印章管理制度

重慶臨港建設(shè)有限公司PAGELG-RS-008A/0印章管理制度第11頁/第NUMPAGES12頁重慶臨港建設(shè)有限公司印章管理制度制度編號(hào)：LG-RS-008制度版次：A/0編制：審核：批準(zhǔn)：實(shí)施日期：目錄一、目的 2二、適用范圍 2三、印章刻制 2四、印章領(lǐng)取和保管 2五、印章的使用及審批制度 3六、印章的作廢和銷毀 4七、相應(yīng)責(zé)任及罰則 4八、附則 5附件一：專用印章刻制申請(qǐng)表 6附件二：印章啟用及管理承諾書 7附件三：印章流轉(zhuǎn)登記表 8附件四：重慶臨港建設(shè)有限公司印章使用登記簿 9附件五：印章作廢申請(qǐng)表 10附件六：印章銷毀審批登記表 11重慶臨港建設(shè)有限公司印章管理制度一、目的印章是公司經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，為確保公司經(jīng)營管理活動(dòng)正常有序的開展，規(guī)避不必要的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司的所有印章的管理，包含行政公章、財(cái)務(wù)專用章和負(fù)責(zé)人私章等，財(cái)務(wù)專用章及負(fù)責(zé)人私章的使用細(xì)則由財(cái)務(wù)部根據(jù)相應(yīng)要求自行制定。三、印章刻制3.1公司人事行政部全面負(fù)責(zé)公司各類印章刻制、發(fā)放、回收、繳銷等工作。3.2公司的行政公章、財(cái)務(wù)專用章、負(fù)責(zé)人私章等重要印章由人事行政部自行申請(qǐng)刻制，各部門因工作需要刻制專用印章時(shí)，應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人填寫《專用印章刻制申請(qǐng)表》（附件一），報(bào)送給總經(jīng)理審批后交由人事行政部刻制。3.3人事行政部在刻制印章時(shí)，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定在工商部門指定的印章刻制部門辦理，所刻制的印章應(yīng)符合國家及公司的相關(guān)規(guī)定。四、印章領(lǐng)取和保管4.1本著職責(zé)細(xì)分、高效使用的原則，公司行政公章由人事行政部指派專人負(fù)責(zé)保管使用，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部指派專人保管使用，各部門刻制的專用印章由各部門自行保管使用，公司負(fù)責(zé)人私章原則上由負(fù)責(zé)人自行保管。刻制好的印章須在辦理好相關(guān)書面移交手續(xù)并簽訂《印章啟用及管理承諾書》（附件二）后方可交由相應(yīng)保管人進(jìn)行保管使用。4.2印章原則上不得轉(zhuǎn)借他人，確有特殊情況，應(yīng)由保管人及受托人共同填寫《印章流轉(zhuǎn)登記表》（附件三）后報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行，印章受托人在保管期間須遵照本制度行使印章的使用、保管及監(jiān)督等相應(yīng)權(quán)責(zé)，受托期限到期時(shí)受托人應(yīng)及時(shí)歸還印章，印章保管人負(fù)責(zé)監(jiān)督和督促。4.3各部門印章保管人必須建立《印章流轉(zhuǎn)登記表》，詳細(xì)記錄印章的領(lǐng)取、移交、銷毀等具體情況。4.4印章保管人必須妥善保管印章，如有被盜或遺失，須及時(shí)向總經(jīng)理報(bào)告，并從發(fā)現(xiàn)之時(shí)起的48小時(shí)內(nèi)在市級(jí)以上報(bào)刊等媒體上刊載“遺失作廢”的通告。4.5持有公司印章的員工離職時(shí)，須辦理歸還印章手續(xù)后（即填寫《印章流轉(zhuǎn)登記表》），報(bào)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后方可辦理離職手續(xù)。五、印章的使用及審批制度5.1本公司所有印章的使用均執(zhí)行審批制度，財(cái)務(wù)專用章及各部門專用印章的審批制度由財(cái)務(wù)部及各相應(yīng)部門自行制定。原則上審批制度應(yīng)明確“使用人”、“所蓋印章的用途”、“使用時(shí)間”等，審批流程應(yīng)包含部門主管、經(jīng)理等，原則上總經(jīng)理為最終審定人。各部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身情況，以職責(zé)細(xì)分、高效使用為原則制定好審批制度，報(bào)總經(jīng)理審定執(zhí)行，并將執(zhí)行的制度原件交人事行政部備案存檔。5.2公司行政公章由人事行政部指定專人保管使用，本公司總經(jīng)理享有對(duì)行政公章使用的唯一審批權(quán)，使用前必須填寫《印章使用登記簿》（附件四）送總經(jīng)理簽字審定，具體審批制度如下：5.2.1合同協(xié)議類文件的用印審核：合同協(xié)議類包括各種工程承包、設(shè)計(jì)、地勘合同（協(xié)議）;各種租賃、銷售合同（協(xié)議）以及物資采購合同（協(xié)議）等。合同協(xié)議類文件均執(zhí)行會(huì)簽制度，由此合同協(xié)議的相應(yīng)責(zé)任人填寫《合同會(huì)簽表》進(jìn)行會(huì)簽流程，會(huì)簽完成后將合同原件一并交由人事行政部用印，用印時(shí)由人事行政部專人填寫《印章使用登記簿》并注明此合同的“會(huì)簽表”編號(hào)送總經(jīng)理簽字審定后用印。5.2.2行政公文類文件的用印審核：行政公文類文件包括對(duì)內(nèi)對(duì)外的各類平行文、上行文等紅頭文件以及各種新頒布的內(nèi)部管理制度或制度、通知、通報(bào)、介紹信、函告、證明和勞動(dòng)合同等。