高效的會議管理

高效會議

EfficientMeeting

北京華夏基石人力資源顧問有限公司2004.01

第一頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting2引子王大俠華山論會

第二頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting3引子王大俠華山論會

第三頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting4引子王大俠華山論會

第四頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting5引子王大俠華山論會

第五頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting6引子王大俠華山論會

第六頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting7引子王大俠華山論會

第七頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting8第五回會議專門技術(shù)有效的管理者知道，如果要管理自己的時間，首先應(yīng)該了解自己的時間實(shí)際上耗用在什么地方。

—彼得·杜拉克第八頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting9實(shí)話實(shí)說

1，請大家計(jì)算一下：我們平均每天要在會議上花費(fèi)多少時間？

占一周標(biāo)準(zhǔn)工作時間的百分之幾？

第九頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting10

第一回會議概覽

我們有多少時間在開會？美國權(quán)威機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)：經(jīng)理級和專業(yè)人員每周約花1/4的時間在開會上。1996年美國企業(yè)因不當(dāng)?shù)臅h管理導(dǎo)致的損失高達(dá)60億美元。

另一個統(tǒng)計(jì)顯示：美國每天要召開1100萬次各種會議，經(jīng)理們花在會議上的時間要占工作時間的40％-70％。據(jù)日本效率協(xié)會統(tǒng)計(jì)，科長以上的人員僅開會的時間就占整個工作時間的40%以上。日本旭化成公司的一家設(shè)備工廠1980年的統(tǒng)計(jì)數(shù)字：在辦公業(yè)務(wù)時間中會議時間占去28%以上，折算成本10億元。第十頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting11

第一回會議概覽

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術(shù)

第十一頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting12

第一回會議概覽

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術(shù)

第十二頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting13

第一回會議概覽

1，會議的基本功能是什么？

■群體溝通■傳達(dá)指令，收集信息■協(xié)調(diào)矛盾，解決問題■共享資源■集思廣益，開發(fā)創(chuàng)新■激勵士氣，制造氛圍第十三頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting14

第一回會議概覽

2，會議的基本類型有哪些？

■告知型會議

由特殊身份的人宣布指令，與會者只應(yīng)接受、討論和理解。

■執(zhí)行型會議

將任務(wù)分配給執(zhí)行者，解決“怎么做？誰來做”的問題。

■立法型會議

受命制定規(guī)章、制度等，或修改舊的、不適應(yīng)新情況的規(guī)章、制度。

■研究型會議

研究、討論新方法、新技術(shù)、非確定性問題等的開放式會議。

第十四頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting15

第一回會議概覽

2，會議的基本類型有哪些？（CONT.)■通過式會議

只有一種意見和主張，提出后讓大家舉手通過，履行認(rèn)可手續(xù)。

■選擇式會議

在兩種或多種意見中選取一種。

■拼合式會議

在已提出的幾個方案中，采納每個方案中的合理意見，拼成一個新方案?！稣壑允綍h

兩種方案相持不下，只好采用介于兩者之間的第三種方案，雖雙方均不滿

意，但得到部分滿足，尚可以接受?！鼍C合式會議

將所有好的意見綜合起來，形成一個最佳方案。

第十五頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting16

第一回會議概覽

3，會議成本知多少？■3.1時間成本

第十六頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting17

第一回會議概覽

3，會議成本知多少？（CONT.)■3.2直接的會議成本

第十七頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting18

第一回會議概覽

3，會議成本知多少？（CONT.)■3.3效率損失成本

第十八頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting19

第一回會議概覽

3，會議成本知多少？（CONT.)■3.4會議總成本概算

會議總成本

=每小時平均工資的3倍×2×開會人數(shù)×開會時間（小時）

第十九頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting20實(shí)話實(shí)說

1，請大家回想一下，我們的會議效率如何？還存在哪些需要

改進(jìn)的地方？2，請大家暢想一下：高效會議應(yīng)當(dāng)是什么樣子？

第二十頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting21

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術(shù)

第二十一頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting22

第一回會議概覽

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術(shù)

