XZ01A-制度建設管理制度

XZ01A-制度建設管理制度制度編號：XZ01A生效日期：2017年12月1日頁次：PAGE1/5制度建設管理制度一、為配合公司建立實用、高效、統(tǒng)一的制度管理體系，實現(xiàn)公司制度建設的系統(tǒng)化、流程化、信息化、標準化，特制度本制度。二、本制度適用范圍：除ISO管理體系文件、勞資風險管理體系文件以外的公司制度管理，包括對各類制度的起草、審批、執(zhí)行、修訂、廢止等各環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一規(guī)范。第二章制度建設管理細則三、制度的分類制度分為管理制度、技術規(guī)范兩類，各類制度實行公司職能管理部門歸口管理。其中組織管理制度是規(guī)范組織行為的管理制度，包括機構設置、勞動人事、生產人員管理等方面的制度；技術規(guī)范是闡明和確定技術要求方面的規(guī)定，主要是產品、檢驗、技術與工藝方面的標準、規(guī)程等。四、制度的分級制度分為部門一般級別、部門關鍵級別、公司一般級別、公司關鍵級別四個級別，相應的審批范圍、批準人、評審頻率均有所不同。制度對應的級別由制定部門和行政人事部共同確定。五、歸口管理公司制度建設的管理部門為行政人事部，主要職責是：負責制定體系建設及管理工作；根據(jù)工作需要負責向各管理部門提出制度編寫要求；負責制定制度的初審與會審管理工作；配合公司制度建設的各項工作；負責有效制度清單的整理等。六、制度的責任部門必須對每一項制度確定制度負責人，責任人的主要職責是：對負責的制定進行培訓、檢查制度執(zhí)行情況、建立制度檔案（包括制度建設各個環(huán)節(jié)的內容）等。七、制度責任人的確定及變更。制度責任人由各部門領導制定責任人；制度責任人工作發(fā)生異動時，必須到制度建設管理人員處確定制度檔案的交接情況。八、行政人事部負責文件審批、文件編號、打印下發(fā)、整理建檔等九、按照“誰制定制度、誰組織培訓”的原則，各職能部門按照培訓工作相關要求組織實施制度培訓，達到培訓效果。十、制度的編制（一）職能管理部門對制度編制進行識別與確認職能管理部門起草初稿職能管理部門組織與制度相關部門進行研討并征求意見（包括公司對專業(yè)部門的意見）行政人事部制度建設管理人員初審，必要時提交公司顧問律師審核職能管理部門根據(jù)制度的重要程度組織會審或會簽經審批后以制度文件下發(fā)。其中，部門一般級別文件由制定部門和行政人事部批準生效，公司一般級別文件由各部門會簽生效，部門關鍵級別由制定部門和行政人事部審核且總經理批準生效、公司關鍵級別由相關部門會簽且總經理批準生效。（二）初審的內容包括：采納反饋意見情況；與其他專業(yè)制度的銜接情況；制度重要程度的判定是否正確；制度編寫格式是否規(guī)范；有無相應的流程與表單；有無檢測計劃和培訓計劃表；有無制度需求識別與征求意見單（或相應會議紀要）等方面。制度審核人員要形成書面的審核意見，填寫制度審核單提交審批。十一、制度的修訂：編制制度的職能管理部門提出制度修訂的書面申請或建議綜合部審核提交公司例會審定執(zhí)行制度編制流程。十二、制度的廢止（一）對原制度進行修訂后，原制度廢止。（二）對不能適應現(xiàn)實狀況要求的制度進行廢止，按如下流程進行：制度編制部門（制度責任部門）提出制度廢止的書面申請書，并填寫制度需求識別與征求意見單行政人事部審核提交公司例會審定決定是否廢止。十三、制度的培訓：制度下發(fā)前，制度責任人要填寫制度培訓計劃單，并提交到行政人事部，在制度下發(fā)的15天內，制度制定部門對相關人員進行培訓。