醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件

醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部

項(xiàng)目管理提升項(xiàng)目一頁(yè)紙項(xiàng)目管理培訓(xùn)醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第1頁(yè)目錄緒論1

什么是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理2

五項(xiàng)基本元素3矩陣4創(chuàng)建一頁(yè)紙項(xiàng)目管理12步驟5一頁(yè)紙項(xiàng)目管理實(shí)際操作62醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第2頁(yè)緒論

你是否需要一份項(xiàng)目概述，里面文本和圖標(biāo)要包含這些信息：項(xiàng)目標(biāo)各個(gè)部分是否暗示、提前后滯后完成；每項(xiàng)有沒(méi)有到達(dá)預(yù)期目標(biāo)；出現(xiàn)了哪些主要問(wèn)題；項(xiàng)目當(dāng)前大致進(jìn)展情況及未來(lái)三個(gè)月走勢(shì)。你是否正在為一份復(fù)雜項(xiàng)目匯報(bào)而苦惱，或許你正在和你團(tuán)體計(jì)劃另一項(xiàng)主要任務(wù)，現(xiàn)在卻不得不花費(fèi)大量精力對(duì)這份匯報(bào)全力以赴，不過(guò)您管理者時(shí)間有限，不會(huì)去讀厚厚一沓匯報(bào)，只會(huì)搜索主要信息，假如匯報(bào)做不夠完整或不令人滿意，那么只能放棄追根溯源打算而落個(gè)一知半解。所以，你一定要把這份匯報(bào)做得細(xì)致而且做好兩手準(zhǔn)備。

3醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第3頁(yè)

那么你應(yīng)該做，或者說(shuō)從項(xiàng)目一開(kāi)始就應(yīng)該做了，只是向他們提供項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙，全部必要信息都能夠用直觀而實(shí)在圖表在一頁(yè)紙上展示出來(lái)，能及時(shí)、易懂、易編形式傳達(dá)項(xiàng)目決議者需要知道全部主要信息，讓其把注意力集中在主要事情上，權(quán)責(zé)分明，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況運(yùn)籌帷幄，能夠說(shuō)全部一切都集中在了這僅僅8.5英寸寬、11英寸長(zhǎng)（約A4紙大?。┮粡埣埳?。項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙?zhí)岢隽藛?wèn)題，不過(guò)它更多是在處理問(wèn)題，簡(jiǎn)短和全方面使它成為一項(xiàng)非常有效溝通工具。（溝通即是項(xiàng)目管理者主要任務(wù)）緒論4醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第4頁(yè)什么是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理？什么是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理？為高層管理者準(zhǔn)備一個(gè)工具或者說(shuō)是一份匯報(bào)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理主要目標(biāo)——向高層管理者反應(yīng)項(xiàng)目情況和各方面責(zé)任人績(jī)效提出問(wèn)題所在更多是處理問(wèn)題讓高層管理者明白全部主要項(xiàng)目組成部分及項(xiàng)目進(jìn)展情況讓高層管理者明白各組成部分全部者是誰(shuí)明確項(xiàng)目在哪方面超出時(shí)間和預(yù)算明確誰(shuí)工作出眾應(yīng)值得到認(rèn)可、取得榮譽(yù)，誰(shuí)需要幫助

5醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第5頁(yè)什么是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理？一頁(yè)紙項(xiàng)目管理創(chuàng)建者團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)和全部者

一頁(yè)紙項(xiàng)目管理對(duì)象

它能夠是整個(gè)項(xiàng)目標(biāo)一頁(yè)紙也能夠是這個(gè)項(xiàng)目里某個(gè)小任務(wù)一頁(yè)紙每個(gè)任務(wù)后面依然能夠擁有另一份項(xiàng)目管理者做出一頁(yè)紙6醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第6頁(yè)什么是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理？一頁(yè)紙項(xiàng)目管理提升會(huì)議效果不論是全方面管理還是項(xiàng)目團(tuán)體會(huì)議，每個(gè)項(xiàng)目會(huì)議都能取得立竿見(jiàn)影效果。每個(gè)項(xiàng)目會(huì)議議程都基本一樣，因?yàn)樗^議程就是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理。每位參加者都熟悉一頁(yè)紙項(xiàng)目管理及其運(yùn)行方式，因?yàn)樵诮M織中這份文件無(wú)所不在。每位與會(huì)人員都對(duì)將對(duì)要討論內(nèi)容和自己要闡述事情非常清楚，所以就能夠有備而來(lái)。會(huì)議時(shí)間縮短，更多時(shí)間用在了項(xiàng)目運(yùn)行上。因?yàn)槿耸忠环蓓?xiàng)目管理者一頁(yè)紙副本，全部感興趣得人之間交流變得輕易了。一頁(yè)紙項(xiàng)目管理簡(jiǎn)練明了而又直截了當(dāng)，它提升了效率，使大家都能實(shí)話實(shí)說(shuō)。7醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第7頁(yè)五項(xiàng)基本元素成本預(yù)算VS實(shí)情時(shí)間線計(jì)劃VS績(jī)效責(zé)任人目標(biāo)任務(wù)每個(gè)項(xiàng)目標(biāo)五個(gè)基本元素=一頁(yè)紙項(xiàng)目管理結(jié)構(gòu)框架8醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第8頁(yè)要素一任務(wù)任務(wù)：怎么做必須完成這些任務(wù)才能實(shí)現(xiàn)目標(biāo)項(xiàng)目標(biāo)中心9醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第9頁(yè)要素二目標(biāo)

