128-合同管理制度實施細則

合同管理制度實施細則總則本實施細則依據《合同管理制度》制訂，是結合當代集團（以下簡稱“集團”）下屬各房地產子公司實際工作要求對《合同管理制度》的進一步細化。本實施細則適用于集團各房地產子公司及工程監(jiān)理公司在項目建設過程中的合同管理工作，涉及到與工程建設有關的規(guī)劃設計、施工圖設計、工程招投標、施工、維保、結算等各個環(huán)節(jié)。本實施細則依據《當代集團職責授權管理制度》的有關規(guī)定，將合同管理分為集團“五個三”工程工作委員會（以下簡稱集團“五個三”委員會）和集團各子公司預算合約部兩級管理，以集團“五個三”委員會為主。集團各房地產子公司、工程監(jiān)理公司均要嚴格遵照執(zhí)行，并在實際工作中不斷予以完善和改進。合同編號集團各子公司預算合約部指定專人負責對本公司合同編號進行管理。集團“五個三”委員會對集團所屬各子公司的合同編號管理進行監(jiān)督、檢查和指導。編號方法：集團的合同接受統(tǒng)一的編號方法，即機構——對象分類法。機構是指集團所屬的各中心、各子公司，對象是指集團經營管理過程中所涉及各類工作內容。編號層級一級：集團各中心、各子公司代碼：集團各中心----A集團各房地產子公司----B集團各房地產配套服務子公司----C集團外埠子公司----D集團海外子公司----E集團各中心，如：總裁辦公室-----A01研發(fā)中心-----A02經營開發(fā)中心----A03安排財務中心----A04五個三工程中心---A05客戶服務中心----A06人力資源中心—--A07信息管理中心----A08······余類推。 集團各房地產子公司，如：當代城市房地產開發(fā)有限公司----B01當代鴻運房地產經營開發(fā)有限公司----B02當代房地產開發(fā)有限責任有限公司----B03北京澳新紀元房地產開發(fā)有限公司----B04當代偉業(yè)房地產開發(fā)有限公司----B05······余類推。 集團各房地產配套服務子公司，如：北京首都工程有限公司----C01北京當代創(chuàng)新裝飾工程有限責任公司----C11北京航青工程建設監(jiān)理有限責任公司----C12當代物業(yè)管理有限責任公司----C13北京當代寶路科技有限公司----C14北京首都市政公用工程有限公司----C15···余類推。集團其他子公司，如：當代萬博俱樂部有限公司----C02當代感受房地產經紀有限公司----C03······余類推。 集團各外埠子公司，如：當代投資集團(上海)投資有限公司----D01······余類推。 集團各海外子公司，如：modernlnvestmentptyltd----E02······余類推。新增子公司參照本制度編制公司的代碼，并報集團五個三工程中心備案。二級：類別代碼,依據合同的歸類確定。HT――－代表合同類HTKC—勘查合同HTSJ—設計合同HTJL—監(jiān)理合同HTSG—施工合同HTCG—選購 合同HTCB—總承包合同 新設置的類別可參照編制相應的代號（如GW代表公文），并報集團五個三工程中心備案。三級：指文檔及合同生效年度，分別用公元年號阿拉伯數字表示。四級：指合同在本年度的三位流水號，即001——999。編號規(guī)范每一個編號的一級運用標準簡稱，一級與二級、二級與三級用“-”連接。例：當代城市房地產開發(fā)有限公司工程部于2001年10月8日簽訂的本年度第十五號科技大廈施工總承包合同的編號為：B01-HTCB-2001015合同的起草對于在簽約造價詢問公司服務范圍內的項目，工程類合同的起草均由詢問公司負責，子公司預算合約部、招投標專項小組為其工作供應支持。