職業(yè)經(jīng)理人如何進(jìn)行行政管理

市場經(jīng)濟(jì)條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強有力的支持。因此掌握一定的行政管理知識，也是經(jīng)理人必備的技能之一。本書旨在幫助經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進(jìn)行行政管理的相關(guān)內(nèi)容，詳細(xì)介紹了會議管理、文書管理、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環(huán)境管理，設(shè)備與物料管理、車輛...第一章會議管理技能點1如何了解會議的類型主題詞行政管理·會議管理·會議類型適用情景當(dāng)需要了解會議的類型及相關(guān)內(nèi)容時，查看此技能。7技能描述會議的類型多種多樣。不同的會議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。選擇不同的會議方式應(yīng)根據(jù)會議的目的或目標(biāo)而定。同時，不同的會議類型對會議召開的時間、地點的需要也有所不同。所以，在我們考慮采用何種會議程序時，應(yīng)該首先明白所籌劃的是什么樣的會議。1．會議的類型下面是一些主要的會議類型：（1）董事會會議。由公司董事會成員出席，定期召開。一般在董事會專用的會議室由董事長召集或由董事長授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項和戰(zhàn)略、政策等。（2）公司股東年會。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進(jìn)行討論，表決通過董事會提交的事項，形成股東大會決議。揀（3）咳管理人員會盲議。由公司湯經(jīng)營決策層允人員參加，挎討論解決企夫業(yè)經(jīng)營管理膨的具體問題領(lǐng)。釘（4）旗研討會議。領(lǐng)這一類型的踐會議目的是解收集信息并身進(jìn)行務(wù)虛，魂在進(jìn)行過程陽中應(yīng)尤其注拍重開放式、手民主式的意唉見交流與意復(fù)見反饋。秤（5）順專業(yè)會議。陷在一定范圍透內(nèi)就某一具串體領(lǐng)域的具族體問題進(jìn)行璃專題討論，憤一般規(guī)模較苦大。窄（6）挎員工大會。從全體員工參凍加，一般由管主發(fā)言人做未主題報告。葛（7）樣銷售會議。掌安排銷售工餓作、布置銷賢售任務(wù)、總舌結(jié)銷售工作造的專門會議告。濱（8）疊產(chǎn)品、成果合發(fā)布會。向抄消費者介紹瞧及推廣某種泉新產(chǎn)品，或露對某項成果業(yè)予以宣傳、杏發(fā)布。霜（9）悉獎勵、表彰埋會議。表彰稅、獎勵工作堂出色的員工奶為主要內(nèi)容此的會議，是廟企業(yè)的一種翁重要的激勵暢手段。隊（10淹）培訓(xùn)會議要。培養(yǎng)提高改員工素質(zhì)的例專門會議，旅這一類會議棄的時間往往億不止一天，宅需要時間、屠地點、人員飲集中。有時續(xù)在培訓(xùn)結(jié)束絹后還要進(jìn)行線一定的考核野。疊（11塵）其他一些親特殊會議。爪為了與企業(yè)誠員工建立良磁好的溝通方扎式，經(jīng)常有乒一些茶話會拴、晚餐會及冶一些娛樂活探動。這樣的召會議應(yīng)注意串選擇適宜的寬環(huán)境和場所桑。辜2．常賣見例會類型遇一般來漸說，在企業(yè)斜的各個部門表中，例會是嬌最為常見的轟，以下是1錯5種最常見銹的例會類型纏：身（1）毀企業(yè)規(guī)劃會馳議；訂（2）炸資金會議；叮（3）涉行政技術(shù)會會議；絞（4）幣降低成本會奏議；匙（5）牛經(jīng)營分析會柱議；消（6）刪質(zhì)量分析會你議；鏟（7）鵲生產(chǎn)調(diào)度會窩議；侄（8）碎產(chǎn)品對策會調(diào)議；破（9）局索賠會議；圈（10槐）IMC會消議（經(jīng)理人飾懇談會）；姜（11廁）安全衛(wèi)生考管理會議；北（12遙）科（部）乖長會議；復(fù)（13解）部門事務(wù)勇會議；狗（14聽）班組會議樓；感（15啄）行政事務(wù)項會議。稈總之，殖職業(yè)經(jīng)理人餃針對不同的宰情況，可以熔采用不同的篇會議類型。怨但會議的大枕體程序和需樸要注意的問比題是基本相感同的和可以映相互借鑒的粱，這就要求布經(jīng)理人充分傾把握會議的匯共性和個性齡，使二者有頂機地結(jié)合起落來。票9牢玩記要點吃會議的仙主要類型包手括：所_企眼業(yè)常見會議爹的類型鉛_企邀業(yè)常見例會休的類型蘆.實拖踐練習(xí)音請您做勝下面的實踐延練習(xí)題：騎試列舉松出您身邊幾悅個不同類型霧的會議，指均出每個會議病的特點所在園，并找出適退宜的會議籌音劃管理方法肝。鮮技能點2反如何做好會商前準(zhǔn)備怠飽主題古詞行政哭管理·會議康管理·會前媽準(zhǔn)備摘適用情趴景當(dāng)需要船著手進(jìn)行會杜議準(zhǔn)備時，剪查看此技能全。混7技菠能描述丈會議管齊理作為一個源過程管理，崖會前準(zhǔn)備是私其第一個步貸驟。征通常，善大型會議的用準(zhǔn)備往往需餡要按照嚴(yán)格語的程序進(jìn)行膛。一般來說貞，企業(yè)的會祥前準(zhǔn)備有以撓下工作：肢1．確宿定與會者啞作為會縮議的主體，蘋與會者的確厲定無疑是十景分重要的。毛出于對會議蔥成本的控制事，應(yīng)該控制塔與會者數(shù)量伐。但這種控袋制不以降低暖會議的目的聯(lián)和效果為代曉價。所以，薦確定與會者家應(yīng)該考慮以遙下因素：禁（1）航與會者是不單是必要成員供；腰（2）卸與會者是否長直接參與會柔后執(zhí)行；君（3）杰與會者是否丑有利于會議博目標(biāo)的實現(xiàn)辦；樣（4）槍與會者是否蝦具有達(dá)成某幟項決議的能構(gòu)力；停（5）吐與會者是否縣能全身心地帳投入；脆（6）賓與會者是否請會對他人造治成妨礙，從蓋而影響會議蹦的整體成效采。找2．選醬擇開會的時碼間漢選擇合符適的開會時累間，確保與黎會者可以按倍時出席，積苗極參與，從差而取得好的亞效果。因此默，選擇開會相時間應(yīng)該考俯慮以下因素逼：賤（1）要調(diào)查了解與繞會者方便的宗時間段，盡才量不打亂與背會者原來的循時間計劃安寬排；蟲（2）老注意選準(zhǔn)會皺議中心人物馬的最佳開會濤時間段，確其保其能夠集輔中精力，安歸心開會；股（3）錯開會時間盡繡量不要與企眉業(yè)重要的經(jīng)屬營活動發(fā)生跳沖突，避免符打亂企業(yè)正低常的運行秩就序，影響效貨益；丈（4）春盡量開短會忘，可以保證貍參會者精力我旺盛，達(dá)到筑最佳的開會肯效果?？?．選范擇開會的地床點汗會場的券選擇是否合秋適，會議地踢點的物質(zhì)條鎖件、環(huán)境氛宏圍等都會對叫與會者的情頁緒產(chǎn)生影響淚。而且，選鍵擇會議地點去還要考慮到圍硬件設(shè)施的家條件。所以縮，應(yīng)考慮：三（1）按會址與參會有人員距離不園宜太遠(yuǎn)；雄（2）岔會場的環(huán)境筋是安靜的場芳所；視（3）拼會場有足夠桿的照明設(shè)施兼，并保持良遠(yuǎn)好的通風(fēng)及犬適宜的溫度老；紅（4）遲通訊聯(lián)系方粒便，保證信粉息流通順暢痰；患（5）戰(zhàn)會場的空間濕必須合適，設(shè)過于空曠和真過于狹窄都笨會影響會議媽效果。腫4．會殘場布置穗作為會嶼前準(zhǔn)備的重脹要內(nèi)容之一甘，會場布置潑應(yīng)著重注意攤做好以下幾細(xì)方面的工作龍：墓（1）抓合理安排會恒場空間，既丟要便于與會燒者進(jìn)出通暢亭，又要保持風(fēng)會場緊湊的大格局；諷（2）抄認(rèn)真細(xì)致地件做好會議用廢品發(fā)放及設(shè)被備的調(diào)試工掘作，登記清壯晰，管理統(tǒng)束一?？唬?）帽按照會議的寧性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)嬸的要求正確行安排會議座告次，做到方陡便溝通和討炮論。其主要擦方式有以下收三種：華①束單向傳遞虎信息會議的致座位排列方月式；蘿②站雙向溝通群交流會議的鄰座位排列方辦式；凱③冰多向溝通乏交流會議的姨座位排列方棵式。緊5．?dāng)M莖訂會議日程只擬訂會址議日程，即朗擬訂會議的赤程序表，是摔為了讓與會辮者事先對會遺議有所了解夫，以便提前窮做好準(zhǔn)備。郊一般來頌說，會議日義程由會議籌露備部門提出盆草案，經(jīng)會倦議主席審定拜后確定，包懼括：會議內(nèi)粥容、討論事澤項、與會者完姓名、會議惰的時間地點癢、會議事宜監(jiān)的時間分配攤等。泡會議的養(yǎng)日程安排必跡須考慮以下適因素：池（1）虜優(yōu)先安排重漆要或緊急的部事項；頁（2）學(xué)合理分配各下項議案及事由項的會議時輕間，為重要匪事項留出充需足的時間；觀（3）帥會議議程不井宜過于復(fù)雜據(jù)，內(nèi)容不宜彼過多；饞（4）清提前把會議探日程通知與訴會者，并發(fā)略送相關(guān)的資供料，以縮短育會議做出決賠策的時間，雜提高會議效懇率。床6．會緊議通知孤在確定旗了會議的議雕題、召開的奧時間、地點呈和場所等事味宜后，應(yīng)該杯及早印發(fā)會遍議通知。其抬內(nèi)容應(yīng)包括脾會議的時間肝、地點、出等席人員、會沸議內(nèi)容以及很日程等，并團(tuán)且應(yīng)提示與鹽會者盡早給亂予明確答復(fù)萄，或返還出夜席會議的回便執(zhí)，以便于券統(tǒng)計與會者變名單。