新時期高校辦公室強化督辦職能的思考

新時期高校辦公室強化督辦職能的思考

摘要：督辦工作是新時期高校辦公室的一項重要職能，做好督辦工作對推動辦公室工作有著重要的實際意義，它能提高學校工作效率，促進校園和諧建設(shè)。因此，在加強高校辦公室督辦職能的過程中，要建立良好的工作機制、注重督辦工作的形式和重點、深入基層調(diào)研、抓好督辦隊伍建設(shè)，以期提高督辦水平和督辦效能。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室；督辦工作

Abstract:Atpresent,worksupervisionintheofficesofthecollegesanduniversitiesisanimportantsupervisionfunctionessentialandpracticalinpromotingtheofficework,whichcanimprovetheefficiencyofuniversityworkandpromotethebuildingofaharmoniouscampus.Asaresult,toimprovethesupervision,collegesanduniversitiesinstrengtheningofficesupervisionshouldestablishgoodworkingmechanism,payattentiontotheformandfocusofthesupervision,launchindepthinvestigationsinthegrassrootlevelandbuildagoodsupervisionteam.

Keywords:collegesanduniversities;office;supervision

高校辦公室作為高校組織機構(gòu)的樞紐，代表著高校的管理水平。督辦職能是高校辦公室工作的重要組成部分，是保證決策指揮中心的決策付諸實施至完成任務的關(guān)鍵。在充分發(fā)揮其承上啟下、參謀咨詢、綜合協(xié)調(diào)等基本職能的基礎(chǔ)上，應著力強化督辦工作，確保學校政令暢通，推進各項事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、強化高校辦公室督辦職能的重要意義

現(xiàn)代管理科學中，督辦工作是實施領(lǐng)導過程中的一項重要工作、一個重要環(huán)節(jié)。從系統(tǒng)原理分析，它是領(lǐng)導行為不可或缺的環(huán)節(jié)；從反饋原理分析，它是在整個領(lǐng)導系統(tǒng)中運用反饋手段以達到預定目標；從封閉原理分析，它處于封閉回路系統(tǒng)的監(jiān)控環(huán)節(jié)，處于決策中心與執(zhí)行環(huán)節(jié)的中介位置，通過監(jiān)督和反饋決策的執(zhí)行情況直接服務于決策中心。督辦工作對于保證政令暢通有著至關(guān)重要的作用。同時，它作為一項整體功能，存在整個決策及其實施過程始終。隨著形勢、條件的發(fā)展變化和領(lǐng)導科學化進程的不斷推進，督辦工作的職能作用將得到更大的發(fā)揮。

當前，高等教育發(fā)展已經(jīng)從依靠規(guī)模擴張的外延發(fā)展向注重質(zhì)量提高的內(nèi)涵發(fā)展轉(zhuǎn)變，這一階段的特點是通過加強管理，充分發(fā)揮人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務的三大功能。在此背景下，強化辦公室督辦職能有著積極而現(xiàn)實的意義。

一是落實科學發(fā)展觀，推進高校內(nèi)涵建設(shè)的客觀要求?！皬念I(lǐng)導工作來講，作出決策和制定政策，事情只是做了一半，另一半而且是更重要的一半，就是努力貫徹實施，真正把決策和政策變成群眾的自覺行動。如果不落實，再好的決策和政策也是一紙毫無意義的空文”［1］。加強高校內(nèi)涵建設(shè)任務頭緒繁多，沒有強有力的督辦，一些具體工作可能就難以快速推進。學校領(lǐng)導層面確立整體框架后，必須通過辦公室督辦職能的發(fā)揮，保證整體方案得到細化，并逐步落實到位，杜絕“從思路到思路，從會議到會議，從文件到文件，從方案到方案”的現(xiàn)象，防止決策流于形式，確保內(nèi)涵建設(shè)目標的實現(xiàn)。

二是和諧校園建設(shè)的需要。督辦工作的成效最終要通過決策的落實程度來體現(xiàn)，決策是否正確不僅影響著學校事業(yè)的發(fā)展，更影響著和諧校園的建設(shè)［2］。決策正確，群眾的支持度就會很高，督辦也會非常順利，會很容易見效。這就要求辦公室工作人員通過督辦，深入群眾之中開展廣泛調(diào)研，為領(lǐng)導形成符合客觀實際、正確的決策提供第一手資料，推進和諧校園建設(shè)。

