合同檔案管理暫行辦法

xxxx公司合同管理暫行辦法總則第一條為加強(qiáng)合同檔案管理，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化、制度化要求，結(jié)合業(yè)務(wù)操作實際，制定本辦法。第二條合同檔案是記載每一筆業(yè)務(wù)從申請、調(diào)查、審查、審批、辦理到事后檢查、催收、清償?shù)人袠I(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的全流程記錄。第三條檔案管理原則是財務(wù)部門保管完整的核心檔案資料，同時建立業(yè)務(wù)臺帳，以便日常查閱，方便利用。檔案的保管第四條設(shè)立專用的檔案柜，嚴(yán)格管理檔案，包括整理材料立卷歸檔，后續(xù)材料的補(bǔ)入收檔，檔案的調(diào)閱、借閱、復(fù)印、檢查等。第五條財務(wù)部門負(fù)責(zé)收集完善業(yè)務(wù)檔案資料；負(fù)責(zé)建立業(yè)務(wù)臺帳、業(yè)務(wù)部門復(fù)印留存有關(guān)資料，便于查閱。檔案的立卷第六條每筆檔案根據(jù)業(yè)務(wù)操作流程要求，按照以企業(yè)為單位，以時間為順序排列，編立序號。第七條經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員須整理合同資料，檢查內(nèi)容是否真實、填寫是否完整，完善全部業(yè)務(wù)手續(xù)后，填寫《檔案移交表》（一式兩份，移交部門留存一份，接收部門留存一份）并將該筆業(yè)務(wù)的所有資料交由財務(wù)部門檢查，封存，由財務(wù)部門進(jìn)行歸檔登記，完成檔案的歸檔整理。檔案的調(diào)閱第八條建立檔案調(diào)閱登記薄。調(diào)閱檔案，需經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，調(diào)閱應(yīng)在檔案保管地進(jìn)行，不得帶離，不得折疊、涂改、拆換、損毀，并且應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得違規(guī)泄露客戶資料。第九條如果確需外借檔案的，應(yīng)填寫外借單，外借單上必須由部門負(fù)責(zé)人簽字。一般外借要當(dāng)日歸還，特殊情況不超過3日，交回時檔案檢查內(nèi)容是否齊全，并將外借單入檔保存。檔案的交接第十條建立檔案交接制度。設(shè)立檔案交接登記薄，交接時經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)面清點，辦理交接手續(xù)，簽署交接人姓名和交接日期。檔案移交表一式兩份，一份交經(jīng)辦人員，一份隨檔封存。檔案的銷毀舉第十一條秋根據(jù)檔案貿(mào)重要程度和輝性質(zhì)的不同占，分別確定雹保管期限，禾超過保管期距限的檔案，扒按規(guī)定統(tǒng)一管進(jìn)行銷毀。固第滿十二條句檔案的銷毀嶄，必須經(jīng)有周關(guān)負(fù)責(zé)人批斜準(zhǔn)，在銷毀鎖前應(yīng)清點核燕實，并登記伍檔案銷毀清精單。醒第十三條掌本辦法自堵發(fā)布之日起庸實施。拉xx膝年岡x婆月赤x鄉(xiāng)日氣附件：1焦、擋案調(diào)閱妄登記表背2.檔案壺外借單裁3.檔案移牧交調(diào)閱表識4.檔案資拴料清單防5.業(yè)務(wù)經(jīng)貞辦人員確認(rèn)屆單蘋借閱時間朗借閱人勞借閱事由下歸還時間濕歸還接收人附件1肆檔案調(diào)閱登脈記表附件2檔案外借單炊外借檔案編叔號：旺外借原因：攜外借檔案材抓料清單：膊1、搏2、圣3、傭4、耽5、腹6糞外借申請人稠簽字：湖命日傳期：真申請部門負(fù)冒責(zé)人簽字：聯(lián)燦日期揮：漏外借審查意存見：蟲偵綿同毛負(fù)責(zé)綁人簽字：閉源日期起：拍外借檔案日厭期：膀飲霞吵少經(jīng)辦人作簽字：疲園外借檔案頁借數(shù)：踐戚央虎般經(jīng)辦人及簽字：踐揀檔案歸還日椒期：砌赤吧炮榮經(jīng)辦人往簽字：矮附件3檔案移交表陵移交人簽字委接收人簽字潮移交部門負(fù)筋責(zé)人簽字約接收部門負(fù)保責(zé)人簽字淘移交原因：考移交檔案編亭號：謠移交材料清席單（可另附跑紙）：雜移交結(jié)果：畜監(jiān)交人簽字味：朱日期：附件4妄檔案資料清灘單艇脆吧匪檔案號：棵序號老資料名稱環(huán)類別孝份數(shù)筋備注咳1肅客戶經(jīng)理調(diào)緒查報告濱2顫風(fēng)控部審查置報告萄3億有權(quán)審批人永審批表堡4棉借款合同歡5蹤質(zhì)押物清單秀6騎借據(jù)敘7善收據(jù)怨8賄身份證復(fù)印詳件頑9熱擔(dān)保保函霸10閘個人信用反糖擔(dān)保保函嶄11專12智13貨14輕15令16帆17附仆業(yè)務(wù)經(jīng)辦人獅員確認(rèn)單消去廊刪噸牛登怒此聯(lián)歸檔艷客戶信息追客戶名稱宅合同金額變合同簽訂日氧期撲經(jīng)辦人信息倒客戶開發(fā)運業(yè)務(wù)洽談方手續(xù)辦理淚風(fēng)控人員奶批準(zhǔn)人簽字彈業(yè)務(wù)經(jīng)辦人其員確認(rèn)單節(jié)蜜肌洋抓昨蛛希借國構(gòu)飽動母昂兆此聯(lián)財務(wù)留誘存澡客戶信息魂客戶名稱涼合同金額處合同簽訂日址期鍵經(jīng)辦人信息兼客戶開發(fā)題業(yè)務(wù)洽談缺手續(xù)辦理醬風(fēng)控人員秤批準(zhǔn)人簽字段xx燒業(yè)務(wù)經(jīng)辦人愧員確認(rèn)單種臥澇念乎旁佩手令抖恨字你畢筒當(dāng)此聯(lián)歸河檔吵合同信息障融資客戶騎投資客戶泉合同簽訂日城期合經(jīng)辦人信息鋸融資客戶開燕發(fā)宮融資客戶調(diào)癢查衰融資客戶手銜續(xù)辦理南投資客戶開病發(fā)則投資客戶手扒續(xù)辦理遼風(fēng)控維批準(zhǔn)人簽字名xx雙業(yè)務(wù)經(jīng)辦人棚員確認(rèn)單軋