叢以上關(guān)拾于會議的相扇關(guān)介紹是職資業(yè)經(jīng)理人需竭要格外注意午的，雖非常擴(kuò)瑣碎，卻能犁保證會議的拐成功與有效腳。興9牢額記要點酷會前準(zhǔn)哨備的工作事基項有：探_確率定與會者巷_選織擇開會時間副_選敲擇開會地點固_進(jìn)伸行會場布置挽_擬洗訂會議日程碑_發(fā)仍布會議通知苗.實稿踐練習(xí)倡請您做巾下面的實踐信練習(xí)題：割1．請須您認(rèn)真分析席一下目前貴扮公司有哪些撈會議是必需描的，哪些是壯可有可無的娘，哪些是對潛照上文可以礦取消的。筍2．請房您總結(jié)一下連自己身邊的離會議準(zhǔn)備現(xiàn)高狀，看看其尾中還有哪些悠方面應(yīng)該改顏進(jìn)？總技能點3脹如何做好會姨前檢查寸說主題決詞行政稼管理·會議殃管理·會前臉檢查到適用情四景當(dāng)需要凳對會議準(zhǔn)備茄工作進(jìn)行最捧后檢查時，去查看此技能蹲。售7技屬能描述離在會議災(zāi)的籌備階段鵲及準(zhǔn)備工作限結(jié)束后，必篩須做出全面址的檢查，以刑免出現(xiàn)疏漏丑，從而保證清會議的質(zhì)量僚和效果。白所以，候全面的會前趣檢查是會議籠管理必不可冠少的一部分拿。它主要包單括以下兩個賽方面的檢查極：進(jìn)1．會堅議籌備期檢喪查俗（1）址會議目的：猴①匪本次會議扭是否確實需鄉(xiāng)要召開？橫②腦開會的議無題是否明確逃？酸（2）暫會議事項：奏①怠開會的時陪機、時間是紡否恰當(dāng)？霧②熱開會的地犁點、環(huán)境是危否合適？錢③播會議邀請拍的對象是否旨合適？赴（3）破會議通知：輕①嚼與會者是值否已經(jīng)得到奪通知？逆②償是否已經(jīng)雖將會議的宗須旨、議題通估知與會者？晌③呀是否要求燥與會者事先冬準(zhǔn)備有關(guān)資壘料？歲④忘與會者是億否已經(jīng)就議肝題做好準(zhǔn)備虎？環(huán)（4）咬會議準(zhǔn)備：佳①維是否已經(jīng)迫擬訂好會議按議題的進(jìn)行獅順序及會議休時間的分配雹？怖②除準(zhǔn)備工作醬是否已經(jīng)完岡全就緒？五③躲所準(zhǔn)備的勒文件資料是場否真實、準(zhǔn)狼確？項④燦是否已經(jīng)菊安排好了會自議記錄？板⑤霸是否需要團(tuán)使用相關(guān)設(shè)烈備？默2．會背議活動細(xì)節(jié)妄檢查紡（1）灘活動的宗旨亮；議（2）棟活動的范圍讀；返（3）亞預(yù)算；叉（4）骨招待對象的欄層次；掀（5）議總?cè)藬?shù)（查清會議通知的錫回執(zhí)）；摧（6）扛活動的日期典及時間（注掠意避免與其小他同業(yè)的活槳動沖突）；呆（7）厘活動天數(shù)；辱（8）謙籌備單位；停（9）斤活動負(fù)責(zé)人賴；役（10各）各項活動伏的明細(xì)分工盤表；搏（11逼）會場的預(yù)纏定；刷（12魔）制作來賓閥名冊（姓名踢、地址、公鼠司名稱、電晉話、職銜等厭）；靜（13若）會議活動憲邀請函（應(yīng)程在活動日期吐的2~3個恰星期前寄達(dá)駕給對方）；鐮（14獄）紀(jì)念品；轉(zhuǎn)（15禽）交通工具濤；為（16示）酬謝費；平（17鴉）會場布置悄；河（18未）宴會的形破式；紡（19遲）飲料供應(yīng)穿；?。?0窯）煙酒；眉（21亂）菜單的印影刷；猜（22式）花飾布置方；鑰（23考）園景制作灣；聾（24眼）看板及標(biāo)少示板；銀（25拆）拍照及攝葡像；似（26技）會議桌的稀選擇；顯（27跑）座位順序盤（是否突出繪主賓、是否擋便于會議交閥流）；敗（28筐）胸章及名皮牌；錯（29破）服務(wù)員的柏著裝；愉（30忽）新聞報道花（文字及攝朽影）；易（31軋）資料的收樣發(fā)；裳（32暖）住宿安排柳；換（33劫）特設(shè)專用螺柜臺；鄰（34社）費用支付趨（住宿、餐震飲、費豐等）；蘋（35較）用餐安排些；紛（36雁）服務(wù)柜臺匠的工作；枯（37村）節(jié)目表演波的總預(yù)算；迫（38敗）新的工廠妨、公司落成演的慶祝喜宴帥；群（39鉆）展覽展示爛；慢（40驅(qū)）全部活動蝦費用。哀總之，歐會前檢查作疫為行政管理葡的重要一環(huán)吊，是職業(yè)經(jīng)枝理人義不容南辭的工作內(nèi)暈容，對其應(yīng)宏予以充分地寄關(guān)注，并在故相關(guān)工作中癥切實予以貫盜徹落實。寫9牢甩記要點退會前檢躁查包括：葉_會型議籌備期檢翻查俱_會旺議活動細(xì)節(jié)姑檢查瘡.實療踐練習(xí)檢請檢查犧您的會前檢盈查狀況如何盞：搖1．您湯是否認(rèn)識到裙會前檢查的恥重要性？請至結(jié)合您目前甜的工作，思測考和分析一昆下它的重要柿性是如何在星日常工作中發(fā)體現(xiàn)出來的遵？李2．您名在進(jìn)行會前刃檢查時是否斧首先考慮到狠會議的必要芬性和目的性片？如果您還誓沒有養(yǎng)成這巴樣的思考習(xí)測慣，請您予肚以改進(jìn)。最岔好能結(jié)合某裂次具體會議烈，看看會前柔檢查對您開桑好會議是否叫有極大的幫卡助。駱3．您任所做的會前毀檢查是否全介面、實際？請請您就已做齊的檢查內(nèi)容疼再次予以反謠思，看看有介沒有更好的盒檢查方式？劈技能點4搖如何處理好飾會中事務(wù)帆譜主題妥詞行政齒管理·會議聲管理·會中吹事務(wù)處理碧適用情仰景當(dāng)需要畫了解會議中沃的相關(guān)事務(wù)葛及處理方法穩(wěn)時，查看此偏技能。經(jīng)7技觀能描述辟在會議毒進(jìn)行的過程丸中，往往有塵許多會務(wù)工刑作需要處理奇。而這些會熟務(wù)工作的質(zhì)梢量高低，會剛直接影響到謝會議的進(jìn)程杜和效率。綿可以說失，處理好會桑中事務(wù)是會跟議管理的最距重要環(huán)節(jié)，脆它為會議的晚成功進(jìn)行提怨供了條件和門保證。召一般來任說，會務(wù)工寸作包括以下暫幾個方面：蕩1．會北議簽到聚會議簽擾到是為了準(zhǔn)訓(xùn)確及時統(tǒng)計車會議的出席般人數(shù)。一般愈來說，與會副者進(jìn)入會場泥都要簽到。抹并且，有些浮會議只有在犧達(dá)到規(guī)定的威人數(shù)后才能岔召開。而準(zhǔn)畏確及時的人待數(shù)統(tǒng)計也為隨會議工作的趣有序安排提雞供了方便。進(jìn)會議簽貌到一般形式巖有：廚（1）次簿式簽到。訴簿式簽到是紙指與會者在鳳專門準(zhǔn)備好粱的簽到簿上孩簽名，表示座到會。一般稼來說，簽到勝簿應(yīng)包含姓念名、職務(wù)、旨單位等內(nèi)容見。采用簿式怨簽到的方法倒，名單容易手保存，方便掉查找，可廣蒼泛應(yīng)用于小旅型會議。而項對于大型的艇會議來說，賤簽到的人數(shù)磚眾多，容易蓮擁擠，簿式嶼簽到則不太孝方便。依（2）欲卡式簽到。飄卡式簽到是睜指工作人員船事先把簽到塘卡分發(fā)給每栗位與會者，的與會者在卡且上寫好自己例的名字，在戀進(jìn)入會場時限交給工作人摩員，表示到開會。一般來揮說，簽到卡糠應(yīng)注明會議仆名稱、時間亦、地點、座喇位號等內(nèi)容付?？ㄊ胶灥綍巛^為方便，因不會造成簽驚到時的擁擠足，但是，往輩往不方便查排找人員。一減般多用于大研中型會議。愚（3）泥電腦簽到。饑隨著科技的蜘發(fā)展，電腦絹簽到這一先艙進(jìn)手段更多精地被應(yīng)用。剃采用這種方宇式，與會者薯只需在到場殃時將特制的壽卡片放入簽的到機內(nèi)，電撞腦就會將與坐會者的姓名省、號碼等信汽息傳到會場幫的主機，即?？掏瓿珊灥郊?。同時，將啄簽到卡退還固本人。電腦票簽到有著準(zhǔn)閑確、快速的閑優(yōu)點，已更惰多地被一些舟大型會議所妖采用。武此外，丘還有一些簽宏到方式，大隆多根據(jù)會議韻的實際需要囑而運用?？偹灾?，會議簽漏到是為了精搜確統(tǒng)計會議五人數(shù)，保證評會議能夠順嘆利進(jìn)行，必墨須予以重視跨。糠2．會與場服務(wù)件會場服宮務(wù)的好壞直稈接關(guān)系到會強議能否有序洲進(jìn)行，好的糖會場服務(wù)是辰會議順利進(jìn)哀行及圓滿結(jié)雖束的必要條資件。會場服訊務(wù)工作的內(nèi)鈴容比較多，叨主要包括以階下幾點：踐（1）所引導(dǎo)座位。載大多數(shù)會議穩(wěn)的與會者座缸位都是事先玩安排好的，緞要求與會者趙對號入座。夜同時，工作村人員要引導(dǎo)局對會場不熟適悉的與會者慌入座。一般螞情況下，為衰了方便管理饅與交流，往貢往安排以部包門為單位集理中就座。在略一些大型會紙議中，由于衫會場較大，五與會者人數(shù)撥較多，為了爽做好座位引伯導(dǎo)工作，可貞以在會場設(shè)非置指示標(biāo)記土，或印制會曾議的座次表賤。以便引導(dǎo)溝與會者快捷閉、方便地入固座。桂（2）丸分發(fā)會議的屆文件資料。瓣會議中往往貌有文件和材毫料需要分發(fā)貸給與會者，能這就需要工在作人員及時期地將其送到倡與會者手中羞。文件資料蛋的分發(fā)有兩摟種形式。會搜前分發(fā)：一就般在與會者信入場時，由驕工作人員在春入口處分發(fā)財；也可以在瞧開會之前在黃每位與會者音的座位上放描一份文件材辟料。會中分封發(fā)：在會議胳進(jìn)行期間根幫據(jù)會議進(jìn)程遲的需要，由炸工作人員將紀(jì)文件資料分雙發(fā)或收回。筆有些會議的葵文件資料需靜要收回，一猴般應(yīng)在文件戶的右上角寫效明收回時間工，以及由何咬人收回。收恩回的時候應(yīng)下予以登記，換以免發(fā)生錯洋漏。奪（3）為維持會場秩芳序。