工程檔案歸檔

工程檔案資料歸檔責(zé)任劃分1、工程打算資料(包括開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)資料等)，由各經(jīng)辦部門干脆向監(jiān)察室歸檔。2、工程監(jiān)理資料主要由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制并歸檔。工程監(jiān)理資料由具有工程監(jiān)理職責(zé)工程部形成的，監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程資料在三天內(nèi)其它監(jiān)理資料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料。已托付監(jiān)理單位的工程監(jiān)理資料，托付監(jiān)理單位形成、編制、保管，待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料室，工程部資料員對監(jiān)理資料的形成進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

3、工程施工資料，主要由工程部監(jiān)督限制，施工單位進(jìn)行具體編制、收集、整理，并在每項(xiàng)分部工程完成后，一個(gè)月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。4、工程竣工驗(yàn)收資料，由工程部組織，施工單位進(jìn)行驗(yàn)收資料編制、收集并按規(guī)定移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位協(xié)作報(bào)送城建檔案館。5、工程結(jié)算資料，主要由施工單位及承包單位依據(jù)集團(tuán)公司工程結(jié)算書目進(jìn)行收集整理，經(jīng)工程部審核，報(bào)工程主管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋工程部公章，提交給預(yù)決算部，由預(yù)決算部門在結(jié)算完畢后定期向監(jiān)察室歸檔。二、工程部資料員日常保管的資料1、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及旁站方案：工程開工后，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋監(jiān)理公司公章，10天內(nèi)交工程部資料室存檔。2、工程開工報(bào)告及開工令：在工程開工3日內(nèi)，由監(jiān)理工程師向工程部資料室歸檔。3、分包單位資質(zhì)報(bào)驗(yàn)：分包單位進(jìn)場10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復(fù)印件加蓋責(zé)任單位公章后，提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設(shè)單位、監(jiān)理單位、（主體）施工單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、材料檢測單位、樁基礎(chǔ)施工單位、裝修單位（包含鋁合金門窗）、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。

