管理學(xué)第三章 計劃時間管理

管理學(xué)第三章計劃時間管理1第1頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三假如今天是你生命的最后一天，你會說些什么？歸根結(jié)底：沒有爭取時間第2頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三時間就是金錢時間就是生命第3頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三通過對時間管理的學(xué)習(xí)，你想得到什么？第4頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三什么是“時間”？第5頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三什么是時間？時間是物質(zhì)運動的順序性和持續(xù)性，其特點是一維性，是一種特殊的資源。韋氏大辭典：

過去、現(xiàn)在、未來的連續(xù)線第6頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三“時間”的公平性每個人擁有以同樣速度度過的時間；但每個人怎樣利用時間卻并不相同；任何人都絕對無法獲得更多的時間。關(guān)鍵詞：選擇以及控制事件決定生活的質(zhì)量！第7頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三“事件”與“資源”的關(guān)系成功要素：任何事件的成功均需要相應(yīng)的資源，而最希缺的資源就成為那塊“短板”！資源的種類：大氣、水源、礦產(chǎn)、動植物……資金、技術(shù)、設(shè)備、人才……關(guān)鍵詞：“時間”也是非常重要的資源！第8頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三“水桶效應(yīng)”的啟迪水桶效應(yīng)：一個用不同長短木板拼成的水桶，其存水量取決于最短的那塊木板！問題：哪一塊是我們走向成功的“短板”？關(guān)鍵詞：必須設(shè)法找到那塊短板！必須充分利用那塊短板！第9頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三“時間”的特性特性一：時間不可再生；特性二：時間不可逆轉(zhuǎn)；特性三：時間不可停滯；特性五：時間不可伸縮；特性六：時間不可替代。關(guān)鍵詞：“時間”是世界上最希缺的資源！“時間”是最珍貴的資源—短板！第10頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三“時間”是否能管理

事實：你絕對不能夠讓時間停止下來。因此：時間本身是不能夠被“管理”的。所以：能夠被管理的是你和你的選擇。第11頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三時間管理的關(guān)鍵

時間管理的具體內(nèi)容：選擇、支配、調(diào)整、駕馭；分析、計劃、理解、實施。關(guān)鍵詞：將不可控因素影響減到最小。第12頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三我們的時間到哪里去了？

二十二歲大學(xué)畢業(yè)后到七十歲（工作48年）工作16年睡覺15年看電視7年其他休閑4年吃東西4年坐車2年

——摘自杰夫《個人時間管理》第13頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三你的時間到哪里去了？

二十二歲到七十歲（工作48年）每天花的時間（小時）48年總花費時間（年）工作睡覺看電視其他休閑吃東西其他X=2第14頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三TEST——麥克爾.李寶夫測試法

下面的每個問題，請你根據(jù)自己的實際情況，如實地給自己評分。計分方式為：選擇“從不”為0分，選擇“有時”記1分，選擇“經(jīng)常”記2分，選擇“總是”記3分。第15頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三1、我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、我每天列出一個應(yīng)辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。7、我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。9、當其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。第16頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三結(jié)論0~12分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。13~17分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。18~22分：你的時間管理狀況良好。23~27分：你是值得學(xué)習(xí)的時間管理典范。第17頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三

知道了你自己的時間管理方面的總體水平，接下來，讓我們分析一下時間是如何被浪費掉的。浪費時間的原因有主觀和客觀兩大方面。這里，我們來分析一下浪費時間的主觀原因，因為，這是一切的根源。第18頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三1、做事目標不明確。

2、作風(fēng)拖拉。

3、缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點。

4、過于注重細節(jié)。

5、做事有頭無尾。

6、沒有條理，不簡潔，簡單的事情復(fù)雜化。

7、事必躬親，不懂得授權(quán)。

8、不會拒絕別人的請求。

9、消極思考。第19頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三

浪費時間因素：__________________________________________原因解決辦法優(yōu)先次序浪費時間因素分析表第20頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三請你先做一下自我評核

拖延商數(shù)測驗

第21頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三

請據(jù)實選擇以下每一個陳述最切合你的答案（A（4）非常同意B（3）略表同意C（2）略表不同意D（1）極不同意）：

（1）為了避免對棘手的難題采取行動，我于是尋找理由和借口。（2）為使困難的工作能被執(zhí)行，對執(zhí)行者下壓力是必要的。（3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。（4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。（5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當?shù)拇饛?fù)。（6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。（7）試圖令他人為管理者執(zhí)行不愉快的工作。（8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。（9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分泄氣、或太受抑制）時，以致無法處理所面對的困難任務(wù)。（10）在著手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。第22頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三評分標準：每一個“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習(xí)慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。第23頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三

一項國際調(diào)查表明：一個效率糟糕的人與一個高效的人工作效率相差可達10倍以上?？磥?，人人都需要掌握時間管理的方法和理念。第24頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三什么是“時間管理”？第25頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三時間管理不是指以時間為對象而進行的管理；它是指面對時間而進行的“個人的自我管理”。

如：工作任務(wù)，工作習(xí)慣和生活習(xí)慣、生活方式等……“不能管理時間，便什么都不能管理”“管理者工作的有效性不是從他們的任務(wù)開始，而是從掌握時間開始”。

