信息化背景下開展檔案管理的舉措,圖書館學論文

信息化背景下開展檔案管理的舉措,圖書館學論文企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中構(gòu)成的全部檔案的總和，它原始地記錄了一個企業(yè)的發(fā)展經(jīng)過，對維護企業(yè)經(jīng)濟利益和歷史相貌、為企業(yè)發(fā)展服務(wù)等方面發(fā)揮著重要作用。能夠講，企業(yè)檔案管理對企業(yè)的發(fā)展有著非常重要的意義和作用，對企業(yè)項目的運作、市場定位、營銷策略有著重要的指導性作用。企業(yè)怎樣做好檔案管理與檔案管理怎樣在新時期為企業(yè)服務(wù)，已成為企業(yè)檔案管理工作的核心問題。一、檔案管理的內(nèi)涵進行檔案管理的一系列活動的對象就是各種各樣的檔案，而其最終所服務(wù)的目的群就是需使用此檔案的人員，檔案管理人員主要的工作就是將分散、雜亂、數(shù)量大且種類繁多的各種文件，根據(jù)企業(yè)所規(guī)定的相關(guān)制度進行統(tǒng)一整理，并集中化、系統(tǒng)化以及整潔性對其進行分類歸檔工作，這也是社會對于檔案管理所提出的最基本的要求。檔案的管理水平還將決定著社會對檔案的要求以及人們對于檔案的知足程度，并且也隨著社會的變化而變化，二者之間的關(guān)系，也從原先的互相之間不協(xié)調(diào)漸漸的轉(zhuǎn)變?yōu)橄⑾⑾嚓P(guān)，不可分離的地步。由于當代化的大多企業(yè)對于檔案管理的要求太多，其工作性質(zhì)已變得相當復雜，因而對其進行多層次管理的方式方法進行管理，在進行管理的第一層次中，都是將檔案管理中的實體管理以及信息開發(fā)等方面的管理進行區(qū)分，這兩個系統(tǒng)之中又包含了一系列的子系統(tǒng)。檔案管理的整個系統(tǒng)以及子系統(tǒng)在其進行正常運行的經(jīng)過中都會自動的構(gòu)成信息反應(yīng)機制。而檔案管理的最主要目的是為社會實踐中提供檔案信息服務(wù)的，檔案管理的所有的在系統(tǒng)與構(gòu)造上所產(chǎn)生的變化都是圍繞著這一目的而進行的，華而不實所進行的每一項工作都是不可或缺的，它們的存在都具有一定的價值和必要。二、我們國家企業(yè)檔案管理存在的問題〔一〕企業(yè)對檔案管理工作重視程度缺乏由于一些企業(yè)對檔案管理工作的重視程度缺乏，使企業(yè)檔案管理工作水平過低?，F(xiàn)今多數(shù)企業(yè)只關(guān)注企業(yè)發(fā)展的經(jīng)濟因素，以經(jīng)濟利益和眼前利益為主，造成了檔案管理工作只存在于形式，沒有發(fā)揮檔案管理的核心作用。隨著我們國家市場經(jīng)濟體制的日益成熟，企業(yè)內(nèi)部管理層也應(yīng)對檔案管理工作加以重視，以此促進檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用。〔二〕企業(yè)檔案管理的制度不夠健全在一般的企業(yè)之中，都會出現(xiàn)一些對檔案的收集、整理、保管、外借、保密的等方而的制度不夠健全情況。有些企業(yè)固然已經(jīng)建立了一些管理制度，但是在實際的執(zhí)行方而力度不夠，還有些檔案管理的相關(guān)人員的責任心不夠強，對于文件和資料的整理不夠及時，有些檔案的收集不夠齊全，有的出現(xiàn)過檔案丟失的情況；對于一些借出的檔案，借閱手續(xù)不夠健全，有借無還的現(xiàn)象時常發(fā)生，時間久了之后，一些檔案就不知去向；還有些人借著借閱檔案的時機，對一些數(shù)據(jù)和資料進行涂改，嚴重影響檔案的真實性和有效利用的價值?！踩硻n案管理評估體系不健全檔案管理的評估工作是經(jīng)過性與階段性總結(jié)檔案管理工作的關(guān)鍵所在，很多企業(yè)沒有根據(jù)本身檔案管理工作特點與工作流程制定相應(yīng)的管理評估體系，致使對檔案管理工作狀況欠缺了解與準確分析，難以制定切實可行的工作調(diào)整與優(yōu)化方案，制約企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化與發(fā)展?！菜摹硻n案管理信息化問題企業(yè)內(nèi)部信息處理網(wǎng)絡(luò)雖已得到很大程度的發(fā)展，但文件和資料傳送經(jīng)過缺乏靈敏性，一定程度上制約了公司檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升。檔案管理信息化缺乏的根本源頭是企業(yè)沒有能建立高效的檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理工作沒有良好的技術(shù)與系統(tǒng)支持，工作質(zhì)量與工作效率難以提升；另外，一些企業(yè)固然認識到檔案管理信息系統(tǒng)的重要性，并建立了相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)建設(shè)與完善工作沒有能緊跟檔案管理工作實際作出調(diào)整，致使企業(yè)檔案管理工作效率難以提升?！参濉呈菣n案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，直接影響檔案管理工作水平近來來，隨著企業(yè)的深化改革，油田內(nèi)部進行了一系列重組，檔案管理人員內(nèi)部涌進了不少新人，這些新人上崗后，從思想上對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的認識，以為檔案管理工作是一個輕松的活，領(lǐng)導部門對新參加檔案管理隊伍的員工也沒有進行系列的培訓教育，即便有的單位組織了培訓學習，也是流于形式。這種狀況勢必影響了檔案管理工作水平的提高。