教育技術裝備展示會策劃案展會方案

#教育技術裝備展示會策劃案由省教育廳、省教學儀器設備行業(yè)協(xié)會主辦的省教育技術裝備展示會將于4月13開幕，為完成高標準教育裝備的展會要求，我們將仔細準備，認真策劃，保證圓滿完成展會的各項工作。會展活動方案內(nèi)容如下：一、教育技術裝備展示會會場基本情況：（一）展覽時間：開幕時間：4月13日上午9:30點布展時間：4月10日4月12日展覽時間：4月13日—4月14日撤展時間：4月14日下午15:00—4月15日12:00（二）地點：市國際會展中心展覽館（三）名稱：省教育技術裝備展示會（四）主題：提高教育裝備水平、服務教育事業(yè)（五）宗旨：展示教育裝備狀況、完善和提高教育裝備水平（六）參展范圍：1、教學儀器設備2、體育用品3、音樂、美術類教學設備4、多媒體教學設備5、圖書類（七）展區(qū)布局：1、主展場展覽面積6000平米；2、展廳主通道以特裝展位為主；3、展館西門為主門；4、展館東西方向布置通道，通道為三個5、展館西門舉行開幕式；6、展館西門、南門、北門同時開放。（八）參展品牌：1、已確定參展企業(yè)（2）待確定參展品牌（3）計劃參展企業(yè)180家，預計參觀觀眾2000余人。（九）、收費標準展位：標準展位（3mX3m）：2000元\個（會期）特裝展位：以標準展位（3mX3m）為基準累計收費。（九）展會期間主要活動：現(xiàn)場開幕儀式、歡迎宴會、新產(chǎn)品發(fā)布會、廠商展示活動。（十）展位規(guī)劃見下圖：二、主要組織單位：1、主辦單位：（1）省教育廳（2）省教學儀器設備行業(yè)協(xié)會2、協(xié)辦單位：（1）市教育局（2）文化體育產(chǎn)業(yè)有限公司3、承辦單位（1）省教育廳裝備處（2）市會展服務有限公司三、展會籌備機構：設立由省教育技術裝備中心領導牽頭，以市教育局和文化體育產(chǎn)業(yè)有限公司單位組成的籌備委員會，下設辦公室、招商組、宣傳組、布展組。全面負責會展的各項準備工作。具體組織機構及分工如下：1、籌備委員會領導成員：籌委會主任：籌委會副主任： 籌委會秘書長： 籌委會副秘書長：籌委會委員： 2、現(xiàn)場指揮部：總指揮： 副總指揮： 3、組織設置及工作職責（1）綜合服務組組長： 成員： 等行政部人員、等財務部工作人員。主要工作職責：A、負責展會主辦單位及嘉賓單位邀請；B、負責展位招商工作；C、負責人員統(tǒng)計等工作；D、負責車輛及線路的確定和管理工作；E、負責展會審批手續(xù)及與市政府、市教育局、市公安局、市交警支隊、市消防支隊等單位的外聯(lián)工作；F、負責文件起草、上報和歸檔工作；G、負責財務管理，收支預算；H、會議組織、接待工作。（2）招商組組長： 成員：及展覽中心人員。主要工作職責：A、展廳內(nèi)及外廣場等展位招商工作；B、參展商展牌統(tǒng)計、匯總、跟進工作：C、展費收取工作。（3）宣傳組組長： 成員：等相關人員。主要工作職責：A、制定展會策劃方案、宣傳方案;B、媒體關系維護，最大限度刊發(fā)新聞通稿、軟文；C、廣告位設立（需和展館以及獅城霓虹協(xié)商）；D、配合參展商提供促銷方案；E、展商布展設計審核工作；F、紀念品、展會材料、海報、等工作。（4）布展組組長： 成員：等現(xiàn)場管理人員。主要工作職責：A、展位劃線、展位詳規(guī)；B、展場現(xiàn)場管理工作；C、消防、保險、安全等工作；口、區(qū)內(nèi)交通管理部門的協(xié)調(diào)工作；E、現(xiàn)場安全管理。