企業(yè)財務(wù)電算化軟件設(shè)計應(yīng)注意的若干問題

企業(yè)財務(wù)電算化軟件設(shè)計應(yīng)注意的若干問題

現(xiàn)代電子技術(shù)在財經(jīng)領(lǐng)域的應(yīng)用――會計電算化，為會計管理開創(chuàng)了一個新時代，使現(xiàn)代財務(wù)管理搭上了“信息快車”，徹底擺脫了“會計室里的算盤、鈔票、記賬”等沉悶印象，財務(wù)管理進入了真正的“數(shù)字時代”，大大提高了管理水平和管理效率，產(chǎn)生了巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。

會計電算化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，技術(shù)性、創(chuàng)造性很強，與其他系統(tǒng)比較，有很大的特殊性，它處理的信息量大，數(shù)據(jù)要求準(zhǔn)確可靠、保存期長，需要嚴(yán)格監(jiān)控；同時，會計數(shù)據(jù)要求嚴(yán)格、保密性強，屬企業(yè)敏感資料。因而，會計電算化對財務(wù)管理及其軟件設(shè)計均有特別的要求：財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；軟件設(shè)計須具有安全可靠、功能多樣性……

一、財務(wù)軟件設(shè)計對會計工作的要求

1.增強法制觀念，嚴(yán)格執(zhí)行會計法

會計法是我們開展企業(yè)會計工作的法律依據(jù)，執(zhí)行會計法是國家對會計工作的基本要求，所以企業(yè)的財務(wù)工作必然遵守會計法，遵守國家有關(guān)信息安全的法規(guī)。只有依法辦事，會計工作才受到法律保護，從而為會計電算化的實現(xiàn)提供穩(wěn)定的法律環(huán)境。

2.會計科目代碼化

實行會計科目代碼化的優(yōu)點很多：(1)結(jié)構(gòu)簡單易記，便于會計人員使用；(2)便于電腦識別、分類、查驗、調(diào)用和處理；(3)減少資料儲存空間，減少電腦處理資料量，加快運行速度。企業(yè)會計科目代碼必須采用會計制度規(guī)定的科目統(tǒng)一編碼，例如現(xiàn)金101，銀行存款102……這樣既簡單明了又便于計算機識別和處理，工作人員也樂于使用。如果缺少了這一重要環(huán)節(jié)，電腦系統(tǒng)就平添許多復(fù)雜內(nèi)容，計算機不得不逐次識別處理每個會計科目，大大增加了程序設(shè)計的難度，而且多占了內(nèi)存空間，減慢了計算機的運行速度，還會增加出錯機會，不符合信息化環(huán)境的要求。因此，會計電算化首先要將會計科目代碼代。

3.會計憑證標(biāo)準(zhǔn)化

電算化環(huán)境下會計憑證的設(shè)計要求：(1)具有通用性――盡可能滿足各職能部門對會計核算的要求，力求做到多功能、一單多用、各方共享，提高人機工作效率。以記賬憑證設(shè)計為例。建議采用集現(xiàn)金收付、銀行轉(zhuǎn)賬、往來于一身的復(fù)式記賬憑證，其內(nèi)容應(yīng)包括：摘要、科目編碼、會計科目、一二級明細(xì)目、外幣種類、借貸方金額、備注等，這樣既適合處理人民幣業(yè)務(wù)，又能處理外幣業(yè)務(wù)，基本滿足了會計核算的多方面要求，而且考慮到了未來對外業(yè)務(wù)發(fā)展之需，符合通用、多功能的原則。(2)便于會計人員操作，易于計算機處理。憑證設(shè)計的另一個要求是盡可能減少工作人員的書寫、輸入量，減少人工處理業(yè)務(wù)方面的時間――在會計實務(wù)中，工作人員往往要花大部分時間填寫憑證、處理會計資料，效率低、差錯多，而電算化管理則要求最大限度地減少人為處理資料的時間，讓計算機更多地代替人的勞動，以充分發(fā)揮電腦高速、高效的優(yōu)勢。