在會議邪進(jìn)行的過程政中，為了防乏止混亂的發(fā)非生，阻礙會衛(wèi)議的正常進(jìn)簽程，一般需尸要有工作人母員維持會場啞秩序，禁止西無關(guān)人員入社場，保證會六場的安全。廣在發(fā)生意外抽的時候，應(yīng)麗及時做出有莖效的反應(yīng)，借制止發(fā)生的疫無序情況。界（4）袋信息傳遞。答在會議進(jìn)行產(chǎn)的過程中，拘會場往往與閃外界是隔絕席的，需要會輕議工作人員禮傳遞信息，脈進(jìn)行內(nèi)外的兵聯(lián)系，將一撇些緊急情況勉傳達(dá)給與會塑者。但是，演在信息的傳艦遞過程中，府工作人員必艱須保證對會赴議內(nèi)容的保劈密，防止泄元密。創(chuàng)3．會途議記錄膛一般來嶼說，會議都諒需要有記錄漏。會議記錄遺包括兩個部底分：第一部悟分是記錄會析議的組織情怕況，包括會蝴議的名稱、幼時間、地點撕、與會人員甜等；第二部屋分是記錄會董議的內(nèi)容，須包括會議的蓬議題、發(fā)言統(tǒng)情況、通過健的決議、決盲定等。會議皮記錄至關(guān)重股要，它是會蜘議內(nèi)容和進(jìn)鋤程的客觀記騰載，同時，料也是重要的便檔案資料。挖既為撰寫會蹤議簡報和會那議紀(jì)要提供搞了材料，又鐘為日后檢查掏會議的執(zhí)行吊情況提供了悅依據(jù)。所以足，必須認(rèn)真緒地做好會議侵記錄。天會議記技錄有以下兩紫種方法：務(wù)（1）雁摘要記錄。倍摘要記錄就辜是摘錄要義煌，記錄會議稈的重點。例粘如發(fā)言者的駐發(fā)言要點、訊會議的決議戰(zhàn)等。摘要記亂錄要求合理競?cè)∩幔喢縻@扼要，重點丈突出。用簡歸捷的語言準(zhǔn)啊確地表達(dá)會限議的真實意私思。因此，亭對記錄人員扶素質(zhì)的要求糟較高，不僅劈需要有速記家能力，還得孩有較高的分玉析和語言概斗括能力。搞（2）堵詳細(xì)記錄。怕詳細(xì)記錄是訴按照發(fā)言人許原話的方式狗，不加任何恭改動或概括減，準(zhǔn)確完整瞧地記錄會議輔的所有內(nèi)容晃。這就對記康錄的速度有盒極高的要求蓮。所以，為母了更加詳細(xì)震及時地記錄喇會議內(nèi)容，胞記錄人員往曬往運用一些池速記符號。頂而現(xiàn)代化的隸會議記錄，握更多地使用死錄音機、速飄錄機等設(shè)備隙進(jìn)行記錄。腹總之，冶會議記錄要丈求真實、準(zhǔn)哈確。這就要彼求記錄人員估對會議記錄塵的工作態(tài)度齡必須認(rèn)真，鑒技能必須熟疑練，了解會忘議宗旨，具偉有較高的專浩業(yè)素質(zhì)，才削能勝任會議典記錄工作。掌會中事陽務(wù)，事無巨提細(xì)，任何一萬個小小的紕累漏，都有可炮能給會議造肯成無法彌補張的損失，職強業(yè)經(jīng)理人千冬萬不能疏忽法大意。違9牢躲記要點流會中事潤務(wù)工作的主距要內(nèi)容有：乎_會船議簽到僵_會班場服務(wù)趣_會笛議記錄蝕.實虜踐練習(xí)蛇請您做噸下面的實踐天練習(xí)題：據(jù)1．請薦判斷下列內(nèi)澡容是否正確扮，對的請打坑“√”，錯趴的請打“×惡”：幸（1）取會務(wù)工作就出是指準(zhǔn)備會帶議過程中的他工作。（霞）伙（2）賓會務(wù)工作應(yīng)化由會議籌備鉤部門主要負(fù)墨責(zé)，其他部稠門起輔助作耍用即可。（燒）柿2．思爭考題：試列擔(dān)舉幾例成功持的會務(wù)工作脅，并說明它浪們?yōu)槭裁茨芸拮屇∠笊罟强?？苗參考答淡案：?．（漢1）×；應(yīng)（2）√。炸2．略亞。貿(mào)關(guān)于這西方面的學(xué)習(xí)突資源有很多闊，例如：?泰《成功企業(yè)愚行政辦公管甩理制度范本扁》，王榮奎橋主編，中國糕經(jīng)濟(jì)出版社五，2001飼年。?《行勸政經(jīng)理工作吹手冊》，甘玩華鳴著，中殲國國際廣播琴出版社，2敵002年。級?《成功的統(tǒng)會務(wù)組織》停，Ann音J.Boe封hme著，稅中國標(biāo)準(zhǔn)出磨版社，20誘02年。焰技能點5刑如何進(jìn)行合歐理的會議控前制把辨主題松詞行政歉管理·會議帝管理·會議敘控制反適用情凈景當(dāng)需要蠟進(jìn)行合理的趙會議控制，邁提高會議效哭率時，查看難此技能。婦7技艙能描述欣會議有軟自己特殊的怕活動方式，鴿同時，也有玩特定的適用紫范圍。不具癢備會議舉辦惱的可能和條落件，硬要去叫召開會議，抓只會事與愿訪違，造成浪億費。所以，勁在對會議進(jìn)鄰行正常的管歲理之前先要激認(rèn)真地對會潤議的數(shù)量及互質(zhì)量進(jìn)行有飲效的控制。疤同時，還要君合理地控制妨?xí)h的成本腎，爭取做到郊會議精干，鍛效率提高，丈杜絕浪費。姿一般來映說，合理的危會議控制需半要重視以下拾幾個方面：共?會賣議的數(shù)量控紅制紐在實際懸工作中，會吵議的數(shù)量經(jīng)協(xié)常失控，造補成非必要會淚議充斥其間羨，而真正需具要開的會議這淹沒于會海拜之中而無法勞突出其作用瞇。所以，進(jìn)測行會議控制等首先應(yīng)遵循鐮盡量減少會權(quán)議數(shù)量這一索原則。殘控制會另議數(shù)量的主佛要措施有：歪?熟決練應(yīng)用包括蓬會議在內(nèi)的旬多種工作方東式，如打電需話、制發(fā)文踩件、親自指演導(dǎo)等，因情陵制宜，選擇造最有效的工拒作方式；錄?建決立嚴(yán)格的會算議審批制度趟；盾?提渴高會議的質(zhì)噸量，避免及猶減少連帶性把的冗長會議末；奉?建田立統(tǒng)一的協(xié)蜜調(diào)機制，統(tǒng)株籌安排各部和門的會議，瓦避免重復(fù)會忌議；跳?定母期對例會進(jìn)禿行檢查與分價析，取消功殃能和價值不鼓高的例會；搖?合方理設(shè)置組織柄機構(gòu)，從機鏡制上控制會摔議數(shù)量。心?會脆議的質(zhì)量控積制片會議的咽質(zhì)量表現(xiàn)為關(guān)會議的效率蛇。所以，要邊保證會議的罵功能和效率鋸，就必須對解會議進(jìn)行有務(wù)效的質(zhì)量控胳制。篇衡量會吧議質(zhì)量的主刃要標(biāo)準(zhǔn)：弓?會味議是否有召際開的必要性挨和明確的目璃的性；飽?會擔(dān)議召開的時維機是否成熟慌；闊?會馳議的規(guī)模是叉否適度；墊?會希議的節(jié)奏是欠否緊湊；皺?會宜議的準(zhǔn)備工肌作是否充分鉆；腐?會弱議能否有正拼面的實際效馳果。潛提高會要議質(zhì)量的主輔要方法有下貴列各點：碑?嚴(yán)勵格執(zhí)行會議吉審批制度，霜杜絕不符合談程序的會議唉；麗?充望分有效地做碑好準(zhǔn)備工作期，特別是讓富與會者明確票會議的宗旨先和目的，以凈及掌握相關(guān)寸的文件和材摔料；隙?盡組可能地控制為會議的人數(shù)探，精干高效葉；徐?會納議的議題集熱中，會議日伴程緊湊；畜?保辰持良好的會獎場秩序，創(chuàng)從造良好的會貧議環(huán)境；沾?實煩行有效的措休施監(jiān)督會議霧執(zhí)行的全過姻程，保證會涂議的有效性猴；伴?提奪高會議主持箭人的能力，糊有效掌控會滿議。尤充分利益用電視、電雄話、錄像、填圖板、照片春、模型等現(xiàn)略代化技術(shù)手枕段，提高信蒜息的傳遞效換率，改變傳哄統(tǒng)會議模式榮，節(jié)省時間分。斥?會事議的成本控扣制撥現(xiàn)代企密業(yè)管理應(yīng)該搭注重投入與郊產(chǎn)出的比例御。因此，對摸會議成本的便核算不可忽預(yù)視。桐會議成補本包括會議白所花費的費偶用總和和與妄會者所消耗普的時間資源仗。對于費用略總和的計算辟，現(xiàn)在，國汪外流行一種爪計算公式：首會議成倉本=滋2A鞏×B攻×T牌其中：滲A為與會者叛的平均工資巾（以小時計貝）的3倍；輩B為參加會喂議的人數(shù)；銹T為會議時晚間。膠時間的櫻價值目前還快難以量化，始一般用倒推揚法來計算。窮即假定與會順者在這一段望會議時間若師不開會，而孕進(jìn)行正常的卷工作所可能貓創(chuàng)造的價值怒。頸總之，見要控制會議窮的成本，首箭先需要將會德議的費用進(jìn)翅行精確的計皮算，做出會拉議預(yù)算，對挪預(yù)算進(jìn)行嚴(yán)寒格的審批。額同時，強化掃人們的時間濃觀念，提高痕辦事效率，嬌在減少會議術(shù)數(shù)量的同時懇，也減少無賊形資源的支倒出。腹9牢休記要點蔥合理的鳥會議控制要洗做到：盈_控蕉制會議的數(shù)啊量嚷_提蜘高會議的質(zhì)叨量換_控隨制會議的成淚本宇.實東踐練習(xí)艘請您做寺下面的實踐導(dǎo)練習(xí)題：腰1．判核斷下列描述菊的對錯，對撫的打“√”輩，錯的打“茶×”?？啵?）洞會議的重要吸性和成本之區(qū)間存在正比雄例關(guān)系。震（）著（2）賞會議的成本剃控制得越低備越好。（港）薄2．列她舉出幾個您草認(rèn)為功能和莊效率不高的圓會議，指出殃其問題所在腹，并找出合逃適的解決方叼法。蘿參考答織案：鬧1．（手1）×；慚（2）×。芹關(guān)于這弓方面的學(xué)習(xí)向資源有很多烈，例如：?院《辦公室泊文秘事務(wù)處裳理技巧》，篩方圓編著，饞石油工業(yè)出遠(yuǎn)版社，20撞01年。?防《現(xiàn)代秘播書學(xué)通論》潛，王熙梅、桃王景清主編撥，海洋出版遍社，199提3年。匯技能點6板如何做好會植后工作基嬸主題稱詞行政疏管理·會議修管理·會后嚴(yán)工作琴適用情婆景當(dāng)會議燥結(jié)束后，需什要做一些相住關(guān)工作以落查實會議精神秩時，查看此選技能。律7技鑰能描述旋一個會普議要取得真積正的成功，旦不僅取決于訴會議過程的輔順利與否，顏更在于會議砌的決議和精誠神是否真正鋤被貫徹執(zhí)行鉗。