戴德梁行物業(yè)培訓物業(yè)管理檔案建立與管理

物業(yè)管理檔案的建立與管理一、用戶檔案的建立1、產(chǎn)權備案什么是產(chǎn)權備案？為什么要進行產(chǎn)權備案？產(chǎn)權備案與權屬登記的區(qū)別？什么是產(chǎn)權備案？答：由物業(yè)管理公司對每個產(chǎn)權人擁有的房地產(chǎn)產(chǎn)權范圍及比例進行備案登記為什么要進行產(chǎn)權備案？為準確界定每個產(chǎn)權人擁有產(chǎn)權的范圍和比例，維護其合法權益，應建立產(chǎn)權備案制度物業(yè)管理就是使產(chǎn)權人的權利得到保障，并承擔應承擔的義務物業(yè)中的公共設施和房屋公共部位，是多個產(chǎn)權人共有財產(chǎn)，其維修養(yǎng)護費用應由共有人按產(chǎn)權比例分擔產(chǎn)權備案和權屬登記的區(qū)別？權屬登記：是政府行政部門（深圳市規(guī)劃與國土資源局）的行業(yè)管理，包括土地使用權的出讓、房地產(chǎn)開發(fā)、房地產(chǎn)轉讓、房地產(chǎn)租賃，以及房地產(chǎn)抵押等等，目的是為了保護產(chǎn)權人的權益，促進房地產(chǎn)市場公開化，規(guī)范房地產(chǎn)市場行為，加強房地產(chǎn)行業(yè)的管理產(chǎn)權備案：是物業(yè)管理中十分重要的一個管理環(huán)節(jié)，是實施物業(yè)管理前必須做且要做好的一項工作2、建立業(yè)主檔案業(yè)主檔案包括哪些內容？業(yè)主檔案的分類業(yè)主檔案包括哪些內容？業(yè)主姓名、年齡等家庭成員情況工作單位聯(lián)系電話、聯(lián)系地址收繳管理費情況物業(yè)的使用和維修養(yǎng)護情況不限于此……業(yè)主檔案——基本資料部分示例房號戶型建筑面積管理費/月業(yè)主姓名證件號碼國籍/戶籍民族家庭電話移動電話辦公電話圖文傳真工作單位職務電子信箱聯(lián)系地址郵政編碼入伙日期家庭成員姓名稱謂性別戶籍工作單位職務聯(lián)系電話車輛資料車牌號碼廠牌型號車身顏色授權駕駛出入證號車位號其他特殊要求服務時間民族習慣信仰忌諱來訪登記寵物登記其他業(yè)主檔案的分類組團按柜每棟按位每單元按盒每戶按冊用戶檔案的建立是通過收集、分類存檔和建立管理、使用制度完成的收集資料分類存檔建立管理、使用制度用戶檔案的建立人名索引人名索引是揭示檔案中所涉及的任務并指明其檔案出處的檢索工具人名索引一般由人名和檔案兩部分組成借助人名索引可以查到記載某一人物的材料人名索引一般按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序等方法排列二、物業(yè)檔案的建立1、什么是物業(yè)檔案資料？答：指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件2、建立動態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機制由于物業(yè)檔案資料管理具有動態(tài)性，因此必須建立動態(tài)管理機制凡是管理程序的各個環(huán)節(jié)，有關人員都要進行及時性、經(jīng)常性、完備性的動態(tài)記錄3、物業(yè)檔案資料的兩個作用憑證作用參考作用4、資料的收集檔案室資料收集的兩種方式檔案室專人負責物業(yè)管理企業(yè)應設立專門的檔案室，由專人負責管理在資料收集時應保證內容豐富及渠道廣泛收集來源按不同的標準有不同的分類按時間順序來收集按物業(yè)管理參與者的各方面來收集按時間順序來收集設計規(guī)劃階段信息施工及驗收階段信息委托管理階段信息招商階段信息用戶入戶信息日常管理信息按物業(yè)管理參與者的各方面來收集在物業(yè)接管移交與開發(fā)商及設計單位、施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集到工程建設產(chǎn)權及工程技術資料等原始資料在業(yè)主入伙，進行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪記錄等以及其他相關資料，并將檔案的收集形成制度化通過政府主管部門獲取的相關信息5、資三料的整三理和分三類資料整三理要求根據(jù)工三作的內三容整理三和分類根據(jù)文三件、檔三案連貫三性整理三和分類資料整三理要求三：收集到三原始資三料后，三統(tǒng)一由三檔案管三理人員三集中整三理。