4、監(jiān)理日志：原則上要求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應(yīng)于當(dāng)天上交工程部資料室或監(jiān)理公司資料員歸檔。5、監(jiān)理月報(bào)、總結(jié)：監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報(bào)表報(bào)工程部（或監(jiān)理單位項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人審批后蓋章，向工程部（或監(jiān)理單位）資料員移交存檔，資料員需檢查監(jiān)理月報(bào)是否規(guī)范及符合要求。工程完工后，由項(xiàng)目經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié)，經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字，報(bào)工程主管（或監(jiān)理單位）領(lǐng)導(dǎo)審批后蓋章，10天內(nèi)向工程部（或監(jiān)理單位）資料員移交存檔。6、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù)：施工單位來文，由工程部資料員統(tǒng)一接收，監(jiān)理工程師審查后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員將回復(fù)下發(fā)給相關(guān)單位。同時(shí)工程部資料員將每份的聯(lián)系單及相關(guān)回復(fù)要合并一起存檔。7、往來函件：由工程部資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)收發(fā)，公司內(nèi)部往來函件和施工單位的往來函件要分開，分別編制序號后當(dāng)天存檔。8、旁站記錄：監(jiān)理工程師在旁站工作完成后2天內(nèi)將旁站記錄交資料員歸檔。9、單位工程坐標(biāo)定位測量記錄：工程開工前1周內(nèi)上報(bào)資料室存檔，測量記錄必需有建設(shè)、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等單位簽字并加蓋公章。10、簽證、托付、進(jìn)度申請：監(jiān)理工程師辦理審批手續(xù)完畢后按相關(guān)制度規(guī)定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、托付經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；進(jìn)度申請經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審批，辦理用印后由監(jiān)理工程師或工程部資料員其次天分發(fā)給相關(guān)部門及施工單位，同時(shí)工程部資料室存檔1份。11、施工圖紙：由總工室干脆下發(fā)給工程部資料員，再由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師。工程部資料室收到圖紙的當(dāng)天必需保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。12、檢測報(bào)告、勘察報(bào)告：相關(guān)項(xiàng)目檢測完畢由相關(guān)單位在1個(gè)月內(nèi)交工程部資料員依據(jù)單位工程進(jìn)行分類歸檔。13、合同、施工許可證、規(guī)劃證等項(xiàng)目證照復(fù)印件：施工現(xiàn)場保存復(fù)印件備查，由資料員統(tǒng)一保管并存放入柜，任何人不能隨意復(fù)印,也不能帶出辦公區(qū)域及外借給其他部門。14、結(jié)算資料：施工單位報(bào)送的結(jié)算資料，經(jīng)監(jiān)理工程師審核通過，項(xiàng)目經(jīng)理、工程部負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由相關(guān)單位給預(yù)決算部報(bào)一份，由工程部資料員給施工單位一份，同時(shí)，資料室存檔1份。15、材料報(bào)驗(yàn)：施工單位上報(bào)的材料報(bào)驗(yàn)資料，監(jiān)理工程師在3天內(nèi)簽字報(bào)工程部負(fù)責(zé)人審批后蓋章，由監(jiān)理工程師或資料員下發(fā)給施工單位，并由資料員依據(jù)單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗(yàn)報(bào)告不是原件的要加蓋材料商的公章，并注明原件存放處。16、施工報(bào)驗(yàn)資料（包括各種施工記錄）：施工單位上報(bào)的隱藏驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄等施工記錄，工程師在收到后3天內(nèi)簽字，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人在報(bào)驗(yàn)資料臺帳上審批，報(bào)驗(yàn)資料蓋章完畢后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員下發(fā)給施工單位，并由工程部資料員依據(jù)單位工程進(jìn)行分類存檔。17、圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)變更：圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)變更要依據(jù)單位工程進(jìn)行分類歸檔，設(shè)計(jì)院下發(fā)的設(shè)計(jì)變更要首先交給工程部資料員，由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師，下發(fā)的資料要相關(guān)人員簽收，簽收日期精確到時(shí)分。工程部資料室同時(shí)保留1份存檔。18、施工組織設(shè)計(jì)及分部工程施工方案：施工單位上報(bào)的《施工組織設(shè)計(jì)》經(jīng)監(jiān)理公司審核同意后7天內(nèi)歸檔?！妒┕そM織設(shè)計(jì)》中的施工單位及監(jiān)理單位都必需加蓋公章，總監(jiān)要簽名并加蓋總監(jiān)注冊章。“編制人”和“審批人”等欄內(nèi)的簽字必需手簽，施工單位審批人必需是施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人。不對外報(bào)送的工程《施工組織設(shè)計(jì)》中監(jiān)理單位須加蓋監(jiān)理項(xiàng)目章，但可不必加蓋公章，總監(jiān)也不必簽名，其它按上述要求辦理。三、工程部須移交檔案部門歸檔的資料項(xiàng)目竣工后，工程部必需向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交竣工資料，并同時(shí)應(yīng)向監(jiān)察室移交除一套完整的竣工資料（包含工程打算階段、監(jiān)理資料、施工過程資料、竣工驗(yàn)收資料及竣工圖）外，還須要將該項(xiàng)目工程建設(shè)過程性管理資料移交保管。具體移交內(nèi)容及對象如下：四、工程部移交資料要求1、歸檔工程文件組卷分類必需清晰，將不同的文件資料分開裝訂、同類型的資料裝訂成冊，并按工程進(jìn)度依次編制流水編號。2、移交資料類別必需齊全，內(nèi)容完整。3、歸檔的工程文件原則上為原件。沒有原件時(shí)，復(fù)印件要清晰，并注明原件存放位置。4、歸檔文件應(yīng)字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。5、工程資料統(tǒng)一采納A4紙規(guī)格，不符合標(biāo)準(zhǔn)的原始資料要通過折疊和粘貼的方式達(dá)到A4幅面(297mm×210mm)規(guī)格，圖標(biāo)欄露在外面。由政府及專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)編制的裝訂成冊的文件材料（如勘察報(bào)告）除外。6、工程資料盡量運(yùn)用計(jì)算機(jī)打?。ê灻腿掌诔猓坏眠\(yùn)用涂改液修改；簽字和蓋章程序要完備，不得運(yùn)用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等易褪色的書寫材料。7、工程文件的紙張應(yīng)采納能夠長期保存的韌性大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采納藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，不能運(yùn)用二底圖。計(jì)算機(jī)出圖必需清晰，不得運(yùn)用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。8、全部竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章和設(shè)計(jì)出圖專用章?？⒐D的折疊方式要符合檔案館的要求(一般狀況下是折成手風(fēng)琴的樣式，見下圖1）竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)?？⒐D章應(yīng)運(yùn)用不褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。（圖章示例見下圖2）9、凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大變更，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖，并在圖標(biāo)上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù)。10、制作竣工圖只能以圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、工程洽商單三種為修改依據(jù)。五、工程部整理規(guī)范程序（一）、資料的整理及排列

