大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)數(shù)字檔案館建設策略探析獲獎科研報告

大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)數(shù)字檔案館建設策略探析獲獎科研報告摘

要：大數(shù)據(jù)時代的來臨給企業(yè)數(shù)字檔案館建設帶來了很大挑戰(zhàn)，本文通過對大數(shù)據(jù)的概念和特征的簡單介紹，分析了大數(shù)據(jù)對企業(yè)數(shù)字檔案館建設帶來的影響，并針對影響提出了相關的應對策略。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);數(shù)字檔案館;知識管理

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展，特別是物聯(lián)網(wǎng)、社交網(wǎng)絡和云計算的興起，全球數(shù)據(jù)量急劇增長，數(shù)據(jù)種類也越來越多樣化，各種非結構化和半結構化數(shù)據(jù)大量涌現(xiàn)，數(shù)據(jù)資源已經(jīng)成為了當今社會增長最快的資源之一。根據(jù)國際數(shù)據(jù)公司IDC監(jiān)測統(tǒng)計，人類產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量正在呈指數(shù)級增長，大約每兩年翻一番，并且這個速度在一段時間內(nèi)會繼續(xù)保持下去。海量、多源異構的數(shù)據(jù)給企業(yè)管理和發(fā)展帶了很大挑戰(zhàn)，在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲、分析、挖掘技術難以實時處理大量非結構化信息的情況下，大數(shù)據(jù)的概念應運而生。

1.大數(shù)據(jù)的概念與特征

大數(shù)據(jù)是一個比較抽象的概念，在信息科學領域至今尚無確切、統(tǒng)一的定義，在維基百科中對大數(shù)據(jù)如此定義：大數(shù)據(jù)是指利用常用軟件工具來獲取、管理和處理數(shù)據(jù)所消耗時間超過可容忍時間的數(shù)據(jù)集。這是一個模糊性的定義，因為它對常用軟件和可容忍時間的范圍并未明確界定。研究機構Gartner也對大數(shù)據(jù)進行了定義：大數(shù)據(jù)是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量的、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。這是一個描述性的定義，在數(shù)據(jù)處理的基礎上加入此類數(shù)據(jù)的一些特征，并用這些特征描述大數(shù)據(jù)?？偟膩碚f，盡管各方對大數(shù)據(jù)的表述不一，但其內(nèi)涵一致，從本質(zhì)上來說，大數(shù)據(jù)主要解決的是海量數(shù)據(jù)存儲、計算、挖掘和展示的問題。

國內(nèi)外學者經(jīng)過多年的研究，目前，盡管對大數(shù)據(jù)的定義尚有分歧但對于大數(shù)據(jù)的特征已經(jīng)達成了共識：數(shù)據(jù)規(guī)模大（Volume），數(shù)據(jù)種類多（Variety），處理速度快（Velocity），數(shù)據(jù)價值密度低（Value），稱之為四“V”特性。

2.大數(shù)據(jù)對企業(yè)數(shù)字檔案館建設的影響

由于大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量巨大、數(shù)據(jù)類型繁多、價值密度低和處理速度快的四“V”特點，因此大數(shù)據(jù)不僅對企業(yè)信息化工作帶來了新的挑戰(zhàn)，也對數(shù)字檔案館建設與發(fā)展產(chǎn)生了很大的影響。

2.1檔案大數(shù)據(jù)的獲取

在信息化高速發(fā)展的今天，檔案信息資源也呈現(xiàn)出復雜性和多樣性的特點，從技術實施的角度來看，檔案大數(shù)據(jù)可以從兩個維度來考慮：數(shù)據(jù)結構類型和實效性。從數(shù)據(jù)結構類型上分析，要同時支持結構化數(shù)據(jù)（來源于關系數(shù)據(jù)庫）、半結構化數(shù)據(jù)（來源于格式化文件如XML）、非結構化數(shù)據(jù)（電子照片、音頻文件和視頻文件等）。2019年12月26日，我國最高人民法院公布了《最高人民法院關于修改的決定》，該決定第四十條規(guī)定，電子數(shù)據(jù)包括網(wǎng)頁、博客、微博客等網(wǎng)絡平臺發(fā)布的信息;手機短信、電子郵件、即時通信、通訊群組等網(wǎng)絡應服務的通訊信息都可以作為正式打官司的證據(jù)，進一步說明了檔案資源的數(shù)據(jù)類型與獲取渠道將日益廣泛化。從實效性的維度分析，由于大數(shù)據(jù)反映的是一種趨勢，通過數(shù)據(jù)量的變化推斷出事件發(fā)生的概率，數(shù)據(jù)量越大概率也會越準確，因此單一數(shù)據(jù)的時效性和價值將會逐漸弱化。