是什么

為何目標(biāo)項(xiàng)目標(biāo)目標(biāo)就是它前景可概括可詳細(xì)衡量標(biāo)準(zhǔn)是否按時(shí)按預(yù)算完成也能夠添加更多目標(biāo)比如：投資回報(bào)率10醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第10頁(yè)要素三時(shí)間線時(shí)間線何時(shí)依據(jù)時(shí)間線來(lái)檢測(cè)預(yù)計(jì)做一些事情時(shí)間（以及做這些事情實(shí)際時(shí)間）假如要大項(xiàng)目就要對(duì)應(yīng)地延長(zhǎng)分配時(shí)間和擴(kuò)大分配金額11醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第11頁(yè)要素四成本成本是多少顧問(wèn)之類直接成本人員布署間接成本成本會(huì)計(jì)很復(fù)雜，每個(gè)項(xiàng)目都需要會(huì)計(jì)專業(yè)人員參加12醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第12頁(yè)要素五責(zé)任人責(zé)任人？是誰(shuí)賞罰分明促使投入工作明確哪項(xiàng)任務(wù)是誰(shuí)負(fù)責(zé)后在管理者觀察下你會(huì)完全投入工作明確了誰(shuí)工作出眾、誰(shuí)需要幫助、誰(shuí)工作失誤13醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第13頁(yè)矩陣矩陣14醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第14頁(yè)矩陣矩陣一頁(yè)紙項(xiàng)目管理關(guān)鍵，一頁(yè)紙項(xiàng)目管理所有元素以及項(xiàng)目管理總體情況都在上面。主要任務(wù)在矩陣頂部標(biāo)示“主要任務(wù)”，在它上面列出了項(xiàng)目標(biāo)主要任務(wù)羅列多少取決于期望了解多少“任務(wù)”是任何項(xiàng)目標(biāo)重點(diǎn)，是一頁(yè)紙關(guān)鍵15醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第15頁(yè)主要任務(wù)1.任務(wù)列得太多會(huì)降低一頁(yè)紙項(xiàng)目管理效果，弄巧成拙，通常最多為30項(xiàng)。2.每個(gè)項(xiàng)目能夠有多個(gè)任務(wù)，而每一個(gè)任務(wù)又能夠擁有另一份項(xiàng)目管理者做出一頁(yè)紙、另一個(gè)微軟程序、另一個(gè)P3程序計(jì)劃評(píng)審技術(shù)。3.“主觀任務(wù)”（A行到C行）是為定性績(jī)效匯報(bào)準(zhǔn)備。后面會(huì)做詳細(xì)講解。矩陣16醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第16頁(yè)矩陣目標(biāo)日期即完成任務(wù)日期以及在完成整個(gè)任務(wù)之前中間日期階段，也就是每項(xiàng)任務(wù)時(shí)間線17醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第17頁(yè)矩陣預(yù)算和成本一頁(yè)紙里用橫道圖來(lái)表示通常有兩條橫道圖，一條用于“資本預(yù)算”，另一條用于“費(fèi)用預(yù)算”

成本普通是按照項(xiàng)目進(jìn)程來(lái)繪制18醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第18頁(yè)矩陣概述和預(yù)測(cè)統(tǒng)計(jì)一頁(yè)紙其它部分沒(méi)有涵蓋到方面。重點(diǎn)解釋與計(jì)劃相沖突地方，并提出預(yù)測(cè)性補(bǔ)救。告訴管理者下面階段你對(duì)項(xiàng)當(dāng)前景新想法。19醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第19頁(yè)矩陣目標(biāo)對(duì)項(xiàng)目標(biāo)期望結(jié)果，要有可測(cè)量性和可行性。目標(biāo)與全部任務(wù)都緊密相連，并不是取決于某項(xiàng)單一任務(wù)。20醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第20頁(yè)1.標(biāo)題7.目標(biāo)日期2.責(zé)任人8.使任務(wù)與時(shí)間線一致3.矩陣——文件根基9.將任務(wù)分配給責(zé)任人4.項(xiàng)目目標(biāo)10.主觀任務(wù)5.主要項(xiàng)目任務(wù)11.成本6.使任務(wù)和目標(biāo)一致12.概述和預(yù)測(cè)創(chuàng)建一頁(yè)紙項(xiàng)目管理12步驟【可依據(jù)自己所從事任何項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整和修改。對(duì)于大項(xiàng)目，僅僅一份這么一頁(yè)紙項(xiàng)目管理是不夠?！?1醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第21頁(yè)創(chuàng)建一頁(yè)紙項(xiàng)目管理12步驟例題說(shuō)明：我們是依據(jù)自動(dòng)化分配中心這個(gè)項(xiàng)目來(lái)填充這些表格道。在泰納企業(yè)，我們?yōu)閱T工創(chuàng)造和分配各種各樣獎(jiǎng)項(xiàng)，比如認(rèn)可獎(jiǎng)、績(jī)效獎(jiǎng)、還有其它種類獎(jiǎng)項(xiàng)。自動(dòng)化分配中心建于1995年，那里主要有用來(lái)儲(chǔ)存獎(jiǎng)品30英尺高棚架。各排之間棚架上安有按路徑運(yùn)行機(jī)器人載體，它們能夠在任何時(shí)候從成千上萬(wàn)存貨中找出某個(gè)獎(jiǎng)品，而且還能夠補(bǔ)充貨物，儲(chǔ)存與搜尋我們這些獎(jiǎng)項(xiàng)都是完全自動(dòng)化。

