如何做好溝通協(xié)調(diào)工作

如何做好溝通協(xié)調(diào)工作行政部是一個(gè)綜合管理部門，對(duì)內(nèi)要正確領(lǐng)會(huì)貫徹廠部的各項(xiàng)工作部署，做好全廠性服務(wù)工作，協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系。對(duì)外要加強(qiáng)企業(yè)與地方的公共關(guān)系，樹立良好的企業(yè)形象。工作涉及消防、保衛(wèi)、交通、檔案、文秘、接待、信息等。行政部職責(zé)：綜合協(xié)調(diào)、行政樞紐、參謀助手和窗口服務(wù)部門子文化“強(qiáng)管理、重效率、善協(xié)調(diào)、講服務(wù)、厲節(jié)約”。提升“總攬全局、推進(jìn)發(fā)展、科學(xué)管理、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件”的四種能力。理念、思路：“講學(xué)習(xí)、樹風(fēng)氣、顧大局”，“勤思考、善謀劃、多辦事”方向：建設(shè)一支具有一流職業(yè)素養(yǎng)、一流業(yè)務(wù)技能、一流工作作風(fēng)、一流崗位業(yè)績(jī)的部門隊(duì)伍。目標(biāo)：堅(jiān)定地貫徹上級(jí)精神，加強(qiáng)督導(dǎo)督辦，進(jìn)一步提高執(zhí)行力，提高工作效率。努力將部門打造成一個(gè)工作高效率、服務(wù)高質(zhì)量、技能高水平的團(tuán)結(jié)、奮進(jìn)、有凝聚力的團(tuán)隊(duì)。行政部工作的幾個(gè)特點(diǎn)：繁：處理不完的繁多的事務(wù)。雜：沒(méi)有嚴(yán)格的工作程序。?。合鄬?duì)于安全生產(chǎn)、電量指標(biāo)，日常工作就顯得微小。偶然性或不可預(yù)測(cè)性。一、與上級(jí)部門及領(lǐng)導(dǎo)的溝通匯報(bào)工作的方法：所謂匯報(bào)，就是指將本專業(yè)向部門領(lǐng)導(dǎo)或者上級(jí)組織報(bào)告的一種常用工作（溝通）方法。有的人匯報(bào)后，給人的印象很深，覺(jué)得這個(gè)專業(yè)工作不錯(cuò)，匯報(bào)也挺好。有的人匯報(bào)后，覺(jué)得這個(gè)專業(yè)工作沒(méi)少做，但沒(méi)匯報(bào)出來(lái)。有的人匯報(bào)后，叫人根本聽不明白這個(gè)專業(yè)的工作究竟是怎么做的。由此可見，匯報(bào)工作是一門學(xué)問(wèn)，值得研究和探討。方式方法：（一）端正態(tài)度：對(duì)待匯報(bào)，應(yīng)該有高度的責(zé)任心，要從大局出發(fā)，堅(jiān)持實(shí)事求是的態(tài)度，有一說(shuō)一，有二說(shuō)二，有成績(jī)就講成績(jī)，有問(wèn)題就擺問(wèn)題，不歪曲事實(shí)，不粉飾成績(jī)，這才是應(yīng)有的正確態(tài)度。（二）抓住重點(diǎn)：匯報(bào)工作因時(shí)間所限和實(shí)際需要，不能不分主次和輕重、眉毛胡子一把抓地什么都匯報(bào)，而應(yīng)抓住重點(diǎn)說(shuō)深說(shuō)透，有些點(diǎn)到為止，有些干脆不說(shuō)。這就需要在匯報(bào)前作好充分準(zhǔn)備。（三）獲得領(lǐng)導(dǎo)滿意：匯報(bào)工作是一種比較特殊的回答式對(duì)說(shuō)，既有說(shuō)話的技巧，又有心理溝通的藝術(shù)，是一門綜合學(xué)問(wèn)。掌握了它的人，匯報(bào)工作時(shí)說(shuō)話既清楚、簡(jiǎn)練，又分寸得當(dāng)、邏輯性強(qiáng)，說(shuō)出的道理令人信服，領(lǐng)導(dǎo)一聽就明白，且容易引起心理上的共鳴，匯報(bào)前需要在心里回答好以下幾個(gè)問(wèn)題：1.此次匯報(bào)的主要目的是什么？（這是必須清楚的）。2.不進(jìn)行這次匯報(bào)自己能否順利解決遇到的問(wèn)題？（匯報(bào)越重要，越要做好這方面的準(zhǔn)備）。3.與匯報(bào)相關(guān)聯(lián)的情況是否都了解清楚了？