科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范(92年檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn))

科學(xué)技術(shù)探討課題檔案管理規(guī)范DA/T2-1992(1992-07-20批準(zhǔn)1992-10-20實施)1．主題內(nèi)容與適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)探討課題(以下簡稱科研課題)文件的形式、積累、整理、歸檔和檔案管理的要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于自然科學(xué)探討課題檔案管理，社會科學(xué)探討課題檔案管理可參照執(zhí)行。2．引用標(biāo)準(zhǔn)GB3792?5檔案著錄規(guī)則GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求3．術(shù)語3?1科研課題:是具有相對獨立目標(biāo)和內(nèi)容的詳細探討對象，是組織科學(xué)技術(shù)探討的單元。3?2科研課題文件是在科研課題探討活動中形成的文字、圖樣、聲像等不同形式和載體的記錄。3?3科研課題檔案:是指具有保存價值的歸檔的科研課題文件。4．科研課題文件的管理4?1科研課題文件的形成、積累4?1?1科技管理部門在下達科研安排(含橫向托付合同課題)時，同時向課題組下達建檔任務(wù)。檔案部門負責(zé)對建檔工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)。4?1?2課題組成員要依據(jù)科研課題文件歸檔范圍形成課題文件。文件制作材料必需益于長期保存。4?1?3課題負責(zé)人或文件管理人員按歸檔要求負責(zé)本課題文件的積累和歸檔。4?1?4課題負責(zé)人和課題文件管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)做好科研課題文件的清理移交工作。4?2科研課題文件的整理4?2?1科研課題文件的整理要遵循科研課題文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科研課題文件的系統(tǒng)聯(lián)系，便于科研課題檔案的保管和利用。一般按科研課題的打算、探討試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果嘉獎申報和推廣應(yīng)用五個工作階段整理、組卷。4?2?2卷內(nèi)文件排列依次按文件重要程度或時間依次排列。4?3科研課題文件或案卷的鑒定4?3?1科研課題文件的鑒定主要是在歸檔前對科研課題整體價值的鑒定及文件完整性、精確性的審查和劃定密級、保管期限。保管期限分為永久;長期、短期。4?3?2科研課題整體價值的鑒定是以整套科研課題文件為單元，依據(jù)課題來源、學(xué)術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎及效益狀況分為重大、重要和一般科研課題。重大科研課題為永久；重要科研課題為永久或長期；一般科研課題為長期或短期。4?3?3檔案部門協(xié)作課題組對科研課題文件歸檔的完整性、精確性進行審查。4?3?4文件或案卷的密級和保管期限是以整個課題為主，結(jié)合文件或案卷在課題中的重要程度劃定其密級和保管期限。4?4科研課題文件的歸檔4?4?1科研課題文件歸檔范圍見附錄A。4?4?2科研課題文件的歸檔時間探討周期長的課題按階段歸檔;探討周期短的課題在任務(wù)結(jié)束時一次歸檔。4?4?3科研課題文件的歸檔要求4?4?3?1科研課題文件的歸檔要保證其完整、精確、系統(tǒng)。4?4?3?2幾個單位協(xié)作的科研課題，其文件的歸檔要保證課題主持單位保存該課題的整套檔案協(xié)作單位除保存與自己擔(dān)當(dāng)任務(wù)有關(guān)的原件外，將復(fù)制件送交主持單位保存，并在協(xié)議中明確科研課題文件的歸檔和歸屬。4?4?3?3獲得負成果或因故中斷的科研課題的文件亦應(yīng)歸檔。4?4?3?4科研課題文件一般歸檔原件，重要的和日后運用常見的應(yīng)酌情增加份數(shù)。4?4?4科研課題文件的歸檔手續(xù)。4?4?4?1課題負責(zé)人填寫"科研課題文件歸檔說明書"，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，向檔案部門辦理歸檔手續(xù)。4?4?4?2檔案部門驗收合格后，課題負責(zé)人和檔案管理人員在"科研課題文件歸檔移交單"上簽字，并各執(zhí)一份。4?4?4?3課題負責(zé)人向科技管理部門報告課題文件歸檔狀況，科技管理部門收到"科研課題文件歸檔說明書"后，確定課題結(jié)束。5．科研課題檔案的管理5?1科研課題檔案的整理、編目。5?1?1按學(xué)科、專業(yè)進行分類，排列。5?1?2編制檔號。