審計取證數(shù)據(jù)接口的功能布局與實現(xiàn)方法

審計取證數(shù)據(jù)接口的功能布局與實現(xiàn)方法

審計取證的主要內(nèi)容是獲得會計系統(tǒng)的憑證、賬簿和報表信息。在信息化環(huán)境下，審計取證就是會計信息系統(tǒng)和審計信息系統(tǒng)之間的一種數(shù)據(jù)交換行為。由于兩種系統(tǒng)的數(shù)據(jù)異構(gòu)，審計取證必須通過數(shù)據(jù)接口才能實現(xiàn)?，F(xiàn)有研究主要就單一應(yīng)用環(huán)境的會計—審計數(shù)據(jù)交換提出解決之道。隨著會計數(shù)據(jù)交換技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展，會計—審計數(shù)據(jù)接口的設(shè)計思路也將不斷完善。本文對審計取證數(shù)據(jù)接口的功能布局與實現(xiàn)方法進(jìn)行了討論。一、審計取證中會計數(shù)據(jù)交換的理論基礎(chǔ)1.會計數(shù)據(jù)交換的影響因素。信息是由信息生產(chǎn)者生產(chǎn)出來的，信息生產(chǎn)根據(jù)深度分為一次信息生產(chǎn)、二次信息生產(chǎn)和三次信息生產(chǎn)。會計數(shù)據(jù)屬于二次信息生產(chǎn)的結(jié)果，因此會計數(shù)據(jù)生產(chǎn)必然和相關(guān)的一級信息生產(chǎn)和三級信息生產(chǎn)或信息消費進(jìn)行信息交換。這種交換或交易是會計數(shù)據(jù)生產(chǎn)的延續(xù)，其交換效率與會計數(shù)據(jù)需求、交易成本和交換的技術(shù)因素相關(guān)。我們用E表示會計數(shù)據(jù)交換的效率系數(shù)、D表示對會計數(shù)據(jù)交換的需求、C表示交換成本、T表示信息交換技術(shù)的支持程度，則E是另外三者的函數(shù)：E=f（D，C，T）首先，信息需求推動著會計數(shù)據(jù)交換的產(chǎn)生和發(fā)展。一般來說，企業(yè)的規(guī)模越大、外部經(jīng)濟(jì)關(guān)系越復(fù)雜，會計數(shù)據(jù)交換的需求就越旺盛?？鐕?、企業(yè)集團(tuán)和供應(yīng)鏈管理的發(fā)展導(dǎo)致相關(guān)會計主體之間頻繁地交換越來越豐富的會計數(shù)據(jù)。其次，會計數(shù)據(jù)交換的應(yīng)用水平還取決于信息交換技術(shù)的成熟度。初級的技術(shù)只能支持定期提供少量最關(guān)鍵的會計數(shù)據(jù)，而先進(jìn)的信息交換技術(shù)能提供動態(tài)的、實時的且充分的會計數(shù)據(jù)。最后，交換成本是會計數(shù)據(jù)交換的重要制約因素。高昂的成本會抑制交換的應(yīng)用，早期的信息交換系統(tǒng)難以得到普及的重要原因是昂貴的建設(shè)成本和運行費用，如今的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)及其相關(guān)技術(shù)則提供了廉價、易用的方法，使得會計數(shù)據(jù)交換走向現(xiàn)實應(yīng)用。2.會計數(shù)據(jù)交換的主體和內(nèi)容。會計數(shù)據(jù)交換的主體是指參與會計數(shù)據(jù)交換的相關(guān)者，包括會計數(shù)據(jù)的生產(chǎn)、加工、使用和消費的有關(guān)企業(yè)、機構(gòu)和個體使用者。在審計取證的會計數(shù)據(jù)交換中，交換主體是審計和被審計單位，是審計信息系統(tǒng)和被審計單位的會計信息系統(tǒng)之間的交換。在每一對交換中，交換雙方存在主次關(guān)系。一般來說，會計數(shù)據(jù)生產(chǎn)者是主導(dǎo)方，他們除了提供會計數(shù)據(jù)，還提供交換的通道、工具或平臺。但是在審計取證的會計數(shù)據(jù)交換中，是由審計方來決定抽取的數(shù)據(jù)范圍、內(nèi)容以及數(shù)據(jù)格式。傳統(tǒng)的會計數(shù)據(jù)交換的主要形式是財務(wù)報告。在信息化環(huán)境下，會計數(shù)據(jù)交換內(nèi)容可以包括幾乎所有會計數(shù)據(jù)，從財務(wù)報告到電子賬簿、電子憑證甚至各種單據(jù)。在審計取證的會計數(shù)據(jù)交換中，交換的主要內(nèi)容是會計賬簿與會計憑證數(shù)據(jù)。在可能的情況下，還應(yīng)支持原始單據(jù)的交換。交換形式應(yīng)根據(jù)交換雙方信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)特征決定。二、審計取證中會計數(shù)據(jù)交換的技術(shù)基礎(chǔ)自從計算機技術(shù)應(yīng)用于會計信息系統(tǒng)，系統(tǒng)間交換會計數(shù)據(jù)的需求就開始萌生。以下主要按發(fā)展階段闡述會計數(shù)據(jù)交換的方法和標(biāo)準(zhǔn)。1.EDI。