四、展會宣傳計劃五、工作進度1、展會策劃工作：展會整體策劃方案、活動審批、展館確認、招商、邀請函、工作分工表等系列前期準備文件要于2月20日前完成。2、招商工作：1月25開始進行展會招展工作，展會邀請函和招商資料于2月15日前制作完成。3、宣傳工作：由省裝備管理中心在相關媒體上展開宣傳，吸引企業(yè)參展。4、文件上報工作：于近一周內(nèi)向相關部門上報，涉及到向公安、消防、交警部門協(xié)調(diào)等問題由綜合服務組負責協(xié)調(diào)解決。六、需組委會協(xié)助解決的問題1、宣傳問題：1）建議在省內(nèi)主流媒體建立展會專欄集中報道本次大會，會展內(nèi)容的新聞應在市日報晚報及省報等主流媒體刊出。2）期間的記者邀請及新聞報道應給予大力支持。3）議建立密切的宣傳聯(lián)絡員溝通配合機制。2、開幕儀式組織問題：需組委會確定出席開幕儀式的領導、開幕儀式由誰來負責、形式、規(guī)模大小等系列問題。3、行政許可、安防、消防、交通協(xié)調(diào)等問題組委會統(tǒng)一辦理重大活動行政許可報批手續(xù)，設計安防、消防、交通協(xié)調(diào)等問題由組委會綜合服務組統(tǒng)一負責。七、交通問題：1、展會展館和住宿主酒店相隔較近，不再安排車輛接送。參展商往來展館和九點的交通自理。2、進入展館主要道路為貨車禁行路，展會活動經(jīng)政府報批后，會接洽交管部門對持有布展車證的貨車予以放行，貨車進入會場時需先到展會接待處領取布展車證后可由迎賓大道進入展館。3、車輛存放。外地參展商車輛存放地點在展館廣場。八、展會食宿問題：展會主住宿酒店為國際酒店（五星）1）可提供標準間客房70間。團購價328元每天。領導住宿可預訂套間，價格為428每天。2）出資的房間約為30間，預定時間為4月12日—14日。3）參展商住宿可采取申報的方式，即在參展商報名時需填寫住宿需求，以便安排。4）另提供展館周邊5公里以內(nèi)酒店的價格和路線，以供參展商自理住宿。2、餐飲1）展會歡迎酒會將于4月12日晚19:00于酒店XX宴會廳舉行。預計參加人數(shù)為50人。將以請柬方式邀請省教育廳領導、市主管領導、省裝備處領導、市教育局相關領導、各地市教育局主管局長、各地市教育裝備管理中心主任、參展商代表參加。其中主桌設置12-16人桌，為省教育廳領導、市主管領導、省裝備處領導、省教育廳其他處領導，市教育領導，副桌位4桌，其中各地市教育局主管局長一桌，各地市教育裝備中心主任一桌，省裝備中心人員一桌，企業(yè)代表一桌，歡迎酒會擬定由致歡迎詞，致辭， 致祝酒辭，晚宴開始。2）歡迎酒會預算為3200元，6冷菜，12菜，2主食。酒水標準為每桌2瓶白酒，兩瓶飲料。3）展會餐飲主餐廳為國際酒店自助餐廳，標準為98/人，供應午餐和晚餐。大會組委會人員統(tǒng)一于此就餐，參展商可自由就餐。4）展會期間午餐供應以外聯(lián)酒店快餐盒飯為主，由大會聯(lián)系飯店制作，統(tǒng)一外賣。3、旅游大會會在市各旅行社挑選2-3家信譽良好、資質(zhì)齊全的，由大會安排其在展館指定位置安排人員，散發(fā)市旅游景點資料，貿(mào)易觀眾如有意向可和旅行社自由約定行程。九、展館租用：1、展會預定面積5000平米。2、展館租用價格為8元/平米/每天。只按照展期計算。約計10萬元。3、電的使用為整體參展商安裝一個總電表，電表由展具租賃商提供。