第二十二頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting23

第二回會議效率

1，低效會議的表現(xiàn)－－

■沒有明確的目的和主題，形成多中心會議■主持人被參會者牽著鼻子跑，無法控制會議局面■參會者缺乏效率觀念，不準(zhǔn)時參加■對某些問題反復(fù)研究，不能形成決議■重復(fù)發(fā)言，重復(fù)表態(tài)■會議氣氛沉悶，參會者消極應(yīng)付、不充分準(zhǔn)備、不積極參與■匯報(bào)不得要領(lǐng)，像流水帳第二十三頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting24

第二回會議效率

2，造成會議低效的原因－－

■會議的任務(wù)、目的不明確，或者開會只是走形式■會前準(zhǔn)備不充分，通知、議程、資料等沒有提前送達(dá)與會者■參會者缺乏必要的技能和準(zhǔn)備■時間、地點(diǎn)選擇不當(dāng)，會議時間過長■主持人缺乏充分的準(zhǔn)備，缺乏控制力、影響力和說服力■參會對象選擇不當(dāng)

第二十四頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting25

第二回會議效率

3，高效會議的特征－－

■只在必要時召開■事先對時間、地點(diǎn)等進(jìn)行了認(rèn)真的籌劃■擬定和分發(fā)了議程表，按部就班，按時開始，按時結(jié)束■清晰記錄了所有建議、決定及執(zhí)行的責(zé)任人■通過研究、討論，歸納形成了鮮明的結(jié)論和成果■在條件允許的情況下，請到了最有經(jīng)驗(yàn)和能力的人參與■與會者積極參與，主持人準(zhǔn)確引導(dǎo)、控制會議進(jìn)程與方向第二十五頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting26

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術(shù)

第二十六頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting27

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術(shù)

第二十七頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting28第三回會議角色

1，會議中的角色

第二十八頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting29第三回會議角色

1，會議中的角色

會議主席

第二十九頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting30第三回會議角色

會議主席的職責(zé)：

■致開幕詞，明確會議的背景、基調(diào)和目標(biāo)■對主持人提供支持，協(xié)助把握會議的方向和氛圍■在必要時中止?fàn)幷?，或者將討論引向需要的方向■在會議出現(xiàn)異常情況時，果斷出手處理■推動會議得到結(jié)論或成果，而不是一無所獲■評估會議的效果與成果■跟蹤、檢查會議成果的發(fā)布與落實(shí)第三十頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting31第三回會議角色

1，會議中的角色

主持人第三十一頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting32第三回會議角色

主持人的職責(zé)：

■規(guī)劃會議：

確定會議目標(biāo)、內(nèi)容、議程以及時間、地點(diǎn)、方式；

發(fā)出會議邀請，與受邀人員約定會議之前的任務(wù)；■啟動會議：

分配會議角色；

組織會議的召開；

向與會人員介紹會議背景、目標(biāo)、議程和規(guī)則；第三十二頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting33第三回會議角色

主持人的職責(zé)：CONT.

■促進(jìn)推動：

在會場建立和維護(hù)鼓勵討論的氛圍；

對爭論的問題進(jìn)行解釋、澄清，推動會議的進(jìn)行；

對參會者表述不清楚的地方進(jìn)行解釋和確認(rèn)，避免誤解；第三十三頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting34第三回會議角色

主持人的職責(zé)：CONT.

■監(jiān)控管理：

在結(jié)束某一個議題的討論后進(jìn)行總結(jié)，確認(rèn)一致認(rèn)可的

行動計(jì)劃、職責(zé)和時間期限。

控制會議時間，確保會議按進(jìn)度進(jìn)行；

嚴(yán)格限制討論時間，及時處理離題；

建一座“停車場”，將沒有時間處理的問題先放在上面；第三十四頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting35第三回會議角色

1，會議中的角色

記錄人第三十五頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting36第三回會議角色

記錄人的職責(zé)：

■記錄會議時、地、人等基本信息■準(zhǔn)確記錄和概括會議對于各個議題的討論成果■準(zhǔn)確記錄會議的決策以及要采取的實(shí)施行動，包括責(zé)任人

和截止時間■在會議出現(xiàn)異常情況時，果斷出手處理■評估會議的效果與成果■跟蹤、檢查會議成果的發(fā)布與落實(shí)第三十六頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting37第三回會議角色

