四維視閾下的電子文件管理研究透視

四維視閾下的電子文件管理研究透視

我國電子文件管理研究經(jīng)歷了第十三屆國際檔案大會的發(fā)展契機(jī)、電子政務(wù)推動下的發(fā)展時機(jī)，以及電子文件管理國家戰(zhàn)略提出的發(fā)展轉(zhuǎn)機(jī)。[1]在不到20年的時間里迅速發(fā)展成為檔案學(xué)科中的重要科目。綜觀我國電子文件管理研究，其涉及的內(nèi)容繁雜，分支眾多，研究空間不斷拓展，逐漸形成了實(shí)踐、理論、技術(shù)和戰(zhàn)略四維視閾，這些視閾相互關(guān)聯(lián)成為一個系統(tǒng)，走過了積累底層經(jīng)驗(yàn)、探求實(shí)踐依據(jù)、依托工具支撐和設(shè)計頂層框架的研究軌跡。探索四維視閾的內(nèi)容和它們之間的聯(lián)系，可以找出該系統(tǒng)的缺失鏈，對進(jìn)一步推動電子文件管理研究不無裨益。一、積累底層經(jīng)驗(yàn)——電子文件管理研究的實(shí)踐視閾從嚴(yán)格意義上說，我國電子文件管理研究發(fā)起于實(shí)踐部門，1996年9月第十三屆國際檔案大會召開之后，國家檔案局成立電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組和研究小組，揭開了我國電子文件管理研究的序幕。隨后，原國家科委又與國家檔案局、國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、原建設(shè)部、原機(jī)械工業(yè)部等政府部門聯(lián)合組織力量共同對CAD電子文件管理、歸檔及其形成電子檔案的管理進(jìn)行研究。這兩個大項目都抓住了電子文件管理實(shí)踐中迫切需要解決的問題，相繼推出了一系列研究成果，打開了實(shí)踐研究的大門。同時，國家檔案局加大了對地方電子文件歸檔管理研究的立項，在國家檔案局的資金支持和示范作用下，地方檔案部門一呼百應(yīng)，“八仙過海，各顯神通”，涌現(xiàn)出許多典型，為電子文件管理實(shí)踐增添了濃墨重彩的一筆。如20世紀(jì)末寶鋼集團(tuán)等企業(yè)檔案館就已經(jīng)嘗試集中接收電子文件進(jìn)館，寶鋼的CAD電子文件管理很早就形成了較為成熟的模式；1998年吉林省白城市創(chuàng)新性地提出“檔案局超前指導(dǎo)，檔案館提前接收”的電子文件歸檔管理模式；21世紀(jì)初上海市電子文件管理形成了具有區(qū)域性特征的“長寧模式”、“靜安模式”和“浦東模式”，國家檔案局曾將上海市長寧區(qū)的電子文件歸檔和電子檔案管理新模式作為經(jīng)驗(yàn)向全國推廣。進(jìn)入21世紀(jì)，隨著國家信息化的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)成為檔案部門的重要任務(wù)，電子文件管理實(shí)踐領(lǐng)域、范圍不斷拓展。數(shù)字檔案館、電子文件中心、電子文件登記備份等建設(shè)項目提上了議事日程。2000年，深圳數(shù)字檔案館經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)立項；2001年，青島數(shù)字檔案館啟動，成為數(shù)字檔案館建設(shè)的先行者；2004-2006年，江蘇和安徽開始電子文件中心的試點(diǎn)；2007年，國家檔案局召開全國電子文件中心經(jīng)驗(yàn)交流會，鼓勵、倡導(dǎo)地方政府電子文件的集中管理；2009年，浙江省全面開展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作。[2]從總體上看，我國電子文件管理實(shí)踐從未間斷，也積累了諸多經(jīng)驗(yàn)，但初期電子文件管理實(shí)踐以區(qū)域性分散自由探索為主，其產(chǎn)生的“信息孤島”和“信息煙囪”等現(xiàn)象嚴(yán)重制約著我國電子文件管理總體水平的提高。