同樣道理，賬簿設(shè)置、會計報表編制，也要符合標(biāo)準(zhǔn)化的要求，既要兼顧各方面需要，又要方便計算機處理。

4.會計處理方法制度化

會計電算化系統(tǒng)繁復(fù)而涉及面廣，不宜經(jīng)常修改，這就要求會計核算的方法、程序?qū)嵭兄贫然?。例如，固定資產(chǎn)的折舊方法有平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數(shù)總和法等幾種，企業(yè)可按實際情況加以選擇，但一經(jīng)確定就不要隨意更改，要形成制度化執(zhí)行。如果會計處理方法更改頻繁，一則不符合會計制度要求，二則影響電腦系統(tǒng)正常運作，容易發(fā)生差錯。如果不慎修改出錯，就會導(dǎo)致系統(tǒng)損壞，影響正常會計工作。幾年前，英國某信用卡公司就因修改計算機程序出錯，致使支付混亂。日常生活中，類似情況是屢有報道。因此，如無法規(guī)、制度的變更，一般不要隨意更改會計核算方法，以保持會計業(yè)務(wù)環(huán)境相對穩(wěn)定，保證電算化系統(tǒng)正常運作。

5.培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高財務(wù)人員的整體素質(zhì)

綜觀目前的企業(yè)，既懂會計又懂計算機，并有一定英文英礎(chǔ)的復(fù)合型人才實在太少，這是推行會計電算化的一大障礙。會計人員如果只懂會計，沒有電腦知識，就不可能提出很好的會計管理構(gòu)想去實現(xiàn)電子化；只有既熟悉會計，又具備一定電腦知識的會計專才，才能設(shè)計出優(yōu)良的財務(wù)管理方案，讓程序設(shè)計者去開發(fā)適用軟件，使電算化發(fā)揮最大效能。再者，財務(wù)人員如具備一定電腦常識就能最大限度地避免操作錯誤，降低差錯風(fēng)險，從而保證會計數(shù)據(jù)安全。為此，企業(yè)要做好復(fù)合型人才的培訓(xùn)工作，讓現(xiàn)職會計人員掌握電腦知識，為實現(xiàn)電算化提供重要條件。

實踐證明，企業(yè)要順利實行電算化管理，必須切實做好以上各項基礎(chǔ)工作，爭取上級領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，為落實基礎(chǔ)工作提供保證。

二、財務(wù)管理系統(tǒng)對軟件設(shè)計的要求

1.高起點、高規(guī)格開發(fā)高質(zhì)量的軟件

財務(wù)系統(tǒng)對企業(yè)很重要，準(zhǔn)確程度要求高，不允許有半點差錯，因而必須從高起點出發(fā)，聘請高水平、合資格、有財務(wù)軟件開發(fā)經(jīng)驗的公司和工程人員負(fù)責(zé)開發(fā)，不能聘請不夠資質(zhì)、不合資格、無實踐經(jīng)驗的人員開發(fā)。否則，會影響系統(tǒng)的質(zhì)量、進度，甚至?xí)胪径鴱U。例如，廣州某企業(yè)，因經(jīng)費不足聘請了一家技術(shù)力量較弱的公司負(fù)責(zé)開發(fā)會計系統(tǒng)，由于設(shè)計人員水平較低，加之無實踐經(jīng)驗、缺乏財務(wù)常識，開發(fā)出的系統(tǒng)漏洞百出，最終無法使用，給企業(yè)造成了損失；同時，嚴(yán)重影響了該單位的電子化進程。因此，財務(wù)系統(tǒng)開發(fā)，用戶必須聘請技術(shù)力量雄厚、具備財務(wù)軟件設(shè)計經(jīng)驗的單位和設(shè)計人員負(fù)責(zé)。