1，會議中的角色

支持人第三十七頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting38第三回會議角色

支持人的職責(zé)：

■協(xié)助主持人做好會議通知和議程分發(fā)工作■確保會議設(shè)施和設(shè)備已經(jīng)被預(yù)訂和調(diào)整、準(zhǔn)備完畢■確保會議所需的材料和設(shè)備隨時可用■安排與會人員的膳宿、茶點(diǎn)第三十八頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting39第三回會議角色

1，會議中的角色

參會者第三十九頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting40第三回會議角色

參會者的職責(zé)：

■以會議議程表為指南，進(jìn)行充分的準(zhǔn)備■準(zhǔn)時參加會議■遵守會議規(guī)則■仔細(xì)傾聽，不斷驗(yàn)證聽到的內(nèi)容，準(zhǔn)確辨別發(fā)言者的意圖■積極參與，包括：表達(dá)不同的觀點(diǎn)，提問，回答問題，

提供相關(guān)的背景信息，等等■清晰地組織和表達(dá)自己的見解，不重復(fù)、不跑題■貫徹、實(shí)施會議的決議和行動計(jì)劃第四十頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting41

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術(shù)

第四十一頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting42

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術(shù)

第四十二頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting43第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備第四十三頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting44第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備第四十四頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting45第四回會議組織管理

會議準(zhǔn)備：

■Wellbegin,halfdone.■好的開始是成功的一半。第四十五頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting46第四回會議組織管理

會議準(zhǔn)備：是否會議非開不可

■如果某些問題不開會也可以解決，就不要開會?！鱿认胍幌耄翰婚_這個會會怎么樣？惜會如金！第四十六頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting47第四回會議組織管理

會議準(zhǔn)備：作為組織者

■充分了解會議發(fā)起的背景和發(fā)起者的初衷■確定會議的關(guān)鍵人物，與他們協(xié)商會議的目標(biāo)、議程和方式■確定參會人員和時間范圍，收集所有被邀請人員的時間表，

找出最適宜所有人參會的確切時間■準(zhǔn)備會議通知、會議議程、會議相關(guān)資料，提前至少兩天以

各種方式發(fā)給被邀請者，并確認(rèn)其已經(jīng)收到■準(zhǔn)備會議主席的開幕詞，準(zhǔn)備會議期間需要的資料；資料應(yīng)

當(dāng)經(jīng)過精心篩選，避免過多的信息■準(zhǔn)備行政資源第四十七頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting48第四回會議組織管理

會議準(zhǔn)備：作為被邀請參會者

■充分了解會議發(fā)起的背景和發(fā)起者的初衷■認(rèn)真閱讀資料，明確會議需要解決的問題以及個人的角色■根據(jù)個人在會議中的角色和貢獻(xiàn)，準(zhǔn)備相關(guān)資料■不清楚的地方，及時向會議的組織者提出和詢問■安排好自己的時間和參會期間的工作■攜帶必要的資料和設(shè)備，以飽滿的精神，準(zhǔn)時參會第四十八頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting49第四回會議組織管理

會議準(zhǔn)備：會議規(guī)模

■除非告知型會議，一般會議的規(guī)模：●4－7人最理想；●10人可以忍受；●12人為上限；■如果規(guī)模無法降低，應(yīng)當(dāng)考慮：●是否可以用較小的規(guī)模完成某些議題？●是否需要另一次會議？第四十九頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting50第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備第五十頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting51第四回會議組織管理

會議時間安排：◆上午8-9點(diǎn)之間：正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應(yīng)會議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。

◆上午9-10點(diǎn)之間：員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個時間段最適合進(jìn)行一對一的會談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會談的最佳時機(jī)。

◆上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間：最適合調(diào)動員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。

◆下午3-5點(diǎn)之間：最好不要安排會議。這個時段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。第五十一頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting52第四回會議組織管理

會議時間安排：◆

會議長度：一般會議時間以一小時為宜，大型報(bào)告會也不應(yīng)超過兩個小時。生理學(xué)家認(rèn)為，腦力的最佳狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點(diǎn)是一小時