——（美）德魯克第26頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三小實驗道具：鐵桶一只，大石頭兩塊，碎石若干，細沙一堆，水一罐方法：把以上物品裝進鐵桶。提問：如果請你做這個實驗，你將會按怎樣的順序把以上物品裝進鐵桶？啟示：在這個實驗中，鐵桶象征著什么？細沙象征著什么？碎石象征著什么？大石頭又象征著什么？水象征什么？這個實驗又說明了什么？第27頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三學(xué)習(xí)時間管理的目的

誤區(qū)：在單位時間內(nèi)比以前做更多的事。目的：學(xué)習(xí)判斷那些是對你最重要的事；充分的利用時間產(chǎn)生最大的價值。關(guān)鍵詞：獲得更大的“效益”和更加“舒適”！第28頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”.1你通常工作很長時間嗎？2你通常把工作帶回家嗎？3你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4如果沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？8你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？9在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12

你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？

測測你的時間安排是否合理第29頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三

總結(jié)你的時間掌控12——16“yes”

救命！你在時間管理上需改進8——12“yes”4——8

“yes”0——4“yes”當心！你需要重新審視你的時間行動指南可以！方向正確，但需要提高沖勁恭喜！堅持并保留你的方法第30頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三“時間管理”的原則第31頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三目標牽引原則時間管理首要原則第32頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三時鐘與羅盤做事要有效率，但前提是：方向要正確第33頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三目標與成就第34頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三如何去完成目標1）妥善計劃

2）調(diào)整步伐

3）減少干擾

4）有效委派

5）A-time工作法

第35頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三1）妥善安排計劃制作工作待辦清單守時切記帕金森定律找出關(guān)鍵路徑第36頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三常用計劃工具每日計劃滾動計劃GANTT圖PERT圖第37頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三2）調(diào)整步伐創(chuàng)造紀律善用你的生理周期（一年之計在于春，一日之計在于晨，一周之計在于周一周二）適應(yīng)周圍的節(jié)奏性不要拖延第38頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三如何克服拖延？為什么會拖延？如何克服拖延？直接面對，不要逃避——邁出第一步想象一下，提前完成后心理多爽

SalamiTechnique——大工作化為小工作自我激勵不必追求完美包出去第39頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三3）減少干擾，學(xué)會說“不”干擾是不可避免的盡量減少干擾計劃時間要留有余地學(xué)會說“不”文檔歸類、信息歸一美國的統(tǒng)計數(shù)據(jù)：人們一般每8分鐘就會受到1次打擾，每小時大約7次，每天50次~60次。平均每次打擾用時大約是5分鐘，總共大約4小時。大約50%~80%的打擾是沒有意義或者極少有價值的。第40頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三4）有效委派，節(jié)省時間1、合理委派任務(wù)，節(jié)省時間2、要跟進與反饋3、指示要明確，最好讓他復(fù)述一遍4、注重結(jié)果，而不是過程5、責任要分清，全面責任由你來承擔6、加強考核，鼓勵要慷慨，批評要適度第41頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三5）A-time工作法將無法更改的時間日歷上標明（強調(diào)時間）注意你每天的生理效率周期第42頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三20/80原則（帕累托法則）時間管理的第二個原則第43頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三普通人的時間分配80%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時間20%的時間來自花去第44頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三高效率經(jīng)理的時間分配80%最佳效果的工作20%較為次要的工作80%的時間20%的時間第45頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三20/80原則給我們的啟示去尋找用20%的努力就可得到80%的效果的領(lǐng)域集中精力解決少數(shù)重要問題,而不是解決所有問題在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作重視你生活中重要的人和事扔掉不必要的東西治理文山會海第46頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三現(xiàn)場思考：

——請運用“80、20”法則，找出自己日常工作任務(wù)中重要的20%。個人模式：自發(fā)回憶法團隊模式：頭腦風(fēng)暴法第47頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三要事第一原則時間管理第三個原則第48頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三重要：你個人覺得有價值及對你的使命、價值觀及優(yōu)先目標具有貢獻的活動（價值）緊急：你或別人認為需要立刻注意的活動（時間）時間管理的精髓在于：區(qū)分事情的輕重緩急，并合理地組織它。

——史蒂芬?科維我們首先澄清兩個概念第49頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三時間管理的四象限重要不重要緊急不緊急IⅡⅢⅣ危機時間緊的項目救火計劃準備提升自己干擾一些會議一些報告逃避性的活動必要的領(lǐng)導(dǎo)的虛假的浪費的第50頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三緊急

重要

不重要

防患未然改進產(chǎn)能建立人際關(guān)系發(fā)掘新機會規(guī)劃、休閑

繁瑣的工作某些信件某些電話浪費時間之事有趣的活動‘重要’與‘緊要’之區(qū)別從容人無用人

危機急迫的問題有期限壓力的計劃壓力人

不速之客某些電話某些信件與報告某些會議必要而不重要的事受歡迎的活動無聊人不緊急第51頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三4D工作法重要不重要緊急不緊急IⅡⅢⅣDOITNOW立即做DOITLATER稍后做DELEGATE授權(quán)DON’TDOIT不做必要的領(lǐng)導(dǎo)的虛假的浪費的第52頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三普通人的時間分配重要不重要緊急不緊急IⅡⅢⅣ25-30%15%50-60%2-3%必要的領(lǐng)導(dǎo)的虛假的浪費的第53頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三高績效經(jīng)理的時間分配重要不重要緊急不緊急IⅡⅢⅣ20-25%65-80%15%1%必要的領(lǐng)導(dǎo)的虛假的浪費的第54頁，共60頁，2023年，2月20日，星期三每天分析工作任務(wù)A型：重要并且緊急