第二課、基層管理人員基本技能和要求

從業(yè)人員的

基本技能和要求第一頁，共三十五頁。主要內(nèi)容前言工作前先裝備好你的思考能力了解你的職務(wù)完成你的指派工作如何進(jìn)行你的工作基層管理人員的四大職責(zé)基層管理人員的基礎(chǔ)守則有效的報告方法結(jié)語－知己、知彼、整合第二頁，共三十五頁。一前言第三頁，共三十五頁。二工作前先裝備好你的思考能力以科學(xué)方式進(jìn)行工作明確你的工作目標(biāo)收集事實資料依事實做判斷計劃執(zhí)行檢討秉持強烈的「目的意識」及「問題意識」任何小事都不要疏忽了創(chuàng)意第四頁，共三十五頁。三了解你的職務(wù)對自己的職務(wù)充分了解責(zé)任權(quán)限義務(wù)了解你工作的前手與后手第五頁，共三十五頁。四完成你的指派工作－1命令接受方法主管呼叫你的名字時用有朝氣的聲音立刻回答不要悶聲不響地走向主管不要用“做什么”、“什么事”等同輩團(tuán)體的用語回答帶著你的記事本，以便隨時記下主管的指示第六頁，共三十五頁。四完成你的指派工作－2命令接受方法記下主管交辦事項的重點MEMO具有核對功能日后工作進(jìn)行中，可根據(jù)Memo記錄主管所提示的注意事項、協(xié)調(diào)事項，檢查你工作狀況可避免日后如“沒有交待”、“沒聽到”等紛爭發(fā)生第七頁，共三十五頁。四完成你的指派工作－3命令接受方法理解命令的內(nèi)容不清楚的地方，詢問清楚為止盡量以具體化的方式，向主管確認(rèn)命令內(nèi)容要讓主管把話講完，再提出意見或疑問第八頁，共三十五頁。6WWhat－指要做的是什么及描述達(dá)成命令事項后的狀態(tài)When－指什么時候要完成，工作允許的期間或什么時候要完成那一部分的工作Where－泛指各項活動發(fā)生的場所Who－指完成命令要接觸或關(guān)連到的對象，如擔(dān)當(dāng)者、責(zé)任者、參與者Why－指理由、目的、根據(jù)、Why能讓我們更能洞悉我們?yōu)槭裁催@樣做而不要那樣做Which－指各種選擇可能及優(yōu)先順位，Which能讓我們思考保持更多彈性，同時也讓我們知道什么事情可以選擇，也提醒我們必須決定我們的選擇第九頁，共三十五頁。3HHow－指方法、手段、如何做Howmany－指需要多大、多少，以計量方式，讓事情更具體化Howmuch－指預(yù)算、費用第十頁，共三十五頁。五如何進(jìn)行你的工作了解二個類型的工作目標(biāo)應(yīng)達(dá)成狀態(tài)的工作目標(biāo)應(yīng)達(dá)成狀態(tài)的目標(biāo)，是指維持公司營運或達(dá)成公司的年度經(jīng)營目標(biāo)，企業(yè)內(nèi)的各個員工必須完成的目標(biāo)。第十一頁，共三十五頁。五如何進(jìn)行你的工作解決問題的工作目標(biāo)解決問題的目標(biāo)是指我們在工作上碰到問題發(fā)生，使我們的目標(biāo)與現(xiàn)狀產(chǎn)生差距、或和我們的預(yù)想與期望不一樣，因此必須采取一些解決問題的手段去克服問題，使問題消失不再發(fā)生。第十二頁，共三十五頁。評估問題性質(zhì)的兩個步驟問題的優(yōu)先順位緊急性－不管問題的大小，必須立刻解決重要性－一些重要的問題，未必是很緊急的妥當(dāng)性－指解決問題的目標(biāo)本身是否妥當(dāng)區(qū)分問題的類別發(fā)生型問題－指現(xiàn)狀與目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)已發(fā)生差距謀求改善型問題－是指現(xiàn)有的目標(biāo)或標(biāo)準(zhǔn)往上提升潛在型問題－是我們預(yù)測未來環(huán)境的更動，可能會帶給我們那些問題面對目標(biāo)的態(tài)度第十三頁，共三十五頁。以PDCA完成達(dá)成目標(biāo)的順序PDCAAPCDAPCDAPCD改善后的水準(zhǔn)水準(zhǔn)提升水準(zhǔn)提升目前的水準(zhǔn)第十四頁，共三十五頁。程序化在做計劃時，若能把握住工作的順序、步驟，相信你對你的工作能做出有效率的計劃，這種依工作的順序、步驟做成的計劃，謂之「程序化」第十五頁，共三十五頁。程序化計劃的五個步驟Why－明確了解工作進(jìn)行的目的及理由，為什么要做?What－確定要做哪些事項?Who－誰來做?明確責(zé)任者及協(xié)助者When－什么時候完成?Howto－明確如何進(jìn)行及進(jìn)行的順序步驟?第十六頁，共三十五頁。以問題解決程序找出問題的真正原因找出解決問題的重點對策訂出問題解決的行動計劃第十七頁，共三十五頁。問題解決的九個步驟1.明確的目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)知道自己想要達(dá)成的目的或狀態(tài)，你才能發(fā)現(xiàn)有什么問題2.發(fā)現(xiàn)問題點積極地秉持你的問題意識及改善意識掌握現(xiàn)狀、調(diào)查現(xiàn)狀、密切注意現(xiàn)狀、隨時注意可能的問題點特別問題的種類：如與目標(biāo)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的差異，策略執(zhí)行不能達(dá)到預(yù)期的效果，外在環(huán)境變化所引起的第十八頁，共三十五頁。