從根本上說，這是由于相應(yīng)管理理論缺失導(dǎo)致的，隨著電子文件管理實(shí)踐項目的不斷上馬，電子文件管理理論研究的重要性凸顯。二、探求實(shí)踐依據(jù)——電子文件管理研究的理論視閾一般來說，電子文件管理理論研究可分為幾個層面：一是純理論的研究，這些理論具有明顯的方法論特征，如文件連續(xù)體理論，后保管模式等都屬于此類范疇；二是從管理思維角度的研究，如前端控制思想和全程管理思想等；三是從管理過程角度的研究，如電子文件整理理論、鑒定理論的創(chuàng)新與發(fā)展等。對于電子文件管理純理論的研究，我國學(xué)者最初是以對西方理論的引介、闡釋、補(bǔ)充與修正為主，最具代表性的當(dāng)屬文件連續(xù)體理論。該理論21世紀(jì)初被引進(jìn)我國之后，很長一段時間內(nèi)成為檔案學(xué)研究領(lǐng)域的主要理論熱點(diǎn)。除了對該理論本身的涵義、來源、方法論價值的闡釋之外，主要集中在與文件生命周期理論的比較研究、對電子文件管理的適應(yīng)性研究以及與后現(xiàn)代理論和結(jié)構(gòu)化理論的關(guān)系研究等方面。如與后現(xiàn)代理論和結(jié)構(gòu)化理論的關(guān)系研究方面，從文件連續(xù)體理論對以往文件運(yùn)動理論的解構(gòu)、否定中引申出該理論蘊(yùn)涵的后現(xiàn)代主義思想；從該理論超越了以往文件運(yùn)動理論所主張的文件的屬性與主體需求二元對立的思想引申到英國社會學(xué)家吉登斯的結(jié)構(gòu)化理論。而超越二元對立同時又是后現(xiàn)代主義所倡導(dǎo)的解構(gòu)與否定思想的具體體現(xiàn)，由此，將文件連續(xù)體理論放在后現(xiàn)代主義這個近20年國內(nèi)社會科學(xué)熱點(diǎn)領(lǐng)域的大框架下，使得該理論的研究視野不斷拓展，研究空間隨之?dāng)U張，在一段時間內(nèi)成為檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究的亮點(diǎn)，活躍了檔案學(xué)理論研究的氛圍。而在對電子文件管理實(shí)踐適用性研究方面，主要引發(fā)了電子文件管理應(yīng)遵循文件連續(xù)體模式還是生命周期管理模式的爭論。一部分學(xué)者認(rèn)為文件生命周期理論的階段性不適合電子文件的連續(xù)管理，認(rèn)為文件連續(xù)體理論才能真正闡釋和指導(dǎo)電子文件的管理；而部分學(xué)者則認(rèn)為文件生命周期理論只要稍加修正，是可以指導(dǎo)電子文件管理的?！昂蟊９苣Ｊ健钡摹昂蟆弊直旧砭碗[含了“后現(xiàn)代”的含義，該含義使得“后保管模式”與文件連續(xù)體理論之間有了千絲萬縷的聯(lián)系?！昂蟊９苣Ｊ健笔羌幽么蟮腡·庫克在第十三屆國際檔案大會上提出的，該模式的創(chuàng)新性的內(nèi)涵和其蘊(yùn)涵的方法論轉(zhuǎn)向吸引了國內(nèi)眾多學(xué)者的注意，“后保管模式”也隨之成為電子文件理論研究的重要分支。從管理思維角度的理論研究主要集中在由文件生命周期理論引申出的前端控制思想和全程管理思想，這兩大思想與后保管模式有異曲同工之妙，都是以超越與否定傳統(tǒng)為核心，是文件管理思想的一次飛躍與創(chuàng)新。從管理過程角度進(jìn)行的理論研究則集中在基于“新來源觀”的虛擬整理理論和建立在“技術(shù)鑒定”前提下的“雙重鑒定”理論上，這兩大理論均是針對電子文件運(yùn)行技術(shù)環(huán)境所做的管理方法轉(zhuǎn)變。由于其側(cè)重于管理過程，與電子文件整理和鑒定實(shí)踐的碰撞是其主要特征，因此，這個層面的研究基本上集中于是否對實(shí)踐具有適用性以及如何具體實(shí)施方面。