十四、制度的執(zhí)行：各級管理制度必須嚴格執(zhí)行，各部門檢查管理制度執(zhí)行情況時，每一個環(huán)節(jié)都必須有檢查執(zhí)行情況的原始記錄，且記錄一定要真實、全面，要留下管理的“痕跡”，以作為檢查、督導和明確責任的依據(jù)。十五、制度執(zhí)行中特殊情況的處理（一）制度執(zhí)行過程中，如果認為制度脫離實際難以落實時，要及時與制度起草部門或企業(yè)管理部書面溝通，如無異議就要對制度在本單位的落實負責。（二）制度執(zhí)行過程中，如果發(fā)現(xiàn)重大情況確實不能按制度執(zhí)行的，制度的執(zhí)行部門或相關部門必須履行請示報批程序，經制度責任人同意后方可靈活處理，并要對此過程存檔備用。十六、定期評審：每年6月份、12月份，行政人事部組織公司各職能管理部門對公司的制度進行一次評審，并將評審結果填入制度檢查（制度評審）報告單。十七、不定期評審：發(fā)生下列情況時，行政人事部應適時組織公司制度體系或有關制度的評審活動。（一）國家宏觀經濟政策調整、重要法律法規(guī)實施、行業(yè)的競爭態(tài)勢發(fā)生變化等影響公司經營環(huán)境改變時。（二）公司資源配置、經營方向和領域、組織機構等發(fā)生重大變化時。（三）公司對經營、管理策略進行重大調整時。（四）其他改變公司外部或內部經營條件的事項發(fā)生時。十八、制度評審結果的運用（一）識別并確定公司制度建設的需求。確定公司有關制度的培訓、編制、修改、執(zhí)行中止、廢止等事項；確定公司制度管理改進創(chuàng)新的空間和實施措施。（二）編制公司制度管理與建設的評價報告。行政人事部在每年的7月份和12月份應根據(jù)定期和不定期的評審結果，結合制度日常檢查和有關數(shù)據(jù)與信息的情況，編制公司制度管理和建設的綜合評價報告，并提交總經理。（三）將制度評審的結果作為公司各部門進行年終的主要依據(jù)。十九、公司實行信息化管理制度。除簽名和公示外，原則上不打印紙質文件。所有制度文件在“文件管理系統(tǒng)”軟件上留存，并向全公司公開使用，其中存放方式分為簽名件（掃描檔）、WORD檔（可下載編輯）兩種。第三章附則二十、所有制度的解釋權均歸制度制定部門，本制度由行政人事部負責解釋。二十一、本制度的附件有：《制度需求識別與征求意見單》《制度編寫格式》《制度檢查（制度評審）報告單》二十二、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。

附件一：制度需求識別與征求意見單編號：XZ01A01制度名稱及編號編制部門首次編制是[]否[]制度修改第次換版編制，日期：年月第次修訂編制，日期：年月制度廢止是[]否[]制度類型：部門一般[]部門關鍵[]公司一般[]公司關鍵[]制度需求識別編制及修訂需求識別1、履行部門職責的需求2、滿足國家有關法律法規(guī)的要求3、加強或完善專業(yè)管理的需求4、原有制度已經不適應管理的要求5、原制度一次修改在10處以上6、制度某一條累計修改在5次以上7、修訂的主要條款：需求識別說明：廢止需求識別廢止原因：征求意見︵或相關領導會簽︶被征求意見單位：反饋時限：反饋意見（可另附材料）：董事會審批：日期：年月日