詢問公司負責起草的合同文件草本，由招投標專項小組提出修訂看法。對于詢問公司服務范圍以外的項目，由子公司預算合約部負責合同起草。預算合約部在必要時可以要求工程部、經營部、安排財務部等部門供應幫助，以上部門有義務幫助預算合約部完成合同的起草和編制工作。集團工程類合同的起草應優(yōu)先接受集團標準合同文本。運用標準合同文本的留意事項。標準合同文本僅供應基本參考范例，適用于一般的工程，不行能涵蓋全部工程遇到的詳細狀況，合同經辦人應結合實際狀況，敏捷應用標準合同文本，針對工程特點、承包商特點、合同談判的成果對合同進行不斷補充和完善。由于目前大市政類工程多由有政府背景的企業(yè)或公司壟斷，地產公司在此類合同上談判力度較弱，在選擇合同版本上也缺乏主動權。集團目前標準合同文本只針對小市政工程，大市政工程的合同在條款談判中可適當借鑒小市政工程，也可接受國家部委頒布的標準示范文本，詳細狀況可由經辦人、合同評審人員敏捷駕馭。標準合同文本已充分考慮了作為甲方的房地產子公司的風險，因此，在合同語言的運用上，有不行避開的傾向性。在合同談判過程中，合同談判人和經辦人應實行措施勸服對方接受合同，對于一些談判難度較大的條款，可在談判過程中實行一些措施，如在發(fā)放招標文件時，可以同時供應標準合同文本和擬定的付款方式及工程款計價方式，或讓對方先就主要條款做出書面承諾等方式。標準合同文本的編制是建立在防范外來風險的基礎上，條款更留意對甲方利益的愛護，不完全適應于集團的內部交易。對于集團的內部交易，交易雙方可在此范本基礎上，就一些條款進行洽談，形成適合集團內部交易的合同，同時內部交易合同的簽訂和審批還應遵循《當代集團內部業(yè)務交易制度》的有關規(guī)定。標準合同文本的一些條款為合同經辦人供應了一個談判和起草的基礎，合同談判人和經辦人在工作過程中應盡可能維護集團范本的要求，但特別狀況，對一些條款必需進行修改才能達到談判勝利的狀況下，合同經辦人可對范本進行適當刪改，全部刪改部位在合同評審中應注明，并說明緣由，依據集團的合同評審程序，通過后方可簽署。對零星工程合同經辦人在起草和談判時，可依據工程特點借鑒類似的拆遷工程、土建工程或裝飾工程標準合同文本。標準合同文本中有關于詳見附件、附圖、附表的提示性語言，適用于在合同正文中無法用文字清晰表述的狀況，合同經辦人和審核人應依據提示性語言來補充附件、附圖和附表，假如不須要附件、附圖和附表，則經辦人應刪除正本中的相應語言。標準合同文本中的總承包工程招標文件沿用了北京市的統(tǒng)一格式和語言，各子公司在實際進行招投標工作時，應結合項目的詳細狀況，和招標代理機構對招標文件的措辭進行細致的探討，制定出既符合法律，又能最大限度地愛護我方利益的招標文件。標準合同文本是依據集團目前開發(fā)項目特點進行編制的，以住宅工程為主，也可應用于一般中小型公建項目，如該合同應用于大型公建項目（如高檔寫字樓、酒店、大型百貨商場等），合同經辦人可對部分條款應進行適當調整，同時應依據詳細公建的特點，進行合同條款和合同文件的補充。標準合同范本編制說明：如小區(qū)內各單位工程主體結構、粗裝修、常規(guī)水電安裝由2-3家總承包施工企業(yè)分別完成，出建筑物管線由總承包單位施工到建筑物外墻皮1.5米處。施工總承包單位進場前的原建筑物拆遷、地基基礎工程和小區(qū)內的園林綠化、道路、小市政工程由甲方另行分包。專業(yè)性較強的單項工程，如消防工程、電梯工程、裝飾工程、鋁窗和幕墻工程由甲方干脆分包。