注：一頁(yè)紙項(xiàng)目管理必須是團(tuán)體大家庭共同努力結(jié)果，團(tuán)體應(yīng)該由全部任務(wù)責(zé)任人組成。在創(chuàng)建一頁(yè)紙最終一定要取得大家支持并統(tǒng)一意見(jiàn)。22醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第22頁(yè)第1步：標(biāo)題第一步要提供關(guān)于項(xiàng)目標(biāo)基本信息，它寫(xiě)在表格頂部突出長(zhǎng)方形處。這些信息包含：項(xiàng)目名稱項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目目標(biāo)項(xiàng)目完成日期是什么？23醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第23頁(yè)第1步：標(biāo)題怎樣做？項(xiàng)目名稱：自動(dòng)化分配中心在這個(gè)例子中，項(xiàng)目名稱非常形象。在項(xiàng)目名稱里加進(jìn)項(xiàng)目目標(biāo)，經(jīng)過(guò)命名能夠巧妙地使參加者對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)認(rèn)識(shí)一天天加深。比如：削減應(yīng)收賬款項(xiàng)目—不是重新設(shè)計(jì)項(xiàng)目，贏得Shingo獎(jiǎng)—不是制造獎(jiǎng)品。也可組織團(tuán)體組員討論命名。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)人：克拉克·坎貝爾由高層管理人指定。每個(gè)項(xiàng)目首先必須明確主管人，而且是一個(gè)人，這個(gè)人一定要是責(zé)任人，而不是指導(dǎo)、顧問(wèn)，或是組織內(nèi)全職員工之外任何人。項(xiàng)目管理者具備基本能力：必須是一個(gè)出眾溝通者；做到“實(shí)話實(shí)說(shuō)”，這么管理者會(huì)認(rèn)可問(wèn)題存在，對(duì)后果有個(gè)正確看法，既可創(chuàng)造結(jié)果，又可讓滯后部分迎頭趕上。24醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第24頁(yè)第1步：標(biāo)題怎樣做？項(xiàng)目目標(biāo)：重新設(shè)計(jì)分配中心——取得30%投資回報(bào)率（ROI）由高層管理人下達(dá)項(xiàng)目目標(biāo)。往往與指定項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者是同一人。而這個(gè)目標(biāo)應(yīng)該是由項(xiàng)目關(guān)系人來(lái)做，這些人包含項(xiàng)目團(tuán)體、提供基金高層管理者，還有從項(xiàng)目中獲益人。項(xiàng)目標(biāo)目標(biāo)就是項(xiàng)目標(biāo)目標(biāo)，也就是你想做什么或者是你想實(shí)現(xiàn)什么。項(xiàng)目完成日期：-01-12和目標(biāo)一樣，分配項(xiàng)目給你人也會(huì)要求項(xiàng)目完成日期或者是目標(biāo)日期，但并不意味著你就得盲目地同意，一定要協(xié)商一致，一旦寫(xiě)上一頁(yè)紙就要堅(jiān)持到底。假如標(biāo)題已經(jīng)初步確定，但你依然認(rèn)為管理者所定日期不太現(xiàn)實(shí)，這只是表明在你挑選了團(tuán)體組員之后你們會(huì)共同制訂一個(gè)提升現(xiàn)實(shí)目標(biāo)可能性方案，它可能意味著上層中人員和項(xiàng)目成本調(diào)整，也可能是下層中可交付結(jié)果范圍調(diào)整。25醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第25頁(yè)第2步：責(zé)任人是什么？假定你是項(xiàng)目執(zhí)行者，也是整理項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙人，你下一步就是給團(tuán)體命名。組員有哪些？誰(shuí)會(huì)參加項(xiàng)目？項(xiàng)目各部分責(zé)任人是誰(shuí)？這些人是項(xiàng)目標(biāo)主要成份管理人員，也是關(guān)系到項(xiàng)目管理成敗人。怎樣做？必須將不一樣人與項(xiàng)目標(biāo)需要和要求搭配好。同時(shí)，還需考慮這些人經(jīng)歷、知識(shí)、技巧怎樣來(lái)滿足項(xiàng)目標(biāo)需要，他們?nèi)似吩趺礃?？在一起能夠友好共處嗎？盡可能控制責(zé)任人數(shù)量，通常三四個(gè)足夠了。一定是能干執(zhí)行者，有各自想法和優(yōu)點(diǎn)，才能組成強(qiáng)大隊(duì)伍。26醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第26頁(yè)第3步：矩陣—文件根基是什么？前面我們談到過(guò)矩陣，我們能夠把它比喻成從頭到尾指導(dǎo)項(xiàng)目標(biāo)指南針，它是在你和團(tuán)體對(duì)話中實(shí)現(xiàn)。矩陣式一頁(yè)紙項(xiàng)目管理基礎(chǔ)，它連接了項(xiàng)目標(biāo)全部基本元素，并將這些元素傳遞給讀者們。怎樣做？這一步所要做就是集合你團(tuán)體共同探討怎樣處理項(xiàng)目。首先，向他們進(jìn)行項(xiàng)目綜述其次，大致地討論矩陣各個(gè)方面，包含目標(biāo)、主要項(xiàng)目任務(wù)，目標(biāo)日期和預(yù)算等。最終，從下一步開(kāi)始指導(dǎo)每位隊(duì)員怎樣使用這一頁(yè)紙，在和同伴們共同完成這12個(gè)步驟過(guò)程中，你會(huì)發(fā)覺(jué)團(tuán)體凝聚力增強(qiáng)了，你能力和自信也會(huì)伴隨項(xiàng)目標(biāo)成功完成而提升。27醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第27頁(yè)第4步：項(xiàng)目目標(biāo)是什么？現(xiàn)在隊(duì)員們已經(jīng)各就各位，大家開(kāi)始細(xì)分項(xiàng)目目標(biāo)了，也就是子目標(biāo)，是從屬于整體目標(biāo)。項(xiàng)目目標(biāo)特征：詳細(xì)而非籠統(tǒng)不過(guò)分復(fù)雜具備可測(cè)量性，切實(shí)性，可驗(yàn)證性程度適當(dāng)，有挑戰(zhàn)性現(xiàn)實(shí)可行資源范圍內(nèi)有效資源或預(yù)測(cè)資源一致與組織規(guī)劃、方針及程序一致28醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第28頁(yè)第4步：項(xiàng)目目標(biāo)怎樣做？要把項(xiàng)目分成三四個(gè)子目標(biāo)，就必須提倡簡(jiǎn)練，這時(shí)就得和隊(duì)員們商議項(xiàng)目最主要是什么？是按時(shí)嗎？是降低成本嗎？做好項(xiàng)目真正需要是什么？而一個(gè)有能力項(xiàng)目管理者就