附件二：制度編寫格式1、管理制度名稱的確定。管理制度一般由“管理的對象、過程、活動名稱+制度文體名稱”構成，制度文體名稱分為，“辦法”、“制度”、“規(guī)范”等。其中，“辦法”指臨時過渡的管理措施，應注明實施時限和結束時限，到期后自動終止?！爸贫取敝腹窘M織管理的文書，注重管人管事為主，不設期限，若終止時，應專門實施終止措施，如“制度建設管理制度”。“規(guī)范”一般適用于產品、技術、工藝等注重管物為主，如“**操作規(guī)范”。2、制度編寫的內容要求。（1）制度編寫的第一章為總則。總則的內容應包括：制度的目的、適用范圍、有關術語的定義、職責分工等內容。（2）制度的最后一章是附則，附則的內容應包括：該制度實施的有關要求；與該制度相關的其他專業(yè)管理制度、表單名稱；該制度的附件，與相關制度的關系等內容。（3）制度的中間章節(jié)，用來規(guī)定制度的步驟、方法以及管理要求等主體內容。3、制度編寫的格式要求。（1）制度正文按照章、條的格式編寫。正文的“章”用“第×章”表示，其中正文的“條”不分章、節(jié)，采用連續(xù)順序號表示；正文的“條”及以下各層表示方法：先使用“一、二、三……”，再到“（一）、（二）、（三）……”，帶括符的序號后面不用“、”，其下分別用阿拉伯數(shù)字“1、2、3……”和“（1）、（2）、（3）……”表示，帶括符的序號后面不用“、”；再往后可以用英文字母“a、b、c……”等表示。（2）頁面設置。所有制度均用A4紙縱向編制，不分欄，不設頁碼；上、下頁邊距分別為2厘米、2.5厘米，左、右頁邊距分別為2.5厘米、2.5厘米；正文行間距一般為1.5倍行間距。（3）字體及字號。①頁眉文字為標準仿宋5號字。②制度首頁表頭的“制度名稱”、用2號黑體字，表頭的其它部分用4號標準仿宋字體。③正文“章、條”的順序用4號標準黑體字加粗、正文的其他部分一律用4號標準仿宋字體。④制度中的附件（主要包括流程和表單）可根據(jù)實際需要選擇合適的字體，標題用宋體，其它文字用標準仿宋字體。（4）制度正文的每個段落，首行縮進兩個字符；“第×章”后面空一個字符；“總則”、“附則”的兩字之間均空一個字符。4、制度、表單的編號方法。專業(yè)管理制度、組織管理制度及其表單的編號，采用漢語拼音字母、阿拉伯數(shù)字、英文字母統(tǒng)一進行編制、具體編號方法分別規(guī)定如下：（1）制度的編號方法專業(yè)（組織）管理代碼：用兩位規(guī)定的漢語拼音縮寫表示文件流水號：用2位阿拉伯數(shù)字0、1、2、3……表示文件版本號：用大寫英文字母A、B、C……表示例：公司《制度建設管理制度》的編號：XZ01A（2）制度的表單編號方法使用制度編碼開頭；表格流水號：用兩位阿拉伯數(shù)字0、1、2、3……表示例：制度建設管理制度的制度需求識別與征求意見單的編號：XZ01A015、制度編號的整理。制度每一次修訂均要調整編號。原制度一次修訂在10處以上或者某一條款累計修訂5次以上時，原制度需換版，并更換版號；其他修改，只需要調整修改碼。6、組織管理代碼專業(yè)管理方面的名稱代碼專業(yè)管理方面的名稱代碼董事會（秘書處）DS采購部CG行政人事部XZ質控部ZK財務部CWPMCJH生產部SC研發(fā)工程部YF物控部WK銷售部XS7、制度匯編的要求（1）匯編的封面：內容依次分別是“×××公司×××年度”（宋體2號橫向居中）、“制度匯編”（宋體初號加粗，每個字占一行，縱向居中）、“編制時間”和“編制部門”（兩者為宋體小三，橫向居中，并排排列，中間空兩行），行間距可依美觀程度自行確定。（2）匯編的目錄：內容包括“目錄”和“制度名稱”，“制度名稱”按“序號（阿拉伯數(shù)字）…………頁碼”的格式編制，頁碼右端對齊。（3）具體制度的匯編：按本附件“3、制度編寫的格式要求”編制。附件三：制度檢查（制度評審）報告單編號：XZ01A02 制度檢查[]制度評審[]制度名稱檢查(評審)人起草部門檢查(評審)時間發(fā)布時間檢查(評審)方式檢查（評審）意見[此部分可另附材料]制度執(zhí)行存在的問題：制度本身存在的問題：改進建議：評審結果結論1、建議繼續(xù)使用；2、建議修改（編制）后使用；3、建議