施工圖設計工作由甲方托付的設計單位完成，施工總承包單位擔當施工圖不完善的細微環(huán)節(jié)設計補充工作（注：并非指二次設計或施工圖設計工作），精裝修、消防、電梯、鋁窗及幕墻工程的二次設計可由專業(yè)分包商完成。假如實際發(fā)包范圍與上述劃分有沖突，如由施工總承包方一攬子擔當了二次設計工作、地基基礎工程或一些專業(yè)性較強的分包工程，則合同經辦人在起草合同時，必需將專業(yè)分包合同中的某些條款補充到施工總承包合同中。合同起草的留意事項對方主體必需合格。不得簽訂對方狀況不明，超越經營范圍、標的過多超過其注冊資本的經濟合同。選購 合同必需保證對方業(yè)務代表具有相應經營權或代理權，不得接受其超越權力的行為。必需按集團公司和集團子公司經營范圍、資金狀況、履約實力簽訂合同，確保集團的信譽。必需依據《合同法》和有關法規(guī)、集團規(guī)定和實際履約實力，依據便于處理糾紛的原則，完整、精確地填寫合同全部項目。產品名稱、商標、型號、廠家、數量、金額和供貨時間，填寫時必需與實際狀況完全相符，交（提）貨時間必需寫明“年”“月”“日”或詳細時限。質量要求、技術標準、供方對質量負責的條件和期限：質量要求和技術標準按國家標準、部頒標準、行業(yè)標準或廠商質保書和書面證明為準，或者以的確牢靠的方式規(guī)定詳細標準；質量負責的條件和期限按有利于集團公司和集團子公司履約的原則填寫。在擬定合同時，要按雙方商定的看法封存樣品，簽署樣品質檢單，雙方各執(zhí)一份樣品質檢單。封樣材料由工程部、監(jiān)理工程師簽字確認。封樣的樣品應由工程部統(tǒng)一保管，樣品質檢單應作為合同附件，列入合同文件。交（提）貨地點、方式：按有利于集團公司和集團子公司履約和訴訟管轄、防止地方愛護主義和便于處理糾紛的原則填寫。運輸方式、到達站、港，費用負擔：按有利于集團公司和集團子公司履約和訴訟管轄的原則填寫。合理損耗及計算方法：按有利于集團公司和集團子公司合法利益的原則填寫。驗收條款中需注明按封樣樣品或質檢單驗貨。驗收標準、方法及提出異議期限：合同中應有明確的驗收標準、驗收方法、提出異議的方式、期限，并按有利于集團公司和集團子公司履約和有利于集團公司和集團子公司合法利益的原則填寫。隨機備品、配件、工具數量及供應方法：依據詳細狀況確定是否附清單，按有利于集團公司和集團子公司履約的原則填寫。合同價款及支付形式：在擬定合同時，要明確合同價款，合同總價不能以暫估價的形式出現(xiàn)。在訂立合同支付條款時要充分考慮到合同履行過程中我方的風險性，一般性合同支付定金或預付款應限制在5%以內，不得超過20％。合同執(zhí)行過程中可依據不同類型的合同按月、按進度或按雙方約定的其它方式進行付款，但必需嚴格履行集團規(guī)定的合同支付手續(xù)和集團職責授權管理制度的規(guī)定。結算方式及期限：按有利于集團公司和集團子公司合法利益、少占用集團公司和集團子公司資金、有利于集團公司和集團子公司履約的原則填寫；結算方式必需的確牢靠，期限應明確。如需供應擔保，另行簽訂擔保合同書，作為本合同附件。集團公司和集團子公司不接受非營業(yè)性法人和無經濟擔保實力單位出具的擔保書；集團公司和集團子公司不為其他單位供應擔保。違約責任：按有利于集團公司和集團子公司合法利益的原則填寫；詳細比例由雙方商定并在合同中注明。同時違約責任必需是雙向的，確保合同的合法性。解決合同糾紛的方式：按有利于集團公司和集團子公司訴訟管轄的原則與對方協(xié)議選擇被告居處地、合同履行地、合同簽訂地、原告居處地、標的物所在地人民法院管轄。其他約定事項：填寫合同以上條款中雙方未盡事宜和雙方同意的附加條件及要求。