三是體現(xiàn)辦公室價值的需要。“有為才有位”，只有為學校的事業(yè)發(fā)展做出貢獻，才能體現(xiàn)部門和個人的價值。督辦工作作為服務學校事業(yè)發(fā)展的重要工作之一，對維護決策的嚴肅性起著不可忽視的作用。在督辦過程中，辦公室既要對承辦者解釋決策的合理性和必要性，又要敢于堅持原則一抓到底。凡是學校決定了的事情，辦公室就要認真領(lǐng)會，及時傳達，不折不扣地加以督辦落實，進而確保決策的落實到位。

四是提高學校工作效率的需要。管理學認為，工作效率的高低，在很大程度上取決于決策督辦的及時性。學校一旦就某個問題作出決策，除特殊情況外都要求辦公室及時督辦。人們常常在工作實踐中看到，有些決策是針對某種需要或者為解決特殊問題而作出的，如不及時貫徹就失去了決策本身的意義，更談不上效能。及時督辦是提高督辦職能的重要前提，有的工作及時督辦會達到事半功倍的效果，能充分發(fā)揮決策應有的作用。

二、新時期督辦工作的主要內(nèi)涵

督辦主要是督促檢查落實行政決策，綜合協(xié)調(diào)、規(guī)范日常行政事務，保障政令暢通；檢查、督促上級指示、會議紀要、領(lǐng)導重要批示和重要工作的執(zhí)行情況。高校辦公室的督辦工作應該有其重點，否則就會陷入繁雜的具體事務中；但如果僅限于領(lǐng)導交辦就辦，不交不辦，又會使得工作陷于被動的局面。

結(jié)合工作實際，我們認為高校辦公室督辦工作主要包括：一是上級來文督辦，包括黨和國家的路線、方針、政策、上級領(lǐng)導機關(guān)重要文件和重要會議精神的貫徹落實；二是學校的工作規(guī)劃、年度計劃、重要文件、重要規(guī)章制度和決定事項的貫徹落實；三是上級機關(guān)、主管部門的領(lǐng)導和學校領(lǐng)導的重要批示、交辦事項的落實；四是校長辦公會議、校領(lǐng)導召開的其他專門會議決議的落實；五是經(jīng)校領(lǐng)導批示，各下屬單位的請示、報告辦理情況及基層要求幫助解決有關(guān)的問題落實；六是學校信訪督辦，包括經(jīng)領(lǐng)導批示的校內(nèi)外來信、來訪等有關(guān)事項的落實和催辦。對為學校發(fā)展和建設(shè)提出的合理化建議以及教職工提出的實際困難、反映強烈的問題做好督辦工作，不僅有助于樹立領(lǐng)導形象，處理好干群關(guān)系，而且也是一個學校政治文明的體現(xiàn)。

督辦是一項重要而復雜的工作，要做好這項工作必須遵循一套科學的工作程序，概括起來可以分為擬辦、立項、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋和歸檔七個環(huán)節(jié)。一是擬辦。在學校作出重大決策、重要工作部署之后或在接到學校黨政領(lǐng)導同志的指示、交辦事項之后，辦公室要及時提出擬辦意見。擬辦意見包括承辦單位、承辦時限和工作要求等。二是立項。辦理意見確定后，即可登記立項。立項要堅持一事一項的基本原則，一個工作部署或一項決策立為一項。立項時要登記編號，具體工作人員按擬辦要求認真填寫《督查登記表》，以備存查。三是交辦。交辦一般采取發(fā)放《督查督辦通知書》的形式，把督查事項交有關(guān)單位辦理，特殊情況采用口頭的形式交辦。交辦時要做到任務量化、時限具體化、責任明確化。四是催辦。為及時了解督查事項的運行情況和辦理情況，適時加以催辦查辦，并積極協(xié)助被督查單位解決工作中遇到的困難。五是辦結(jié)。承辦單位在工作任務完成后，應及時回復辦理情況。辦公室將對承辦單位的回復情況進行檢查，按照交辦時所提的要求，對不符合交辦要求的退回承辦單位補辦或重辦；對符合交辦要求的呈報領(lǐng)導閱知。六是反饋。督辦任務完成后，要按照事事有結(jié)果，件件有回音的原則，及時向批示領(lǐng)導報告結(jié)果，做到批必辦、辦必果、果必報。七是歸檔。督查事項辦結(jié)后，應將各種有關(guān)的文字材料整理歸檔，包括領(lǐng)導批示、辦結(jié)報告、檢查反饋等。