項(xiàng)目標(biāo)三個(gè)變量（三約束）是：1.時(shí)間：它指是完成項(xiàng)目所包括各個(gè)步驟以及完成整個(gè)項(xiàng)目所需要時(shí)間。2.資源：這屬于資產(chǎn)，是在你支配下完成項(xiàng)目標(biāo)資源。通常情況下，最主要資源是人力和財(cái)力。3.范圍：項(xiàng)目范圍說(shuō)明了消費(fèi)者是誰(shuí)，為他們生產(chǎn)最終可交付結(jié)果，為他們生產(chǎn)最終可交付結(jié)果，以及評(píng)價(jià)這些可交付結(jié)果是否令他們滿意標(biāo)準(zhǔn)。

【這三個(gè)原因在項(xiàng)目管理中一起運(yùn)行，假如其中一項(xiàng)失去平衡就必須對(duì)其它兩個(gè)原因做出調(diào)整?！?/p>

在例題中目標(biāo)是：完成修建（一棟樓房修建結(jié)束），系統(tǒng)操作（大樓里全部系統(tǒng)都按制訂方式運(yùn)轉(zhuǎn)），人員布署（全部即將在分配中心工作人已到位并接收了新設(shè)備操作訓(xùn)練，準(zhǔn)備步入正軌）。29醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第29頁(yè)第5步：主要項(xiàng)目任務(wù)是什么？

任務(wù)就是指完成項(xiàng)目所必須做事，是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理組成元素中最主要。【為了更有效，每項(xiàng)任務(wù)都應(yīng)是便于管理】30醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第30頁(yè)怎樣做？在一頁(yè)紙幫助下，將一項(xiàng)大任務(wù)切分成幾個(gè)小塊，對(duì)于大項(xiàng)目，任務(wù)必須和項(xiàng)目管理軟件程序中所顯示一致，這些程序是項(xiàng)目各個(gè)部分所必不可少。一頁(yè)紙項(xiàng)目管理并不是要替換P3等這些必須和用處頗多工具，作為一個(gè)最高層次學(xué)習(xí)、調(diào)整和交流資料方式，它能夠綜觀全局。通常，如是小項(xiàng)目標(biāo)話，你自己就能夠完成任務(wù)，就不需要一頁(yè)紙。第5步：主要項(xiàng)目任務(wù)12要取得全部參加者接收和認(rèn)同。這就防止了任務(wù)責(zé)任人以及他們團(tuán)體行為與項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙中所顯示不一致。31醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第31頁(yè)怎樣做？第5步：主要項(xiàng)目任務(wù)除了便于管理，每項(xiàng)任務(wù)還要明確化，方便與其它任務(wù)相區(qū)分。如：“建樓”一頁(yè)紙任務(wù)1：打地基和基礎(chǔ)“地基和基礎(chǔ)”一頁(yè)紙任務(wù)1：打地基“樓房地基”一頁(yè)紙任務(wù)1：建木槽3任務(wù)進(jìn)程應(yīng)該含有可測(cè)量性，這么你才能在一頁(yè)紙上統(tǒng)計(jì)下它們進(jìn)度并做出匯報(bào)任務(wù)要足量，但不能太多，因?yàn)樘嗑筒惠p易跟蹤、了解不到全貌，也不能太少，太少就增加了每項(xiàng)任務(wù)管理難度。通常，項(xiàng)目標(biāo)每個(gè)匯報(bào)期平均兩三個(gè)任務(wù)比較適當(dāng)，倘若項(xiàng)目需要9個(gè)月，那么大約18個(gè)任務(wù)就能夠了，假如項(xiàng)目時(shí)間是兩年，48個(gè)左右人物比較適當(dāng)。