由于實(shí)踐探索主要是在檔案部門進(jìn)行，而理論研究主要集中在學(xué)者中間，檔案學(xué)界理論與實(shí)踐“隔河喊話”的現(xiàn)狀使得電子文件管理過程中理論與實(shí)踐分割運(yùn)行的狀態(tài)仍然存在。三個層面的理論研究旨在為電子文件管理實(shí)踐的創(chuàng)新尋求依據(jù)。但總體來說，由于實(shí)踐探索主要是在檔案部門進(jìn)行，而理論研究主要集中在學(xué)者中間，檔案學(xué)界理論與實(shí)踐“隔河喊話”的現(xiàn)狀使得電子文件管理過程中理論與實(shí)踐分割運(yùn)行的狀態(tài)仍然存在。三、依托工具支撐——電子文件管理研究的技術(shù)視閾信息技術(shù)的變化對于各學(xué)科相關(guān)新課題的產(chǎn)生都起到了推波助瀾的作用，與信息技術(shù)的學(xué)科交叉研究也成為電子文件管理理論研究之后又一新的研究領(lǐng)域。由于信息技術(shù)是電子文件得以生存的支撐環(huán)境，因此，對信息技術(shù)的強(qiáng)依賴性是電子文件管理研究和檔案學(xué)其他研究領(lǐng)域的顯著區(qū)別之一。為了說明以技術(shù)為視閾的研究在電子文件管理研究中的地位和作用，有必要對電子文件管理技術(shù)發(fā)展的歷史做一簡要考察。在電子文件管理研究之前，信息技術(shù)對檔案工作的影響與滲透從20世紀(jì)60年代就已經(jīng)開始，早期的應(yīng)用研究局限于檔案工作的計算機(jī)輔助管理，主要研究對檔案的自動編目、自動檢索、自動統(tǒng)計和自動借閱等，所以又稱為檔案管理的自動化階段。[3]該階段的研究并沒有明顯地和“文件管理”結(jié)合起來。及至20世紀(jì)80年代，隨著辦公自動化的發(fā)展，檔案計算機(jī)輔助管理工作重點(diǎn)向“文檔一體化管理系統(tǒng)”的開發(fā)轉(zhuǎn)移，軟件設(shè)計與開發(fā)技術(shù)成為研究熱點(diǎn)，此時“文件”與“檔案”的計算機(jī)輔助管理研究逐漸被重視，但“電子文件”概念國內(nèi)尚未普及。20世紀(jì)90年代，“電子文件”迅速發(fā)展成為檔案管理領(lǐng)域中的主要管理和研究對象。作為管理工具，信息技術(shù)成為電子文件管理研究中繞不開的一個要素，對信息技術(shù)的研究成為電子文件時代的研究新視閾。電子文件管理最初的研究帶有明顯的泛技術(shù)化特征，并且停留在對基本信息技術(shù)簡單普及這個層面上，如計算機(jī)軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全保密技術(shù)等都是研究對象，著眼于介紹電子文件基本軟硬件配置、電子文件的安全技術(shù)和密碼技術(shù)，討論電子文件格式的兼容性等等。隨著電子文件管理實(shí)踐的深入，管理手段技術(shù)如XML應(yīng)用技術(shù)、元數(shù)據(jù)技術(shù)、格式封包技術(shù)等實(shí)用性技術(shù)研究形成了一個新的研究路向。這些研究由于貼近電子文件的具體管理，其研究成果具有實(shí)用性而成為電子文件管理技術(shù)研究視閾中的亮點(diǎn)。近年來，數(shù)據(jù)倉庫與數(shù)據(jù)挖掘、網(wǎng)格、云計算等新興技術(shù)的研究比較盛行，但這些技術(shù)研究“簡單移植”現(xiàn)象比較明顯，缺乏電子文件管理方面的實(shí)例支撐，顯得空洞、言之無物。四、設(shè)計頂層框架——電子文件管理研究的戰(zhàn)略視閾實(shí)踐、理論與技術(shù)三維視閾下的電子文件管理研究經(jīng)過了10余年的積累和探索，其成果可圈可點(diǎn)。