因此，在煤會議結(jié)束之堤后，仍有許掀多總結(jié)和落涉實的工作需擊要認(rèn)真去做詞。否則，會列議就變成了舉紙上談兵，粥沒有任何實絡(luò)際的指導(dǎo)意銹義。莖一般來啄說，會后工忙作有以下幾旺個方面：耕?會慘務(wù)工作總結(jié)獻(xiàn)會務(wù)工屢作總結(jié)往往華以總結(jié)會的屢形式進(jìn)行。偽對會議組織忽及服務(wù)工作顏的全過程進(jìn)晶行總結(jié)，找精出其中的漏扇洞與不足，形從中吸取經(jīng)宵驗教訓(xùn)，避穴免再次犯錯雁。同時，對家會議工作人饅員進(jìn)行表彰摟與鼓勵。鍋?會稠議簡報鬼會議簡議報是為了方議便交流情況寄。因此，要蜂求簡報要真泉實地反映會祖議的內(nèi)容，帽并且做到文渣字簡練，篇悄幅短小，著麥重反映會議世中的重要問陪題。簡報的暗印發(fā)數(shù)量和授發(fā)送范圍應(yīng)帶視需要而定沉。應(yīng)對會議石簡報進(jìn)行編跌號，以便于仁分類歸檔。漢通常會運議簡報有兩剖種寫法：一盛是指導(dǎo)式寫替法。即采用嶄新聞報道的迷形式反映會釋議情況，從拌會議中選取胖有價值的內(nèi)換容。二是轉(zhuǎn)擦發(fā)式寫法。甚即直接登載據(jù)某些會議的苦發(fā)言，在前福面配發(fā)一定牙的按語或評踐論，以強調(diào)運轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的曲指導(dǎo)意義。霞?會克議紀(jì)要票為更好香地貫徹執(zhí)行勒會議精神，孤會議結(jié)束后耀，通常要根寺?lián)h宗旨貪和精神撰寫幣會議紀(jì)要印三發(fā)給有關(guān)部糞門。會議紀(jì)宴要是紀(jì)實，爸必須反映會寄議的真實意竟思，不應(yīng)摻注雜個人的主顏觀意見。同容時，會議紀(jì)強要必須簡明伙扼要，語言篇精練概括，畝內(nèi)容全面、柏條理清晰、軌主次得當(dāng)。行會議紀(jì)女要是為宣傳逼、貫徹會議遍宗旨服務(wù)的行。所以，撰譜寫者必須準(zhǔn)窯確理解會議畫宗旨，把握可會議的精神伐實質(zhì)，并貫免穿于紀(jì)要的大始終。一般滿來說，撰寫尼者應(yīng)該參加劉會議的全過章程。這樣便渴于他理解會言議精神，消凡化會議內(nèi)容英。挎會議紀(jì)捆要一般可分援為兩部分：鑄第一，訓(xùn)簡述會議情付況，包括會兵議的時間、涌地點、與會斑人數(shù)、會議錫目的、討論感結(jié)果等。尼第二，情闡述會議的惰主要精神，君所討論的主硬要問題，做穩(wěn)出的正式?jīng)Q及定等。這是鼠會議紀(jì)要的飄主體，往往撕要對會議的嬸原始記錄進(jìn)瓶行提煉、選訴擇。親會議紀(jì)薪要寫完之后震需要經(jīng)過有泥關(guān)人員的審趕核，審核通隱過后及時發(fā)算給有關(guān)部門招。印發(fā)會議劇紀(jì)要的方式疼有兩種：一舌是全文印發(fā)瞞，二是摘錄趙需要的部分沉印發(fā)。所以寬，應(yīng)視不同婚情況采用恰泉當(dāng)?shù)姆绞?。糟如果會鋒議紀(jì)要的內(nèi)獲容具有機密陜性，應(yīng)注明想密級。并且輕印發(fā)紀(jì)要編煎制序號，以毯便歸檔保存填。蒙?文尊件資料的收庫退取一般來魯說，會議文辣件需要退回碗有以下幾個勞原因：頁其一，箏一些文件內(nèi)乖容有高度的漢機密性，為考防止泄密，嶺不宜擴(kuò)散；霉其二，引一些文件屬趴于參考性質(zhì)斧，與會議的污精神并不完濕全相符，如揀果擴(kuò)散會影艦響會議精神似的準(zhǔn)確傳達(dá)醉；疾其三，旁一些文件記肆錄了會議中歷與會人員的墊即席發(fā)言，希不宜擴(kuò)散。禮文件資勵料的收退有改多種方法，熊在一些小型娛的日常會議午中，如與會網(wǎng)者之間比較碰熟悉，可直曾接口頭交代兇，進(jìn)行文件堅的收交。而瘦召開一些大鞭型的會議往柱往事先開具趙文件資料的董清單，由工拘作人員分發(fā)娘給與會者，荒要求在會后咽按照清單將且文件資料退茄回。鉆?議倦定事項的檢深查催辦催議定事木項的檢查催確辦是會后工欲作的關(guān)鍵環(huán)培節(jié)，它可以融保證會議的殿精神真正落隸到實處。而篇且它還有利障于會后信息擱的及時反饋幅。劫一般來鬧說，議定事棗項的檢查催縫辦應(yīng)設(shè)置專尚人負(fù)責(zé)，并泊制定相關(guān)的發(fā)登記及匯報嘆制度。檢查劫人員可以用參催辦、此發(fā)放催辦通崗知單或親自窗檢查催辦。幕在檢查催辦問的同時應(yīng)隨朋時向有關(guān)領(lǐng)胸導(dǎo)匯報相關(guān)欄情況并接受羅指導(dǎo)。窗總之，僅會后工作是拍會議管理的姨收尾工作，稿看似可有可另無，實際上見卻非常重要思。經(jīng)理人在鑒對會后工作晝進(jìn)行管理過睬程中，一定屬要注意上文幕列舉的諸多英注意事項。陪9牢佛記要點聚會后工玩作的主要內(nèi)抄容有：男_會訂務(wù)工作總結(jié)殘_撰刮寫及印發(fā)會群議簡報懲_撰誤寫及印發(fā)會例議紀(jì)要孩_文義件資料的收嫂退抱_議廁定事項的催末辦菠.實絕踐練習(xí)索請您做跡下面的實踐犬練習(xí)題：顧會后工軌作是個需要痕注意的問題編，您和您的曠組織是否意問識到這一點必了，看看有樣哪些方面是宏和本文講到謎的要求相悖禽的，存在哪匙些不足，并獎?wù)页龈倪M(jìn)的且方法。醫(yī)關(guān)于這因方面的學(xué)習(xí)咽資源有很多躁，例如：?扶《實用秘煎書工作手冊活》，王千弓天等編，光明腦日報出版社勻，1987寸年。?《儉現(xiàn)代秘書實征用手冊》，矩蔡翔、李保降華編譯，中膨國卓越出版態(tài)公司，19姑90年。廢技能點7更如何掌握會頌議管理的技喬巧虎佛主題置詞行政舊管理·會議帆管理·會議承管理技巧豎適用情怖景當(dāng)需要應(yīng)了解一些會魔議的注意事逝項時，查看凱此技能。磨7技榴能描述匹會議的固進(jìn)行和管理獨需要科學(xué)化挨、合理化，租這樣才能達(dá)匆到預(yù)期目的虛，這其中有出著許多的注貨意事項以及享一定的技巧坑與方法。如蛛果會議管理左者掌握了這耐些技巧，無軋疑會對會議生的管理大有劃幫助，使會濃議能夠順利希進(jìn)行，從而株事半功倍。言1．會院議進(jìn)程中的警注意事項降在會議吉進(jìn)行的整個清過程中，為留了保證會議畏能夠高效進(jìn)疲行，必須隨求時發(fā)現(xiàn)并糾促正一些問題怖。包括：煎（1）女開會和散會證是否準(zhǔn)時？舉（2）子會議議題的襲說明是否簡錫練、明確？艦（3）應(yīng)是否有無法遮討論的議題延？年（4）盾會議是否按掉照程序進(jìn)行貌？虛（5）肺是否強迫某虹位特定人員容發(fā)言？毀（6）民是否批評某濱人的發(fā)言？掃（7）燥是否有人發(fā)牙言過于感情藏用事？幫（8）摸是否有人竊唐竊私語？饑（9）尺是否得出了項明確的會議辮結(jié)論？壩（10鋪）是否找到叢了解決與會電者意見對峙潛的辦法？句（11奸）是否尊重劈了少數(shù)人的絡(luò)意見和想法境？獵（12轉(zhuǎn)）是否正確貌記錄了決定甜的事項？籍（13贊）是否妥善電保管了會議瓣記錄？船以上問探題經(jīng)常在會佩議進(jìn)行的過撿程中出現(xiàn)，腥如果處理不感當(dāng)，會對會比議進(jìn)程產(chǎn)生淚阻礙，影響青會議質(zhì)量。孝因此，必須片予以高度重足視。頑2．主寒持會議的注縮意事項瓶許多會京議都設(shè)有主剖持人，以便閃于會議能嚴(yán)狂格按照議程雄進(jìn)行。而作摧為會議的主裹持人，必須邁了解掌握相哄關(guān)的知識，你并且運用一攤定的技巧?？滓话銇碚f，肅主持會議需犁要注意以下痛事項：臂（1）柿清楚開會的揪時間；娛（2）浩充分了解會錘議目的，把衛(wèi)握會議主題農(nóng)；槍（3）垃引導(dǎo)與會者漏積極參與會雙議討論；呢（4）愚讓與會者公肉平自由地表畏達(dá)意見，不間要擅自指定污發(fā)言；動（5）天當(dāng)討論出現(xiàn)損混亂時，應(yīng)己有撥亂反正疫的能力；炕（6）沃如果討論偏溪離了議題，攪應(yīng)及時予以鹿扭轉(zhuǎn)；獵（7）決客觀地接受吵每位與會者綢的意見，并頸及時總結(jié)歸值納；趣（8）晝對會議的議兼案，應(yīng)付諸震表決，遵循身少數(shù)服從多榴數(shù)原則；夸（9）熔會議的結(jié)論歌獲得通過后躁，當(dāng)場宣讀深會議決定的予事項?；蛑鞒秩藵B的工作水平丙高低對會議征質(zhì)量有很大托影響。所以粗，主持人應(yīng)凈該在會前進(jìn)癥行充分的準(zhǔn)春備，有針對烘性地做一些震模擬練習(xí)。圣3．參視加會議的注我意事項卻作為會陰議的主體，壞與會者必須知真正地投入枯到會議中去偉，這樣，才北能保證會議壯能取得成功張。作為與會心者，必須注聽意以下幾個轎方面：戲（1）五事先了解會蠻議的宗旨、題目的，并對損議題進(jìn)行研程究；辨（2）遵準(zhǔn)時出席，疾如果因故無播法出席，必病須事先請假踐；殺（3）悄積極發(fā)言，喉真實地表達(dá)耳個人意見，天不要有所保岸留；?。?）齒發(fā)言要言簡經(jīng)意賅，避免嚴(yán)長篇大論，票并且要注意賺發(fā)言時機；剪（5）梢避免發(fā)言偏勒離議題；辛（6）順認(rèn)真聽取與磨自己不同的蒙意見；誦（7）膊反駁不同意危見時，要注持意態(tài)度和語塊氣；朝（8）棟注意自己的成發(fā)言時間，銜要給他人留呆出發(fā)言的機屈會；朱（9）寨發(fā)言討論要業(yè)具有大局觀辛，不要總為影細(xì)枝末節(jié)爭殺論不休；奸（10景）要遵守少旺數(shù)服從多數(shù)蔬的原則。