當(dāng)然任務(wù)分太細(xì)也不好，盡可能將完成任務(wù)時(shí)間控制在項(xiàng)目總時(shí)間二分之一以內(nèi)。假如一個(gè)項(xiàng)目周期4個(gè)月，那么最少要有兩個(gè)任務(wù)。實(shí)際上，大部分項(xiàng)目應(yīng)該是按照每個(gè)月最低增量來(lái)劃分。32醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第32頁(yè)怎樣做？第5步：主要項(xiàng)目任務(wù)這一步之所以主要，因?yàn)樗恢皇菭可娴饺蝿?wù)，還包括到責(zé)任人，在分配任務(wù)時(shí)候，你一定要給每項(xiàng)任務(wù)搭配對(duì)應(yīng)責(zé)任人，并做到有放矢。433醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第33頁(yè)是什么？第6步：使任務(wù)和目標(biāo)一致這一步，要檢驗(yàn)以確保名單上所列舉每項(xiàng)任務(wù)最終都到達(dá)了預(yù)期目標(biāo)。陰影部分表現(xiàn)出了任務(wù)和目標(biāo)相關(guān)性。34醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第34頁(yè)怎么做？第6步：使任務(wù)和目標(biāo)一致在瀏覽任務(wù)與目標(biāo)時(shí)最主要是二者要匹配，很有可能在這個(gè)過(guò)程會(huì)發(fā)覺(jué)不規(guī)則現(xiàn)象。假如你正考慮“完成修建”這個(gè)目標(biāo)，而且已經(jīng)列出了相關(guān)任務(wù)，不過(guò)到了“是任務(wù)和目標(biāo)一致”這一步，你可能就會(huì)發(fā)覺(jué)并沒(méi)有與完成修建相關(guān)系任務(wù)，那么你就要返回去做補(bǔ)充。35醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第35頁(yè)怎么做？第6步：使任務(wù)和目標(biāo)一致從“自動(dòng)化分配中心”一頁(yè)紙項(xiàng)目管理中能夠看到，在與“主要任務(wù)”相并列“目標(biāo)”中關(guān)聯(lián)?！笆跇?biāo)協(xié)議”是和“完成修建”目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，那么在項(xiàng)目和目標(biāo)交叉地方就有個(gè)圓圈，“授標(biāo)協(xié)議”和“系統(tǒng)操作”以及“人員布署”毫無(wú)關(guān)聯(lián)，所以也就沒(méi)有用圓圈把它們聯(lián)絡(luò)在一起?！鞍惭b支架”這個(gè)任務(wù)，它是和“完成修建”和“系統(tǒng)操作”這兩個(gè)目標(biāo)并列，因?yàn)?0英尺高支架既是建筑一部分也是系統(tǒng)一部分，“用戶訓(xùn)練”則是和“人員布署”這個(gè)目標(biāo)聯(lián)絡(luò)起來(lái)，因?yàn)樵跇抢锕ぷ鲉T工必須首先經(jīng)過(guò)訓(xùn)練。

全部任務(wù)都最少有一個(gè)與之對(duì)應(yīng)目標(biāo)。36醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第36頁(yè)是什么？第7步：目標(biāo)日期在項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙中用紅色方框標(biāo)識(shí)出就是目標(biāo)日期，從左到右長(zhǎng)方形中我們將時(shí)間線分成了斷斷續(xù)續(xù)部分，它是按1995年每個(gè)月增加量劃分。并不是全部項(xiàng)目都要以這種方式來(lái)劃分，也能夠每?jī)芍堋⒚績(jī)蓚€(gè)月來(lái)劃分，按月劃分是常見(jiàn)情況。37醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第37頁(yè)怎么做？第7步：目標(biāo)日期第一步是要估算項(xiàng)目總時(shí)間范圍，然后我們將時(shí)間線分成可測(cè)量時(shí)間塊。時(shí)間線一旦確定，就必須嚴(yán)格執(zhí)行，所以你必須和每一個(gè)與之相關(guān)并對(duì)此負(fù)有責(zé)任人商議，得到他們同意，讓他們認(rèn)為這么做是可行而且愿意推行和實(shí)現(xiàn)它。一頁(yè)紙頂部寫(xiě)有最終完成日期，從這個(gè)日期開(kāi)始倒數(shù)，我們工作經(jīng)歷了全部步驟。一開(kāi)始就要確保你有充分時(shí)間完成全部事，假如沒(méi)有，那么你時(shí)間線就要做出調(diào)整。38醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第38頁(yè)是什么？第8步：使任務(wù)與時(shí)間安排一致

我們現(xiàn)在所做就是使任務(wù)和時(shí)間安排相一致或者說(shuō)相關(guān)聯(lián)，下列圖紅色線條顯示是前面已經(jīng)完成步驟，尤其要注意主要任務(wù)與目標(biāo)日期之間斜線。39醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第39頁(yè)怎么做？第8步：使任務(wù)與時(shí)間安排一致

我們決定每項(xiàng)任務(wù)所需要時(shí)間，然后在任務(wù)旁邊格子里畫(huà)上一個(gè)空?qǐng)A圈，假如任務(wù)所需要時(shí)間為七個(gè)月，時(shí)間塊是按月增量劃分，那么這項(xiàng)任務(wù)旁邊就會(huì)有七個(gè)圓圈，每完成一項(xiàng)任務(wù)就添上一個(gè)圓圈。以“自動(dòng)化分配中心”一頁(yè)紙項(xiàng)目管理為例，第一項(xiàng)任務(wù)是“授標(biāo)協(xié)議”，在1月和2月處被標(biāo)上了兩個(gè)圈，這就是說(shuō)完成這項(xiàng)任務(wù)時(shí)間為兩個(gè)月，結(jié)束時(shí)間為2月末。第三項(xiàng)任務(wù)“系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)”也是從1月開(kāi)始，不過(guò)后面有四個(gè)圈，說(shuō)明它地完成時(shí)間為四個(gè)月。第六項(xiàng)任務(wù)“泊車與景觀”，它完成時(shí)間也是四個(gè)月，不過(guò)第一個(gè)圈是在5月那一欄，這就是說(shuō)5月之前這個(gè)任務(wù)是不會(huì)開(kāi)始，這對(duì)先完成其它任務(wù)比較有利，比如“地基和基礎(chǔ)”。第22項(xiàng)任務(wù)“人員安排”，它后面圓圈是：2月有一個(gè)，5月有一個(gè)，9月以后有三個(gè)，12月一個(gè)也沒(méi)有，這是因?yàn)槿藛T安排是依據(jù)需要來(lái)定。而“用戶訓(xùn)練”這項(xiàng)任務(wù)則是9月才開(kāi)始，因?yàn)橹挥袠欠靠煨藓昧瞬艜?huì)有訓(xùn)練人員使用樓房設(shè)備核系統(tǒng)需要。40醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第40頁(yè)是什么？第9步：將任務(wù)分配到人