剔三除作廢三和無效三的記錄三，然后三按類別三進行裝三訂并整三理成冊三，做到三條理清三晰、分三類合理三、便于三檢索根據(jù)工三作的內三容整理三和分類辦公室三——上三級文件三、內部三發(fā)文、三計劃總三結……工程部三——工三程圖紙三、設備三檔案、三承包合三同……服務部三——租三賃合同三、顧客三投訴、三業(yè)主檔三案……財務部三——各三類帳冊三、發(fā)票三存根、三預算報三告……保安部三——巡三查記錄三、緊急三事件、三車輛檔三案……按文件三、檔案三連貫性三分類實際工三作中，三文件資三料、檔三案一般三不作嚴三格區(qū)分三，另外三歸檔時三可照顧三到從文三件到檔三案的連三貫性，三進行分三類（見三表2-三2-1三）表2-三2-1產(chǎn)權與三工程技三術資料?。ㄓ萌魴n三案裝修檔三案維修資三料治安交三通管理三資料設備設三施管理三資料（三包括消三防）綠化清三潔資料社會文三化資料員工管三理資料業(yè)主反三饋行政文三件資料業(yè)主管三理委員三會資料圖——指在實三地查丈三的基礎三上，對三照1:三500三房地產(chǎn)三分幅平三面圖，三根據(jù)管三理需要三繪制的三各類房三屋平面三圖檔——指在管三理活動三過程中三形成的三各種文三字資料三，由于三其數(shù)量三大、種三類多，三因此成為物三業(yè)檔案三的主要三成分卡——指根據(jù)三管理工三作需要三而制作三的目錄三卡、保三養(yǎng)卡等三，特點三：內容濃三縮、檢三索方便冊——指為了三提高管三理效率三而建立三的房屋三建筑設三備手冊三、房屋三使用手三冊、業(yè)三主手冊三等表——指根據(jù)三管理工三作需要三而設立三的各類三表格建立標三準化的三圖、檔三、卡、三冊、表進行科三學的合三理的分三類存檔分類存三檔——三按照檔三案資料三本身內三在的規(guī)三律進行三科學的三劃分一個有三序的資三料庫是三一個完三整的樹形圖歸檔要三及時，三分類要三合理檔案的三分類方三法有很三多：年度分三類法、三組織機三構分類三法、問三題分類三法、作三者分類三法、地三區(qū)分類三法、文三件名稱三分類法等；一三般采用三兩種以三上的分三類方法三結合使三用三、物三業(yè)檔案三的管理1、什三么是物三業(yè)檔案三的管理三？答：指物業(yè)三公司在三物業(yè)管三理管理三活動中三，對物三業(yè)的原三始記錄三進行收三集、整三理、鑒三定、保三管、統(tǒng)三計、利三用，為三物業(yè)管三理提供三客觀依三據(jù)和參三考資料檔案管三理的注三意事項強調原三始記錄三的重要三性數(shù)據(jù)準三確、資三料詳實不錯不三漏、帳三實相符妥善保三管、查三閱方便保證檔三案資料三的完整三、準確三、新鮮三、安全2、檔三案的建三立的四三個環(huán)節(jié)物業(yè)檔案建立2、整理1、收集3、歸檔4、使用收集收集—三—是將三分散在三單位各三內部工三作機構三的有保三存價值三的文件三資料向三單位檔三案室或三負責管三理檔案三的人員三移交、三集中的三工作收集的三關鍵是盡可能三完整完整的三檔案收三集體現(xiàn)三在三個三方面從規(guī)劃三設計到三工程竣三工從地下三到樓頂從主體三到配套三的技術三資料整理整理的三重點是去偽存三真留下物三業(yè)管理三有用的三資料歸檔歸檔——指三按照資三料本身三的內在三規(guī)律進三行科學三地分類三與保存三，可按每一建三筑分類，也可三按系統(tǒng)項三目分類形式—三—在物三業(yè)管理三中可采三用原始資三料與計算機三檔案管三理雙軌制三，以確三保儲存三方式的三多元化盡可能三將資料三轉化為計算機三磁盤儲三存以便于三查找錄象帶三、錄音三帶、照三片、表三格、圖三片等多三種形式三保存，三使抽象三的檔案三資料具三體化、三形象化歸檔管三理對業(yè)主三和企業(yè)三利益影三響較大三的檔案三應加以三保存檔案管三理人員三應編制三統(tǒng)一的檔案分三類說明三書及檔三案總目三錄，并按三部門內三容、部三門、年三度、保三存期及三保密程三度的分三類順序三進行組三卷，逐三一編號三、登記三造冊、三編制目三錄、分三柜保存為保證三檔案的三安全與三完善，檔案室應隨時三保持干三燥、通三風、清三潔、注三意防盜三、防火三、防蟲三、防鼠三、防潮歸檔作三用——三“十清三”物業(yè)來三源清物業(yè)數(shù)三量清物業(yè)質三量清物業(yè)價三值清結構類三型清設備設三施清綠化苗三木清租金費三用清使用情三況清維修更三新清使用檢索—三—計算三機網(wǎng)絡三技術審批—三—按檔三案的不三同密級三由相關三負責人三批準后三方可借三閱手續(xù)—三—借閱三手續(xù)的三辦理（三借、還三登記；三檢查完三好程度三；借閱三時間規(guī)三定等）銷毀根據(jù)檔三案的保三存期限三和性質三，定期三對過期或三作廢的三文檔進行剔三除和銷三毀，防三止檔案三的堆積三和混淆經(jīng)主管領三導批準方可銷三毀建立已銷毀三文檔清三單備查3、計三算機在三