躁4．會俗議提問的注泛意事項店提問是返會議中常見某的方式，也盯是最重要的惠方式之一。指因此，會議怕的提問必須欣做到合情合挨理。否則，瓜不適當(dāng)?shù)奶崾貑柌粌H會影覺響會議的順渠利進(jìn)行，還明可能挫傷與薦會者的積極悅性。所以，漆注重會議的樹提問方法和茂提問技巧是列必要的，有尖助于達(dá)到提護(hù)問的預(yù)期目依的。租提問的爛方式有：電（1）襲間接提問：艙不指名道姓墻，面向全體速與會人員提謀問；攔（2）險直接提問：色指名道姓地滴向特定的人歉發(fā)問；濃（3）緊反問：在與袋會者提問之扣后，會議主瘋席并不立刻繡回答，而是狗反問提問者禮或其他與會序者。以提問時慘應(yīng)該注意的渾問題：乳（1）默使用正確的使語言；說（2）體提問的問題泉要反映會議密的主旨；養(yǎng)（3）積要提出引人就深思的問題司；不（4）睛提問的語氣挽要親切；飯（5）懼提問的順序少要得當(dāng)；舉（6）亡提問的問題暈應(yīng)便于回答銹；方（7）努提問應(yīng)說明冊問題的重點別。恒總之，逆會議的提問才是一門藝術(shù)東性很強的學(xué)蹦問，認(rèn)真領(lǐng)喇會這一點是誦提高會議提披問水平和效得率的必備技必能?，F(xiàn)9牢燭記要點堵會議管貫理的注意事?lián)茼椨校罕會擋議進(jìn)程中的愛注意事項箏_主桂持會議的注誰意事項四_參適加會議的注銷意事項獵_會擁議提問的注糊意事項旋.實端踐練習(xí)蜂請您做扛下面的實踐疫練習(xí)題：墳檢查您洋對一些會議飽注意事項和盛技巧的掌握占程度：播1．您紹是否重視挑貪選高水平的卸會議主持人廁？試著列舉捆出具體的標(biāo)某準(zhǔn)進(jìn)行反思候，看看有沒巨有更好的方絡(luò)法和模式。荷2．您步是否注意提勞高會議發(fā)言張和討論的質(zhì)勵量？對于會船議發(fā)言和討始論中存在的密問題，有沒犯有切實有效膚的改進(jìn)措施弊，請您總結(jié)例一下。淚3．您早是否注意到化進(jìn)行會議提愛問時的方式殲、方法？有揪沒有發(fā)現(xiàn)更襯好的方法？千對現(xiàn)存的有近待改進(jìn)的問畢題，請您拿住出具體的解顯決方案。佩4．將洗一些會議的常注意事項和寸技巧進(jìn)行總歪結(jié)提煉，制時定成會議管存理的規(guī)范，公并在相關(guān)人鴉員范圍內(nèi)進(jìn)錯行學(xué)習(xí)。之第二章文暢書管理釣技能點1隸如何遵循文虜書管理原則革辯主題努詞行政們管理·文書磚管理·管理賢原則析適用情驅(qū)景當(dāng)需要純遵循文書管易理的基本規(guī)勇則時，查看燃此技能。秧7技術(shù)能描述赤掌握了膨文書管理的散基本規(guī)則，茂就把握住了押文書管理的盡基本特點。富一般來爆說，文書管翅理應(yīng)當(dāng)遵循金以下幾條原汽則：濃?簡劫潔明了瘦文書是猴用來傳遞信勒息的重要工墻具，簡潔明源了的文書表妹達(dá)形式更有慌利于信息的槽準(zhǔn)確傳達(dá)和向信息接受方簽的準(zhǔn)確接受者。例如，用鳳第一章、第校一條等類似誓的章節(jié)體的耳表達(dá)方式，群更有利于清犯晰表達(dá)所規(guī)分定的事項。旦一般來紀(jì)說，文書應(yīng)側(cè)該是一事一辰文。文書標(biāo)五題的選擇更戶應(yīng)把握簡潔杰明了的原則仗，能夠準(zhǔn)確膏明確地表達(dá)場文書內(nèi)容。綠?準(zhǔn)去確及時菌日常管貨理中，文書抹的運用都具費有及時有效滴的特點。文徑書一般是針舌對特定的人綱和特定的事牢情而做的。叉信息只有在懼最快的時間夜內(nèi)傳送出去閉，才能真正茶地發(fā)揮信息柿的作用，提辣高企業(yè)的行擋政管理效率葉。這也是文吹書管理的本輕質(zhì)所在。盛由于信副息的準(zhǔn)確性考離不開文書帳的準(zhǔn)確表達(dá)薄，因而文書徑管理過程中恒絕不可以為像了求快而放置棄了文書的化生命—準(zhǔn)確蛇性。特別是按對于文書中良所引用的其移他文件，更勸應(yīng)該注明其琴出處。戴?嚴(yán)隨格保密法文書的露內(nèi)容關(guān)系到迫一個企業(yè)日常常管理的方像方面面，有臘許多甚至是靈關(guān)系到企業(yè)拳發(fā)展的重要滾文件。這就歷決定了文書景的管理應(yīng)該摘具有保密性僑。特別是對恢于一些機密部文件的保管勵更應(yīng)該是管草理中的重中膝之重。分文印室季人員更應(yīng)該攤樹立嚴(yán)格的證保密觀念，埋不得隨意泄誠露本公司的卻商業(yè)秘密，瓣不得私自截惑留任何文件染。忙?統(tǒng)氣一管理所文書管喪理針對的是閥全體員工，吉文書內(nèi)容應(yīng)蕩該統(tǒng)一，傳鍛達(dá)信息應(yīng)該虎一致，文書蠶格式應(yīng)該規(guī)充范、具體，理管理應(yīng)該統(tǒng)柄一便捷。捧?注燭重程序指公文的富受理、制發(fā)婚、歸檔都有碑著嚴(yán)格的程與序規(guī)定。在域日常管理中軟只有嚴(yán)格依扇程序辦事，止才能最大程著度地簡化文贏書管理，使燕之行之有效血。例如在究公文的歸檔托這樣一個大跨的程序上就含可以分為：選平時歸卷、移立卷、歸檔翅以及送交檔李案室等不同邁的子程序。態(tài)總之，泄文書管理的異優(yōu)劣往往取鍵決于文書管蜂理人員本身蜘的素質(zhì)高低葛，只有嚴(yán)格洋按規(guī)則辦事秀，才能達(dá)到糾事半功倍的熟效果。畝9牢襖記要點塵文書管晨理應(yīng)遵循的杰基本原則：葛_簡蛾潔明了打_準(zhǔn)仰確及時餅_嚴(yán)自格保密恐_統(tǒng)扶一管理騰_注積重程序煮.實廈踐練習(xí)饒請您做林下面的實踐窗練習(xí)題：縣評價一橡下您所在單矩位的文書管影理工作及文柏書管理人員盼，看一看這谷方面的工作夢是否嚴(yán)格按割文書管理規(guī)遙則辦事？毀關(guān)于這蠅方面的學(xué)習(xí)理資源有很多嫌，例如：?草《現(xiàn)代成序功企業(yè)行政揉辦公管理文致案范本》，禾石向彤主編共，中國時代恢經(jīng)濟(jì)出版社羞，2002招年。?《逮秘書工作手訪冊》，孫云旁潔等編著，泰工人出版社潮，1985瀉年。片技能點2讓如保設(shè)置文奪書管理部門蒸杜主題本詞行政桂管理·文書野管理·文書藥管理部門設(shè)腿置祖適用情謀景當(dāng)需要番設(shè)置文書管撫理部門或調(diào)沃整文書管理蜻部門時，查掀看此技能。瘦7技瓶能描述弱企業(yè)想訓(xùn)要運行高效刮，必須有一灰個合理的企傲業(yè)部門的設(shè)唉置。只有分互工到位，才葡能形成統(tǒng)一泰化、專業(yè)化牌的管理模式怕，做到企業(yè)未上下圍繞企證業(yè)目標(biāo)共同孤努力，協(xié)調(diào)進(jìn)一致。如何陸設(shè)置文書管共理機構(gòu)呢？咸何種部門適奪合擔(dān)當(dāng)此任話務(wù)呢？鋼1．總忙收發(fā)部門辯由總務(wù)娘部門統(tǒng)一擔(dān)惕任?？偣敬鞑块T與外漁界來往文書低的收發(fā)由總福務(wù)部門統(tǒng)一類辦理，各公飄司（工廠）膚所在地的總喝收發(fā)由其所紅屬總務(wù)部門擺辦理。總收怖發(fā)部門負(fù)責(zé)秀文書收受及旬發(fā)送。消2．管商理部門淡由于各土個部門的管大理分工不同疏，依照其不廳同的職能特巡點，可以讓南它們擔(dān)當(dāng)不貍同的管理任偉務(wù)。例如：此各公司總經(jīng)塌理室或管理總處，負(fù)責(zé)管止理各部、室陸、中心及以摧公司名義與鼠外界來往的奶文書；各業(yè)縫務(wù)部門的最艦高主管部門丈，負(fù)責(zé)管理挪營業(yè)、采購銀、法律、服纖務(wù)、訓(xùn)練等篇業(yè)務(wù)部門的裹文書；各公淘司（工廠）顛經(jīng)理室或管掛理處（或總膚務(wù)部門），掠負(fù)責(zé)管理其享所在地域與掉外界來往的遙地區(qū)性文書群；各分公司袍、部門間的針來往文書，兆原則上以廠資、處、部、價室部門為管殘理部門。絲3．主奉辦及會辦部鞋門希（1）省資料需報送廈工廠主管機捉構(gòu)的，由各霸公司總經(jīng)理沉室或獨立廠輕區(qū)的管理部至門主辦，由返法律事務(wù)室臂會辦；幟（2）雨資料需報送辛外匯貿(mào)易主總管機構(gòu)的，帳由資材部主窗辦，由法律烘事務(wù)室、財沈務(wù)部會辦；媽（3）囑資料需報送兄新聞媒體的偶，由秘書室塔主辦，但是壁如果資料涉密及公司業(yè)務(wù)炮政策事項，針應(yīng)先報告董闊事長核定后岸才能對外發(fā)睡布；之（4）拾資料需報送淡股東及一般強性客戶的，歌由公司總經(jīng)逃理室主辦，蘿但編印前必侮須先會晤法顏律事務(wù)室。橡（5）業(yè)資料需報送受金融機構(gòu)的家，由財務(wù)部銜主辦；需報拔送稅務(wù)主管摟機構(gòu)的，由敗各公司會計鎖處主辦；需賣報送商業(yè)及微證券主管機誼構(gòu)的，由各巧公司總經(jīng)理影室或證券辦少主辦。裂總而言尿之，資料報鄰送部門的分善類和設(shè)置，鋼一定要本著冷必要和有限聞的原則，在咳此基礎(chǔ)上，脹確定文書管竟理部門設(shè)置竟和工作流程懷。杯9牢蹤記要點洽文書管排理機構(gòu)設(shè)置杯的要點：惰_總輪收發(fā)部門的煌設(shè)置檔_管綿理部門的設(shè)法置冰_主波辦及會辦部唐門的設(shè)置趣.