◆如果想縮短會議，一是臨下班開會；二是站著開會；三是限定會議時間，到時就鳴鈴。如果作不出決議，說明這個問題不適合在會議上解決

◆如重要的議程安排在前面，在大家精力比較集中的時間段

第五十二頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting53第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備第五十三頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting54第四回會議組織管理

會議地點(diǎn)與會場布置：■會議地點(diǎn)不應(yīng)設(shè)在經(jīng)常會被打斷的地方■在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕松■長桌比較適合指令為主的會議，圓桌可以定調(diào)為非正式■使全體與會者既能看見又能被看見■座位之間留有一臂長的距離，與會者不能受太陽暴曬■考慮多種座位方案，選擇最合適的一種■將電話轉(zhuǎn)移出會場，請參會人關(guān)閉移動電話第五十四頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting55第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備第五十五頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting56第四回會議組織管理

會議控制：時間控制■將會議安排在午餐之前，比較容易按時結(jié)束■設(shè)置鐘表，指定會議的時間管理人■按時開始，按時結(jié)束，讓遲到者明白他們的行為對會議不利■主持人應(yīng)在會議開始重申會議的議程■發(fā)言者應(yīng)事先進(jìn)行準(zhǔn)備，簡潔明了，并控制發(fā)言時間■一個議題討論基本成型之后，為了節(jié)約時間，主持人要迅速

總結(jié)，并將會議迅速導(dǎo)入下一個階段第五十六頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting57第四回會議組織管理

會議控制：流程控制■一旦出現(xiàn)討論跑題，迅速糾正■將到時尚未解決的問題，開進(jìn)“停車場”■將復(fù)雜問題交給一個工作小組，會后再進(jìn)行匯報(bào)■如與會者的發(fā)言有創(chuàng)造性但不成熟，鼓勵其會后完善■制止支流辯論和私下交流■按順序發(fā)言，自由發(fā)言應(yīng)注意控制時間與方向■不要重復(fù)別人的觀點(diǎn)和已經(jīng)提出的問題■用片刻沉默將會議從爭吵帶回到理智中來■果斷制止無謂爭論或有損會議氛圍的爭吵第五十七頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting58第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備第五十八頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting59第四回會議組織管理

先聽一個小故事！

－大師的鞋帶第五十九頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting60第四回會議組織管理

故事的哲理：保護(hù)發(fā)言者的熱情與積極性

人都有自己的性格，當(dāng)自己的意見被打擊時，就會沉默寡言或者奮起反擊，這就會影響到會議的氣氛和效果，因此，對于研究型的會議，不要簡單地否定別人的觀點(diǎn)，而是應(yīng)當(dāng)盡可能地創(chuàng)造寬松、坦誠的氣氛，保護(hù)發(fā)言者的熱情。第六十頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting61第四回會議組織管理

再聽一個小故事！

－記者與孩子第六十一頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting62第四回會議組織管理

故事的哲理：換個角度看問題，海闊天地寬

相同的聲音容易聽到，不同的聲音最難得。意見不同是好事，只有意見不同，結(jié)論才能全面。為了達(dá)到這樣的效果，甚至有人故意扮黑臉。當(dāng)我們聽到不同的聲音的時候，先不要急于否定，換個角度看看，也許別人的見解對自己會很有幫助，一個善于取長補(bǔ)短的會議者才是真正的“善會者”。第六十二頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting63第四回會議組織管理

還有一個小故事！

－博士生與本科生第六十三頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting64第四回會議組織管理

故事的哲理：尊重別人

三人行，必有我?guī)?，會議應(yīng)當(dāng)樹立對事不對人的原則，樹立相互尊重的氛圍。只有從心底里尊重其他的與會者，才能真正聽得進(jìn)別人的見解，才能做到真正的“善會”。