1、整理方法:日常收集整理：按項(xiàng)目-單位工程進(jìn)展先后所形成的資料類型裝盒，按《工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表》分類組卷。附件1：

工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表序號資料分類規(guī)范整理要求1勘察報(bào)告按項(xiàng)目綜合組卷2分包單位資質(zhì)報(bào)驗(yàn)按項(xiàng)目綜合組卷3監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)則及旁站方案按單位工程分類型分別組卷4監(jiān)理日志按單位工程組卷5監(jiān)理月報(bào)按單位工程組卷6監(jiān)理總結(jié)按單位工程組卷7旁站記錄按單位工程組卷8監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù)按單位工程、工序組卷9往來函件按項(xiàng)目-施工單位綜合組卷10工程開工報(bào)告及開工令、進(jìn)場通知、延期批復(fù)按單位工程分類型分別組卷11施工組織設(shè)計(jì)及分部工程施工方案按單位工程組卷12材料報(bào)驗(yàn)按單位工程、分專業(yè)組卷13檢測報(bào)告按單位工程組卷14竣工資料（含各種施工記錄）按單位工程組卷備注：對于單位工程的劃分，可以參照施工許可證或者依據(jù)現(xiàn)場實(shí)際狀況劃分，比如高層，可能是幾棟樓組合在一起才是一個(gè)單位工程，對于別墅等資料較少的單體，可以按片區(qū)或者組團(tuán)進(jìn)行劃分。幾個(gè)項(xiàng)目共用并且無法分開的資料，可以組綜合卷。移交時(shí)整理要求：（1）清整、檢查各階段形成的資料，確保嚴(yán)格依據(jù)附件1分類組卷；（2）督促各工程師清理個(gè)人手中資料，將應(yīng)歸檔的文件補(bǔ)充歸檔；（3）粘貼案卷背脊：依據(jù)資料內(nèi)容編寫案卷題名及填寫相關(guān)內(nèi)容；（4）將已裝盒的卷內(nèi)資料按件進(jìn)行編流水號，頁號從“1”起先，用鉛筆書寫在文件右下角，雙面書寫的文件，背面在左下角書寫編號，折疊后的圖紙一律寫在右下角，并編制卷內(nèi)書目。