實券踐練習(xí)宣請您做豆下面的實踐越練習(xí)題：訊請您判決斷以下說法折的對錯，對著的打“√”錄，錯的打“桐×”。栗1．文鬧書管理工作麗可以由行政背部門代行，密沒有必要再牲單設(shè)專門機稻構(gòu)。（咐）湯2．文衰書管理人員掛要重在經(jīng)驗友，而不是理緞?wù)?。（院）日參考答維案：類1.×祖；2.√殲。贈技能點3樂如何進(jìn)行文朱書的行文忍象主題逐詞行政停管理·文書莖管理·文書吉行文規(guī)范漆適用情爭景當(dāng)面對捐不同的發(fā)文丟對象需要選幼用不同的文扮書形式時，垂查看此技能符。央7技蒜能描述弱企業(yè)在旅日常行政管婆理過程中，詢要面對各種季各樣的對象海，發(fā)文對象貪的不同決定亡了文書寫作太方式的不同萌，文書寫作設(shè)絕不能夠千闖篇一律。就退如同在不同葡的場合我們倉會有不同的西著裝，見到勝不同的人說使不同的話的撥道理一樣，鵲這既體現(xiàn)了鳳格式的規(guī)范問，也是對發(fā)送文對象的尊漆重。州1．睡公文類別魯（1）么公告：就主雙管業(yè)務(wù)向公悶眾或特定對嘉象宣布時使膠用。然（2）情公函：發(fā)布雕規(guī)章或臨時糾性規(guī)定及對爪機關(guān)團(tuán)體、燕公司行文或于公司與公司鈴之間及公司舌內(nèi)各部門間沖行文使用。姑（3）扎便函：在企關(guān)業(yè)、部門間全或企業(yè)內(nèi)各鞋部門間業(yè)務(wù)語接洽時使用配。鈔（4）判簽呈：下級雅對上級請示繞或報告時使芒用世（5）塊表格式公文威：政府機關(guān)桶規(guī)定的表格弱式公文及公交司人事令等勉，可依實際錦需要印為固安定格式使用朗。健（6）娛其他：司法希文書依司法潮部門規(guī)定程戶序?qū)嵤?；合黃同文書依法桃律、法規(guī)的區(qū)規(guī)定實施；使會議記錄及霉例行報表等內(nèi)不必行文；船業(yè)務(wù)處冬理須以電報休行文時必須顧使用電報。干2．行瞇文權(quán)限判別襯行文時看名義不同，勒署名就會不覺同，如何判坑別這些署名鬼的正確性呢傳？這就要求咳需要劃分不賊同的權(quán)限。項（1）偉以董事長署暑名行文者，爆應(yīng)送總管理胖處總經(jīng)理室疤轉(zhuǎn)呈董事長暈審核執(zhí)行。沃以總經(jīng)理署棄名行文者，拾應(yīng)送公司總賴經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈威總經(jīng)理審核幼執(zhí)行。賴（2）缺以公司名義差蓋用公司公礎(chǔ)章行文者，本應(yīng)由經(jīng)理級商人員執(zhí)行。掉（3）怖總管理處各筒部室、中心頑代表公司對扒外行文須由衡該部門經(jīng)理儀（主任）執(zhí)劇行，以事業(yè)冒部經(jīng)理署名惑行文者，應(yīng)椒送經(jīng)理室轉(zhuǎn)互呈經(jīng)理審核節(jié)執(zhí)行。頭（4）較以部門名義捏行文者，應(yīng)舟由部門主管津執(zhí)行。該（5）魯因?qū)０笜I(yè)務(wù)饅需要如進(jìn)出救口、稅務(wù)、撇關(guān)稅、勞保叨、投標(biāo)等使液用公司名義行須蓋用董事屬長或總經(jīng)理墻的業(yè)務(wù)專用臉章者，行文翅時應(yīng)由該業(yè)脊務(wù)主管部門蹦主管在授權(quán)枝范圍內(nèi)經(jīng)核飽準(zhǔn)后方能蓋釋用。震（6）活固定格式行納文，應(yīng)由署安名的主管對裁原稿審核后魚，授權(quán)業(yè)務(wù)娘主辦部門主林管依式行文肺。業(yè)總之，爛文書行文有攻著特定的規(guī)輔范，寫作者鈔必須遵守這昨些規(guī)范，如似此，才能使角文書合理，傾并能準(zhǔn)確發(fā)遼揮作用，從框而減少不必械要的麻煩。訪9牢店記要點裝文書行耗文時要特別巴注意：杜_公鍬文類別浸_行糕文權(quán)限嘩.實糾踐練習(xí)葵請您做母下面的實踐勤練習(xí)題：觀請檢查風(fēng)您的企業(yè)是甜否意識到行磁文的重要性辰：痰1．您芽的企業(yè)行文踐都有哪些方吐式？有沒有糧可利用的更掀好的方式？柳建議您對此木進(jìn)行反思。筍2．請至您從行文規(guī)燥范的角度檢賣查一下企業(yè)評在行文時的犁做法是否符壤合規(guī)定的要刷求，需要采造取哪些措施荷進(jìn)行改進(jìn)。魄3．您牲認(rèn)為企業(yè)在信文書管理行針文方面還有饑哪些需要改熱進(jìn)的地方？訴最好和同類院或相似的企業(yè)業(yè)進(jìn)行一下役比較，以查撒漏補缺、取然長補短。浙技能點4擱如何收發(fā)文怒書義摔主題譯詞行政嶄管理·文書倘管理·文書律收發(fā)扣適用情杏景當(dāng)各種季文書紛紛到浙達(dá)公司需要牙分門別類時鴨，查看此技堪能。統(tǒng)7技趁能描述彩現(xiàn)代經(jīng)語濟(jì)社會，各爪種信息的及擔(dān)時交流變得脹越來越重要群。面對各種撞文書紛至沓歉來，文書管頭理人員如何傻才能避免手陸忙腳亂，這句就需要掌握雅熟練的文書揉收發(fā)技巧。涉1．文單書收發(fā)部門業(yè)文書收祝發(fā)工作，一籌般企業(yè)都會別讓總務(wù)部來焰負(fù)責(zé)。有些雪還特別要求領(lǐng)總務(wù)部文秘萌室進(jìn)行統(tǒng)一茄接收處理。標(biāo)公司各部、示處、室都要問設(shè)文書負(fù)責(zé)降人，負(fù)責(zé)本更部門內(nèi)文件態(tài)的分發(fā)、保辦管工作。在雀文書管理部褲門還須設(shè)立療一名信使，斜負(fù)責(zé)在各部雄門之間傳遞雪各類文書，奇以使文書在遞各部門順暢憶流通。甜2．文賀書收發(fā)要求盟（1）坑一般文書在雹啟封后，分磨送各部門、勢科室。聯(lián)（2）框私人文書不青必開啟，直蠢接送收信人翁。痛（3）晃送各部門、財科室的文書狡若有差錯，丹必須立即退擱回到文書收正發(fā)部門。唯（4）槐啟封后，編擁上文書的收銜發(fā)編號，注音明收發(fā)編號輛和收發(fā)日期隆。帽（5）御文書當(dāng)事人虛必須簽名蓋露章領(lǐng)取文書塌。湖（6）樓絕密文件或暴親啟文書，久必須直接送李交當(dāng)事者，躬由文書當(dāng)事踐者開封與處款置。嘩（7）碗文書中夾帶妹的所有附加賄物品，必須削原樣送到當(dāng)愧事人手中。希3．需球登記的文書干（1）臂在一般文書中或送交部門貨的普通文書硬中，如果判心定或者未開浙啟也能判斷恥是重要文書守或者夾有重通要物品的文歌書要登記。歇（2）垂專人傳遞送優(yōu)達(dá)的文書要圣登記。膨（3）堡標(biāo)有“絕密獄”類或親啟劉類字樣的文籮書要登記。什4．規(guī)惱定時間以外括的文書收發(fā)勺在制度躍工作時間外則接到文書，呈如果值班人貿(mào)員能夠判定勢是緊急重要歉的文書，或括者直接寫給關(guān)公司高層領(lǐng)窩導(dǎo)的文書，擺應(yīng)該立即通叢知秘書室主甩任；其他次泛重要文書，贏只需通知收超發(fā)室的主任周，并按其指架示處理。諸總之，昆文書的收發(fā)串是個具體過理程，大量的致細(xì)節(jié)需要注削意，必須明陷確程序和各滲個步驟，如霉此，才能有叉條不紊，使防收發(fā)工作有郵序運行。臘9牢雪記要點皺文書收漿發(fā)管理要做征到：鋸_設(shè)守置專門部門這_注信意文書收發(fā)功要求延_部灰分文書需要賽登記費_制練度工作時間笨外文書要注裹意查收歉.實憐踐練習(xí)潛請您做訊下面的實踐呼練習(xí)題：跡1．您令認(rèn)為文書收涼發(fā)制度的建蚊立對于您的王企業(yè)產(chǎn)生了畫怎樣有益的孫作用？冰2．請侮舉出您的企屬業(yè)中有哪些寶需要登記的蘿企業(yè)文書？柔技能點5候如何寄發(fā)文咬書基胖主題離詞行政含管理·文書六管理·文書嗓寄發(fā)從適用情仁景當(dāng)文書蝴對象距離很傅遠(yuǎn)，在與其晴進(jìn)行業(yè)務(wù)往鋸來需要傳遞估文書時，查摩看此技能。驢7技徹能描述儀公司的鋸各個部門和洽業(yè)務(wù)伙伴不獻(xiàn)可能都在同鄙一個地點。甩當(dāng)面對距離挪較遠(yuǎn)的文書壁對象應(yīng)該如座何運用文書印呢？在這個酬時候，就不鵝得不將文書既用郵寄的方確式送到對方誘的手中，這牙個時候能夠稱保證文書在手最短的時間爹內(nèi)送達(dá)，就減是最具時效嬌性的文書傳爆遞方式。柿?寄點發(fā)仙寄發(fā)公雖司外的一般須文書，各部絮門、科室及滅有關(guān)人員封疫緘之后，直鐮接送交文秘惕室統(tǒng)一寄發(fā)健。文秘室匯俊集所有待發(fā)濁文書，做好帆文書發(fā)送登羞記。待發(fā)文虹書必須在規(guī)灰定時間內(nèi)送魯出去。特快鋒專遞以及電成報等文書，號必須及時發(fā)勞出。主?重爽要文件角機密或另親啟文件，謹(jǐn)文秘科必須駕加蓋“絕密猛”、“密”關(guān)、“親啟”全等字樣印章想后發(fā)送，并物給發(fā)文部門程、科室或發(fā)呀文者以必要華的回復(fù)。存其他重絞要文書或快笨遞文書，必血須加蓋“?？蛇f”、“面涉呈”、“快盤遞”等字樣志印章，并給畏發(fā)文當(dāng)事者影必要的回復(fù)劑。救?費呢用枯郵費與躁電報費用由腿文秘科統(tǒng)一磁開支。文秘機科須按月決績算全部郵費征與電報費用造開支。待發(fā)欣電報必須填控寫“文書發(fā)惑送登記簿”腎，由文秘科閃負(fù)責(zé)發(fā)送。耗總之，斃寄發(fā)文書是界個需要通盤濟(jì)考慮的問題黨，而且，確汁保文書的有話效送達(dá)，更咸是經(jīng)理人必紛須時時提醒刪的。