不尊重別人的表現(xiàn)包括：

●人身攻擊，惡語傷人

●羞辱、譏諷別人

●隨意打斷別人的發(fā)言，等等

第六十四頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting65第四回會議組織管理

會議溝通三部曲會前溝通：交流會議的有關(guān)信息，對會議的目標(biāo)、議程和時間等達(dá)成一致，以減少會議中的沖突，提高會議效率。

會中溝通：在開會時應(yīng)該主動聽取意見，善于聆聽，只有善于聽取信息才能成為有洞察力的領(lǐng)導(dǎo)者。在聽對方講話時要專心致志，不要心不在焉；不要心存成見，也不要打斷對方講話；要善解人意，做到心領(lǐng)神會。不僅要會聽，還得會說，會表達(dá)自己的意見。在表達(dá)自己的意見時，要誠懇謙虛。講話時要力求簡明扼要，用簡單明了的詞句表明自己的意思，語調(diào)要婉轉(zhuǎn)，態(tài)度也要從容不迫。

會后溝通：會議結(jié)束后，主席要及時與承擔(dān)任務(wù)者溝通，詢問需要的支持，并給予鼓勵；還要與持不同意見者溝通，肯定他的意見的合理處，及做出決定的原因，鼓勵他繼續(xù)努力，發(fā)揮更大的能力。

第六十五頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting66第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備第六十六頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting67第四回會議組織管理

會議成果■時刻檢討：我們的會議是否在為我們既定的目標(biāo)服務(wù)■每一項(xiàng)議題討論結(jié)束，將討論結(jié)果及時整理，形成記錄■會議結(jié)束之前，回顧會議議程，看是否主要問題都得到了解決■如果時間允許，對于“停車場”內(nèi)停放的內(nèi)容進(jìn)行處理■對于所有執(zhí)行性的決議，都要明確責(zé)任人和完成時間■如有必要，確定下次會議的大體時間■會議結(jié)束，迅速形成會議紀(jì)要，請會議主席批準(zhǔn)、下發(fā)■任命一個會議決議的督辦人第六十七頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting68第四回會議組織管理

會議成功的七要素

時間地點(diǎn)控制跟進(jìn)會議成果氛圍準(zhǔn)備第六十八頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting69第四回會議組織管理

會后跟進(jìn)■盡快下發(fā)會議紀(jì)要，確認(rèn)每個與會者已經(jīng)收到■對會上確定的任務(wù)承擔(dān)者，詢問需要的資源和支持，給予鼓勵■對于會上沒有解決的問題，找到原因，組織新的會議尋求解決■對于會上交給專項(xiàng)小組進(jìn)行研究的專題，回收研究成果■總結(jié)會議成功或失敗的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，持續(xù)改進(jìn)■會議事項(xiàng)的督辦■將會議精神迅速傳達(dá)到當(dāng)事部門第六十九頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting70

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術(shù)

第七十頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting71

第二回會議效率

第三回會議角色

今日研討課題

第一回會議概覽

第四回會議組織與管理

第五回會議專門技術(shù)

第七十一頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting72第五回會議專門技術(shù)一、會議與時間管理

除非妥善管理時間，否則無法妥善管理其他任何事情。

—彼得·杜拉克第七十二頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting73第五回會議專門技術(shù)一、會議與時間管理

急迫不急迫重要I緊急狀況迫切的問題限期完成的會議或工作II準(zhǔn)備工作與預(yù)防措施價值觀的澄清計(jì)劃人際關(guān)系的建立增進(jìn)自己的能力不重要III造成干擾的事、電話信件、報(bào)告會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事IV忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費(fèi)時間逃避性活動時間管理矩陣

第七十三頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting74第五回會議專門技術(shù)一、會議與時間管理

急迫不急迫重要I

壓力筋疲力竭危機(jī)處理忙于收拾殘局II不重要IIIIV偏重第I類事件的人第七十四頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting75第五回會議專門技術(shù)一、會議與時間管理

急迫不急迫重要III不重要III

短視近利缺乏自制力，怪罪他人危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計(jì)劃

IV偏重第III類事件的人第七十五頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting76第五回會議專門技術(shù)一、會議與時間管理

急迫不急迫重要III不重要III

全無責(zé)任感依賴他人或社會機(jī)構(gòu)維生危機(jī)處理輕視目標(biāo)與計(jì)劃

IV偏重第III、IV類事件的人第七十六頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting77第五回會議專門技術(shù)一、會議與時間管理

急迫不急迫重要I

II有遠(yuǎn)見、有理想平衡、紀(jì)律、自治少有危機(jī)不重要IIIIV偏重第II類事件的人第七十七頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting78第五回會議專門技術(shù)一、會議與時間管理