EDI（電子數(shù)據(jù)交換）是指按照協(xié)議，對具有一定結(jié)構(gòu)特征的標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)濟(jì)信息，經(jīng)過電子數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)絡(luò)，在貿(mào)易伙伴的電子計算機系統(tǒng)之間進(jìn)行交換和自動處理。EDI最早出現(xiàn)于上世紀(jì)70年代的美國，成熟于80年代。最早在交通運輸業(yè)中應(yīng)用，進(jìn)而開始在國際貿(mào)易、航空、金融行業(yè)中出現(xiàn)并得到迅速推廣。EDI實現(xiàn)以電子單證代替紙面單證，在不同用戶的計算機系統(tǒng)之間自動交換數(shù)據(jù)。其重點在于業(yè)務(wù)單證的交換，會計賬戶記錄和財務(wù)報告信息的交換是其擴(kuò)展功能。近年來，EDI和XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語言）及XBRL（可擴(kuò)展商業(yè)報告語言）的結(jié)合運用將進(jìn)一步拓展其在會計數(shù)據(jù)交換中的應(yīng)用。2.《財務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)98-001號》。我國關(guān)于不同系統(tǒng)之間交換會計信息問題的提出，始于上世紀(jì)90年代初各種會計核算軟件風(fēng)起云涌之際。企業(yè)集團(tuán)各成員企業(yè)的數(shù)據(jù)上傳、集團(tuán)數(shù)據(jù)匯總時，如果相互之間的軟件平臺不同、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)迥異，就需要在不同軟件平臺之間進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。當(dāng)時，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換所涉及任意兩種軟件的廠商之間都互不協(xié)調(diào)甚至故意設(shè)置技術(shù)壁壘，從而使會計數(shù)據(jù)交換大受限制。這既不利于會計軟件行業(yè)的健康發(fā)展，也不利于用戶會計核算和管理水平的提高。為此，1998年中國軟件行業(yè)協(xié)會財務(wù)及管理軟件分會制定了《財務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)98-001號》，在國內(nèi)開了不同軟件平臺之間交換會計數(shù)據(jù)的接口標(biāo)準(zhǔn)的先河。該標(biāo)準(zhǔn)主要界定了會計核算軟件轉(zhuǎn)出或轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)的文件類型、數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容結(jié)構(gòu)等。3.《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標(biāo)準(zhǔn)。為解決國內(nèi)外會計信息系統(tǒng)兼容問題，上海率先于2002年發(fā)布《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口規(guī)范》，以使國外軟件環(huán)境下的會計信息轉(zhuǎn)換成符合國內(nèi)會計制度、能為國內(nèi)軟件所識別和匯入的會計信息。上海市出臺這一標(biāo)準(zhǔn)也正是國家標(biāo)準(zhǔn)出臺的序幕。2003年年底，審計署和上海市分別向國標(biāo)委提交了兩個《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)》的標(biāo)準(zhǔn)草案。2004年2～8月，審計署計算中心召集上?！缎畔⒓夹g(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)》標(biāo)準(zhǔn)起草組成員及其他相關(guān)專家，綜合整理制定了《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》，于2004年9月20日經(jīng)國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會批準(zhǔn)發(fā)布，并于2005年1月1日起在全國范圍內(nèi)實施。標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容主要包括：數(shù)據(jù)元素規(guī)范、數(shù)據(jù)文件的輸出內(nèi)容和格式要求。該標(biāo)準(zhǔn)頒布后，國內(nèi)主要的會計軟件廠商如用友、金蝶、新中大等在各自的升級版本中增加了基于該標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能。4.XBRL。