艦9牢曬記要點叉文書郵就寄應(yīng)該注意棋：眠_(dá)寄膚發(fā)要由專門派部門負(fù)責(zé)懇_重革要文件加蓋奶印章篩_費績用統(tǒng)一斤.實郊踐練習(xí)距請您做良下面的實踐烏練習(xí)題：績請您根爬據(jù)自己的理希解判斷下列芽說法的正誤株，正確的請水打“√”，妥錯誤的請打貿(mào)“×”：拋1．郵然寄文書的費洽用應(yīng)該由文欄秘科統(tǒng)一負(fù)識責(zé)。（匙）斃2．對書于一般文件湯也應(yīng)該加蓋雁印章。（逃）誤3．待蔥發(fā)電報前可拐以填寫也可淋不填“文書卻發(fā)送登記簿忠”。（椅）貿(mào)參考答棉案：僑1.√刊；2.×；倆3.×。痛技能點6妙如何處理文勾書膝餅主題廢詞行政尸管理·文書逆管理·文書坡處理徒適用情恐景當(dāng)面對劃不同種類的付文書需要區(qū)道別對待時，體查看此技能挪。釘7技草能描述產(chǎn)在企業(yè)涂文書的日常享管理活動中饑，每一天，枝管理人員都甲要接到許多諸不同種類的危文書，它們伯各自都起著齊自己的特殊告的作用，可嚷以說，都很勞重要。但是淚，文書管理弊人員要有慧效眼識珠的本伴領(lǐng)，善于分碎析各類文書咱在特定時刻理、特定場合黑對特定經(jīng)理笛人的重要程姜度和優(yōu)先程汽度，以便采斬取不同的方獅法對其處理藥，進(jìn)行分類燃，真正提高運文書管理效木率。蠟?文觀書處理原則抹文書的午審閱、回復(fù)替、照會以及滅其他必要的陣處理由科長途以上級別的頃主管負(fù)責(zé)，減或者由其指合定其下屬進(jìn)軍行具體處理瓣。工作過程惡中遇到重要切事宜要立即袋向上級主管撫部門報告，稅按上級指示喉辦理。文書驗內(nèi)容涉及到螞其他部門或暑必須經(jīng)過其柴他部門配合變才能完成的搏，應(yīng)與對方嘗達(dá)成一致以估后才能行事莖。爭?重側(cè)要文書處理某機密文的書原則上應(yīng)換該由當(dāng)事人跡自行處理。貫親啟文書信稍封上一般注迷明文書所涉惑及事項的要紫點，注明發(fā)鈴文者姓名，吸由發(fā)文者緘敢封，原則上蚊應(yīng)該由信封濟(jì)上所指名者鑒開啟，其他腿人不得擅自男處理。趣?成箱文杜凡是重俱要的往來交抖涉，都必須占形成“文書傲”或形成記啦錄。對那些闖并不重要的達(dá)事項，或者訴通過、攜會面等簡單揮形式處理的罰事項，只需紅要事后將處寧理結(jié)果的要窯點記錄下來公即可。饅?防惑止拖延肺文書處掘理過程中很尖容易出現(xiàn)延錄遲或停頓的招現(xiàn)象，文書委管理部門有軋責(zé)任督促其現(xiàn)他有關(guān)部門票及時處理文俯書指定的事訓(xùn)項，以防止誓文書被擱置裳在一邊的情涼況發(fā)生。一沫旦拖延的情買況發(fā)生，應(yīng)融立即交文書稠管理部門將稼文書催回，鉛再做相應(yīng)處言理。逗總之，薦文書處理的慰每個環(huán)節(jié)都叫應(yīng)該堅持“孟準(zhǔn)確”、“夕及時”的原柿則，并且明深確文書處理生的責(zé)任者。沙9牢箏記要點雜文書處掙理應(yīng)該注意裂：伙_普戴通文書按上賢級指示處理跌_重滾要文書本人朝親啟迷_交謝涉要記錄宇_堅嫩決杜絕拖延峽.實獎踐練習(xí)啦請您做粒下面的實踐兔練習(xí)題：母1．檢誘查一下您已鄙經(jīng)處理的和侵尚待處理的禁文書，有沒守有和本文不扁符合的地方外，并盡可能付按照要求重陽新分類整理意文書。愈2．請堅您試分析一站下您的企業(yè)仿中文書處理肢部門是否存得在著拖延的當(dāng)現(xiàn)象，您打崗算怎樣解決道它？對比一舒下本企業(yè)處匆理文書的方范式和本文提許到的有何不貫同？黑技能點7驕如何請示審宮批腸淋主題蘆詞行政梢管理·文書寨管理·請示竿審批牲適用情壁景當(dāng)對公滔司的重要事菌務(wù)不知如何陽申請審批時倒，查看此技菠能。完7技咱能描述鉗請示審迫批是公司經(jīng)杜營的一項重尺要程序，凡翁公司經(jīng)營的寸重要事項，戒下級都必須嫂向上級請示嬌，在獲得相湊關(guān)權(quán)力人審抽查、裁決和刃公文批復(fù)之噸后，方能執(zhí)材行。這是由掏企業(yè)內(nèi)部嚴(yán)知格的層級制強決定的。惟尋有如此，才涉能形成上下嶺意志統(tǒng)一、棍步調(diào)一致的村局面。挪請示審馳批要注意以居下幾點。劃1．請艦示審批的事虹項一般有以疲下幾點桿（1）任各種制度性虎變更；愈（2）叛與政府機關(guān)柄有關(guān)的各種泡重要請求的睬回執(zhí)、申請塞等；囑（3）制訴訟行為；挪（4）躍重要契約的剩締結(jié)、變更慎與解除；稿（5）刷職務(wù)及重要撫人事安排；具（6）塑大額饋贈、哈謝禮以及宣輪傳廣告費用玉；摘（7）吹預(yù)、決算事駝宜；姨（8）紅土地、建筑伍物等生產(chǎn)資呢料的購買與般轉(zhuǎn)讓；另（9）罩借、貸款以襖及借貸銀行清的開設(shè)與變垂更；皮（10堆）重要或高狗額物品的采團(tuán)購，不急用幕或不需要物宗品的轉(zhuǎn)讓或廈廉價出售；頑（11撥）分支機構(gòu)處的增減與升低降；扎（12瓣）有關(guān)經(jīng)營嘴的重要計劃漠與企劃；南（13漲）定期或不系定期刊物發(fā)學(xué)刊、修改與驗廢除；鎮(zhèn)（14海）有關(guān)費用遇開支的修訂銷；垂（15用）其他問題椒。礎(chǔ)2．審稅批事項書寫掠要求歐（1）蜻請示審批的枝事項必須以斥提案文書的椅方式，經(jīng)主蛙管呈交總部踏。如果事情榜緊急，允許市先直接以非千文書的形式居請示，但是帖事后必須盡就快撰寫請示佛提案文書上傷報；訴（2）帖請示提案文濫書的內(nèi)容和繩順序，一般臂應(yīng)該包括標(biāo)應(yīng)題、正文、孤理由、說明躲和附錄。提殘案文書應(yīng)該飄一式多份，跨分別送達(dá)有交關(guān)的部門，仿例如財務(wù)部朋、業(yè)務(wù)部門領(lǐng)等；保（3）熱請示提案文衛(wèi)書必須注明埋起草者或請敵示者所屬分丙支機構(gòu)及部忌門，由本人舟簽名蓋章，盆并且要進(jìn)行革編號，以形姐成有序管理責(zé)；劍（4）纖當(dāng)上級認(rèn)可距該審批內(nèi)容尺并做出相關(guān)秧決定后，則餡以請示提案歪書（副本）銀替代批復(fù)返展回，并要求攤部門予以執(zhí)坦行；貨（5）夢請示提案的疼保存應(yīng)由總歉務(wù)部保管。旁總的來味講，請示審哪批更重在程害序，經(jīng)理人姥的重點也應(yīng)媽放在對程序呀的理解和遵駛守上，做到由程序合法，卷內(nèi)容適當(dāng)。謎9牢痛記要點浮請示審斤批要注意：仰_請唇示審批的注期意要點吊_審榮批事項的書靈寫要求密.實屯踐練習(xí)巨請您做煉下面的實踐蠶練習(xí)題：是請您根碌據(jù)自己的理急解判斷下列顆說法的正誤出，正確的請配打“√”，妙錯誤的請打汽“×”：版1．定悅期或不定期縮刊物發(fā)刊、佩修改與廢除插以及費用開畢支的修訂必總須進(jìn)行請示諒審批。（算）炒2．提載案文書一般默包括標(biāo)題、戀正文、說明古和附錄（表）抄3．上灘級認(rèn)可該審哀批內(nèi)容并做烘出了相關(guān)決奔定后，則以誘請示提案書燈（副本）返脊回，并要求碼部門予以執(zhí)秧行。（敲）糾4．請間示審批的事鎮(zhèn)項必須以提臣案文書的方駐式，在任何例時候都不得本以非文書的串形式。（蔽）足參考答鞠案：鋼1.√脈；2.√蠅；3.√狗；4.×巷。倆技能點8毒如何制作文悄書韻修主題燙詞行政粱管理·文書第管理·文書憶制作王適用情真景當(dāng)需要鍬起草制作文掉書的時候，跨查看此技能挨。醫(yī)7技丸能描述萄文書內(nèi)陪容是對發(fā)文演者意圖的表鋸現(xiàn)，文書的于制作過程也栗即是完整表檢達(dá)發(fā)文機關(guān)咸意圖的過程怒。乞清晰而馬明了地表達(dá)撫，無疑對于掠上級機關(guān)意隊思的傳達(dá)，能起著至關(guān)重梨要的作用。橡制作文書也仿有特別的規(guī)教定，它絕對誠不是文字的荒簡單疊加。陽1．注延意事項歇（1）性一事一文，壟措辭準(zhǔn)確。漠（2）策文件的起草研要經(jīng)過特定滋機關(guān)的同意找，文件定稿求前須經(jīng)分管德經(jīng)理審核，染審核者要對固文件形式和凍內(nèi)容進(jìn)行審釘查，加以修攜改。蹦（3）剩明晰，除有數(shù)特殊規(guī)定，賴應(yīng)該有以下巾事項：文號份、發(fā)文日期途、發(fā)文機關(guān)林（發(fā)文者）薄、收文機關(guān)峽（收文者）佛，文件標(biāo)題羅、文件擬稿墳人及有關(guān)責(zé)怠任人，并署姨上請示、審悟批者姓名。犬（4）場重要文書，爭須經(jīng)公證，到并附上具有伴法定效力的夜證據(jù)或證明嚴(yán)文件。郊2．文教件編寫要求吼（1）圣用紙規(guī)格：蔬一般采用A薦4規(guī)格，但蕩特殊情況也榨可用其他型直號。浪（2）犬文體選擇：件一般用書面禁文體。疼（3）秋文件號的編岔寫：機關(guān)內(nèi)他部文件可注芳明本科室代舉字或代號，撓連續(xù)性文件蒸應(yīng)注有連續(xù)膏號；對外行遇文要標(biāo)明本硬公司代字或研代號。比（4）轟寫法：文件匹第一行通常禽寫上文號，睬第二行寫上迷文件標(biāo)題，濁第三行寫制船發(fā)年月日、砍制發(fā)者名稱陰，再一行寫城收件人的姓戴名，之后一時行寫文件內(nèi)先容。丟①雷經(jīng)理發(fā)出睜的指令性文吐件，應(yīng)有收墻文單位的名獨稱，有時還念會寫上號碼帝和年月日?？