2.做好系統(tǒng)分析工作

軟件設(shè)計首先要從系統(tǒng)分析著手，目的在于了解財務(wù)工作流程，廣泛收集必要數(shù)據(jù)，對相關(guān)的各種因素進行詳細(xì)分析，這是軟件設(shè)計的基礎(chǔ)工作，很重要。對問題的分析是否深入細(xì)致、完整透徹，體現(xiàn)了設(shè)計人員對將要進行的工作的了解程度，也體現(xiàn)著基礎(chǔ)工作準(zhǔn)備是否充分，這關(guān)系到未來系統(tǒng)的成敗，因而要充分重視系統(tǒng)分析工作。系統(tǒng)分析的具體步驟：

(1)成立專家小組，具體包括：委托方、軟件設(shè)計人員、會計師、系統(tǒng)使用者、信息安全工程師等組成，為全面開展工作做好準(zhǔn)備。

(2)落實任務(wù)，明確基本事項，確定具體要完成哪些工作。

(3)提出具體要求，包括：明確給出系統(tǒng)的規(guī)模；系統(tǒng)應(yīng)能完成哪些工作；系統(tǒng)工作的步驟和方法：新系統(tǒng)應(yīng)達到何種質(zhì)量水平，以及具體的質(zhì)量控制指標(biāo)、計劃進度等。

(4)收集、整理數(shù)據(jù)資料，包括：會計業(yè)務(wù)分工、業(yè)務(wù)量、業(yè)務(wù)處理方法、各類報表、輸出結(jié)果的時間、數(shù)據(jù)儲存要求等。

(5)認(rèn)真編好會計業(yè)務(wù)流程圖。會計業(yè)務(wù)流程圖就是把會計業(yè)務(wù)的整個過程用圖示和文字說明表述出來。這一過程很重要，是系統(tǒng)設(shè)計的基礎(chǔ)、依據(jù)，財務(wù)系統(tǒng)就是根據(jù)會計業(yè)務(wù)流程圖設(shè)計出來的，是會計業(yè)務(wù)流程的“數(shù)字化”。業(yè)務(wù)流程圖質(zhì)量的好壞直接決定著系統(tǒng)設(shè)計的成敗。因此，必須認(rèn)真踏實地做好業(yè)務(wù)

流程圖的編制工作。

業(yè)務(wù)流程圖須由專家小組編制，其間應(yīng)重點發(fā)揮有實踐經(jīng)驗的會計師、具體業(yè)務(wù)操作者的作用，重視一線員工的意見，盡最大可能滿足第一線業(yè)務(wù)的需要。設(shè)計財務(wù)系統(tǒng)很重要的一條就是實用、方便操作，要考慮到一線業(yè)務(wù)的具體情況。只有理論和實踐相結(jié)合，方便實務(wù)操作，財務(wù)系統(tǒng)才受使用者歡迎。

業(yè)務(wù)流程圖須同時采用文字說明、圖形描述兩種形式，以相互補充；有關(guān)說明、描述必須詳細(xì)、周密、完善、步步到位，凡是業(yè)務(wù)觸及到的細(xì)節(jié)均應(yīng)詳細(xì)說明、準(zhǔn)確標(biāo)出，為下一步程序設(shè)計工作提供充分依據(jù)。

有的單位在開發(fā)財務(wù)軟件系統(tǒng)時，只側(cè)重程序設(shè)計環(huán)節(jié)，忽視業(yè)務(wù)流程圖編制的重要性，結(jié)果到了程序設(shè)計階段，不得不中斷設(shè)計，回過頭來抽出大量的人力、物力去臨時補上有關(guān)業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)，財務(wù)系統(tǒng)成了典型的“邊設(shè)計邊施工邊補漏的‘三邊’工程”。這樣既容易出錯又拖慢了工程進度，更談不上周密完善，還會影響系統(tǒng)的設(shè)計質(zhì)量，給企業(yè)造成損失。