2.2檔案大數(shù)據(jù)的應用

知識管理是檔案管理發(fā)展的趨勢，檔案用戶已不滿足于數(shù)據(jù)或文件的查詢利用，更希望獲取數(shù)據(jù)背景后的信息和蘊藏的知識，這就對檔案大數(shù)據(jù)的應用提出了更高的要求。因此，檔案大數(shù)據(jù)的應用，應該從源頭進行規(guī)劃，建立一套邏輯結構元數(shù)據(jù)和檔案業(yè)務元數(shù)據(jù)系統(tǒng)來進行數(shù)據(jù)的管理和維護，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的關聯(lián)性分析、元數(shù)據(jù)查詢以及檔案數(shù)據(jù)治理等功能。此外，為了展現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的查詢結果多樣性、多角度、多層次，檔案大數(shù)據(jù)需要應用數(shù)據(jù)可視化的相關技術，因為可視化技術是最佳的結果展示方式之一，通過清晰的圖形圖像可以直觀反映出最終結果。

2.3數(shù)字檔案館云平臺建設

由于檔案數(shù)字資源龐大、種類繁多、結構復雜，不同的檔案數(shù)據(jù)中蘊含的價值差異很大，因此不可避免的會導致用戶獲取有價值信息的難度增大。數(shù)字檔案館云平臺就是解決這類問題的有效途徑，云平臺可以基于現(xiàn)有的IT基礎設施進行建設，也可以依托大數(shù)據(jù)專業(yè)機構提供的云服務。EMC存儲專家和資深產(chǎn)品經(jīng)理李君鵬認為，大數(shù)據(jù)本身就是一個問題集，云技術是目前解決大數(shù)據(jù)問題集最有效的手段。

3.企業(yè)數(shù)字檔案館建設的策略

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)數(shù)字檔案館建設也將面臨新的挑戰(zhàn)，如何對大數(shù)據(jù)進行管理、儲存、信息挖掘和提供利用都將是亟待解決的問題，這就要求企業(yè)在建設數(shù)字檔案館的時候，要從整體進行規(guī)劃，結合企業(yè)實際需求和發(fā)展趨勢，確定功能定位，制定數(shù)字檔案館建設的策略，應對大數(shù)據(jù)可能對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動造成的影響。

3.1加強數(shù)字檔案館頂層設計

企業(yè)數(shù)字檔案館建設是一個不斷完善和持續(xù)改進的過程，在推進過程中，檔案部門應當做好頂層規(guī)劃設計，充分考慮檔案工作的發(fā)展趨勢并論證方案的可行性，才能更好地推進數(shù)字檔案館建設。企業(yè)檔案部門應當根據(jù)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設、業(yè)務集成、數(shù)據(jù)共享及運行服務等需求，加快相關規(guī)范、制度和標準的出臺，使企業(yè)檔案工作有章可循。在制定規(guī)章制度時，應首先考慮采用國際標準，其次才是國家、行業(yè)以及地方標準，并盡可能采用適用范圍比較廣泛的標準。

3.2

提高企業(yè)檔案信息化設施水平

加大投入改善檔案軟、硬件設施水平。首先，優(yōu)化配置各種資源，企業(yè)根據(jù)實際需要，為檔案管理部門配備必要的硬件設施，并隨著需求發(fā)展不斷升級完善，從長遠考慮為滿足數(shù)字檔案館建設的需要，逐步實現(xiàn)檔案云平臺建設目標。其次，立足于公司發(fā)展的需要，建立大數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，豐富信息資源體系。最后，為方便知識的利用，企業(yè)應以內(nèi)部局域網(wǎng)為依托，采用標準的B/S（瀏覽器/服務器）模式，以數(shù)據(jù)庫技術為支撐，基于智能檢索技術和網(wǎng)絡技術，不斷優(yōu)化檔案可視化技術，以滿足多樣化、個性化的利用需求。

3.3建立一支專業(yè)的檔案信息化人才隊伍

數(shù)字檔案館建設、應用與維護等工作與信息技術的發(fā)展有著非常緊密的聯(lián)系，這就決定了數(shù)字檔案館的運營模式有別于傳統(tǒng)實體檔案館，經(jīng)營管理數(shù)字檔案館的工作團隊不僅要掌握檔案專業(yè)管理知識，還要擁有一定的信息技術水平，熟練掌握常用的計算機技術、網(wǎng)絡技術以及數(shù)據(jù)庫技術，能夠獨立承擔起數(shù)字檔案館日常運行和維護工作。這就需要企業(yè)建立一支專業(yè)的信息化人才隊伍，承擔起大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)數(shù)字檔案館建設和檔案信息化工作的重任。

4.結束語

建設數(shù)字檔案館是一項長期復雜的系統(tǒng)工程，其建設內(nèi)容包括頂層架構設計、檔案數(shù)據(jù)資源的整合利用、檔案信息云平臺搭建、人才隊伍培養(yǎng)以及系統(tǒng)運行維護等多個方面。而大數(shù)據(jù)時代的到來，對企業(yè)數(shù)