2023學(xué)年完整公開課版整理歸檔

延時(shí)文字知識(shí)點(diǎn)2：整理歸檔土木工程檢測(cè)技術(shù)專業(yè)教學(xué)資源庫(kù)江西交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院試驗(yàn)室在工作活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件材料處理完畢以后，經(jīng)辦公室、檢測(cè)室和設(shè)備室整理立卷，定期移交給資料室集中保存，稱為歸檔。把數(shù)量較大的試驗(yàn)室檔案，及時(shí)地、完整地收集起來，進(jìn)行科學(xué)地、系統(tǒng)地整理，提供給各項(xiàng)工作利用，這是試驗(yàn)室檔案管理集中的一項(xiàng)重要任務(wù)。相關(guān)知識(shí)KNOWLEDGE相關(guān)知識(shí)歸檔范圍整理歸檔Organizeandarchive歸檔范圍是歸檔制度最重要的內(nèi)容，正確規(guī)定歸檔范固是保證歸檔文件材料的完整和質(zhì)量的關(guān)鍵。只要具有一定的保存價(jià)值的文件，例如需要保存3年、5年、15年等定期保存的文件，都應(yīng)列入歸檔的范圍。歸檔范圍整理歸檔Organizeandarchive應(yīng)歸檔的文件除了文件正件外，還包括其附件，如條例、會(huì)議紀(jì)要、圖表、計(jì)劃、總結(jié)、設(shè)備臺(tái)賬卡片、總賬等；除了經(jīng)過登記的文件外，還應(yīng)包括未經(jīng)收發(fā)登記的文件材料，如會(huì)議文件、設(shè)備招投標(biāo)書、設(shè)備合同等。歸檔范圍整理歸檔Organizeandarchive會(huì)議記錄、規(guī)章制度、各種報(bào)表，以及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重要活動(dòng)的照片等也應(yīng)進(jìn)行歸檔。對(duì)于重復(fù)、臨時(shí)性、事務(wù)性文件，以及參考、參閱、征求意見、不需辦理的文件等不需歸檔。歸檔時(shí)間整理歸檔Organizeandarchive歸檔時(shí)間是指需要?dú)w檔的文件材料向資料室移交的時(shí)間。辦理完畢的文件，一般應(yīng)該在第二年6月份由辦公室立好卷向檔案室歸檔。對(duì)于某些專業(yè)方面的文件、特殊載體的文件以及駐地分散在外的試驗(yàn)室的文件，為了便于日常工作的查考，可以另行規(guī)定切合實(shí)際的歸檔時(shí)間。歸檔要求整理歸檔Organizeandarchive歸檔卷宗總的質(zhì)量要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。歸檔的案卷數(shù)量要充分，每份文件頁(yè)數(shù)要完整，案卷不遺漏、不殘缺。歸檔的部門齊全，檔案門類齊全。歸檔文件要完整、齊全歸檔要求整理歸檔Organizeandarchive正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，應(yīng)分別立在一起，不得分開。文件和電報(bào)一般應(yīng)按其內(nèi)容聯(lián)系統(tǒng)一立卷。合理安排卷內(nèi)文件文件的先后次序，可按重要程度或時(shí)間順序排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起。歸檔文件材料要系統(tǒng)有序歸檔要求整理歸檔Organizeandarchive裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號(hào)章，并逐件編件號(hào)；圖表和聲像材料等應(yīng)在裝具上或聲像材料的背面逐件編號(hào)。案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)目錄、有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明。歸檔案卷在技術(shù)加工上應(yīng)符合有關(guān)要求整理歸檔Organizeandarchive案卷封面的各個(gè)項(xiàng)目均應(yīng)填寫清楚，根據(jù)“檔案保管期限表”注明每個(gè)案卷的保管期限。裝訂案卷時(shí)，要去掉文件的金屬物，對(duì)破損的文件要裱糊，字跡模糊的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。案卷裝訂后，要按一定的次序系統(tǒng)排列，編寫順序號(hào)，編制案卷目錄一式數(shù)份，由移交部門和檔案室簽字后，作為案卷已向檔案室歸檔的憑證。歸檔案卷在技術(shù)加工上應(yīng)符合有關(guān)要求檔案的常用分類方法整理歸檔Organizeandarchive也稱為年代分類法，是根據(jù)形成和處理文件的所屬年度將卷宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。按年度分類，可以看出一個(gè)立檔單位逐年發(fā)展變化的情況，看出不同時(shí)期一個(gè)機(jī)關(guān)的不同特點(diǎn)，有助于從各個(gè)不同的階段總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，揭示事物發(fā)展的規(guī)律。