三、強化辦公室督辦工作的幾點思考

督辦工作是高校辦公室的一項重要工作，是一項重要的管理工作，也是一項公關(guān)藝術(shù)［3］。做好督辦工作既是一個學校管理水平的體現(xiàn)，也是推動學校各項事業(yè)順利開展的重要保障。

第一，強化領(lǐng)導對督辦工作的主體作用。督辦工作是加強管理工作的必然要求，領(lǐng)導是決策的主體，也是狠抓落實的主體，領(lǐng)導最清楚決策落實的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和步驟。同時，領(lǐng)導抓督辦工作具有權(quán)威性，著力點和針對性強，力度大，對基層的影響和帶動大。領(lǐng)導重視和參與督辦工作，體現(xiàn)求實效、辦實事的作風，有利于提高各級組織對督辦工作的認識，增強責任感。

第二，建立和形成良好的工作機制。在實際工作中，領(lǐng)導不可能事事躬親，應將大量的督辦工作交由辦公室去完成。進一步發(fā)揮二級機構(gòu)的作用，提高管理效能，建立和形成良好的工作機制，對加強學校整體管理工作的效能，提高學校管理水平具有重要意義。

第三，突出督辦工作的重點。學校的中心工作、領(lǐng)導的關(guān)注點、工作中急需解決的難題等都是督辦工作的重點，要緊緊圍繞這些重點工作開展督辦，把重點放在發(fā)現(xiàn)和解決決策落實的過程中，要反饋決策落實中的各種情況，尤其是妨礙決策落實的苗頭性、傾向性問題，并提出對策性建議供領(lǐng)導參考。

第四，加強對督辦工作的調(diào)研，抓好督辦隊伍建設(shè)。辦公室要努力克服以文件落實文件、以會議落實會議的現(xiàn)象，要深入基層和群眾中調(diào)研，掌握第一手材料，及時總結(jié)推廣各單位抓落實的經(jīng)驗，對一些單位工作不落實的問題，要根據(jù)領(lǐng)導授權(quán)，按照實事求是、秉公辦事的原則，大膽督辦，抓好落實。要抓好督辦隊伍建設(shè)，有條件的高?？蓪ｉT設(shè)置督查科，負責學校重大決策和領(lǐng)導決定等事項的督辦；也可仿效政府辦公室模式，在秘書科中設(shè)立專職秘書，負責對口聯(lián)系校領(lǐng)導分管和聯(lián)系部門的督辦，并及時匯總給辦公室主任進行協(xié)調(diào)。

第五，形成督辦工作制度和工作體系。高校辦公室督辦工作要向政府辦公室學習，制定相應的規(guī)章制度，落實獎懲責任制。要把督促檢查落實學校行政決策、綜合協(xié)調(diào)和規(guī)范學校日常行政事務、保障政令暢通等工作列入辦公室重要職能，形成相應的制度，在年終考核、工作總結(jié)和干部考察晉升中作為一個重要的評估因素。督辦工作要從督辦立項、協(xié)調(diào)督辦、結(jié)果上報、信息反饋、立卷歸檔等提出閉環(huán)式的規(guī)范程序，并在《校領(lǐng)導參考》上設(shè)立督辦信息專欄，專題反饋督辦情況。建立督辦工作公示制度，對群眾關(guān)心的重大問題在網(wǎng)上公布，接受群眾監(jiān)督。

第六，注重督辦工作形式。督辦工作是一項體現(xiàn)公關(guān)能力和藝術(shù)性的工作，需要根據(jù)不同的工作內(nèi)容、工作性質(zhì)、部門單位，采取靈活多樣的工作形式，除了電話督辦、現(xiàn)場督辦、文件督辦、會議督辦、跟蹤等形式外，要充分利用信息化技術(shù)，加強辦公自動化系統(tǒng)督辦流程建設(shè)，建立依托高校校園網(wǎng)和辦公自動化系統(tǒng)的計算機督辦系統(tǒng)，實現(xiàn)檢查、催辦、跟蹤、查詢等基本督辦功能，