高效能人士的七個習(xí)慣：

積極主動、以終為始、要事第一、

雙贏思維、知彼解己、統(tǒng)合綜效、

不斷更新第七十八頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting79第五回會議專門技術(shù)一、會議與時間管理

時間管理的二八原則：

*20%的工作時間完成80%的工作價值

*投入20%的精力完成80%的工作

*集中另外80%的精力做另外20%的工作第七十九頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting80第五回會議專門技術(shù)成功人士與一般人的時間分配比較：第八十頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting81第五回會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

是規(guī)劃高效會議和活動的方法，它通過將一個項(xiàng)目分解成若干步驟，明確每一步驟應(yīng)做什么來規(guī)劃項(xiàng)目，以提高效率和效果。流程周期法有五要素：1、目標(biāo)：回答“我們?yōu)槭裁匆_會”

2、結(jié)果：回答“我們能從本次會議中得到什么”3、步驟：回答“我們應(yīng)該采取哪些步驟以實(shí)現(xiàn)結(jié)果”

4、原則：回答“與會者是誰以及指導(dǎo)我們行動的基本原則有哪些”

5、反饋：回答“會議之后如何評價和貫徹”第八十一頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting82第五回會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

1、目標(biāo)工作內(nèi)容：我們?yōu)槭裁匆_會？1、集體協(xié)商會議目標(biāo)。2、確定2-3個主要的會議目標(biāo)。第八十二頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting83第五回會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

2、結(jié)果工作內(nèi)容：我們能從會議中得到什么？1、確定明確的（可衡量或可觀察的）結(jié)果陳述。結(jié)果陳述描述了參與者和其他利益關(guān)系者可以從會議中所得到的利益。為評價會議提供了主題和基礎(chǔ)。第八十三頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting84第五回會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

3、步驟工作內(nèi)容：我們應(yīng)該采取哪些步驟以實(shí)現(xiàn)結(jié)果？1、集體討論。為了實(shí)現(xiàn)預(yù)期結(jié)果，在會議開始之前，進(jìn)行之中以及結(jié)束之后，必須做些什么。2、根據(jù)所追求的結(jié)果來確定會議之前的工作委派，并對相關(guān)責(zé)任達(dá)成一致，以確保準(zhǔn)備工作得以完成。第八十四頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting85第五回會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

4、原則工作內(nèi)容：與會者是誰，指導(dǎo)我們行動的基本原則有哪些？1、誰必須參加本次會議？誰不應(yīng)該參加？誰的出席無關(guān)緊要？2、他們必須表現(xiàn)出什么樣的態(tài)度和行為？3、需要什么樣的基本原則來確保有效參與，打擊諸如貶低他人觀點(diǎn)之類的不受歡迎的行為？第八十五頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting86第五回會議專門技術(shù)二、會議規(guī)劃方法－流程周期法

5、反饋工作內(nèi)容：會議之后如何評價和貫徹？1、如何評估本次會議？2、會議結(jié)果必須通知誰？3、如何實(shí)現(xiàn)群體學(xué)習(xí)？4、怎么樣才能使會議獲得持續(xù)改進(jìn)？第八十六頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting87第五回會議專門技術(shù)三、提高會議效率的思維方法－六頂思考帽

“六頂思考帽”是愛德華·德·波諾博士開發(fā)并流行于西方企業(yè)界的，最有效的思維訓(xùn)練。它提供了“平行思維”的工具，從而避免將時間浪費(fèi)在互相爭執(zhí)上。它的主要功能在于為人們建立一個思考框架，在這個框架下按照特定的程序進(jìn)行思考，從而極大地提高企業(yè)與個人的效能，降低會議成本、提高創(chuàng)造力、解決深層次的溝通問題。它為許多國家、企業(yè)與個人提供了強(qiáng)有力的管理工具，將會議時間驟然減少了80%。1984年奧運(yùn)會的組織者運(yùn)用”六頂思考帽“思維技術(shù)，使一度賠錢的奧運(yùn)會變?yōu)樯X機(jī)器。2000年1月，麥當(dāng)勞公司開始引進(jìn)“六頂思考帽”，到2001年2月，全部員工都參加了培訓(xùn)，培訓(xùn)之后平均會議時間縮短25%。第八十七頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting88第五回會議專門技術(shù)三、提高會議效率的思維方法－六頂思考帽