XBRL是XML在財務(wù)報告信息交換中的一種應(yīng)用，是目前應(yīng)用于非結(jié)構(gòu)化信息處理尤其是財務(wù)信息處理的最新標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)。XBRL在會計中的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)不同公司之間會計數(shù)據(jù)的共享和互操作。鑒于目前國情，我國會計數(shù)據(jù)交換國家標(biāo)準(zhǔn)將數(shù)據(jù)交換格式重點放在文本文件類別上，同時提出了XML文件類別的格式定義，但沒有涉及XBRL中國標(biāo)準(zhǔn)的制定。這一任務(wù)落在了深圳證券交易所和上海證券交易所身上。兩家交易所及相關(guān)機構(gòu)共同制定了XBRL中國部分的會計信息分類標(biāo)準(zhǔn)和格式標(biāo)準(zhǔn)，于2010年財政部發(fā)布了《中國會計信息分類標(biāo)準(zhǔn)》。三、審計取證中會計數(shù)據(jù)接口的功能布局1.雙接口布局。雙接口布局就是進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的雙方系統(tǒng)各自內(nèi)含數(shù)據(jù)接口，可輸出和讀取標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)文件。會計信息系統(tǒng)內(nèi)含“會計數(shù)據(jù)接口”，審計信息系統(tǒng)內(nèi)含“審計數(shù)據(jù)接口”，雙方通過各自攜帶的數(shù)據(jù)接口輸出和讀取標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)文檔實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。這里的數(shù)據(jù)接口實際上是一個通用的翻譯轉(zhuǎn)換程序，它將特定系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成其他系統(tǒng)可讀的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)文件，或者將來自其他系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換成符合特定系統(tǒng)要求的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)接口技術(shù)的關(guān)鍵是所遵循的接口標(biāo)準(zhǔn)，比如基于《信息技術(shù)會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》的文本數(shù)據(jù)交換，其交換的數(shù)據(jù)文檔就應(yīng)符合該標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)據(jù)文件內(nèi)容和格式的規(guī)范。2.單一數(shù)據(jù)抽取接口布局。審計信息系統(tǒng)內(nèi)含“數(shù)據(jù)采集模塊”，直接訪問和復(fù)制會計信息系統(tǒng)的賬套數(shù)據(jù)庫。這是目前審計信息系統(tǒng)通常采用的方法，即在審計信息系統(tǒng)中安排功能較為強大的數(shù)據(jù)采集程序，直接訪問賬套數(shù)據(jù)庫或先復(fù)制賬套數(shù)據(jù)庫再訪問復(fù)制的副本，并能對其進(jìn)行一定的數(shù)據(jù)分析，進(jìn)而生成審計工作數(shù)據(jù)。3.獨立數(shù)據(jù)接口布局。（1）功能要求。對于既不能提供兼容的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)文檔，又缺乏功能強大的審計數(shù)據(jù)采集模塊的情況，上述兩種方法均無法實現(xiàn)審計取證對會計數(shù)據(jù)的采集。因此必須考慮開發(fā)獨立數(shù)據(jù)接口程序來實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。其功能主要是根據(jù)審計信息系統(tǒng)要求建立數(shù)據(jù)采集的規(guī)則，然后讀取、分析會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，生成符合審計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集規(guī)則的數(shù)據(jù)文件。（2）實現(xiàn)途徑。獨立數(shù)據(jù)接口是一個獨立程序，可以通過編寫可執(zhí)行文件實現(xiàn)，也可以在數(shù)據(jù)庫管理環(huán)境中利用SQL編程來實現(xiàn)。下文中的案例就是利用功能強大的SQL工具實現(xiàn)對會計賬套數(shù)據(jù)的讀取和分析，進(jìn)而生成審計系統(tǒng)能夠識別和讀取的數(shù)據(jù)文件。