授權內合同的擬定程序原則上簽約詢問公司需負責其服務范圍內全部合同的起草工作，對于已進行招投標的工程項目，其將依據招標時的議標過程中形成的各種文件資料及最終審定的中標結果，形成合同文件草本。招投標專項小組依據該工程的實際要求，對詢問公司供應的合同草本供應修訂建議。對于詢問公司服務范圍以外的項目，由子公司預算合約部，依據招標文件的要求，結合標準合同文本草擬合同草稿。在草擬合同時，如政府部門有強制性規(guī)定，可按政府標準合同執(zhí)行，但必需通過補充條款充分表達公司的意圖、明確雙方的責任，以維護公司利益，體現(xiàn)合同的公允、公正。合同經辦人在草擬合同前，需收集子公司預算合約部、經營部、工程部等相關部門及主管領導的建議。相關部門應在收到合同草本2日內供應看法，必要時可以接受簽證的形式。合同經辦人依據反饋的看法修改合同初稿后，起先與對方進行談判。合同初稿應在發(fā)出招標文件后7個日歷天內編制完成。在合同談判中涉及重大經濟利益的事項，合同經辦人應事先向上級主管領導請示，不得擅自向對方做出承諾。在合同談判過程中，應隨時將談判的階段性成果向上級主管領導匯報。合同雙方對合同條款達成一樣看法后，填制合同審批會簽單（合同審批會簽單樣本見附表），并履行合同審批流程。授權外合同的擬定程序原則上簽約詢問公司需負責其服務范圍內全部合同的起草工作，對于已進行招投標的工程項目，其將依據招標時的議標過程中形成的各種文件資料及最終審定的中標結果，形成合同文件草本。招投標專項小組依據該工程的實際要求，對詢問公司供應的合同草本供應修訂建議。對于詢問公司服務范圍以外的項目，由子公司預算合約部依據招標文件的要求，結合標準合同文本草擬合同草稿。在草擬合同時，如政府部門有強制性規(guī)定，可按政府標準合同執(zhí)行。但必需通過補充條款充分表達公司的意圖、明確雙方的責任，以維護公司利益、體現(xiàn)合同的公允、公正。合同經辦人在草擬合同前，需收集子公司預算合約部、經營部、工程部等相關部門及主管領導的建議。相關部門應在收到合同草本2日內供應建議，必要時可以接受簽證的形式。合同經辦人依據反饋的看法在2日內修改合同初稿后，上報集團“五個三”委員會專題探討，集團“五個三”委員會需組成專題小組。集團招投標專項小組依據探討形成的看法，修改合同初稿后，起先與對方進行合同談判。合同雙方對合同條款達成一樣后，由合同經辦人填制合同審批會簽單，并履行合同審批流程。合同審批授權內合同審批流程子公司預算合約部將待審合同進行統(tǒng)一編號，同時填制合同臺帳，合同臺帳樣本見附表。合同經辦人在合同審批會簽單中填寫以下內容：發(fā)包單位、合同名稱、承包商全稱、法人代表、代理人、承包商聯(lián)系人、聯(lián)系電話、合同總價、開工日期、竣工日期、預付款、預付款回扣金額或回扣比例、拖期罰款金額或罰款比例、擔保金額、保留金額、保修期,經辦人等。其中涉及金額的要包括大寫、小寫兩種形式。合同摘要：需注明履約條件、時間、付款方式、結算方式、違約條款等分別對應為合同的第幾條款。待審合同文件一般應由6份合同文本和附屬資料組成，附屬資料是指在招標投標和合同談判等過程中形成的雙方認可的文件資料，包括但不限于：招標文件、投標文件、預算書、中標通知書、意向書、承諾書、前期協(xié)議、與合同有關的往來函件、授權托付書、擔保書、擔保函、會議紀要、備忘錄、評標報告等。合同經辦人應依據待審合同文件的組成，將相關資料匯總，編制合同資料清單，對于短缺的資料，合同經辦人需提交狀況說明報告。一并上報經辦部門經理審核，同時將有關資料的電子版發(fā)送至執(zhí)行部門經理、安排財務部經理、預算合約部主管領導、總工程師、總經理的電子郵箱中。相關部門負責人在收到電子郵件后1日內將看法以電子郵件形式反饋至合同經辦人。