研究總體呈現(xiàn)百花齊放、百家爭鳴的局面，學(xué)者們研究領(lǐng)域的多元化，不同地區(qū)檔案實(shí)踐部門的試點(diǎn)研究也各具特色，但“各地區(qū)、各機(jī)關(guān)電子文件管理工作具有強(qiáng)烈的自發(fā)性和分散性的特征，缺少國家層面的整體設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃、戰(zhàn)略部署與方法指導(dǎo)?！盵4]這種自發(fā)性和分散性的缺陷引起了電子文件管理研究者的重視，“這種情況如果不及時加以改變，就很難保證當(dāng)代社會電子文件的科學(xué)管理、完整保存和有效利用，國家將會為此付出高昂的經(jīng)濟(jì)成本和社會代價?！盵5]為此，2006年，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院馮惠玲教授等提出了“電子文件管理國家戰(zhàn)略”的研究思路和頂層設(shè)計的若干設(shè)想，從國家層面對電子文件管理全局性、基本性、長期性問題進(jìn)行了目標(biāo)定位、統(tǒng)籌規(guī)劃及制度安排，將電子文件管理戰(zhàn)略思想與國際接軌。2009年，又提出了我國電子文件管理國家戰(zhàn)略應(yīng)該秉承“統(tǒng)攬全國、政策引導(dǎo)、融合發(fā)展、綜合治理”的十六字發(fā)展方針，[6]從宏觀、中觀、微觀三個層面研究與制定相關(guān)政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度、流程等，電子文件管理及研究進(jìn)入“國家化”時代，研究視閾也從實(shí)踐、理論或者技術(shù)層面向基于頂層設(shè)計的宏觀戰(zhàn)略層面轉(zhuǎn)換。電子文件相對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件來說是一個新的管理對象，我們的理論基礎(chǔ)薄弱，在這種情形下，最需要的不是上馬多少項目，而是能提出一些有效的規(guī)劃、策略與方法，并將其轉(zhuǎn)化為理論假設(shè)，然后再抽取典型性實(shí)踐案例進(jìn)行實(shí)證研究，實(shí)證研究的結(jié)果還可以對原有理論與假設(shè)進(jìn)行驗(yàn)證或者修正。事實(shí)上，注重頂層設(shè)計也是西方國家電子文件管理研究的寶貴經(jīng)驗(yàn)，我國電子文件管理國家戰(zhàn)略研究在借鑒國外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，從學(xué)術(shù)倡議、項目研究到具體實(shí)施成為近年來電子文件管理的一個創(chuàng)新性研究視閾。該研究主要由馮惠玲教授及其帶領(lǐng)的學(xué)術(shù)研究群體發(fā)起并推廣的，他們的大型系列研究課題“我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)理論與框架研究”(國家自然科學(xué)基金項目)，“電子文件管理機(jī)制研究”(中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會重點(diǎn)項目)等基本上確立了該研究視閾的研究框架。該研究框架將電子文件管理研究從區(qū)域性向國家化演變，將分散研究向系統(tǒng)研究演變，具有方法論轉(zhuǎn)向意義。頂層框架設(shè)計是系統(tǒng)性研究，需要方方面面的支持，尤其需要借助行政力量?！皯?yīng)該說，在所有應(yīng)用型學(xué)科或?qū)I(yè)中，極少有像檔案學(xué)科或?qū)I(yè)這樣，會有一個從中央到地方的嚴(yán)密行政管理體系作為支撐。反之而言，就是我國檔案行政管理系統(tǒng)也有一支龐大的學(xué)科與專家隊伍提供著智力保障?！盵7]盡管很多時候，“檔案學(xué)術(shù)系統(tǒng)與檔案行政系統(tǒng)之間的交流極少”[8]，但中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院主持的幾個大型電子文件管理課題在推進(jìn)檔案學(xué)術(shù)系統(tǒng)與檔案行政系統(tǒng)之間的交流方面起到了示范作用。