“六頂思考帽”的設(shè)計(jì)思想：

1、簡化思考，讓思考者在某一時刻只做一件事情。思考者不必同時兼顧情感、邏輯、信息、希望和創(chuàng)意，他可以將它們分別處理。

2、換位思考，讓思考者可以自由地轉(zhuǎn)換思考方式。如果有人在會議上一直提出負(fù)面意見，你就可以要求他摘下黑色思考帽。這就是告訴他，他太固執(zhí)于否定了。你也可以請他戴上黃色思考帽，直接要求他轉(zhuǎn)向正面肯定的思考方式。第八十八頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting89CAP含義白色是中立而客觀的。代表著事實(shí)和資訊。紅色是情感的色彩。直指我們的感覺、直覺和預(yù)感。黃色是頂樂觀的帽子。它代表著與邏輯相符合的正面觀點(diǎn)。黑色是陰沉的顏色。它意味著警示與批判。綠色是春天來到時，爭奇斗艷的美妙色彩。那是創(chuàng)意的顏色。藍(lán)色是天空的顏色，籠罩四野。在控制著事物的整個過程。解決的問題我們掌握什么信息?

我們需要什么信息?

如何找到需要的信息?

我現(xiàn)在的情感是什么?

我的直覺怎么說?

我的第六感覺怎么說?

好處是什么?

積極因素是什么?

價值是什么？

這個想法里面有哪些好概念?

它能用于我們的工作嗎?

可能的問題是什么?

存在的困難是那些?

什么是我們的注意要點(diǎn)？

存在的風(fēng)險是什么?

我們有什么創(chuàng)造性的想法?

其它的可能性有哪些?

“黑帽子”提出的困難怎么克服?我們的討論從哪里開始?

我們的議程是什么?

我們的目標(biāo)是什么?

我們應(yīng)該戴哪頂帽子?

我們怎樣做總結(jié)?

我們的下一步是什么？使用原則你不能任意提高一件事實(shí)的層次，除非你有能力去驗(yàn)證它。在使用白帽思維時，你的態(tài)度必須是中立的。白帽的使用應(yīng)該成為一種習(xí)慣。防止過度使用白帽。正確認(rèn)識和運(yùn)用直覺與情緒。不要證明或解釋自己的感覺。認(rèn)可預(yù)感，但非憑預(yù)感作決定。避免爭辯。須在30秒以內(nèi)作出回答，避免過度使用紅帽。探求事物的優(yōu)點(diǎn)。證明為什么某個觀點(diǎn)行得通，但必須符合邏輯。當(dāng)未來不確定的時候，黃帽思維通過一些問題建立可行性的基礎(chǔ)。黑帽思維是一種強(qiáng)勢思維。可以用黑色思考帽應(yīng)付黑色思考帽。黑帽思維應(yīng)該提出應(yīng)對方式。行動。解釋。預(yù)測。設(shè)計(jì)。在藍(lán)色思考帽下，我們不再思考討論的主題，我們考慮的是那些與主題有關(guān)的思維。藍(lán)帽經(jīng)常使用在思維的開始、中間和最后階段。會議主席一般都有藍(lán)帽思考功能，但也可以是指定另外的人。藍(lán)帽思維有一個重要的工作就是打斷爭論。第八十九頁，共九十九頁。北京華夏基石人力資源顧問有限公司BeijingChinaStoneHumanResourceConsulting90第五回會議專門技術(shù)三、提高會議效率的思維方法－六頂思考帽

“六頂思考帽”的組合使用：六種思考規(guī)則可以由你選擇六頂帽子不是對思考者的分類每個思考者應(yīng)該會用所有的帽子在使用六頂帽子的時候，不要提到它們的功能每種帽子都有限定的時間，不能無限制的使用帽子可以單獨(dú)使用，也可以系統(tǒng)進(jìn)行使用、多次使用正確使用初始序列、中間序列、結(jié)尾序列充分使用簡單的短序列第九十頁，共九十九頁。北京