突出地方標(biāo)示前面已經(jīng)完成步驟。表格右上角部分，我們把任務(wù)分配給責(zé)任人，而且在一項(xiàng)任務(wù)有多個(gè)責(zé)任人情況下，我們要在他們之中分出主次次序。41醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第41頁(yè)第9步：將任務(wù)分配到人

不論任務(wù)責(zé)任人有多少個(gè)，一定要在他們中間分出主次。通常會(huì)有一個(gè)主要責(zé)任人，項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙里“責(zé)任人/優(yōu)先級(jí)”中所標(biāo)示A就是這個(gè)人。假如還有次要責(zé)任人，就用B來(lái)表示，第三個(gè)責(zé)任人就用C標(biāo)示。能夠有多個(gè)B和C責(zé)任人，不過(guò)主要責(zé)任人不要超出一個(gè)，每項(xiàng)任務(wù)都要有一個(gè)人來(lái)充當(dāng)總責(zé)任人角色。當(dāng)然，假如這個(gè)項(xiàng)目只有一位責(zé)任人，那么他與項(xiàng)目標(biāo)交叉處就是A。假如有些實(shí)在太小項(xiàng)目中，每項(xiàng)任務(wù)只有認(rèn)為責(zé)任人，這種情況就不用考慮優(yōu)先權(quán)，能夠用圓圈代替字母來(lái)表示每項(xiàng)任務(wù)責(zé)任人。

以“自動(dòng)化分配中心”一頁(yè)紙項(xiàng)目管理為例，你能夠看到第一項(xiàng)任務(wù)“授標(biāo)協(xié)議”，有一位責(zé)任人丹尼斯，在他所對(duì)應(yīng)一欄標(biāo)就是A；第三項(xiàng)任務(wù)“系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)”中有三位全部者：克勞斯為A，韋恩和戴夫是B，這就是克勞斯是最終責(zé)任人，韋恩和戴夫也負(fù)有一定責(zé)任且責(zé)任同等。個(gè)人所負(fù)責(zé)任由團(tuán)體共同商談來(lái)決定，有時(shí)候還需要你這位領(lǐng)導(dǎo)來(lái)協(xié)調(diào)，讓團(tuán)體每個(gè)人對(duì)自己責(zé)任和地位有個(gè)明確認(rèn)識(shí)，并勉勵(lì)他們相互協(xié)作。這就表達(dá)了項(xiàng)目成功最主要原因“溝通”，任何項(xiàng)目成功一個(gè)關(guān)鍵就是溝通，溝通一定要透明化、毫無(wú)約束、對(duì)全部些人都公開(kāi)。怎么做？42醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第42頁(yè)是什么？第10步：主觀任務(wù)

在一頁(yè)紙項(xiàng)目管理中，每項(xiàng)任務(wù)總會(huì)有那么幾個(gè)部分在時(shí)間線上難以所處定量分析。這個(gè)階段主要包括是主觀任務(wù)或者說(shuō)定性任務(wù)，而且貫通了整個(gè)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理。

比如：軟件性能、手機(jī)接收。生活中有很多事都不光是黑白兩色，項(xiàng)目也一樣，所以在一頁(yè)紙項(xiàng)目管理中項(xiàng)目管理者用三種顏色來(lái)描繪項(xiàng)目情況：紅色：情況不夠好時(shí)候就在任務(wù)旁邊方框用鮮艷紅色標(biāo)識(shí)，說(shuō)明不合格業(yè)績(jī)可能會(huì)影響到整個(gè)項(xiàng)目標(biāo)績(jī)效；綠色：情況良好時(shí)用鮮亮綠色標(biāo)示，它不會(huì)使項(xiàng)目收到影響；黃色：對(duì)事情狀態(tài)拿不準(zhǔn)時(shí)候就用黃色標(biāo)示，這就標(biāo)示情況無(wú)法確定，說(shuō)不準(zhǔn)會(huì)不會(huì)對(duì)整個(gè)項(xiàng)目造成影響。43醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第43頁(yè)怎么做？

在“自動(dòng)化分配中心”一頁(yè)紙項(xiàng)目管理中，“主觀任務(wù)”地方，有五項(xiàng)任務(wù)，前三項(xiàng)都與軟件相關(guān)，軟件性能是極難量化當(dāng)然也可能是至關(guān)主要，所以把它放進(jìn)了一頁(yè)紙中。以“完全合并操作”為例，這一行顯示了整個(gè)相互交織系統(tǒng)操作情況。我們看到內(nèi)部和外部軟件進(jìn)程、軟件測(cè)試操作過(guò)程，以及現(xiàn)在系統(tǒng)整體情況。最終一項(xiàng)任務(wù)“按時(shí)上線”指是項(xiàng)目團(tuán)體依據(jù)項(xiàng)目時(shí)間線對(duì)整個(gè)樓房及其系統(tǒng)運(yùn)行做出最正確判定。為了更加好地定量，目標(biāo)和責(zé)任人都是依據(jù)主觀任務(wù)排列，這些任務(wù)必須和項(xiàng)目標(biāo)主要任務(wù)相關(guān)聯(lián)，而且每項(xiàng)任務(wù)最少要有認(rèn)為負(fù)全部者。你會(huì)發(fā)覺(jué)我們打破了自己所定一項(xiàng)任務(wù)安排一位責(zé)任人規(guī)則，這是因?yàn)橐豁?yè)紙項(xiàng)目管理是為項(xiàng)目而定，所以應(yīng)該是它來(lái)適應(yīng)項(xiàng)目。第10步：主觀任務(wù)44醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第44頁(yè)是什么？第11步：成本