5?1?3編制案卷總書目。5?1?4依據(jù)實際須要著錄、標(biāo)引，編制各種檢索書目。5?2科研課題檔案的保管5?2?1技術(shù)隱私的科研課題檔案要特別保管。5?2?2剛好修復(fù)破損、變質(zhì)的科研課題檔案。5?3科研課題檔案的補充、修改5?3?1科研課題負責(zé)人或文件管理人員完成木課題檔案的補充工作。補充內(nèi)容包括嘉獎申報、推廣應(yīng)用階段產(chǎn)生的文件。5?3?2凡必需修改的科研課題檔案，由原課題負責(zé)人填寫修改申報單，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后，方可進行修改。5?3?3檔案部門對補充歸檔的文件進行整理編目。6．科研課題檔案的鑒定與銷毀6?1科研課題檔案鑒定工作的組織鑒定工作要在單位主管科研工作的負責(zé)人或總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下，由科技管理人員、科技人員、檔案人員和保密人員組成的鑒定小組進行。6?2科研課題檔案鑒定內(nèi)容對已到保管期限的科研課題檔案確定存毀;對須要調(diào)整密級的科研課題檔案重新確定密級。6?3科研課題檔案鑒定時間對館(室)藏的科研課題檔案每3-5年集申鑒定一次，必要時可以提前或推后。6?4科研課題檔案鑒定、銷毀手續(xù)鑒定小組按填寫"科研課題檔案鑒定表"，寫出鑒定工作報告，編制檔案銷毀清冊一式兩份，報送單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，銷毀時指派兩人監(jiān)銷。7．科研課題檔案的統(tǒng)計與開發(fā)利用科研課題檔案的統(tǒng)計和開發(fā)利用按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。附錄A科研課題文件歸檔范圍(補充件)Al探討打算階段Al?1調(diào)研報告、可行性探討報告、課題論證、文獻綜述Al?2科學(xué)基金、科研課題經(jīng)費申請報告及批件A1?3任務(wù)書、協(xié)議書、科研合同、托付任務(wù)書、會議記錄及重要來往文函A1?4科研課題探討安排、課題安排調(diào)整或課題撤銷文件Al?5試驗試驗方案、設(shè)計方案、調(diào)查考察方案A2探討試驗階段A2?1試驗任務(wù)書、試驗大綱A2?2試驗、試驗、測試的重要原始記錄、整理記錄及報告A2?3觀測、探測、視察記錄，野外調(diào)查、考察記錄和整理記錄及綜合分析報告A2?4計算文件A2?5計算機軟件A2?6檢驗文件A2?7理論分析文件A2?8設(shè)計文件、圖樣A2?9工藝文件A2.10課題階段總結(jié)A3總結(jié)鑒定驗收階段A3?1課題工作總結(jié)(含最終完成、階段完成或中斷)A3?2探討報告A3?3論文、專著A3?4科研課題經(jīng)費決算A3?5科研課題成果驗收、鑒定、評審文件A4成果嘉獎申報階段A4?1科技成果申報表及附件A4?2科技成果嘉獎申報與審批文件A4?3獲獎憑證A4?4專利文件A5推廣應(yīng)用階段A5?1推廣應(yīng)用方案A5?2技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書A5?3成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)A5?4國內(nèi)外同行評價及用戶反饋看法A5?5成果宣揚報道文件A6與各階段有關(guān)的文件A6?1專業(yè)會議文件A6?2標(biāo)本、樣品書目A6?3照片、影片、幻燈片、錄音帶、錄像帶、機讀文件等。附錄B科研課題檔案管理幾種常用表格(補充件)Bl科研課題文件歸檔說明書，包括科研課題簡介(表Bl?1)，參與課題探討工作人員名單(表B1.2)和科研課題文件歸檔審查看法(表B1.3)。B2科研課題文件歸檔移交單(表B2)。B3科研課題檔案鑒定表(表B3)。表B1.1科研課題簡介課題題名

所屬科研項目

課題來源

課題代號

主持單位

協(xié)作單位

課題負責(zé)人

工作起止日期

課題進展1.

階段完成2.

最終完成3.

中斷或停止研究經(jīng)過及主要結(jié)果

續(xù)表B1.1課題經(jīng)費預(yù)算和決算

成果推廣狀況和經(jīng)濟社會效益

獲獎或獲得專利狀況

課題有何著作或論文報告正式發(fā)表

備注

表B1.2

參與課題探討工作人員名單

姓名職務(wù)單位擔(dān)當(dāng)何工作起止日期本人簽字

表B1.3

科研課題文件歸檔審查看法審查內(nèi)容審查部門審查看法課題文件是否完整、精確、系統(tǒng)課題組

負責(zé)人簽字：年

月

日探討室

負責(zé)人簽字：年

月

日課題文件整理是否符合要求檔案部門

負責(zé)人簽字：年

月

日備注

表B2

科研課題文件歸檔移交單課題題名

課題代號

移交

文件

卷（份）底圖

張藍圖

卷（張）照片

冊其他（詳細文件書目附后）

移交人：

接收人：