4.領(lǐng)導(dǎo)是否準(zhǔn)備討論自己提出的問(wèn)題？（這可使匯報(bào)者估計(jì)到匯報(bào)時(shí)將出現(xiàn)的一些障礙）。5自己對(duì)匯報(bào)的良好開端是否有信心？（會(huì)遇到什么樣的主觀和客觀的障礙，它們的嚴(yán)重程度如何）6.什么樣的匯報(bào)開端對(duì)自己和領(lǐng)導(dǎo)是合適的，什么樣的是不合適的？7.在匯報(bào)中利用什么樣的方法可以對(duì)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生作用？（援引權(quán)威者的見解，談解決所有問(wèn)題的重要性）。8.領(lǐng)導(dǎo)可能向自己提出什么問(wèn)題？如果按照上述問(wèn)題做好準(zhǔn)備，那么，匯報(bào)（溝通）就會(huì)有良好的開端。（四）應(yīng)避免的匯報(bào)方式：1.長(zhǎng)篇大論，沒(méi)有結(jié)論。有的人見到領(lǐng)導(dǎo)，總好像有說(shuō)不完的心里話，嘮不完的知情嗑。匯報(bào)起工作來(lái)，心底里老暗暗告誡自己：“機(jī)會(huì)難得，一定得把工作成績(jī)一滴不漏地向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)到?！庇谑牵瑓R報(bào)起來(lái)面面俱到，海闊天空，包羅萬(wàn)象。結(jié)果，領(lǐng)導(dǎo)越聽越煩，感覺(jué)工作沒(méi)有重點(diǎn)，無(wú)法評(píng)價(jià)。2.匯報(bào)中摻雜個(gè)人恩怨。中國(guó)有句古語(yǔ)，叫做“無(wú)情未必真豪杰”。在工作中，不以親情和友情代替原則，不拿原則做交易。如果匯報(bào)工作中摻雜個(gè)人恩怨，領(lǐng)導(dǎo)查清后，恐怕不只是“小事一樁”啦！3.匯報(bào)時(shí)間、地點(diǎn)不合時(shí)宜。這類問(wèn)題多出于主動(dòng)找領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的時(shí)候。作為領(lǐng)導(dǎo)，特別是職務(wù)較高的領(lǐng)導(dǎo)，工作都比較忙。實(shí)事求是地講，有些領(lǐng)導(dǎo)確實(shí)很難隨時(shí)找到，于是有的人就采取等、堵的辦法找領(lǐng)導(dǎo)――上、下班時(shí)，午休前，回家途中，或領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議、活動(dòng)間，都是不要取的。如無(wú)特殊情況和緊急事宜，這些時(shí)間或地點(diǎn)是不宜匯報(bào)工作的。（五）講究匯報(bào)藝術(shù)。1.條理分明、邏輯清楚、詳略得當(dāng)；2.注意修辭、褒貶恰到好處；3.語(yǔ)言流暢、重點(diǎn)突出；4.用事實(shí)說(shuō)話、事例生動(dòng)。（六）做好充分準(zhǔn)備。事先認(rèn)真綜合分析的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)深思熟慮，擬出提綱，把觀點(diǎn)、材料一一書寫清楚。這樣在匯報(bào)時(shí)，才能思路清晰，緊扣主題，從而取得滿意的效果。二、如何做好外來(lái)人員接待因工作性質(zhì)關(guān)系，行政部不可避免要與外來(lái)人員進(jìn)行接觸，也是外來(lái)人員了解電廠的窗口，為維護(hù)電廠形象，應(yīng)堅(jiān)持如下原則：1.誠(chéng)懇熱情。誠(chéng)懇熱情的態(tài)度是人際交往成功的起點(diǎn)，也是待客之道的首要之點(diǎn)。做到平等相等，誠(chéng)懇熱情，不卑不亢，落落大方。2.講究禮儀。接待活動(dòng)作為一項(xiàng)重要的社會(huì)交際活動(dòng)，務(wù)必以禮待人，體現(xiàn)自身禮貌修養(yǎng)。講究禮儀包括：在言語(yǔ)方面，要聲音適度，語(yǔ)氣溫和，禮貌文雅；在儀表方面，要面容清潔，衣著得體，和藹可親；在舉止方面，要穩(wěn)重端莊，從容大方。3.