合同經辦人按要求修改合同后，持全部合同資料辦理合同會簽手續(xù)。相關審核部門對合同初稿如仍有異議，需填制合同審核看法表，并附在合同資料中一并向上傳遞。安排財務部經理需在合同審批會簽單中對合同簽署權限做出推斷，并標注，隨后將此合同文件傳遞給子公司信息管理部，由其將此合同文件轉交給經辦人，經辦人負責將合同文本轉交給子公司五個三領導小組進行審核會簽，并將五個三領導小組簽署通過后的合同文件交給對方單位，由對方單位先行蓋章簽字，并返回給經辦人，由其將合同文件通過信息部上報總經理?？偨浝硪罁椖空w狀況，做出是否接受合同審核看法表中提出的看法的確定，審定合同后在該合同在每一頁右下方簽字，并轉給信息管理部門；如總經理認為合同仍需修改，由信息部將合同文件返回給預算合約部經辦人，由預算合約部重新組織合同談判，談判后修訂的合同文本干脆報總經理審核。信息管理部門留存合同審批會簽單復印件后，在對應的合同上加蓋公司合同專用章，同時保存一份合同原件存檔，并復印一份合同連同其余合同及資料退還合同經辦人。合同經辦人將一份合同原件存檔于子公司預算合約部，另一份合同原件交于子公司安排財務部。授權外合同審批流程合同經辦人從子公司預算合約部經理處獲得合同編號；子公司預算合約部經理在供應合同編號的同時填制合同臺帳，合同臺帳形式可以自擬，但是要留意要全面反映合同的簽訂狀況。合同經辦人在合同審批會簽單中填寫的內容同授權內合同審批流程。合同經辦人應自收到專題小組的合同修正稿后2日內將合同文本初稿、招標文件、投標文件、預算書、中標通知書、意向書、承諾書、前期協(xié)議、與合同有關的往來函件、授權托付書、擔保書、擔保函、會議紀要、備忘錄、評標報告、合同審批會簽單等有關資料匯總，編制合同資料清單，對于短缺的資料，合同經辦人需提交狀況說明報告。一并上報經辦部門經理審核，同時將有關資料的電子版發(fā)送至子公司合同執(zhí)行部門經理、安排財務部經理、預算合約部主管領導、總工程師、總經理、集團安排財務中心總監(jiān)及“五個三”工程工作委員會主任的電子郵箱中。合同經辦人持全部合同資料辦理合同會簽手續(xù)。相關審核部門對合同修正稿如仍有異議，需填制合同審核看法表，并附在合同資料中一并向上傳遞。子公司安排財務部經理需在合同審批會簽單中對合同簽署權限做出推斷，并標注。合同經辦人在子公司總經理簽署看法后，將合同交由乙方簽字、蓋章。合同經辦人將乙方簽字、蓋章的合同及有關資料交至子公司信息管理部，由子公司信息管理部轉交集團信息管理中心，再由集團信息管理中心負責集團內的合同會簽流轉，各審核部門均需在1日內完成審核，如有異議，需填制合同審核看法表，并附在合同資料中一并向上傳遞?？偛靡罁瘓F整體狀況，做出是否接受合同審核看法表中提出的看法的確定。合同未通過總裁審批，由集團“五個三”委員會重新主持合同談判，修正合同后干脆報總裁審批，總裁審定合同后指定授權人在該合同在每一頁右下方簽字，并轉給子公司信息管理部門。信息管理部門留存合同審批會簽單復印件后，在對應的合同上加蓋公司合同專用章，同時保存一份合同原件存檔，并復印一份合同連同其余合同及資料退還合同經辦人。合同經辦人將一份合同原件存檔于子公司預算合約部，另一份合同原件交于子公司安排財務部，一份由集團“五個三”委員會存檔。合同履行合同經辦人(或專題小組)在合同訂立之后應在3天內向相關部門的相關人員進行合同交底，并轉交信息管理部門供應的合同復印件。重要合同交底應有簡明的書面資料，但也應當在合同訂立一周內進行交底。在合同履行過程中，執(zhí)行部門的主辦人員就合同中的疑問，應隨時與子公司預算合約部進行溝通，確保合同執(zhí)行無誤。合同履行過程中，執(zhí)行合同的主辦人員必需負責跟