四、審計取證獨立數(shù)據(jù)接口的實現(xiàn)案例AO2008是目前應(yīng)用廣泛的金審工程現(xiàn)場審計工具，本身提供了部分針對特定會計軟件的數(shù)據(jù)接口，但無面向各種會計軟件的通用的采集和轉(zhuǎn)換接口。如某市會計核算中心采用了某種版本的財務(wù)軟件，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與AO2008的數(shù)據(jù)采集模板不能兼容，AO2008無法正確采集到該版本財務(wù)軟件的會計數(shù)據(jù)。以下用SQL查詢分析器，首先通過執(zhí)行SQL語句生成能被AO2008讀取的中間數(shù)據(jù)，而后在AO2008中通過賬簿數(shù)據(jù)重建實現(xiàn)審計系統(tǒng)的現(xiàn)場取證。1.生成中間數(shù)據(jù)。金算盤某版本財務(wù)軟件使用oracal數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，而AO2008使用MS某款數(shù)據(jù)庫。因此，首先對金算盤數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，然后在安裝了oracal的機器上還原dmp備份文件，利用SQLServer的“導(dǎo)入和導(dǎo)出數(shù)據(jù)”進(jìn)行轉(zhuǎn)換，生成后綴名為“mdb”的數(shù)據(jù)庫文件，其中至少包含了以下10個表：ACCOUNT（科目表），ACCOUNTDAILY（科目日記表），CLASS1（項目表），CUSTOMER（客戶表），DEPARTMENT（部門表），EMPLOYEE（職員表），VOUCHER（憑證主表），VOUCHERDETAIL（憑證明細(xì)表），VOUCHERTYPE（憑證類型表）。需生成的中間數(shù)據(jù)表分別為科目余額表kmye、憑證主表pz和憑證明細(xì)表pzmx。（1）生成科目余額表kmye。科目余額信息保存在ACCOUNTDAILY表中，生成科目余額表的SQL語句如下（會計期間為2007年度。為識讀方便，下文SQL語句中部分?jǐn)?shù)據(jù)列名未使用其真實名稱，而采用漢字偽碼標(biāo)識）：SELECTACCOUNT.科目編碼，CLASS1.項目編碼，CUSTOMER.客戶編碼，DEPARTMENT.部門編碼，EMPLOYEE.員工編碼，VAL（ACCOUNT.科目方向）？鄢（ACCOUNTDAILY.借方金額-ACCOUNTDAILY.貸方金額）ASBALANCE，ACCOUNT，科目方向，2007ASYEAR，1ASMONTHINTOKMYEFROM（（（（（ACCOUNTDAILYLEFTJOINACCOUNTONACCOUNTDAILY.科目號=ACCOUNT.科目號）LEFTJOINCLASS1ONACCOUNTDAILY.項目號=CLASS1.項目號）LEFTJOINCUSTOMERONACCOUNTDAILY.顧客號=CUSTOMER.顧客號）LEFTJOINDEPARTMENTONACCOUNTDAILY.部門號=DEPARTMENT.部門號）LEFTJOINEMPLOYEEONACCOUNTDAILY.員工號=EMPLOYEE.員工號WHEREYEAR（STRDATE）＜2007；（2）生成憑證主表pz。憑證主表的數(shù)據(jù)源是VOUCHER，生成憑證主表pz的SQL語句如下：SELECTVOUCHER.記錄編號，VOUCHER.憑證編號，VOUCHER.憑證日期，VOUCHERTYPE.憑證類別，VOUCHER.附件INTOpzFROMVOUCHERLEFTJOINVOUCHERTYPEONVOUCHER.類別號=VOUCHERTYPE.類別號；（3）生成憑證明細(xì)表pzmx的SQL語句如下：SELECTVOUCHERDETAIL.分錄編號，VOUCHERDETAIL.憑證號，VOUCHERDETAIL.憑證標(biāo)志，ACCOUNT.科目編碼，CLASS1.項目編碼，CUSTOMER.客戶編碼，DEPARTMENT.部門編碼，EMPLOYEE.員工編碼，VOUCHERDETAIL.金額，VOUCHERDETAIL.方向INTOpzmxFROM（（（（（VOUCHERDETAILLEFTJOINACCOUNTONVOUCHERDETAIL.科目號=ACCOUNT.科目號）LEFTJOINCLASS1ONVOUCHERDETAIL.項目號=CLASS1.項目號）LEFTJOINCUSTOMERONVOUCHERDETAIL.顧客號=CUSTOMER.顧客號）LEFTJOINDEPARTMENTONVOUCHERDETAIL.部門號=DEPARTMENT.部門號）LEFTJOINEMPLOYEEONVOUCHERDETAIL.員工號=EMPLOYEE.員工號；2.數(shù)據(jù)整理與轉(zhuǎn)換。根據(jù)上述步驟，已得到數(shù)據(jù)庫中的ACCOUNT，連同中間數(shù)據(jù)表kmye、pz、pzmx等表。這些作為生成財務(wù)數(shù)據(jù)的臨時表，繼續(xù)使用SQL查詢器進(jìn)行會計期間及科目整理、常規(guī)數(shù)據(jù)整理。