相信在今后的研究中，我們可以借助行政部門得天獨(dú)厚的條件，利用行政力量，整合區(qū)域性政策、標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)等，共同推進(jìn)電子文件管理實(shí)踐的發(fā)展。五、結(jié)論與思考總體來看，基于四維視閾的電子文件管理研究產(chǎn)生了一些有價值的成果，推動了我國電子文件管理的發(fā)展。但我們必須清醒地認(rèn)識到研究中存在的種種問題。有些問題，學(xué)者們已經(jīng)反復(fù)論證過，比如西方理論的本土化問題，理論與實(shí)踐的分割運(yùn)行問題等等，在此就不贅述，筆者僅從另外的視角提兩點(diǎn)看法，以作引玉之磚。首先，我們不乏實(shí)踐方面的研究，但在實(shí)踐研究中卻缺乏有效的實(shí)證研究。實(shí)踐研究不等于實(shí)證研究，實(shí)證研究要求通過經(jīng)驗(yàn)觀察的數(shù)據(jù)和實(shí)驗(yàn)研究的手段來揭示一般結(jié)論，并且要求這種結(jié)論在同一條件下具有可證性。也就是說，實(shí)證研究首先要有一個理論假設(shè)，通過實(shí)踐來檢驗(yàn)其正確與否抑或適合與否。而我們大多數(shù)電子文件管理實(shí)踐項目沒有理論預(yù)設(shè)，甚至對項目的社會、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、環(huán)境等可行性分析也是一帶而過，動輒上百萬、上千萬的經(jīng)費(fèi)投入在某些時候似乎只是在追趕潮流。電子文件相對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件來說是一個新的管理對象，我們的理論基礎(chǔ)薄弱，在這種情形下，最需要的不是上馬多少項目，而是能提出一些有效的規(guī)劃、策略與方法，并將其轉(zhuǎn)化為理論假設(shè)，然后再抽取典型性實(shí)踐案例進(jìn)行實(shí)證研究，實(shí)證研究的結(jié)果還可以對原有理論與假設(shè)進(jìn)行驗(yàn)證或者修正。經(jīng)過實(shí)踐驗(yàn)證的成熟理論和科學(xué)化方法，可以向各相關(guān)地區(qū)推廣并示范，避免一窩蜂上馬項目的“大躍進(jìn)”局面。其次，技術(shù)層面的研究沒有很好地聯(lián)系實(shí)際和服務(wù)于實(shí)踐，有盲目“技術(shù)崇拜”的嫌疑。新技術(shù)是電子文件管理的有利工具，可以解決一些電子文件管理中的難題。例如，關(guān)于電子文件的安全問題需要用到密碼技術(shù)。密碼學(xué)發(fā)展到今天，其技術(shù)的尖端程度已經(jīng)相當(dāng)高，足以應(yīng)付電子文件的保密管理。因此，我們的主要任務(wù)是研究使用哪一種密碼技術(shù)和密碼設(shè)備更好，如何認(rèn)證該密碼技術(shù)的有效性等，而不是喋喋不休地介紹密碼技術(shù)本身的分類、技術(shù)結(jié)構(gòu)和其先進(jìn)的保密功能。另外，網(wǎng)格、云計算等先進(jìn)技術(shù)是否適合電子文件管理，在電子文件管理中是否有需求，電子文件管理是否到了要用這些新技術(shù)的程度等問題，都需要進(jìn)行實(shí)踐調(diào)研來回答。得到肯定的回答后進(jìn)一步的研究才有價值，否則，生硬地移植一些新技術(shù)、新名詞，沒有實(shí)踐針對性，這樣的技術(shù)研究只能帶來盲目的技術(shù)崇拜，于我們的管理是無益的。電子文件管理領(lǐng)域的“泛技術(shù)化”現(xiàn)象也受到一些傳統(tǒng)檔