細(xì)致周到。接待工作的內(nèi)容往往具體而瑣碎，涉及許多方面的部門和人員。這就要求在接待工作中要開動(dòng)腦筋，綜合考慮，把工作做得面面俱到、細(xì)致入微、有條不紊、善始善終。對(duì)群眾投訴的接談和處理：對(duì)來(lái)訪者的申訴，要堅(jiān)持“一聽、二問(wèn)、三記、四分析”。聽，就是耐心傾聽來(lái)訪者的申訴，讓人家把話講完。對(duì)談得過(guò)長(zhǎng)、抓不住要點(diǎn)的來(lái)訪者，可以適當(dāng)加以引導(dǎo)。問(wèn)，就是把來(lái)訪者沒(méi)有談清楚的主要問(wèn)題問(wèn)明白，特別是要把事情經(jīng)過(guò)、主要情節(jié)、過(guò)去上訪情況和處理的結(jié)果，這次來(lái)訪的要求及其理由了解清楚。記，就是把來(lái)訪者的主要問(wèn)題扼要記下來(lái)，對(duì)其中的主要情況要詳細(xì)記錄，以便分析情況和處理問(wèn)題提供充分的原始材料。分析，就是對(duì)來(lái)訪者談的問(wèn)題，按相關(guān)政策規(guī)定進(jìn)行分析，作出判斷。對(duì)周邊群眾來(lái)訪反映的問(wèn)題，要以事實(shí)為根據(jù)，以相關(guān)政策和國(guó)家的法律為準(zhǔn)繩，實(shí)事求是地進(jìn)行處理。對(duì)來(lái)訪者提出的正確意見，要熱情歡迎，虛心聽取。有重要建議的，應(yīng)給予鼓勵(lì)、表?yè)P(yáng)。對(duì)來(lái)訪者提出的政策上允許、條件上又可以解決的合理要求，要及時(shí)處理，盡可能予以滿足。對(duì)那些要求盡管合理，但限于條件無(wú)法解決的，要做好解釋說(shuō)服工作，以爭(zhēng)取得到來(lái)訪者的諒解。對(duì)來(lái)訪者提出的不符合政策或要求過(guò)高的問(wèn)題，處理時(shí)，既要體諒他們的實(shí)際困難，又要以明確的態(tài)度向來(lái)訪者講明不能解決的原因，不要含糊其辭，應(yīng)耐心說(shuō)服來(lái)訪者放棄那些不合理的或過(guò)高的要求。對(duì)無(wú)理取鬧者，要進(jìn)行批評(píng)教育。對(duì)那些態(tài)度極為蠻橫，經(jīng)勸說(shuō)無(wú)效的，可請(qǐng)求公安機(jī)關(guān)予以教育和制止。三、與同級(jí)部門的溝通正常工作中，大部分的溝通及協(xié)調(diào)會(huì)在其它部門同級(jí)人員之間進(jìn)行，但由于部門不同，所站立場(chǎng)、角度不同，可能會(huì)存在溝通的不暢通，這就要求做到以下幾點(diǎn)：（一）見賢思齊，強(qiáng)者為師處理同級(jí)同事關(guān)系，不僅要有“容人之短”的肚量，而且要有“容人之長(zhǎng)”的胸懷。強(qiáng)者為師，就是主動(dòng)地向賢者看齊，虛心地拜強(qiáng)者為師。這既是在“氣度”方面的要求，也是處理同級(jí)關(guān)系的重要原則。（二）互相尊重，彼此信任互相尊重，是因?yàn)槊總€(gè)部室都有明確的分工和職權(quán)范圍。在工作時(shí)一定要掌握好分寸和尺度，掌握好時(shí)機(jī)和方法。尊重，一方面表現(xiàn)為自尊，另一方面表現(xiàn)為尊重別人。每個(gè)人都有自尊心，在工作溝通中，既要熱情地支持、鼓勵(lì)，又要善意地指出其不足，不要袖手旁觀。隨著廠各部門崗位的調(diào)整，一大批學(xué)歷高，有知識(shí)，年富力強(qiáng)的青年職工進(jìn)入到管理崗位，但由于年齡、資歷、經(jīng)驗(yàn)、文化知識(shí)的不同，使他們有著不同的思想感情和不同的心理。另一方面某些年紀(jì)稍大的員工，雖然文化水平、干勁、精力與年輕員工相比差一些，但經(jīng)驗(yàn)豐富，辦事穩(wěn)妥，遇事上的困難，甚至?xí)?lái)一些不必要的損失。（六）掌握分寸，分清職責(zé)與同事相處，應(yīng)當(dāng)分清職責(zé)，掌握分寸，不爭(zhēng)權(quán)力，不推責(zé)任。屬于別人職權(quán)之內(nèi)的事，決不干預(yù)，屬于自己的責(zé)任，也決不推卸。