人事行政部文控管理制度

1.0目的為做好文件與資料的歸口管控工作，保證檔案歸檔質(zhì)量，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，以更好地為公司運(yùn)營(yíng)、內(nèi)控、管理、基建等工作提供支持與服務(wù)，特制定本管理規(guī)范。2.0范圍2.1僅適用于宏偉石英制品有限公司的文控管理。3.0定義立卷歸檔：按照一定的要求和方法，對(duì)建檔范圍內(nèi)的文件與資料進(jìn)行有序且系統(tǒng)性的整理、組合成案卷并（交）由人事行政部的文控中心歸檔的過(guò)程。內(nèi)控：主要是指財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)、審計(jì)、預(yù)算等方面的管控。文控中心：即DCC（DocumentControlCentral）,是公司建檔文件資料歸口管控單位。4.0職責(zé)人事行政部負(fù)責(zé)本制度的歸口管控。人事行政部文控中心負(fù)責(zé)對(duì)公司建檔范圍內(nèi)的所有文件與資料進(jìn)行歸口管控，非文控中心管理人員不得私自接收、保管、發(fā)放、回收和銷毀之。公司內(nèi)部各職能部門和個(gè)人應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理規(guī)范，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件與資料的義務(wù)。管理性作業(yè)文件如規(guī)程、作業(yè)表格、制度、質(zhì)量記錄等由各部門負(fù)責(zé)按“類別一日期”進(jìn)行立卷并每月1次（次月10日前）將當(dāng)月“公司建檔范圍內(nèi)的文件與資料”統(tǒng)一移交文控中心歸檔管控。外來(lái)文件可由相應(yīng)的對(duì)外接口部門做預(yù)簽（接）收一再轉(zhuǎn)文控中心簽收、立卷歸檔。5.0內(nèi)容文控中心建檔范圍體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)規(guī)范/表單（原始體系文件）技術(shù)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙/BOM、控制計(jì)劃、工藝流程圖、項(xiàng)目研發(fā)各類文檔。外來(lái)文件、工程規(guī)范：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)及相關(guān)識(shí)別、第二/三方圖紙運(yùn)營(yíng)內(nèi)控及基建檔案：公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其它具有利用和保存價(jià)值的文件材料。以上（5.1.4）文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及公司總部與外埠工廠集體活動(dòng)和員工在從事技術(shù)革新和管理改善等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）；公司歷史成長(zhǎng)音像圖片資料。管理機(jī)制、機(jī)構(gòu)職責(zé)管理機(jī)制：實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的機(jī)制。由公司人事行政部負(fù)責(zé)主體文件資料的歸口管理，并對(duì)其它部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。人事行政部設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作并由人事行政部負(fù)責(zé)人直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。機(jī)構(gòu)職責(zé)：文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開(kāi)發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。其主要職責(zé)如下。①負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件與資料管控工作，對(duì)各職能部門文件與資料工作進(jìn)管理制度宏偉文件控制管理制度文件編號(hào)：HW-RX-2012-001版本： A/0實(shí)施日期：2012年4月1日宏偉人事行政部發(fā)行文件行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。②制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件與資料工作的規(guī)章制度。③負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。④嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)控制和守密、解密工作。⑤開(kāi)展文件與資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件與資料開(kāi)放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。⑥發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。⑦開(kāi)展文件資料編研工作和信息開(kāi)發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。⑧組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。⑨做好防火、防盜、防蟲(chóng)等工作，確保文件資料安全。文件資料的收集建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分長(zhǎng)期、5年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。相關(guān)具體內(nèi)容按《記錄控制程序》執(zhí)行。對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；及時(shí)跟進(jìn)并將辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。文件資料的歸檔、立卷與管理區(qū)分業(yè)務(wù)模塊，確定立檔職能部門。分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分。①大類分為：S制度/規(guī)定、F文件、D資料、A檔案、C合同。②業(yè)務(wù)模塊漢字拼音縮寫(xiě)：CC倉(cāng)儲(chǔ)、ZJ質(zhì)量技術(shù)、SY市營(yíng)、CG采購(gòu)、SC生產(chǎn)管理部、CW財(cái)務(wù)、RX人事行政、LL連融連拉車間、ZS制砂車間、…其它依此類推。③保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。密級(jí)：TS絕密、VS機(jī)密、SE秘密、NO無(wú)歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；每一案卷須端正書(shū)寫(xiě)標(biāo)題。對(duì)所有文件資料進(jìn)行系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。文件資料的保管為維護(hù)文件與資料的安全（預(yù)防損壞、延長(zhǎng)壽命），絕密、機(jī)密與秘密類電子檔文件與資料須刻錄成光盤或在專用服務(wù)器上做備份。公司應(yīng)設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，以提高管理效率。管理人員應(yīng)做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲(chóng)蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。文件資料借閱副總級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫(xiě)《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），經(jīng)文控中心負(fù)責(zé)人審核后方能調(diào)閱。公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱；機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借且需辦理相關(guān)借閱審批手續(xù)；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批后可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱一如屬本部門則由部門負(fù)責(zé)人審批；如屬于跨部門的則由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人審批，具體須按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。案卷一般僅供在文控中心查閱，立卷的文件與資料可外借，但外借的必須管理制度宏偉文件控制管理制度文件編號(hào)：HW-RX-2012-001版本： A/0實(shí)施日期：2012年4月1日宏偉人事行政部發(fā)行文件辦理登記及相關(guān)審批手續(xù)。借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱文件資料者應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，文控中心管理人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。公司內(nèi)文件資料利用的方式有：①提供文件資料原件；②提供文件資料復(fù)印件；③提供文獻(xiàn)索引資料。出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。文件資料的鑒定和銷毀公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文控中心管理人員填寫(xiě)《作廢文件（記錄）銷毀登記表》，交所屬負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或主管副指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理人員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷毀清單》，將批準(zhǔn)的《作廢文件（記錄）銷毀登記表》和銷毀的文件清