三、企業(yè)檔案管理的優(yōu)化對策及建議〔一〕提高對企業(yè)檔案管理工作的重視程度企業(yè)相關(guān)人員需要充分認識到企業(yè)檔案管理在企業(yè)生存發(fā)展中的重要意義。強調(diào)做好企業(yè)檔案管理工作的重要性，加強相關(guān)人員的責任感。明確做好檔案管理工作是各級領(lǐng)導義不容辭的責任，從領(lǐng)導層面重視檔案管理工作，做到解放思想，緊跟時代的腳步，及時地改善企業(yè)檔案管理工作，采用當代化的技術(shù)手段和管理方式方法，提高服務(wù)的質(zhì)量，完善現(xiàn)有的管理設(shè)備，做好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立當代化的企業(yè)檔案管理體系?！捕硰娀髽I(yè)檔案管理的制度建設(shè)強化企業(yè)檔案管理的制度建設(shè)能夠提高企業(yè)的檔案管理效率，確保企業(yè)檔案管理可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)檔案管理制度建設(shè)應(yīng)以(中國檔案法〕、(檔案管理整理規(guī)則〕等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，加強對檔案管理制度的完善和強化，保證檔案管理制度能夠符合國家相關(guān)要求，確保檔案管理制度能夠到達國家標準。檔案管理制度要針對各個企業(yè)在生產(chǎn)以及服務(wù)方而的要求不同，由企業(yè)本身的信息管理部門對其制定有效的、科學的企業(yè)檔案管理制度，并與企業(yè)的各個部門的責任人以及企業(yè)的檔案資料管理人員召開相關(guān)會議，會議中要對于企業(yè)檔案管理的相關(guān)制度與注意事項進行相應(yīng)的討論，會議結(jié)束后，也要與各部門進行互相溝通與討論，對于各部門所提出的相關(guān)意見或建議要子以重視，并最終起草出企業(yè)檔案管理辦法，先可在各部門中進行試用，如若適用就可正式確定，如若還存在某此方而的缺乏，則可對其進行針對性的更改。進而知足企業(yè)的發(fā)展形勢和任務(wù)的要求，使檔案管理工作符合企業(yè)的發(fā)展需求?！踩称髽I(yè)檔案管理工作檢查考核規(guī)范化對于企業(yè)的檔案管理工作實現(xiàn)檢查和考核，是保障企業(yè)檔案管理工作正常開展的重要手段。但是在實際的檔案管理之中，這個環(huán)節(jié)卻容易被忽視。實現(xiàn)有效的管理，能夠避免以們的一些管和不管、管好管壞一個樣的情況，需要根據(jù)國家檔案管理文件和要求，制定適介企業(yè)的、專業(yè)的檔案管理標準。對這些標準應(yīng)該進行具體的考慮，對于庫房的檔案管理標準，檔案存放的標準和保管的標準，都需要做好具體的標準。還需要建立檔案管理檢查和考評制度，需要做好對檔案專業(yè)部門進行檢查和考評，還需要做好企業(yè)內(nèi)部管理工作的考評。〔四〕以信息化建設(shè)為動力，推進企業(yè)檔案管理體系改革一是加強信息化硬件建設(shè)。充分發(fā)揮計算機檢索速度快、運算精到準確度高、存儲信息量大等優(yōu)勢，優(yōu)質(zhì)配備檔案管理計算機，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度。建立并完善企業(yè)單位局域網(wǎng)，借助局域網(wǎng)開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實行檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，加強檔案的利用，實現(xiàn)檔案信息資源分享，逐步提升檔案信息化水平。二是加強信息化資源建設(shè)。對紙質(zhì)檔案資料進行收集、挑選、加工，利用計算機、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對檔案進行無紙化錄入、保存，轉(zhuǎn)化電子信息形式，便于檢索利用、科學管理。加強電子檔案資料的歸檔工作，完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，進一步開發(fā)標準化的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率。三是加強信息化管理措施。制定檔案信息化管理標準，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，確保電子文件、電子檔案的齊全、完好、有效，建立、規(guī)范局域網(wǎng)，完善企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化、資源分享化、服務(wù)對象與需求擴大化?！参濉呈羌訌姍n案管理隊伍建設(shè)，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)隨著油田企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的不斷發(fā)展，為企業(yè)檔案管理工作提出了新的更高層次要求，要實現(xiàn)檔案管理工作科學化、標準化、規(guī)范化，在全油田范圍內(nèi)必需要建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍。因而，油田領(lǐng)導要定期對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓，使他們精通檔案管理工作，為全油田檔案管理工作創(chuàng)始新局面打好基礎(chǔ)。同時，還要加強對檔案人員的保密教育，提高他們的政治素質(zhì)。四、結(jié)束語