本應(yīng)由自己分管的工作，決不請(qǐng)別人點(diǎn)頭畫圈，本來(lái)不應(yīng)該由自己處理的事情，也決不爭(zhēng)著要管。特別是那種凡好事就爭(zhēng)，凡難事就推的行為，是破壞同事間相互協(xié)作的腐蝕劑，必須堅(jiān)決防止和克服。（七）經(jīng)常聯(lián)系，溝通情況既然是同事，都屬于整個(gè)管理機(jī)構(gòu)的一個(gè)組成部分，工作上有著密切的聯(lián)系，只有保持經(jīng)常聯(lián)系，及時(shí)溝通情況，才可能進(jìn)行有效的合作。也唯有這樣，才能彼此了解，互相信任，將一些不必要的誤會(huì)和摩擦消滅在萌芽狀態(tài)。因此，無(wú)論工作多忙，也應(yīng)主動(dòng)向同事提供有用的資料、信息、情況和建議，只要能夠堅(jiān)持下去，就一定會(huì)贏得同事的“感激”和“回報(bào)”。（八）相互信任，親密合作在與同事接觸中，僅有美好主觀愿望和正確的行為準(zhǔn)則，往往還不能完全收到良好的客觀效果。建立“互相信任、親密合作”的同事關(guān)系，還必須遵循事物發(fā)展規(guī)律，講究一定的方式方法，掌握科學(xué)的合作藝術(shù)。1.運(yùn)用創(chuàng)新思維來(lái)考慮和處理同級(jí)之間的工作配合。如AB角互補(bǔ)工作崗位。2.運(yùn)用全方位思維來(lái)考慮和處理同事提出的要求。與同事的交往中，屬于自己向?qū)Ψ教岢龅囊螅际侵鲃?dòng)式的，可控的；屬于對(duì)方向自己提出的要求，都是被動(dòng)式的，不可控的。每個(gè)崗位都要學(xué)會(huì)巧妙地應(yīng)對(duì)同事提出的要求。3.運(yùn)用宏觀思維來(lái)考慮和處理同事關(guān)系。鑒于工作性質(zhì)及精力有限，對(duì)于諸多同事，不可能也沒(méi)有必要個(gè)個(gè)皆顧，八方掛聯(lián)。因此，很有必要站在宏觀立場(chǎng)上，冷靜剖析一下自己和諸多同事，在整個(gè)部門管理上分別處于什么位置，他們之間存在有怎樣的工作關(guān)系人際關(guān)系，然后掂量輕重，分清主次，權(quán)衡利弊，鑒別優(yōu)劣，從中篩選出一些與自己的工作沒(méi)有直接聯(lián)系的同級(jí)，作為自己“一般交往”的對(duì)象，而將其中位置重要、影響明顯、聯(lián)系密切、能夠左右全局的同事，作為自己“重點(diǎn)交往”的對(duì)象。（九）心平氣和，以理服人同事之間常常會(huì)在工作中遇到一些糾葛和矛盾。在解決這些糾葛和矛盾時(shí)，應(yīng)本著顧全大局，維護(hù)團(tuán)結(jié)的良好愿望，對(duì)一些無(wú)關(guān)緊要的“小事”，采取不予細(xì)究，委曲求全的態(tài)度。即使遇到一些需要辨清是非的“大事”，也要講究方式方法，盡量做到心平氣和，以理服人。這樣做，隨著問(wèn)題的妥善解決，同事之間不但不會(huì)傷和氣，反而會(huì)在新的基礎(chǔ)上，建立起更加牢固的友誼。（十）既“合作”又“競(jìng)爭(zhēng)”“合作”和“競(jìng)爭(zhēng)”，是同事關(guān)系中不可割的兩個(gè)方面，合作中包含著競(jìng)爭(zhēng)，競(jìng)爭(zhēng)中又包含著合作；合作，推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)，競(jìng)爭(zhēng)，又有助于更好地合作。因此，一味“合作”而不講“競(jìng)爭(zhēng)”，最終將減弱自己與人“合作”的能力，這種“合作”也不可能持久有效。因此應(yīng)該正確對(duì)待“合作”與“競(jìng)爭(zhēng)”的辯證關(guān)系，自覺(jué)樹立“競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)”，對(duì)同事，既要熱誠(chéng)合作，又要敢于“競(jìng)爭(zhēng)”。這種“競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)”，應(yīng)該是積極的、健康的，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：1.