谥τ趶?fù)審套呈報的文件跑，在文件末格尾隔一行處痕寫復(fù)審件的鑰號碼、必要茂事項、年月緊日及復(fù)審者城姓名，以作剃證明。即3．文床書署名要求廢（1）六機關(guān)內(nèi)部文娛件署部門負(fù)膛責(zé)人的姓名形和職務(wù)。膝（2）配對外以公司權(quán)名義發(fā)文，復(fù)署本公司名珍稱。做（3）喬對外以公司酸名義締結(jié)合羨同，署名“格董事會代表趁”。露（4）喜不重要的文殖書，只需署地上經(jīng)辦人姓閉名即可。竊4．標(biāo)崇志注明坐根據(jù)文深書重要性的攤等級，應(yīng)該滋分別注明“視傳閱”、“玩參考”、“減急件”、“甘秘密”、“講機密”、“梢絕密”的字應(yīng)樣。文書信臉封上也可以撐特別注明“糟親啟”字樣默，以要求收碗件人親自打遍開文書。藝5．副侄本段文書一層般應(yīng)該保存勝兩份副本。欠但是絕密文才書未經(jīng)主管泥認(rèn)可不得擅叮自制作或復(fù)參印副本，在答特殊情況下悔，還須注明漁包括正本在道內(nèi)共復(fù)印多昨少份，送往賽何部門等。綱總之，券文書制作水說平的高低關(guān)挖系到文書意隸圖傳達(dá)是否燈準(zhǔn)確的問題港，千萬不能隸大意。挽9牢肝記要點匆文書制哀作需注意：錫_制竟作文書的要峰點音_文欣書的編寫要垃求揪_文蹄書的署名要底求老_文及書的標(biāo)志要功注明名_文規(guī)書的副本拳.實亮踐練習(xí)至請您做萄下面的實踐霧練習(xí)題：下1．請耀你判斷對錯集，對的打“終√”，錯的驕打“×”。告（1）馳文書制作應(yīng)腦由專門的人躬員或機構(gòu)完猴成，非專業(yè)懲人員最好別垃涉足。（?。┙校?）好每一份文書菊都應(yīng)按照上違文所談的格駱式嚴(yán)格完成芳。（）穴2．分幻析題：試著艇分析一下您具所在企業(yè)的悉文書，看它垃存在什么問出題？并拿出逆具體的改進(jìn)艙措施。巨參考答角案：挎1.逮（1）√；春（2）挨×。廚技能點9請如何整理保影存文書粗捎主題輔詞行政方管理·文書消管理·整理路保存文書膝適用情謀景當(dāng)文書痰使用完后需敢要建立完整禁的保存機制劃時，查看此些技能。墊7技魯能描述醒每一天恨企業(yè)都要面裝對不同的事捏情，都需要終不同的文書抵，這就意味橡著每一天都錄會有許多已滿被使用過的角文書失去它儲現(xiàn)有的價值頌，但是文書軍的使用絕對碰不是一次性暑的，目前暫誘時的不再使均用，絕對不缺意味著今后問不再使用，站從此可以把他使用過的文必書丟棄。這甚就涉及到文積書的整理和扒保存的問題椒。秒1．文校書整理怒（1）逃文書的編寫禽符號：表示獅部門名稱的浸符號，用部駁門名稱的第馳一個漢字，勁如總務(wù)處文肯秘科，用“兆總、文”表未示。斤各種文夢書按先后順處序用自然數(shù)梢排序編號。增文書類炭別用“絕密散”、“機密先”、“秘密溫”等表示?；萃幻麖?fù)稱的文書，肯追加一組自老然數(shù)，用“睬-”隔開，穿例如，“總搖、文秘密倍-002”漆。編號按年楊度更新。雷（2）挎文書的編寫幼符號都必須嶼填寫在“文食書登記簿”頁上，以有利靜于管理。搏（3）脖文書整理：賣將大部分沒搭有必要查詢?nèi)琅c翻閱的文糾書和另一類派需要經(jīng)常查盈閱的文書分栗門歸類，區(qū)連別對特。脅2．文脆書保管喚文書整熱理之后，一聰些為數(shù)不多忙的重要文書詳，在一定的桌期間內(nèi)可能見還留在責(zé)任己部門、科室妖。而大量的忙不重要的文直書可以直接斑送總務(wù)科進(jìn)重行保存。所說有失效的文亞書，都必須體最終移交總脊務(wù)科，并且卸在“文書保綢存簿”上做陵好登記，歸族檔保存。忙（1）摔文書的保管膛年限：利①昨永久保存侄文書：包括腿章程、股東燥大會及董事腥會議議事記雹錄、重要的拳制度性規(guī)定曲；重要的契奴約書、協(xié)議隨書；股票關(guān)箱系文書類；秋重要的訴訟叉關(guān)系文書；傲重要的政府急許可證書；攜有關(guān)公司歷察史的文書；矛決算書和其憐他重要的文僚書。志②給保存十年逝文書：包括嬸請求審批提援案文書；人棚事任命文書勾；獎金工資塞與津貼有關(guān)惱的文書；財嗽務(wù)會計賬簿兆、傳票與會墨計分析報表立；不在永久芳保存范圍的刮重要文書。奉③增保存五年燃文書：指不萍需要保存十汗年的次重要貞文書。原④嶄保存一年核文書：指無丑關(guān)緊要或者揀臨時性文書揉。如果是調(diào)草查報告原件蜘，則由所在估部門主管確廁定保存年限營。夏（2）培重要文書的激保管：全部弓重要的機密州文書，一律柔存放在保險豪柜或帶鎖的型文書柜中。料（3）兄保存期滿以鹽及沒有必要賢繼續(xù)保存的鞠，經(jīng)主管部沖門決定，填赴寫廢除理由孕和日期后予凍以銷毀。岡（4）謝職能部門變愁更或者作出娘調(diào)整，則必譜須在有關(guān)登前記簿上注明狗變更與調(diào)整奸的理由以及黑變更與調(diào)整慚后的效果。牽（5）強對于重要文抗件的借閱，吊必須出具借做閱證明。會總之，別文書的整理陰工作是文書劇管理的重要魚一環(huán)，經(jīng)理口人在面對這買樣的工作時耳，一定要細(xì)牛致入微，做寸好每一個細(xì)部節(jié)，以求避者免因為小疏衣漏而帶來大布錯誤。起9牢角記要點劇文書的黃整理保存要罪注意：棒_文純書的整理婦_文狠書的保管糠.實撇踐練習(xí)朵請您做遲下面的實踐鍵練習(xí)題：躬1．您鉛的企業(yè)在文申書整理過程魄中是否也進(jìn)比行編號？具鋪體的標(biāo)準(zhǔn)是蘭怎樣制定的默？請對照本鄰文進(jìn)行反思計，力求拿出拴更好的分類潛和編號方法播。起2．您第的企業(yè)文書居是否嚴(yán)格按淹年限進(jìn)行保搬存？如果沒虧有，請您拿農(nóng)出改進(jìn)措施晃。消3．您沸的企業(yè)重要辨文書在何處給保管，借閱掀時是否需要濃出示借閱證退明？如果還相沒有實施該慌措施，請您面糾正。竟第三章檔寺案管理毛技能點1禿如何有效歸題檔趟皆主題未詞行政言管理·檔案膜管理·有效筍歸檔產(chǎn)適用情掠景當(dāng)需要幻完整科學(xué)的鉛收集檔案時橡，查看此技恰能。陰7技抽能描述奇企業(yè)每誰天都要產(chǎn)生睛大量處理完黎畢的文件資飯料，如果不倍能及時有效猾地對這些材宣料進(jìn)行歸檔宏管理，勢必湊導(dǎo)致企業(yè)重逃要信息的遺瞧失和泄漏，協(xié)使企業(yè)蒙受哈損失。因此晃，歸檔管理桐是一切檔案樹管理工作順噸利進(jìn)行的前訂提和基礎(chǔ)。團(tuán)一般來筒說，歸檔管來理需做好以憶下幾個方面丟的工作：半1．明酒確歸檔范圍陣歸檔范記圍是指哪些鎮(zhèn)文件資料應(yīng)嫌該歸檔，哪摟些不應(yīng)該歸旺檔。只有明朱確了歸檔的寬范圍，才能泄保證歸檔資昆料的完整和棒準(zhǔn)確，同時盯減少檔案的俊收集成本?；暌话銇碚f，貼歸檔的范圍嫂應(yīng)該包括以簽下兩個方面穩(wěn)：硬（1）罩公司對內(nèi)的鄉(xiāng)文書資料，夾包括公司的圍各項規(guī)章制勇度，公司各順部門的發(fā)文裹，公司主持玩召開的各種駛專業(yè)會議形傲成的會議記劣錄、文件、后會議綱要、游重要領(lǐng)導(dǎo)人也的講話及會軍議決定，公烤司制定的各難項計劃，公歌司的重要工競作成果如工差程設(shè)計圖紙擦等。婦（2）遠(yuǎn)公司涉外的千文書資料，樹包括公司與朽其他企業(yè)的價信件、協(xié)議值、合同等，過公司參與的甩重要活動的足文件、綱要捎及重要領(lǐng)導(dǎo)環(huán)人講話的音袋像資料等，尾出國學(xué)習(xí)、霧考察帶回以徹及談判人員僅獲取的重要即資料等。溫2．把補握歸檔時間佛歸檔時常間是指文書眨部門或?qū)I(yè)轟部門將需要鍋歸檔的文件涉材料向檔案眠管理部門移聲送的時間。孫一般來說，表文書處理完仗畢后應(yīng)盡快艇歸檔，但特賓殊載體的文攻件如聲像檔搞案資料由于抖整理程序較壟一般文件復(fù)嘴雜，可以適恨當(dāng)延長歸檔病時間，但最軋好能在一個祥月內(nèi)歸檔。培3．審公查歸檔的文酸件退（1）牛不屬歸檔范賭圍的文件應(yīng)肉立即退回經(jīng)筒辦部門。沫（2）扭文件及附本吉必須同時歸今檔，如有缺悉失，應(yīng)立即漂向相關(guān)部門水追查。卵（3）桃檢查文件資果料的處理手查續(xù)是否完備便，如有遺漏瞞的應(yīng)立即退意回經(jīng)辦部門彩補辦。遲4．嚴(yán)什格歸檔責(zé)任凱鑒于歸鋸檔工作的極艙端重要性，被必須嚴(yán)格相儲關(guān)人員的責(zé)視任，施行歸那檔責(zé)任制度延，以確保歸搏檔管理的有唇效執(zhí)行。歸偉檔責(zé)任制度單應(yīng)包含以下協(xié)兩個方面的番內(nèi)容，即經(jīng)填辦部門負(fù)責(zé)券人即時歸檔味責(zé)任制度和蒙檔案管理人慎員嚴(yán)格接收膝責(zé)任制度。尋總之，沖歸檔管理是濾整個檔案管池理工作的起急點，對隨后拳的各個檔案攪管理環(huán)節(jié)都茅有重要影響碧，職業(yè)經(jīng)理曠人必須予以贊高度重視，飽嚴(yán)格歸檔工截作的各個要籮點和環(huán)節(jié)，那為檔案工作于的順利開展東奠定良好的肝基礎(chǔ)。叼9牢槳記要點袋科學(xué)有暮效歸檔，需粱要做到：筒_明扒確歸檔范圍鹿_把睡握歸檔時間舊_審嬸查歸檔文件掘_嚴(yán)疼格歸檔責(zé)任兔.實鎮(zhèn)踐練習(xí)微請您做巨下面的實踐能練習(xí)題：強1．您欄認(rèn)為歸檔管拜理對企業(yè)的姓檔案管理有袖什么重要意粱義？眨2．您剖公司的檔案庭是否有長期山分散于各個粉部門的情況形？您將怎樣傅保證您