食品、XX集團采購管理制度實施操作指南

食品、XX集團采購管理實施操作指南第一章 總則第一條 本操作指南所指采購的范圍，是指以貨幣資金或其他財產(chǎn)及其權(quán)利為對價而取得貨物和服務的行為， 包括購買、租賃、委托、雇傭等。工程以及與工程有關的貨品、服務采購，按《中華人民共和國招標投標法》 、《廣東省實施<中華人民共和國招標投標法>辦法》等法律法規(guī)以及嶺南集團、食品 /XX集團有關管理的制度執(zhí)行。第二條實行一體化采購與分層次采購相結(jié)合，逐步構(gòu)建集團一體化采購平臺。對帶有通用性且具備一體化采購條件的，實行一體化采購；不具備條件的，由各企業(yè)自行組織采購。第三條應當優(yōu)先采購集團系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)品和服務的原則。同等條件下，優(yōu)先向集團系統(tǒng)內(nèi)企業(yè)采購。第四條 本操作指南適用于食品、 XX集團及屬下企業(yè)。第二章 基本要求第五條組織架構(gòu)。參照《食品、XX集團不相容崗位分離控制管理制度》，按照不相容職務分離的控制原則，屬下企業(yè)應建立健全采購管理組織架構(gòu)，不相容職務至少包括：請購與審批，供應商選擇與審批，采購合同的擬定于審核，采購、驗收-1-與記錄，付款申請、審批、執(zhí)行崗位分離，記錄與對賬。第六條 定期輪崗和培訓。對采購過程中關鍵崗位人員的管理參照《食品、XX集團高風險崗位名單報備及交流輪崗制度》執(zhí)行，原則上連續(xù)從事同一采購崗位超過三年的，應進行輪崗。企業(yè)應每年組織采購人員定期培訓，對新采購人員進行崗前培訓，經(jīng)培訓考核合格后方能上崗。第七條 采購活動中，采購人員及相關人員與供應商有利害關系的，必須主動申報并回避。采購當事人（采購方、采購代理機構(gòu)、供應商等）不得互相串通、操縱采購活動。第八條 采購基礎平臺構(gòu)建及維護（一）采購詢價。定期對采購貨物與服務進行市場調(diào)查詢價和比價，詢價小組應由不同部門人員組成，不少于 3人。詢價對象不低于三個供應商。市場調(diào)查詢價方式和渠道應包括供應商報價、走訪市場、互聯(lián)網(wǎng)價格信息等。詢價結(jié)果作為各類貨物與服務采購定價的重要參考依據(jù)。日常性的采購，每月至少進行一次市場調(diào)查詢價。（二）供應商。建立供應商準入、評估、考核的動態(tài)競爭管理機制，逐步完善供應商信息庫，形成供應商準入、評估、考核、淘汰標準。同時應定期跟蹤審查供應商的資質(zhì)證明、業(yè)績證明文件及履約情況。每年至少進行一次供應商綜合評價，根據(jù)評價結(jié)果進行篩選和調(diào)整。（三）評審人員。建立采購環(huán)節(jié)動態(tài)競爭管理機制，從內(nèi)-2-部或外部選取各類專家評審人員，組建和完善評審專家信息庫，每年至少一次對其履職的誠信、專業(yè)勝任、服務態(tài)度進行審查并進行評價，根據(jù)評審結(jié)果進行合理選擇和調(diào)整。第三章 流程管理第九條 采購計劃和預算管理（一）年度采購計劃包含編制說明及采購清單，各企業(yè)根據(jù)嶺南集團核準后的年度采購計劃分期分批實施采購。（二）采購計劃變更必須經(jīng)過批準才可實施，對采購計劃變更而增加的預算按照《食品、 XX集團財務管理制度》第四章全面預算管理內(nèi)相關條款執(zhí)行。（三）采購方式主要有公開招標、邀請招標、擇優(yōu)競價、商務談判、直接采購和市場詢價六種方式。采購方式應遵循以下五個步驟確定：參照《中華人民共和國招標投標法》有關規(guī)定，達到公開招標、邀請招標條件的，必須按要求進行公開招標、邀請招標采購。