(6)編制程序流程圖。程序流

程圖是將系統(tǒng)設(shè)計的具體步驟，通過圖示符號表示出來，它直觀地反映了程序設(shè)計的構(gòu)思過程，體現(xiàn)了整個程序運行的思路，是程序設(shè)計的關(guān)鍵一步，直接決定著程序設(shè)計質(zhì)量的高低。同時，繪制好程序流程圖非常有利于系統(tǒng)的整體控制。

(7)對前期基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作進行嚴(yán)格審核。財務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計是以各項優(yōu)良的前期準(zhǔn)備工作為前提的，基礎(chǔ)工作顯得尤為重要。顧此，在開展程序編寫工作之前必須全面審查有關(guān)準(zhǔn)備工作是否充分，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；嚴(yán)禁邊準(zhǔn)備、邊設(shè)計、邊補漏。

3.程序設(shè)計階段，采用模塊化設(shè)計

模塊化就是把一個復(fù)雜的程序分成若干個功能不同的多個部分，各個子模塊均有獨立功能，可以單獨運行；而把各個子模塊組合在一起，又能方便地搭配成一個完整的系統(tǒng)。模塊化設(shè)計是現(xiàn)代程序設(shè)計中一種很重要的技巧，有著眾多優(yōu)點：

(1)便于分工合作，提高效率，提高質(zhì)量。系統(tǒng)設(shè)計時，可以把要做的工作分拆成多個部分，然后分配給不同的人，甚至不同的單位各自開發(fā)。這有利于提高效率，提高程序的設(shè)計質(zhì)量。

(2)便于維護、維修，增強通用性、易讀性。

(3)增強模塊的獨立性，降低相互之間的依賴程度。即使有某些部分故障，也不致影響系統(tǒng)的整體運行。

(4)能設(shè)計出可繞過障礙區(qū)運行的高質(zhì)量軟件――這是模塊化設(shè)計的最大優(yōu)點。由于模塊之間相對獨立，所以即使出現(xiàn)某些非關(guān)鍵性故障，系統(tǒng)依然能安全運行。這一點很重要，因為系統(tǒng)在使用中出現(xiàn)小故障是較常見的現(xiàn)象，如果財務(wù)系統(tǒng)具備了這種優(yōu)點，就能做到不停機維修，不致影響日常業(yè)務(wù)，這對財務(wù)管理特別有意義。反過來，如果系統(tǒng)一有小毛病就會影響日常業(yè)務(wù)，甚至突然“死機”，就會嚴(yán)重打亂企業(yè)的管理秩序，還可能會造成數(shù)據(jù)丟失，給企業(yè)造成損失。所以，能做到小毛病不停機維修，大故障能盡快恢復(fù)是財務(wù)管理對其軟件設(shè)計的特殊要求。

4.軟件設(shè)計要有擴展性，以適應(yīng)企業(yè)未來發(fā)展

會計電腦系統(tǒng)設(shè)計要預(yù)計到企業(yè)各類業(yè)務(wù)的發(fā)展，要預(yù)留足夠的擴展空間，以適應(yīng)業(yè)務(wù)高層次、多元化發(fā)展。某些企業(yè)的電算化系統(tǒng)因沒有擴展性，致使業(yè)務(wù)稍有變動，系統(tǒng)就無法適應(yīng)，延誤了日常工作。例如，一些企業(yè)的會計系統(tǒng)能處理人民幣、港幣、美元業(yè)務(wù)，但對日元、英鎊、歐元或其他外幣業(yè)務(wù)就難以適應(yīng)。隨著我國即將加入WTO，企業(yè)外幣業(yè)務(wù)必然日益增多，缺乏擴展功能的會計系統(tǒng)將難于滿足未來發(fā)展要求。因此，會計系統(tǒng)設(shè)計一定要有超前意識，要考慮到未來業(yè)務(wù)發(fā)展需要，設(shè)計有擴展性、多功能的軟件。