按當?shù)毓╇妰r格計算。4、保安、保潔人員費用為150/每人/每天，預計使用保安為8人；保潔預計使用人數(shù)為8人。以上事項由市會展中心提供。參展商確定以后，由大會綜合服務組確定各展商展位號。十、展具租用：1、標準展位展具包含三面圍板、八角柱、洽談桌一張、洽談椅兩把、射燈兩只、插座一個。以上展具整體租賃價格為300元/展期，包含展位搭建和拆卸及運輸費用。展品桌，是放置在展位內(nèi)擺放展品的桌子，規(guī)格為1*0.6*0.8M,價格為40/張/展期，每個展位要用3-4張。參展商門楣名稱，由大會組委會負責，具體任務分配到展會招商組負責。4、按200個標準展位計算，展具費用共約計10萬元。十一、展會開幕式：1、展會開幕式整體服務由會展中心承辦。禮儀200/每人、舞臺3000/次、相關音響、鮮花租賃，休息棚等。2、開幕式時間，4月13日上午9:303、計劃邀請嘉賓：省教育廳主管廳長、市政府主管市長、省教育裝備管理處處長、市教育局局長、主管副局長，省各地級市教育主管局長。主席臺位次排列后排為各地市教育主管局長，前排為其余領導，為此排列應在休息棚予以張貼。4、開幕式擬定由主持，由做歡迎詞，由致辭，

由致開幕詞。5、開幕式以及開幕式后引領參觀為展會綜合服務組負責。附件1、展館周邊酒店情況統(tǒng)計名稱標間數(shù)價格電話地址附件2、展館周邊交通圖展會流程建議建議最好能分為總指揮（一般由總經(jīng)理擔任）、副總指揮（根據(jù)小組分工，確定各小組組長），現(xiàn)場組、活動組、總務組、貨品組，總指揮和副總指揮可隨時監(jiān)督各小組的工作進展，做出合理調(diào)整?，F(xiàn)將各小組具體分工建議如下，每項工作內(nèi)容最好能將完成的日期寫上，以方便總指揮掌握工作進度?，F(xiàn)場組：由推廣部人員構成。具體工作有：完成展位現(xiàn)場的設計、布置。何時完成展位的設計、報價、進展會現(xiàn)場裝修時間、撤場的物品安排等事宜。活動組：由市場部人員構成。具體工作有：一、前期準備工作意向客戶及其它參會人員邀請函的發(fā)放負責人：至多少日之前將邀請函全部發(fā)放完畢，對于公司需要安排住宿（代訂或公司付費的分開）的人員上報給組長。需要公司接送的客戶和重點商場人員報組長，以統(tǒng)一安排。二、展會現(xiàn)場資料和文具的準備：負責人：分為資料和文具兩部分：A、資料：宣傳折頁需要的份數(shù)，公司簡介、品牌簡介需要的份數(shù)，加盟申請表份數(shù)、加盟條件份數(shù)、名片、公司目前的店鋪分布資料份數(shù)等資料；洽談人員資料夾（內(nèi)含實際店鋪效果圖）的準備。B、展會現(xiàn)場的文具準備：筆、空白紙、貴賓簽名本、展位現(xiàn)場前臺接待的請賜名片夾、訂書機等。三、展會禮品的準備：（禮品何時需要準備齊全到位）負責人：禮品發(fā)放人：發(fā)放標準：四、確定展會現(xiàn)場人員的分工：負責人：展會現(xiàn)場：誰負責貨品的安全（同時維護其它展品的安全及防止無關人員攝像）、誰負責前臺、誰負責洽談，誰負責接待重點商場人員和重點客戶、機動人員的安排等）五、展會當日的指引發(fā)布負責人：向每位參展的同事和有目標的重點參展客戶和商場人員發(fā)放，公司內(nèi)部發(fā)放的要寫明何時需要到展會現(xiàn)場、參展人員的禮儀，公司情況的問答，展會現(xiàn)場何人負責何方面說明（