、要求明確向主管部門請示，不能越級請示

請示報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復上級機關(guān)詢問的陳述性公文。

報告報告的類別：綜合報告：情況問題全面，意見建議有根據(jù)，以便上級了解和指導。專題報告：反映某項工作和問題，新的舉措和設想，要求上級了解或指導。綜合報告的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的報告

XXXX：

XXXX（情況或依據(jù)）。

XXXXXXXX（說明）。

XXXXX（結(jié)論或設想）。

X年X月X日專題報告的結(jié)構(gòu)（1）：關(guān)于XX事故的報告

XXXX：

XXXX（事故經(jīng)過）。

XXXX（事故后采取措施）。

XXXX（調(diào)查及事故原因）。

XXXX（經(jīng)驗教訓和措施）

XXXX（請求處分）

X年X月X日專題報告的結(jié)構(gòu)（2）：關(guān)于報送XX建議的報告

XXXX：

XXX（事實）。

XXXXX（建議的依據(jù)）。

XXXXX（建議內(nèi)容及說明）。

現(xiàn)將XX建議報上，請審閱。

X年X月X日

報告報告的特點請示與報告的區(qū)別區(qū)別點請示報告性質(zhì)呈批性陳述性目的請求指示和批準匯報工作、反映情況時間只能事前事前、事中、事后均可內(nèi)容只能一文一事可多事報、一事報處理必須答復閱存，可不答復結(jié)尾妥否，請批示特此報告，請審閱

報告報告的特點行文的單向性表達的陳述性

意見意見的適用范圍：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見的功能：先上呈然后批轉(zhuǎn)下發(fā)（由主管部門對重要問題提出看法、主張、措施，要求上級批準實施或在更大范圍內(nèi)實行。上級機關(guān)向下級機關(guān)直接發(fā)意見。意見的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的意見

XXXX：

XXXX（提出問題或依據(jù)），現(xiàn)就XX問題提出以下意見：

XXXXX（見解或辦法）。

XXXXX

（注意事項、預測前景、補充說明、實施要求，此部分亦可省略）如無不妥，請轉(zhuǎn)發(fā)各地施行。

X年X月X日

通知一般性通知的結(jié)構(gòu)：轉(zhuǎn)發(fā)XX關(guān)于XX

XX的通知

XXXX：

現(xiàn)將XXXX”關(guān)于XX的通知“(文號)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

X年X月X日

會議通知的結(jié)構(gòu)：關(guān)于召開XX會議的通知

XXXX：

為XXXX（目的），定于X年X月X日在XX召開XX會議，研究落實XXXX等問題，請你單位XX準時出席。

X年X月X日

通知是級機關(guān)用來發(fā)布規(guī)章傳達需要辦理周知或者共同執(zhí)行的事項以及任免和聘用干部等知曉性公文。

通知任免通知的結(jié)構(gòu)（1）：關(guān)于XXX任職的通知

XXX：

經(jīng)研究，決定：

XXX同志任XX局局長（任期4年）。

X年X月X日

任免通知的結(jié)構(gòu)（2）：關(guān)于XX等同志職務任免的通知

XXX：

經(jīng)研究，決定：

XXX同志任XX局局長（任期4年）。

免去XXX同志XX局局長職務。

X年X月X日

通報通報的適用范圍：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。通報的類別：表揚性通報批評性通報階段性工作通報表揚性通報的結(jié)構(gòu)：關(guān)于表彰XXXX的通報

XXX：

XXXX（表彰事實、背景），XX（意義）現(xiàn)決定對XXXX予以通報表彰。

XXXXX（號召）

X年X月X日

通報批評性通報的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XX擅自XX的通報

XXXX：

XXXX（錯誤事實）。XXXXX（決定或措施）。

XXXX（要求）。

X年X月X日工作通報的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XX年XX工作的通報

XXX：

XXX（基本情況）。XXXXXXXX（成績和問題）。

XXXXX（要求）。

X年X月X日

批復批復的適用范圍：適用于答復下級機關(guān)的請示事項。寫批復應注意：批復是上級機關(guān)對下級機關(guān)請示的答復。批復意見要明確，如不同意，要寫出不同意的理據(jù)，如部分同意，部分不同意，要分別寫出意見。不要模棱兩可，含混不清。批復的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的批復