下列圖中有一個(gè)比較顯著長(zhǎng)方形，它代表是預(yù)算，由橫道圖簡(jiǎn)單而又直接表示。我們把預(yù)算分為三部分：建筑（600萬(wàn)美元），系統(tǒng)（300萬(wàn)美元），人力（50萬(wàn)美元），橫道圖長(zhǎng)度標(biāo)示每項(xiàng)費(fèi)用。

預(yù)算與它周圍時(shí)間線、目標(biāo)和責(zé)任人是沒(méi)相關(guān)系，目標(biāo)只是讓管理者能夠快速了解特定時(shí)間預(yù)算是多少。怎么做？

給每個(gè)預(yù)算制作一份橫道圖，用綠色表示預(yù)算之內(nèi)，黃色表示控制范圍內(nèi)多出預(yù)算部分，紅色表示無(wú)可挽回超出預(yù)算。你必須與會(huì)計(jì)部門(mén)一起來(lái)完成這些預(yù)算以確保資料準(zhǔn)確無(wú)誤。45醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第45頁(yè)怎么做？第11步：成本

在項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙上顯示預(yù)算很輕易，但取得這些數(shù)據(jù)極難。在畫(huà)線之前你一定要清楚地知道全部花費(fèi)。只有對(duì)自己花費(fèi)確認(rèn)情況下我們才會(huì)去做預(yù)算。確保你已經(jīng)加進(jìn)了全部費(fèi)用項(xiàng)目，比如軟件證書(shū)、軟件支持協(xié)議、顧問(wèn)等對(duì)通貨膨脹和項(xiàng)目變動(dòng)考慮所預(yù)備遞增量也要算進(jìn)去，你也能夠?qū)ⅰ伴g接成本”（softcosts）算在內(nèi)，比如一心撲在項(xiàng)目上企業(yè)內(nèi)部人員。在我們這個(gè)項(xiàng)目中三條預(yù)算加起來(lái)共950萬(wàn)美元，保險(xiǎn)起見(jiàn)，我們也能夠算作1000萬(wàn)美元，因?yàn)槠渲杏?0萬(wàn)美元用來(lái)預(yù)備一些計(jì)劃外意外情況。46醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第46頁(yè)是什么？第12步：概述和預(yù)測(cè)

概述是用來(lái)傳達(dá)項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙中道明信息。在第一份項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙中，這個(gè)部分是用來(lái)給你計(jì)劃做最終潤(rùn)色。能夠談?wù)勴?xiàng)目標(biāo)情況，經(jīng)過(guò)它，你就能在了解要求時(shí)間內(nèi)項(xiàng)目標(biāo)完成情況后對(duì)不遠(yuǎn)未來(lái)做出預(yù)測(cè)。使用完整句子（而不是圓圈或插入符號(hào)）把它寫(xiě)下來(lái)，既顯簡(jiǎn)練又無(wú)一疏漏。47醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第47頁(yè)怎么做？第12步：概述和預(yù)測(cè)

概述中做出了必須解釋，不要附加其它頁(yè)碼或是圖表，回答了一頁(yè)紙里存在疑問(wèn)。比如，項(xiàng)目超出了預(yù)算，你就能夠在這里討論；假如因?yàn)楣┙o商問(wèn)題造成項(xiàng)目各方面滯后，你能夠利用這個(gè)機(jī)會(huì)在概述中說(shuō)明造成滯后原因。讓你搞清事實(shí)，防止曲解，但不要告訴管理者顯而易見(jiàn)東西。如不要說(shuō)“系統(tǒng)安排超出了預(yù)算”或者是“玻璃裝得太晚了”之類話，即使確有其事，但每個(gè)閱讀管理者都明白這中淺顯易懂信息。概述應(yīng)集中一頁(yè)紙暴露問(wèn)題上：為何工作落后于安排？為何超出預(yù)算？為何那條線是紅而不是綠？在回答了這些問(wèn)題之后，就要說(shuō)清楚準(zhǔn)備怎樣做然后對(duì)即將發(fā)生事做出預(yù)測(cè)。48醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第48頁(yè)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理實(shí)際操作用粗體表示目標(biāo)日期（及表1中加粗右邊框）。填好主要任務(wù)進(jìn)展情況。用打點(diǎn)方式標(biāo)明項(xiàng)目進(jìn)展情況。對(duì)于在哪里打點(diǎn)問(wèn)題上就必須經(jīng)過(guò)整個(gè)團(tuán)體商討，到達(dá)意見(jiàn)統(tǒng)一。指定定性績(jī)效。用整個(gè)團(tuán)體都共同認(rèn)定不一樣顏色來(lái)表示定性績(jī)效。綠色：績(jī)效充分——績(jī)效非常高。讓管理者知道項(xiàng)目進(jìn)展情況非常好。黃色：績(jī)效令人擔(dān)憂——績(jī)效可能會(huì)影響項(xiàng)目計(jì)時(shí)、范圍或是成本。黃色所表達(dá)出問(wèn)題應(yīng)該由任務(wù)責(zé)任人在短期內(nèi)處理掉。紅色：危險(xiǎn)信號(hào)——績(jī)效將影響項(xiàng)目計(jì)時(shí)、范圍或是預(yù)算，要處理這些問(wèn)題，除了每個(gè)項(xiàng)目責(zé)任人，其它人也要付出心血。一、用一頁(yè)紙項(xiàng)目管理作匯報(bào)五個(gè)步驟49醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第49頁(yè)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理實(shí)際操作4.