以競(jìng)爭(zhēng)來(lái)激勵(lì)自己；2.在和同事的競(jìng)爭(zhēng)中，領(lǐng)先時(shí)不自滿，落后時(shí)不自餒，一如既往，積極進(jìn)??；3.自覺(jué)向同事中的先進(jìn)、優(yōu)秀者看齊、學(xué)習(xí)；4.依靠自己的不懈努力，奮力創(chuàng)造工作業(yè)績(jī)。5.無(wú)保留地幫助在競(jìng)爭(zhēng)中暫時(shí)落后的同事。（十一）善于“回避”和“等待”社會(huì)生活是復(fù)雜的，同事之間工作上的分歧有時(shí)也會(huì)引進(jìn)個(gè)人恩怨或受已存在的個(gè)人恩怨的影響。當(dāng)同事之間的矛盾或分歧比較嚴(yán)重，并且一下子難以解決時(shí)，就暫時(shí)回避一下。暫時(shí)回避矛盾或分歧，表面看來(lái)似乎是消極的，其實(shí)卻是積極的。特別是當(dāng)對(duì)方“怒火中燒”、頭腦不冷靜時(shí)，暫時(shí)回避本身就能起到“釜底抽薪”的作用?；乇懿皇翘颖?，而是為了防止矛盾激化，并在回避中等待解決矛盾的時(shí)機(jī)。同事之間發(fā)生的有些矛盾或分歧，常常會(huì)在回避與等待中自然化解。所以回避與等待是處理同級(jí)關(guān)系的一種藝術(shù)。當(dāng)然，什么樣的矛盾與分歧應(yīng)該回避與等待，還需要具體問(wèn)題具體分析。同事之間在工作中產(chǎn)生矛盾或分歧本屬正常，只要雙方都是為工作，沒(méi)有個(gè)人的私怨和成見，心胸都比較開闊，即使?fàn)巿?zhí)起來(lái)，也不難和解。（十二）協(xié)調(diào)同事之間不同意見的方法工作中，需要協(xié)調(diào)同事關(guān)系時(shí)，有五種方法很值得借鑒；1.重組。有時(shí)候，同事提出的解決問(wèn)題的意見之所以行不能，并不在于意見本身一無(wú)是處，而在于意見中的個(gè)別要素排列位置不盡合理。這時(shí)候，只需將這些要素調(diào)換一下位置，變換一下結(jié)構(gòu)和順序，就會(huì)產(chǎn)生新的結(jié)果。2.移植。有時(shí)候，將自己的或同事的某一“擱淺”的建議，移植到另一個(gè)工作領(lǐng)域，用來(lái)處理某一特定的非程序性問(wèn)題，往往會(huì)收到意想不到的奇效。3.變通。將同事提出的看似難以實(shí)行的處理辦法，稍加變通，諸如“放大”、“縮小”，或者變換其中的某一要素，有時(shí)往往會(huì)成為令人驚訝的理想處置方案。4.“雜交”。生物之間的雜交，可以產(chǎn)生良種。同事之間有不同意見和想法，通過(guò)“雜交”，也能產(chǎn)生創(chuàng)新思維，促使一種全新的工作模式和同級(jí)之間新型的協(xié)作關(guān)系誕生。5.綜合。對(duì)于同事提出的不盡完善的主張和建議，可以將自己的其他同事的合理意見加以綜合，最終形成新的處理意見。運(yùn)用創(chuàng)新思維，是行政部員工處理新時(shí)期同事之間的工作配合、建立新型工作模式不可缺少的手段，對(duì)此，應(yīng)該予以足夠的重視。（十三）處理同級(jí)之間矛盾的原則同事之間都渴望有一個(gè)良好的人際關(guān)系，與各位成員友好相處，為工作創(chuàng)造舒暢的環(huán)境。面對(duì)同事之間出現(xiàn)的矛盾，我們可采取以下原則來(lái)處理：1.以德報(bào)怨。以德報(bào)怨是征服人心的上策。在同一部門工作日久，難免出現(xiàn)些恩恩怨怨的事情。對(duì)此，是以德報(bào)怨還是以怨報(bào)德，將直接影響同事關(guān)系的發(fā)展趨勢(shì)和結(jié)果。應(yīng)該胸懷坦蕩，有“君子之心”。即使某人做了對(duì)不起自己的事，也不能“以其人之道，還治其人之身”，而應(yīng)該以德化之，以情感之，這樣常常會(huì)收到奇效。2.以短比長(zhǎng)。同事之間在思想上如果能堅(jiān)持以短比長(zhǎng)，那么在工作上就自然會(huì)以長(zhǎng)補(bǔ)短，形成一個(gè)團(tuán)結(jié)互助的集體。實(shí)踐表明，大凡善于以已之長(zhǎng)補(bǔ)他人之短的同事，其