辦公室主任崗位職責(zé)說明書

辦公室主任崗位職責(zé)說明書

辦公室主任崗位職責(zé)說明書

職務(wù)概況:

職務(wù)名稱:辦公室主任

所屬部門:行政部

定編人數(shù):

直接上級:行政總監(jiān)

職務(wù)編號:

薪資等級:

工作職責(zé):

一、行政方面

A、在行政總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)主持本室的全面工作，組織并督促全室人員全面完成本室職責(zé)范圍內(nèi)的各項工作任務(wù)

B、貫徹落實本室崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，親密各部門工作關(guān)系，加強(qiáng)協(xié)作協(xié)作做好連接協(xié)調(diào)工作

C、負(fù)責(zé)監(jiān)督公司印章的使用

D、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)布置的主要工作任務(wù)的貫徹落實狀況

E、負(fù)責(zé)組織物資的供應(yīng)方案組織辦公物品的供應(yīng)、選購工作，做好物品進(jìn)、出、存統(tǒng)計核算工作

F、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)

G、有權(quán)向直屬領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對其工作考核評價

二、人事方面

A、負(fù)責(zé)按用人標(biāo)準(zhǔn)配備齊全各類人才，合理調(diào)配員工到最適當(dāng)崗位上

B、負(fù)責(zé)保存員工的人事檔案，做好各類人力資源狀況的統(tǒng)計、分析、猜測、調(diào)整、查詢和人才庫建立等工作

C、詳細(xì)負(fù)責(zé)辦理聘請、以及職務(wù)任免、調(diào)配、解聘、報批手續(xù)

工作權(quán)限:

1、有權(quán)向公司各部門索取必要的資料和狀況

2、有權(quán)檢查督促對總經(jīng)理支配的貫徹執(zhí)行狀況

3、有權(quán)督促各部門按要求完成公司下達(dá)的工作任務(wù)

4、有權(quán)督促各部門準(zhǔn)時做好文件與資料的歸檔工作

5、有權(quán)對辦公用品、用具標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行審批、檢查考核項目

1、方案完成率

2、文件、檔案的管理

3、公共設(shè)施維護(hù)準(zhǔn)時率

4、聘請、培訓(xùn)方案完成率

任職資格:

1、人事、行政類管理專業(yè)本科畢業(yè)

2、兩年以上人事行政工作閱歷、其中一年以上人事行政主管閱歷

3、熟識人力資源六大板塊，熟識國家各項勞動人事法規(guī)政策

4、嫻熟使用辦公軟件，具有較強(qiáng)的語言表達(dá)力量、應(yīng)變力量、溝通力量、團(tuán)隊

協(xié)作力量、解決問題的力量、有親和力、較強(qiáng)的責(zé)任感與敬業(yè)精神

職業(yè)進(jìn)展:

可直接晉升的職位

可相互轉(zhuǎn)換的職位

可升遷至此的職位

辦公室主任崗位職責(zé)說明書（2）

基本信息

崗位名稱

辦公室主任

崗位編號所屬部門

辦公室

下屬人數(shù)

3

工作關(guān)系

見本部門崗位體系圖

職系職等職級審核者簽字任職者簽字最終修訂日期崗位概述

為保證公司行政工作有序進(jìn)行，依據(jù)公司管理制度，組織實施公司日常行政事務(wù)管理等工作。

工作職責(zé)

序號

一級職責(zé)

二級職責(zé)

1

制度及流程管理

建立健全公司行政管理制度及工作流程，經(jīng)審批后監(jiān)督執(zhí)行。

2

法務(wù)管理

負(fù)責(zé)公司相關(guān)法律事務(wù)的處理。

負(fù)責(zé)公司外聘律師的對接。

3

會議管理

負(fù)責(zé)公司會議的前期籌備及支配。

組織實施會議紀(jì)要的撰寫及發(fā)布。

負(fù)責(zé)公司會議相關(guān)議項的跟進(jìn)落實。

4

信息管理

組織實施公司辦公設(shè)備的配置、維護(hù)及管理工作。

組織實施公司網(wǎng)站的日常管理及內(nèi)容更新。

5

證件管理

負(fù)責(zé)公司印章的保管及領(lǐng)用。

負(fù)責(zé)公司相關(guān)證件的保管及領(lǐng)用。

6

后勤管理

負(fù)責(zé)公司外來人員的接待及支配工作。

負(fù)責(zé)公司車輛及司機(jī)的管理工作。

組織實施公司辦公用品的選購及發(fā)放工作。

7

其他臨時工作

完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時工作。

任職資格

訓(xùn)練背景

訓(xùn)練水平

大專及以上學(xué)歷

專業(yè)及職稱

行政管理等相關(guān)專業(yè)

培訓(xùn)經(jīng)受工作閱歷

3年以上行政管理崗位工作閱歷

專業(yè)學(xué)問

與力量

1、熟識具備企業(yè)管理學(xué)問；2、熟識文秘工作學(xué)問；3、有肯定的領(lǐng)導(dǎo)力量；4、有肯定的溝通協(xié)調(diào)組織力量；5、有肯定的文字組織力量。