未到達公開招標、邀請招標條件的，原則上采取擇優(yōu)競價方式采購，擬邀請供應商必須達到 3家或3家以上。在擇優(yōu)競價中，如出現(xiàn)遞交報價文件或者符合性審查的單位不足3家但不少于2家的，經(jīng)集團審計監(jiān)察室及集團領導同意后可轉(zhuǎn)為商務談判方式進行采購。-3-如符合只能從唯一供應商采購，或發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購，或為保證原來采購項目一致性或者服務配套要求的，繼續(xù)采購不超過原合同 10%的等情況，可采用直接采購方式進行采購。采購的貨物規(guī)格標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足、小額零散、且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。第十條 采購實施程序（一）各屬下企業(yè)采購、使用等部門人員組成采購工作小組，按照本指南第八點第 3小點的要求、企業(yè)采購管理規(guī)定以及采購項目的金額和特點確定采購方式。（二）選用公開招標、邀標方式的，需委托招標代理實施采購工作，要求如下：事前報備。在實施采購前需將采購方式和采購文件及采購計劃上報集團公司備案（備案材料及時間要求詳見附件 1），經(jīng)集團公司上報嶺南集團回復后方可實施采購。備案不免除采購單位的相關責任。編制采購文件。根據(jù)項目的特點和需求依法依規(guī)編制采購文件。采購文件中包含采購須知（合格條件、評審方法等）、用戶需求書和合同條款等內(nèi)容。采用綜合評分法評標的價格權(quán)值，電器設備、辦公自動化設備、家具、辦公消耗用品、網(wǎng)絡設備等貨物類的價格權(quán)值不得低于50%，服務類項目的價格權(quán)值不得低于30%。-4-發(fā)出采購文件。采購文件上網(wǎng)公告或向供應商發(fā)出采購文件。競價文件開始發(fā)出之日起至競投單位提交競投文件截止之日止，不得少于 5日；采購緊急的期限可以適當縮短，但最短不得少于 3日。采購人根據(jù)競價文件明確的競投文件遞交截止時間、遞交地點開展競投文件接收工作。采購答疑。報價人對采購文件有疑問的，可以在競投文件截止日前向采購人提出詢問，采購人應當及時作出答復，但答復的內(nèi)容不得涉及商業(yè)秘密、其他報價人及報價信息。（三）選用擇優(yōu)競價方式企業(yè)可自行組織采購，也可視情況委托招標代理進行采購。需參考招標、邀標的程序按照要求進行編制采購文件、組織采購評審等，具體要求如下：擇優(yōu)競價可采用綜合評分法或最低價法確定中選供應商。企業(yè)如自行組織采購，采購企業(yè)組織包括采購部門、使用部門、質(zhì)量部門、財務部門及其他相關部門在內(nèi)的評審小組進行采購評審工作，評審小組不得包含采購小組工作人員，監(jiān)察審計部門全程參與監(jiān)督。評審小組成員根據(jù)采購項目類型和采購金額大小確定有3人以上單數(shù)組成；需要特殊技能的采購項目，也可從外部聘請評審專家作為評審成員參評，但其人數(shù)不得超過總?cè)藬?shù)的三分之一。評審后，評審小組要出具全體成員簽名的評審報告，推薦成交供應商的候選名單和優(yōu)先順序。-5-工程及與工程有關貨物、服務的擇優(yōu)競價采購按照《廣州嶺南國際企業(yè)集團有限公司工程建設項目擇優(yōu)競價管理辦法（試行）》執(zhí)行。（四）采用商務談判的，必須由商務談判小組所有成員集中與單一供應商分別進行談判。在談判上，談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、 價格和其他信息。