在實(shí)際工作中年度分類法可以同其他分類法結(jié)合使用。年度分類法整理歸檔Organizeandarchive按照立檔單位的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，將卷宗內(nèi)的檔案分成若干個(gè)類別。檔案是由各個(gè)機(jī)構(gòu)在其業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，按組織機(jī)構(gòu)分類就能客觀地反映立檔單位各個(gè)組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的面貌。組織機(jī)構(gòu)分類法按照檔案內(nèi)容所說明的問題來分類，能較好地保持文件之間在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的檔案集中在一起，能夠比較突出地反映出一個(gè)機(jī)關(guān)主要工作活動(dòng)面貌，便于按專題查找利用檔案。問題分類法卷內(nèi)文件整理整理歸檔Organizeandarchive立卷的具體方法，主要是了解文件的內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，將具有某方面共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件組合在一起，組成了一個(gè)案卷。立卷時(shí)，經(jīng)常是按問題、作者、名稱、地區(qū)、時(shí)間、收發(fā)文機(jī)關(guān)“六個(gè)特征”組成案卷。文件組成案卷后，還需要進(jìn)一步對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行整理。具體工作內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件排列和編號(hào)、填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。整理歸檔Organizeandarchive卷內(nèi)文件的排列和編號(hào)卷內(nèi)文件排列可采用按時(shí)間、作者、卷內(nèi)文件的重要程度、問題、地區(qū)、文件名稱等排列方法。卷內(nèi)文件排好之后，應(yīng)按統(tǒng)一方法把文件編上頁(yè)號(hào)，固定次序，以便查找利用和保護(hù)文件。整理歸檔Organizeandarchive填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表卷內(nèi)目錄放在卷首，列舉卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容。它的作用是向利用者介紹卷內(nèi)文件的情況，便于查找卷內(nèi)文件，也能起到保護(hù)卷內(nèi)文件的作用。備考表放在案卷最后，用以注明卷內(nèi)文件的基本情況，便于管理人員和利用者了解案卷情況。案卷封面的編目和案卷裝封整理歸檔Organizeandarchive卷內(nèi)文件整理完畢之后，要以案卷為單位在封面上編目。主要項(xiàng)目包括：卷宗名稱、類別名稱、案卷題名、時(shí)間、保管期限、件數(shù)、頁(yè)號(hào)、歸檔號(hào)、檔號(hào)。長(zhǎng)期和永久保存的案卷，一般均應(yīng)裝訂成冊(cè)，對(duì)于特別珍貴的文件、圖片和照片以及其他不便裝訂的文件，可采用合適的卷夾、袋、簡(jiǎn)、盒等裝封，以固定和保護(hù)卷內(nèi)文件。案卷排列和編制案卷目錄整理歸檔Organizeandarchive案卷排列是根據(jù)一定的方法，確定各類案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷之間的聯(lián)系。案卷排列最常用的方法是：按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列；按照案卷所反映的問題排列。此外還可按照時(shí)間先后排列；還可按作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)和地區(qū)排列。案卷排列整理歸檔Organizeandarchive案卷經(jīng)過排列以后，應(yīng)當(dāng)按順序編號(hào)并登記到案卷目錄上。案卷目錄就是案卷的名冊(cè)，其結(jié)構(gòu)包括封面和扉頁(yè)、目次、序言或說明、簡(jiǎn)稱表及案卷目錄表。編制案卷目錄整理歸檔Organizeandarchive備考表附在全部案卷目錄之后，注明本目錄的案卷數(shù)量、目錄頁(yè)數(shù)、編制日期及其他必要的說明，編制者簽名或蓋章。以后案卷如有移出、銷毀、損壞等，也在備考表上注明，并由記載者簽名或蓋章。案卷目錄應(yīng)一式三份以上，一份供日常使用，一份保存起來備用，一份隨檔案移交。編制案卷目錄整理歸檔Organizeandarchive檔號(hào)，即檔案的數(shù)字代號(hào)。為了固定檔案分類、排列的次序，便于