要考慮到某些特殊業(yè)務(wù)的需要。深圳市曾發(fā)生過這樣一件事，一對從新疆調(diào)進該市的夫婦，在為小孩辦理入戶手續(xù)時，因公安局的戶籍管理系統(tǒng)只能輸入四個漢字以內(nèi)的姓名，而該小孩是維吾爾族，名字由近十個漢字組成，超出了公安局電腦系統(tǒng)的設(shè)計要求，以至無法正常入戶，引起了不必要的糾紛。以此為鑒，財務(wù)電腦系統(tǒng)應(yīng)有處理特殊業(yè)務(wù)的設(shè)計，要考慮到特殊業(yè)務(wù)的需要。

5.強調(diào)面向用戶

財務(wù)系統(tǒng)的最終使用者是企業(yè)，是一線業(yè)務(wù)人員，所以要特別強調(diào)操作簡單、方便用戶，要設(shè)計良好的用戶界面，具體操作應(yīng)盡可能簡單易學(xué)。在屏幕顯示方式上，最好只顯示與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，對可有可無的資料，如參考性、輔助性的資料則能省則省。切忌“和盤托出”――有用、暫不需用的資料均顯示于屏幕，這樣很容易造成操作錯誤，還會給人“眼花繚亂”的感覺。在目前企業(yè)計算機應(yīng)用水平、管理水平不很高的情況下，“面向用戶性”很值得廣大設(shè)計人員的重視。

6.試運行

系統(tǒng)完成開發(fā)后必須反復(fù)測試，證明達到設(shè)計要求，才能交付使用；不能邊檢測、邊使用、邊補救。

7.制定應(yīng)急計劃

系統(tǒng)完成設(shè)計后，開發(fā)方應(yīng)編制與系統(tǒng)相關(guān)的運行文件，并提出有關(guān)注意事項，以備在出現(xiàn)意外情況時，有條不紊地采取相應(yīng)措施。使用單位也應(yīng)制定自己的應(yīng)急計劃，以備急需。令人擔(dān)憂的是，不少單位恰恰忽視了這一關(guān)鍵步驟，沒有起碼的應(yīng)急計劃，假如系統(tǒng)一旦出現(xiàn)故障，后果不堪設(shè)想，損失將是巨大的。

8.加強風(fēng)險控制，保證信息安全

實現(xiàn)會計電算化，必然解決信息安全問題。由于電子數(shù)據(jù)高度集中，高度依賴電腦，且受電腦病毒入侵、人為操作失誤、機器故障、非法毀損等因素影響，數(shù)據(jù)很容易被破壞，因此，會計電算化必然加強信息安全管理，一方面制定各種嚴(yán)格的管理制度，加強風(fēng)險控制，加強管理；另一方面加強對員工的信息安全教育，嚴(yán)禁未經(jīng)受權(quán)人員上機操作；不能連接與業(yè)務(wù)無關(guān)的終端，禁止與互連網(wǎng)連接；采用先進的加密技術(shù)，安裝“防火墻”，嚴(yán)防電腦病毒入侵，防止人為非法破壞數(shù)據(jù)。實踐證明，嚴(yán)格、有效的管理制度是信息安全的最好保障。

9.加強對財務(wù)系統(tǒng)使用前的審計

財務(wù)系統(tǒng)必須確保正確，才能投入使用，這是保證財務(wù)數(shù)據(jù)安全的關(guān)鍵。系統(tǒng)在投入使用前，應(yīng)組織專家小組進行嚴(yán)格審計、從嚴(yán)檢測，并實地模擬運行。只有證明正確無誤的系統(tǒng)方可正式投入使用，只有經(jīng)過“實戰(zhàn)”檢驗的系統(tǒng)才具有可靠性。必須指出的是，財務(wù)系統(tǒng)不能邊使用、邊檢測、邊維修，這樣風(fēng)險很大，難于保證數(shù)據(jù)安全。

]實行會計電算化，要求財務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，而財務(wù)軟件設(shè)計則要符合財務(wù)管理的特殊要求。只有相互適應(yīng)、互相配合，才能設(shè)計出安全