公司對(duì)紅頭文件執(zhí)行董事長簽發(fā)制，董事長簽發(fā)后的公文交由人事行政部用印，用印時(shí)由人事行政部專人填寫《印章使用登記簿》并注明《擬文稿紙》編號(hào)、公文文號(hào)等送總經(jīng)理簽字審定后用印。其他非紅頭文件類公文（例如通知、通報(bào)等）需用印時(shí)，由相關(guān)擬稿人在人事行政部領(lǐng)取并按照規(guī)范要求填寫好《印章使用登記簿》后自行送總經(jīng)理審定，審定完成后再到人事行政部行政公章保管人處用印。5.2.3其他類文件的用印審核：行政類辦事文件、工程報(bào)建審批文件及不屬于以上兩類的文件統(tǒng)稱為其他類文件，這類文件用印時(shí)，需相關(guān)責(zé)任人在領(lǐng)取并填寫好《印章使用登記簿》，由責(zé)任人自己送到總經(jīng)理簽字審定后交由人事行政部用印。5.2.4特殊情況總經(jīng)理不在但又急需用印時(shí)，應(yīng)由人事行政部電話聯(lián)系總經(jīng)理，取得用印許可后提前用印，總經(jīng)理返回時(shí)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)簽。六、印章的作廢和銷毀6.1在印章的使用過程中，凡出現(xiàn)如下事項(xiàng)，原印章應(yīng)當(dāng)及時(shí)作廢或銷毀：公司（組織機(jī)構(gòu)）名稱變更，需作廢原有行政公章和財(cái)務(wù)專用章；公司負(fù)責(zé)人變更，需作廢原有公司負(fù)責(zé)人私章；印章磨損嚴(yán)重、印跡模糊不清、難以辨認(rèn)，需及時(shí)作廢相應(yīng)的印章；印章被盜或遺失，需及時(shí)作廢遺失或被盜的印章；公司人事行政部或法律顧問認(rèn)為有必要作廢或銷毀印章的其他情形。6.2印章的作廢由使用部門根據(jù)作廢的原因提出申請(qǐng)，填寫《印章作廢申請(qǐng)表》（附件五）經(jīng)公司總經(jīng)理審批后交回公司人事行政部統(tǒng)一封存。并由人事行政部根據(jù)實(shí)際情況及領(lǐng)導(dǎo)要求提交《印章銷毀審批登記表》（附件六），經(jīng)總經(jīng)理、董事長批準(zhǔn)后集中銷毀，使用單位無權(quán)銷毀。七、相應(yīng)責(zé)任及罰則7.1公司人事行政部對(duì)公司所有印章刻制及發(fā)放、回收、銷毀承擔(dān)責(zé)任；總經(jīng)理對(duì)本單位印章的使用承擔(dān)主要管理責(zé)任；各部門負(fù)責(zé)人和具體保管人對(duì)所使用的印章承擔(dān)直接責(zé)任。7.2本公司所有人員必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本制度規(guī)定程序?qū)徟模坏蒙米允褂?。?yán)禁在空白紙面或填寫不規(guī)范不完整的文件上加蓋印章，如因特殊情況確需在此類文件上加蓋印章的，應(yīng)由責(zé)任人以書面報(bào)告的形式經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方能加蓋印章。7.3印章保管人如因管理不善造成公司印章的被盜或遺失的，保管人除應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理并登報(bào)公示外，還應(yīng)承擔(dān)由此產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用（包括媒體通告公示費(fèi)用、重新刻制費(fèi)用以及國家規(guī)定其他手續(xù)費(fèi)用）。7.4印章保管人必須嚴(yán)格復(fù)核加蓋印章的文書、文件，避免印章的誤用，對(duì)于符合公司規(guī)定的文書、文件，印章保管人應(yīng)及時(shí)用印，不得故意刁難、拖延辦理，避免因延遲用印給公司帶來損失。7.5嚴(yán)禁印章保管人擅自將印章委托給他人保管。7.6印章保管人按照本制度規(guī)定的正規(guī)程序委托給他人保管的，受托人除應(yīng)按照本制度規(guī)定保管和使用印章以外，還應(yīng)承擔(dān)在委托保管期間的直接責(zé)任。八、附則本制度自2013年12月1日起正式執(zhí)行，由公司人事行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

附件一專用印章刻制申請(qǐng)表申請(qǐng)日期：年月日申請(qǐng)部門部門經(jīng)理簽字專用印章名稱印章內(nèi)容印章式樣□圓形□橢圓形□方形申請(qǐng)緣由總經(jīng)理審批附件二印章啟用及管理承諾書根據(jù)公司工作安排，本人自年月日起，負(fù)責(zé)以下印模內(nèi)印章的日常管理和使用。本人承諾，將嚴(yán)格遵照《印章管理制度》的規(guī)定執(zhí)行，妥善管理和規(guī)范使用所保管印章，并自覺接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和主管部門的監(jiān)督檢查。在保管期內(nèi)若出現(xiàn)違規(guī)失職事件，本人愿承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。若因本人工作崗位或職責(zé)變化而不再負(fù)責(zé)保管上述印章，則此承諾書所具法律效力自完成移交手續(xù)后自動(dòng)終止，但公司具有追溯本人在原保管期內(nèi)相關(guān)責(zé)任的權(quán)力。特此承諾所在單位負(fù)責(zé)人（簽字）：承諾人（簽名及手?。耗暝氯崭剑河≌聠⒂萌掌谀暝氯?，印模如下。印模1印模2附件三印章流轉(zhuǎn)登記表印章名稱保管人保管起始日期年月日印章啟用日期年月日印章作廢日期年月日印章流轉(zhuǎn)記