（見附件）（5）制作卷封皮及備考表（見附件）（6）全部收發(fā)文要登記臺賬（見附件）2、整理步驟:組卷年度：同類型、同一盒中資料最晚形成的時(shí)間就是組卷時(shí)間。（1）依據(jù)工程進(jìn)展依次清整已裝盒的資料，先按“單位工程-類型”的標(biāo)準(zhǔn)分類，然后分別按年度先后依次編依次號，如：2002、2003、2004……。A、不同檔案盒或卷的排列方法：同一個(gè)項(xiàng)目竣工工程、同一工程階段的資料，則以組卷年度先后從低年度到高年度依次編號排列，以此類推，案卷盒的排列如：2008、2009……。B、同一盒或卷內(nèi)資料的排列方法：同項(xiàng)目、同類型的資料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷內(nèi)的資料按形成年度先后從低年度到高年度依次編號排列。例：某盒中有兩卷，即01、02，分別形成年度為2000、2001年，在盒中依次排列為2000、2001；又以某卷為例：某卷最早年度為1999，最晚年度為2001，卷內(nèi)文件依次排列為1999、2000、2001年，其組卷年度為2001年）。（2）按工程進(jìn)展分類型、分專業(yè)逐一清查盒中內(nèi)容，依據(jù)類別進(jìn)行組卷裝訂，不同類別的資料要分開裝訂，如工程開工令，同一個(gè)單位工程的則依據(jù)時(shí)間依次裝訂在一起組成一卷，即使資料再少，也不能將不同類型的資料裝訂成一卷。不同內(nèi)容的案卷可以放在同一個(gè)檔案盒中，該盒案卷題名依據(jù)盒內(nèi)案卷的主要內(nèi)容綜合而成，比如一個(gè)檔案盒中包含工程開工令、工程延期報(bào)告兩卷資料，可以概括為：某某項(xiàng)目工程開工令、工程延期報(bào)告等資料。當(dāng)同一類文件數(shù)量較多，可以組成多卷時(shí)，這些案卷的題名相同，題名后面加上括號，括號內(nèi)以簡短文字概括本卷內(nèi)容。（3）盒中每卷必需編制卷內(nèi)書目與該卷一起裝訂，以便剛好查閱相關(guān)卷內(nèi)內(nèi)容。（4）填寫《檔案資料移交書》，向檔案部門正式辦理資料移交手續(xù)，并進(jìn)行清點(diǎn)雙方簽字認(rèn)可。六、工程資料分類原則

原則：依據(jù)各單位工程項(xiàng)目先分大類，再分小類。1、依據(jù)工程項(xiàng)目的大小，預(yù)先安排肯定數(shù)量或一片區(qū)域的鐵皮柜空間；2、把預(yù)留的鐵皮柜安排到這個(gè)項(xiàng)目的每個(gè)單位工程，項(xiàng)目中的每個(gè)單位工程至少有一個(gè)鐵皮柜，依據(jù)工程進(jìn)度及工程規(guī)模進(jìn)行合理逐步增加鐵皮柜數(shù)量；3、監(jiān)理文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業(yè)立卷；施工文件可按單位工程、子單位工程、分部工程、專業(yè)立卷；竣工圖可按單位工程、子單位工程、專業(yè)立卷。七、工程部移交資料流程附件3：工程技術(shù)資料移交預(yù)驗(yàn)收申請表移交部門接收部門經(jīng)辦人申請時(shí)間申請事項(xiàng)需移交資料整理狀況簡述工程部負(fù)責(zé)人看法工程技術(shù)部預(yù)驗(yàn)收看法監(jiān)察分室預(yù)驗(yàn)收看法八、留意事項(xiàng)1、工程部資料員必需集中管理本部門的工程資料，任何人不得擅自將工程技術(shù)資料保留在個(gè)人手中。工程師在收到資料后，必需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審批完畢，并剛好向工程部資料室歸檔。2、工程資料的分類要科學(xué)合理，原則上都要依據(jù)項(xiàng)目-單位工程進(jìn)行分柜分類。工程部資料員收到資料后要?jiǎng)偤脷w檔編目，不得出現(xiàn)資料積累的狀況。3、工程部資料室的檔案柜要隨用隨鎖，資料員離開電腦時(shí)要鎖屏，并定期更換密碼。4、各種資料的收發(fā)臺帳要登記剛好詳盡，重要資料的收發(fā)臺帳（比如設(shè)計(jì)變更、圖紙）要具體登記到時(shí)分。5、工程師向工程部資料室借閱資料要辦理登記相關(guān)手續(xù)，不得隨意翻閱工程部資料室的資料。借閱審批要嚴(yán)格，要有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并建立借閱臺帳。6、總工室下發(fā)的聯(lián)系函件中涉及設(shè)計(jì)變更的要和其它設(shè)計(jì)變更的資料放在一起。7、與外單位的聯(lián)系函，有未取走函件的要?jiǎng)偤酶櫜⒃谂_帳中標(biāo)記，以便日后利用。8、給各部門的聯(lián)系函須要依據(jù)部門進(jìn)行分類，主要有物業(yè)、總工室、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)察中心及工程技術(shù)部。9、紙質(zhì)臺帳和電子臺帳要一一對應(yīng)。10、檔案盒中不能出現(xiàn)夾帶其它不相關(guān)資料的現(xiàn)象