問題解決的九個步驟3.要因分析辨別問題的現(xiàn)象與產(chǎn)生現(xiàn)象的原因針對問題點，找出真正的原因整理歸納各項原因找出幾項最重要的原因第十九頁，共三十五頁。問題解決的九個步驟4.確定要解決的問題根據(jù)要因分析，發(fā)現(xiàn)要解決的課題很多，如無法同時解決，就要選出幾項重要的課題解決有些要因來自客觀的環(huán)境，不是憑自己主觀的力量就能消除要因，例如：匯率、利率、關(guān)稅的變動。第二十頁，共三十五頁。問題解決的九個步驟5.擬定對策思考出針對要因的解決問題點的對策針對客觀環(huán)境產(chǎn)生的要因，找出減低影響或規(guī)避的方法提出多項對策，以便選擇最適合的因應(yīng)之道第二十一頁，共三十五頁。問題解決的九個步驟6.做出行動計劃明確作業(yè)項目、擔(dān)當(dāng)者期限及行動進(jìn)行的順序7.執(zhí)行行動計劃注意執(zhí)行時，是否確實依據(jù)行動計劃的內(nèi)容進(jìn)行隨時了解實施的狀況第二十二頁，共三十五頁。問題解決的九個步驟8.效果確認(rèn)調(diào)查執(zhí)行的結(jié)果，是否能有效地將問題解決若問題仍無法解決，要調(diào)查執(zhí)行行動計劃是否有偏差9.標(biāo)準(zhǔn)化訂定標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)的方式，要能簡單、淺顯易懂，每個人都能夠?qū)嵤┬麑?dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)方式，讓每個人都能遵守第二十三頁，共三十五頁。六基層管理人員的四大職責(zé)執(zhí)行任務(wù)品質(zhì)管理交期管理成本管理生產(chǎn)管理安全管理士氣管理第二十四頁，共三十五頁。六基層管理人員的四大職責(zé)改善問題做好人際培育部屬第二十五頁，共三十五頁。七基層管理人員的基礎(chǔ)守則比上司期待的工作成果做得好一定在指定的期限完成工作工作時間集中精神，專心工作第二十六頁，共三十五頁。七基層管理人員的基礎(chǔ)守則懂得提升工作效能與效率的方法依工作的重要性，決定完成工作的優(yōu)先順序依工作的重要性，決定投入工作的時間同性質(zhì)、同種類、類似性高的工作分門別類進(jìn)行不斷思考是否更有效率的工作方法請教有經(jīng)驗的老前輩備齊以往的做法、相關(guān)資料、相關(guān)的訊息，當(dāng)做工作的參考隨時訂出完成工作的期限準(zhǔn)備好必要的工具、材料、器材避免用過大的手段，達(dá)成較小的目的造成浪費避免用過小的手段，達(dá)成較大的目的螳臂擋車第二十七頁，共三十五頁。七基層管理人員的基礎(chǔ)守則要有防止錯誤的警覺心使用一些未經(jīng)確認(rèn)的資訊工作上的專業(yè)知識或技巧不充分疲倦、不能集中心力情緒低潮、不穩(wěn)定連絡(luò)錯誤、協(xié)調(diào)不足把一知半解當(dāng)做全部知道不注意、草率、馬虎成見、專斷無責(zé)任感、推脫責(zé)任不遵守作業(yè)規(guī)定第二十八頁，共三十五頁。七基層管理人員的基礎(chǔ)守則做好整理、整頓、清潔秉持工作的改善意識簡單化代替化統(tǒng)合化分散化廢止化第二十九頁，共三十五頁。七基層管理人員的基礎(chǔ)守則養(yǎng)成節(jié)省費用的習(xí)慣合理的使用電話有效率的使用辦公用具及事務(wù)機器節(jié)省電費、水費不要不當(dāng)加班做好避免不良品的措施做好機械、維護(hù)，并正常操作機器做好預(yù)算、控制預(yù)算要有成本意識愛惜公司的資產(chǎn)第三十頁，共三十五頁。八有效的報告方法報告的對象報告的時機做好計劃時中間報告緊急報告工作完成時第三十一頁，共三十五頁。八有效的報告方法報告的原則口頭報告原則先說結(jié)論－a.結(jié)論b.經(jīng)過c.理由簡潔、正確事實與主觀的感想、臆測需區(qū)別不要遺漏重點成功、失敗都要明言第三十二頁，共三十五頁。八有效的報告方法報告的原則書面報告的原則遣詞用語要簡單易懂標(biāo)題清楚盡量用圖表、數(shù)字說明報告順序要合邏輯利用添附資料說明第三十三頁，共三十五頁。九結(jié)語－知己、知彼、整合信賴你的部屬相信自己有無限的潛能顯露你的企圖心支持上司或組織所訂目標(biāo)訂定目標(biāo)，應(yīng)就部屬能力、水準(zhǔn)與達(dá)成任務(wù)的難易度做合理公平的考量因人而有不同的激勵方式容許無心、隱惡揚善第三十四頁，共三十五頁。內(nèi)容總結(jié)從業(yè)人員的

基本技能和要求。不要用“做什么”、“什么事”等同輩團(tuán)體的用語回答。帶著你的記事本，以便隨時記下主管的指示?？杀苊馊蘸笕纭皼]有交待”、“沒聽到”等紛爭發(fā)生。不清楚的地方，詢問清楚為止。What－指要做的是什么及描述達(dá)成命令事項后的狀態(tài)。When－指什么時候要