談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應當以書面形式通知所有參加談判的供應商。（五）確定供應商。評審工作完成后，評審小組需形成書面評審結(jié)論，向企業(yè)領導班子推薦中選單位，選擇供應商。當?shù)谝怀山还毯蜻x人放棄成交資格的，經(jīng)審核同意，可確定第二成交供應商候選人為中選單位，或者重新組織采購。采購項目評審完成后需形成書面材料上報集團審批，獲得批復同意后由采購單位與中選供應商簽訂采購合同。采用公開招標、邀請招標采購的，完成采購評審工作后，需按要求（附件1）將評審結(jié)果上報嶺南集團備案。第十一條合同管理按照食品、XX集團《合同管理辦法》執(zhí)行。（一）合同審查。采購合同至少應通過采購部門、使用部門、法務部門、財務部門及監(jiān)督部門的審查。（二）合同簽訂。發(fā)出中標通知書后 30日內(nèi)或在采購文件-6-約定的時間內(nèi)按審批后的格式內(nèi)容簽訂合同。（三）合同履行。合同簽訂后，各相關部門須跟蹤合同執(zhí)行情況，做好采購貨物的入庫、驗收工作，并做好采購服務的過程控制及后評價。第十二條付款審批按照《食品、XX集團財務管理制度》中第十五章付款審批程序及權(quán)限內(nèi)相關條款執(zhí)行。第十三條應急采購程序。如有緊急情況發(fā)生，需要采購不屬于采購計劃內(nèi)的物資，應報請集團公司同意，采購過程中完善手續(xù)進行審批，建立完善應急采購程序。第十四條檔案管理按照《食品、XX集團檔案綜合管理制度匯編》中涉及的檔案管理制度相關條款執(zhí)行。屬于歸檔范圍的采購文件應在采購項目完成后60日內(nèi)移交檔案管理部門歸檔和保管。第四章 廉潔要求第十五條各級領導、采購部門和使用部門的相關人員在采購工作中應遵守廉潔“十不準”要求。（一）不準把應當采用公開招標方式的采購項目通過化整為零規(guī)避公開招標或擅自采用其他采購方式。（二）不準擅自改變采購標準，嚴禁違反規(guī)定增加采購數(shù)量、篡改采購貨物規(guī)格和服務標準。（三）不準授意、指使、暗示、強令違規(guī)制定貨物的品牌、-7-型號和服務商等（特殊情況只能從唯一供應商采購的除外） 。（四）不準違規(guī)設定投標人入圍條件，嚴禁以不合理的條件限制或者排斥潛在投標人。（五）不準向他人透露可能影響公平競爭的有關招標投標的情況，如評標委員會成員的名單，已獲取招標文件的簽證投標人的名稱、數(shù)量、標底等。（六）不準在招標采購過程中與投標人進行單獨協(xié)商談判。（七）不準領導人員及其親屬違規(guī)直接插手采購工作。（八）不準與供應商勾肩搭背、單獨與供應商接觸、私下接受供應商或與供應商有利益關系的單位及個人的宴請、外出旅游、消費娛樂、禮品、禮金、有價證券等；嚴禁借采購之機，為父母、配偶、子女及其他特定關系人謀取不正當利益。（九）不準互相串通、弄虛作假，以不合理的條件對供應商實行差別待遇或歧視待遇，或有意刁難供應商，故意拖欠款項，并借機謀取不正當利益等違規(guī)行為。（十）不準通過說情、批示、打招呼、暗示或強令等形式干擾、妨礙查處采購過程中出現(xiàn)的違規(guī)違紀違法行為。第五章 監(jiān)督檢查第十六條 各企業(yè)的采購工作情況， 應納入信息公開范圍，主動接受監(jiān)督。任何單位和個人有權(quán)對采購中的違紀違法行為依法進行舉報。-8-第十七條采購企業(yè)監(jiān)察審計部門（未設臵監(jiān)察審計部門的，由企業(yè)實施日常監(jiān)督職能的人員）對采購全過程進行監(jiān)督。