匯報(bào)花費(fèi)?；ㄙM(fèi)數(shù)額應(yīng)由會(huì)計(jì)部門(mén)統(tǒng)計(jì)出來(lái)，而且要與項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙所預(yù)算一致，所顯示實(shí)際花費(fèi)是與預(yù)算平行條形圖。這就使當(dāng)前為止是否超出預(yù)算變得清楚可見(jiàn)。我們這么使用這些顏色：綠色：項(xiàng)目未超出預(yù)算。黃色：項(xiàng)目超出了預(yù)算，不過(guò)能夠拿存款將超出部分賠償回來(lái)，或者說(shuō)超出部分在先前預(yù)計(jì)意外情況范圍內(nèi)。紅色：項(xiàng)目超出了預(yù)算，而且超出了先前所預(yù)計(jì)全部意外情況范圍，你打算終止這個(gè)項(xiàng)目。5.寫(xiě)下概述和預(yù)測(cè)。50醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第50頁(yè)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理實(shí)際操作二、案例垂直藍(lán)色線條表示今天我們所在位置，圓圈所表示是每項(xiàng)任務(wù)在時(shí)間線上位置。表1—表4顯示是一頁(yè)紙項(xiàng)目管理是怎樣伴隨項(xiàng)目標(biāo)進(jìn)展而改變。在“自動(dòng)化分配中心”項(xiàng)目耗時(shí)一年，以3個(gè)月作為一個(gè)匯報(bào)期為例進(jìn)行說(shuō)明。項(xiàng)目管理者一頁(yè)紙應(yīng)該及時(shí)完成，假如時(shí)間按月分配，則應(yīng)該在每個(gè)月末最終五個(gè)工作日內(nèi)完成。項(xiàng)目標(biāo)早期匯報(bào)

表2中粗體黑線表示這份匯報(bào)是1993年3月，匯報(bào)內(nèi)容是項(xiàng)目標(biāo)頭三個(gè)月情況。在相關(guān)任務(wù)處有很多黑手點(diǎn)。

1、2項(xiàng)任務(wù)預(yù)計(jì)在頭兩個(gè)月完成，而且在2月這一欄能看出已經(jīng)按時(shí)完成。第3項(xiàng)任務(wù)“系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)”也是按時(shí)完成，因?yàn)榈疆?dāng)前3月為止全部日期都標(biāo)上了黑點(diǎn)。第4項(xiàng)任務(wù)卻落后于日程安排了（在3月有一個(gè)空心圈）。下一項(xiàng)任務(wù)“工作站設(shè)計(jì)”提前完成了（4月一欄中，黑線條右邊有個(gè)黑色點(diǎn)）。51醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第51頁(yè)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理實(shí)際操作“主觀任務(wù)”一欄（A行到E行），旁邊橫道圖一直到3月為止，AE都被標(biāo)上了綠色，表示這兩項(xiàng)主觀任務(wù)績(jī)效充分。CD兩項(xiàng)沒(méi)有任何線條，因?yàn)檫@兩項(xiàng)任務(wù)還沒(méi)有開(kāi)始。B從2月開(kāi)始有一條黃色線一直畫(huà)到3月，這表示這項(xiàng)任務(wù)從2月開(kāi)始，但因?yàn)槭屈S色，那么就是碰到麻煩了。我們注意到1、2項(xiàng)任務(wù)時(shí)間線中圓圈表示已被完成，因?yàn)閮身?xiàng)任務(wù)與目標(biāo)“完成修建”相關(guān)聯(lián)，所以目標(biāo)也一樣有黑色圈。伴隨任務(wù)完成，目標(biāo)也一個(gè)個(gè)實(shí)現(xiàn)。預(yù)算和成本表2中，建筑預(yù)算中有210萬(wàn)美元用綠色表示，也就是說(shuō)到現(xiàn)在為止，600萬(wàn)美元預(yù)算已花費(fèi)掉210萬(wàn)美元，在預(yù)算范圍內(nèi)。在300萬(wàn)美元系統(tǒng)預(yù)算中，已花費(fèi)了90萬(wàn)美元，用黃色表示，就是說(shuō)這部分費(fèi)用已經(jīng)超出了預(yù)算，但還能夠挽救。一樣，人力花費(fèi)極少在預(yù)算內(nèi)。52醫(yī)藥化工新材料事業(yè)部項(xiàng)目管理提升培訓(xùn)課件第52頁(yè)一頁(yè)紙項(xiàng)目管理實(shí)際操作概述和預(yù)測(cè)用現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行新軟件測(cè)試比預(yù)計(jì)要復(fù)雜。預(yù)計(jì)一定程度內(nèi)超出成本部分都能得以賠償。項(xiàng)目標(biāo)中期匯報(bào)從表3中所表示圓圈圖：目標(biāo)—任務(wù)—目標(biāo)日期—時(shí)間線—