其他要求工作特征

工作時間特征

班制形式：■長白班兩班倒三班倒其他

使用工具/設(shè)備工作場所

辦公室/車間/室外

環(huán)境狀況

（舒適度）舒適/一般/不舒適

節(jié)假日支配

能正常支配/不能正常支配

危急性

基本無危急,無職業(yè)病危急。

備注

辦公室主任崗位職責(zé)說明書（3）

崗位名稱

辦公室主任

崗位編號所在部門

辦公室

崗位定員直接上級

董事長

工資等級直接下級

行政助理、法律事務(wù)、前臺、司機(jī)

薪酬類型所轄人員崗位分析日期

2024年12月

本職：

負(fù)責(zé)為公司管理層供應(yīng)決策支持，供應(yīng)后勤服務(wù)保障工作；進(jìn)行公司形象推廣、公關(guān)

職責(zé)與工作任務(wù)：

職

責(zé)

一

職責(zé)表述：負(fù)責(zé)為公司管理層供應(yīng)支持，并負(fù)責(zé)跟蹤落實董事長和董事長辦公會的決議。

工作

任務(wù)

負(fù)責(zé)組織制定公司長期進(jìn)展規(guī)劃和公司年度經(jīng)營方案

負(fù)責(zé)組織和支配管理層會議，供應(yīng)會議紀(jì)錄與整理服務(wù)。

通報會議決議，并跟蹤會議決議的實施狀況。

幫助董事長的工作，供應(yīng)決策支持。

職

責(zé)

二

職責(zé)表述：負(fù)責(zé)制定辦公室工作方案,實現(xiàn)工作目標(biāo)

工作

任務(wù)

制訂辦公室年度、月度工作目標(biāo)、工作方案，并組織實施

職

責(zé)

三

職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司形象推廣、公關(guān)活動

工作

任務(wù)

負(fù)責(zé)公司形象設(shè)計和推廣實施。

負(fù)責(zé)組織和接待相關(guān)單位包括上級單位的來訪，負(fù)責(zé)與新聞媒體的接觸。

負(fù)責(zé)組織并協(xié)調(diào)公司的公關(guān)危機(jī)處理。

公司法律服務(wù)

職

責(zé)

四

職責(zé)表述：統(tǒng)籌管理公司后勤服務(wù)工作

工作

任務(wù)

負(fù)責(zé)公司內(nèi)外環(huán)境的管理，包括辦公場所安排、辦公場所的整體布置、綠化、清潔與保持工作

負(fù)責(zé)管理公司保安和消防工作，確保公司辦公、生活秩序不受干擾和公司財產(chǎn)、員工的平安，并定期組織檢查公司消防設(shè)備設(shè)施的配置和使用狀態(tài)

負(fù)責(zé)辦理公司辦公用品的選購、發(fā)放和管理

負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)的選購與管理工作

負(fù)責(zé)公司檔案和資料的收集、管理、查閱或借閱

負(fù)責(zé)公司印章管理、合同審計和一般法律事務(wù)處理

負(fù)責(zé)公司的公務(wù)用車管理，進(jìn)行科學(xué)合理的調(diào)度

職

責(zé)

五

職責(zé)表述：部門內(nèi)部管理工作

工作

任務(wù)

制訂、修訂辦公室的工作程序和工作制度，并監(jiān)控實施

負(fù)責(zé)公司辦公室隊伍建設(shè)，選拔、配備、評價下屬人員，組織部門技能培訓(xùn)

負(fù)責(zé)指導(dǎo)屬下員工制定階段工作方案，并督促執(zhí)行

負(fù)責(zé)掌握部門預(yù)算，降低部門管理費用

職責(zé)七

職責(zé)表述：完成董事長交辦的其他任務(wù)

權(quán)力：

對董事長辦公會議和董事長決議執(zhí)行狀況的監(jiān)督權(quán)

對出差事務(wù)的審核權(quán)

合同的審核權(quán)

印章使用的審核權(quán)

對各部門的平安保衛(wèi)、防火、衛(wèi)生干凈的檢查監(jiān)督權(quán)

對各部門的平安隱患有限期整改權(quán)

權(quán)限內(nèi)的財務(wù)審批權(quán)

有對直接下級人員調(diào)配、獎懲的建議權(quán)，任免的提名權(quán)和考核評價權(quán)

對所屬下級的工作有監(jiān)督、檢查權(quán)

對所屬下級的工作爭議有裁決權(quán)

工作協(xié)作關(guān)系：

內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系

公司各部門，董事長

外部協(xié)調(diào)關(guān)系

上級單位和兄弟單位、新聞媒體、辦公用品供應(yīng)商、消防部門、衛(wèi)生管理部門、公安部門、街道等

任職資格：

訓(xùn)練水平

高校本科以上

專業(yè)

企業(yè)管理或相關(guān)專業(yè)

閱歷

5年以上工作閱歷，3年以上管理閱歷，1年以上部門管理閱歷

學(xué)問

把握相應(yīng)的行政管理學(xué)問，了解公關(guān)宣揚的常用做法

技能技巧

嫻熟使用自動化辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡(luò)學(xué)問

個人素養(yǎng)