主要包括：（一）采購人編制采購預算、采購計劃的執(zhí)行情況；（二）采購決策、采購方式、價格去頂、采購程序及信息公開的執(zhí)行情況；（三）采購合同的訂立、履行、驗收和資金支付情況；（四）采購文件審批、備案事項的執(zhí)行情況；（五）對供應商詢問和質(zhì)疑的處理情況；（六）法律、法規(guī)規(guī)定的其他事項。第十八條各企業(yè)應對采購人員進行績效考核，考核內(nèi)容包括采購計劃、采購進度、質(zhì)量控制、成本控制等?？己巳藛T由集團公司監(jiān)察審計部門、財務部門、法律部門人員組成，考核以定性與定量相結(jié)合的方式進行，采用專項檢查與全面檢查相結(jié)合的考核方式。第十九條集團監(jiān)察審計部門負責對各直屬企業(yè)采購事項定期及不定期開展專項審計工作，并提出整改建議，同時要求嚴格落實整改措施，并將整改情況納入年度考核。第二十條政府監(jiān)督管理部門或嶺南集團監(jiān)督管理部門對采購活動進行檢查，采購當事人應當如實反映情況，提供有關材料。-9-第六章 責任追究第二十一條 采購人員違反本指南和《食品、 XX集團采購管理制度》中要求的行為，構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關，不構(gòu)成犯罪的，由上一級主管企業(yè)或部門組成調(diào)查小組，對其違規(guī)違紀行為進行調(diào)查， 并根據(jù)調(diào)查結(jié)果和責任認定進行追究：（一）經(jīng)濟賠償。對因違規(guī)、瀆職造成企業(yè)直接經(jīng)濟損失人員，可按程序以責任大小和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定進行賠償。（二）責任追究。對因違規(guī)、組織造成企業(yè)直接經(jīng)濟損失50萬元（含50萬元）以上的直接責任人，除追究其經(jīng)濟責任外，還應對責任人實行問責。對未造成直接經(jīng)濟損失或經(jīng)濟損失難以計量的，但其違規(guī)行為惡劣或已造成惡劣影響，可單獨進行問責。責任問責方式分為誡勉談話、通報批評、停職、降職、撤職、解除合同等六種。對上述違規(guī)行為應承擔責任的企業(yè)領導人員，按照使用范圍，根據(jù)《嶺南集團企業(yè)國有資產(chǎn)損失責任追究暫行辦法》或本企業(yè)制度的國有資產(chǎn)損失責任追究暫行辦法的規(guī)定進行問責，并納入企業(yè)廉政建設考核內(nèi)容。第二十二條因采購工作人員的違規(guī)行為影響中標、成交結(jié)構(gòu)或者可能影響中標、成交結(jié)果的，按下列情況分別處理：（一）未確定中標、成交供應商的，終止采購活動。（二）中標、成交供應商已經(jīng)確定但采購合同尚未履行的，依法撤銷合同，從合格的中標、成交候選人中另行確定中標、-10-成交供應商。第二十三條對供應商違反規(guī)定獲得中標或成交資格以及供應商在合同履行過程中損害我方利益的，構(gòu)成犯罪的，依法移交司法機關，不構(gòu)成犯罪的，按以下方式處理：（一）合同已簽訂尚未履行的，依法撤銷合同，從合格的中標、成交候選人中另行確定中標、成交供應商。（二）合同尚未履行完畢的，依法中止履行合同，待對方消除影響和賠償損失后，繼續(xù)履行合同，否則依法解除合同，并按照合同條款進行索賠。（三）在集團系統(tǒng)內(nèi)將其列入不良行為供應商名單。第七章 附則第二十四條對嚴重自然災害和企業(yè)不可抗力時間所實施的緊急采購、涉及國家安全和企業(yè)商業(yè)秘密的采購以及其他經(jīng)集團公司同意的特殊采購，不適用本指南。第二十五條本指南為對《食品、XX集團采購管理制度》的細化和補充，條款中如有與《嶺南集團深化采購改革和健全采購管理的若干規(guī)定（暫行）》和《食品、XX集團采購管理制度》不符的情況，以《嶺南集團深化采購改革和健全采購管理的