XXXX：

你XX“關(guān)于XXXX的請示”﹝2003﹞3號）收悉。現(xiàn)批復如下：

XXXXX（答復問題）。

X年X月X日

決定決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。決定的一般結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的決定

XXX：

（依據(jù)、目的、意義、基本情況）XXXXXXXXXXXX。（決定事項）XXXXXX。（號召要求）XXXXXX。

函函的適用范圍：適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。函的類別：商洽、詢問、請求批準的函。知照性的函答復問題、回復請求的函件。函的結(jié)構(gòu)（1）：關(guān)于XXXXXX的函

XXX：

XXXXXX（發(fā)函目的、原由）。

XXXXXX（要求對方做什么）。妥否，請函復（望函告）。

X年X月X日

函函的結(jié)構(gòu)（2）：

安徽省交通廳

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皖交函[2006]1號關(guān)于轉(zhuǎn)送XXXXXX的函財政廳：

現(xiàn)將《XXXXXX》轉(zhuǎn)送你廳，供參考。二○○六年一月一日

函的結(jié)構(gòu)（3）：

安徽省交通廳

——————————————————————————

皖交函[2006]1號

關(guān)于XXXXXX的復函省政府辦公廳：

現(xiàn)將《XXXXXX》報送辦公廳，供參考。

二○○六年一月一日

會議紀要辦公會議紀要的結(jié)構(gòu)：ＸＸ辦公會議紀要

XX局辦公室X年X月X日

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時間：地點：主持人：出席：列席：記錄：（會議決定事項）工作會議紀要的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXX工作會議紀要

XXXXXXXX（交代會議背景包括會議目的、會議議題、參加人員情況、領(lǐng)導是否出席并講話）

XXXX（領(lǐng)導講話重點）。

XXXX（會議認為、會議決定）。

XXXX（會議要求）。

公文的行文規(guī)范按照一定的規(guī)則或準則來維護機關(guān)之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范行文關(guān)系行文方向與方式行文規(guī)則組織系統(tǒng)領(lǐng)導關(guān)系職權(quán)范圍下行文平行文上行文

行文關(guān)系同一系統(tǒng)的機關(guān)業(yè)務上指導與被指導領(lǐng)導與被領(lǐng)導平行關(guān)系1.2.3.公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。它是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機關(guān)之間的文件受授關(guān)系。非同一系統(tǒng)的機關(guān)4.不相隸屬關(guān)系上級機關(guān)下級機關(guān)同級機關(guān)同級機關(guān)此機關(guān)彼機關(guān)下級業(yè)務主管機關(guān)上級業(yè)務主管機關(guān)

行文方向與方式（1）行文方向行文方向根據(jù)機關(guān)之間不同的行文關(guān)系劃分：上行下行平行行文方向與方式（2）下行文：上級領(lǐng)導機關(guān)或者業(yè)務主管部門對所屬下級機關(guān)行文。安徽省人民政府安徽省交通廳XX市交通局行文方式合肥市交通局XX市交通局行文方向與方式（2）行文方式2.上行文：是下級機關(guān)向所屬上級領(lǐng)導機關(guān)行文。安徽省人民政府安徽省交通廳合肥市交通局1.2.3.無領(lǐng)導與指導關(guān)系的機關(guān)、部門、單位之間行文方向與方式（2）行文方式3.平行文：是同級機關(guān)或者不想隸屬機關(guān)以及沒有領(lǐng)導與指導關(guān)系的機關(guān)之間行文。同級機關(guān)同級機關(guān)不相隸屬機關(guān)不相隸屬機關(guān)公文行文規(guī)則1.根據(jù)機關(guān)隸屬關(guān)系和職責范圍行文；2.行文由辦公部門、秘書部門統(tǒng)一處理；3.非特殊情況不得越級行文；4.公文不直接報送領(lǐng)導者個人；5.同級機關(guān)