麥肯錫咨詢方法有效會議的召開課件

麥肯錫咨詢方法有效會議的召開

開會是挺麻煩的事情。有人說所謂開會就是人們大聲說話卻又說不出什么來，最后所有的人都不同意別人的意見；也有的人說開會就是你做會議記錄的同時，虛擲了幾個小時的時光。開會是商界中最昂貴的一種交流活動。許多專業(yè)人士發(fā)現(xiàn)他們每周有一半時間花在各種會議上。既然花這么多時間在開會上，人們就希望在這個高科技時代，會議過程能夠接近完美。然而人們似乎也都下意識認為，大多數(shù)會議都是浪費時間、效果欠佳、勞而無功。以下圖標提供了一個有效會議召開的清單，以利于咨詢顧問們規(guī)劃一個良好的計劃，積極地推動、發(fā)現(xiàn)和解決問題，以便向好的方向發(fā)展，最后經(jīng)過反思和評估使會議效果不斷得到提高。1、目的應該說明為什么需要開會。請完成以下句子來說明會議的目的：“會議的目的是為了……”2、結(jié)果使會議有了中心議題，因為它預期會上將會共享那些信息、將會做出什么決定以及采取什么行動3、計劃指實際的會議議程，包括領(lǐng)導人、會議內(nèi)容、共享信息、會議過程以及會議時間會議的目的是什么會議預期的結(jié)果是什么有沒有必要通過開會來達到上述目的和結(jié)果有沒有開會的替代物存在誰應該參加會議被邀參會者之間有什么關(guān)系會議的計劃是什么可能會有什么意想不到的問題發(fā)生制定一個“POP”：目的、結(jié)果、計劃會前要問的問題：會議計劃分派角色使會議順利進行。比如:主持人：客觀的引導會議共同主持：幫助主持人書記員：用活頁掛圖標出會議決定或行動筆記員：記錄決定或行動，與別人分享觀察員：使會議得以持續(xù)并作會后評估計時員：監(jiān)督會議時間，避免議題分散其他：根據(jù)需要決定是否讓其他人參會制定程序規(guī)定參會者在會上如何表現(xiàn)，使會議始終重點突出。例如：所有人必須參加爭論應對事不對人按時開始和結(jié)束一次只有一個話題保密性對會議進行評估積極推動戰(zhàn)略話幾分鐘進行簽到，讓參會者一開始就參與進來。這是價值非凡的交流階段，為整個會議奠定了基調(diào)。試試下面的方法：1、5分鐘非正式談話時間2、兩人一組討論預定議題3、所有與會者交流業(yè)務(wù)關(guān)注點和好消息

特定區(qū)域是記錄重要項目的一個可視空間，但它與當前議題無直接關(guān)系。特定區(qū)域與停車場中的汽車一樣，它是轉(zhuǎn)移到下一個地點的重要工具，但它對于目前的場所（或者當前的會議目的）沒有意義。指定一個書記員在活頁掛圖上記錄議題。如果沒有精心計劃，做演示有可能做得費力不討好。請遵循以下程序，以確保你的想法的質(zhì)量和重要性：將演示與討論分開來只有在演示的過程中允許澄清問題向與會者提出需要深入思考的問題你同意/不同意哪些觀點如何改進提議提出了哪些新問題

會前任務(wù)指的是開會前參會者就要完成的任務(wù)。布置任務(wù)時，應遵循以下規(guī)則：解釋會議的重要性給出足夠的準備時間給出清楚的指示（如閱讀、分析等）強調(diào)要在會前完成只布置那些你確定會上要用到的任務(wù)計劃好在會上運用這些已完成任務(wù)的過程布置會議小組的工作流程方案：進行小組討論分成任務(wù)相同的小組，包裹結(jié)果分成任務(wù)不同的小組，報告結(jié)果重點突出，簡短地報告結(jié)果為思考留出時間小組活動的過程決策過程布置會議的工作對十人以上來說非常有用，它還可以有效地縮短會議時間，并達成最優(yōu)結(jié)果。確定會場要求確定布置小組的規(guī)模計劃該小組的人員組成確定布置會議小組的工作流程關(guān)于活頁掛圖的建議：如果可能，將參會者說得話都記下來讓不同的人來充當書記員保持所有的信息都可視化（用掛圖）當初加入自己的想法時，要與小組商量詮釋別人想法時要征得人家同意劃出并利用特定區(qū)域用不同的顏色打印出來的圖標要清晰活頁掛圖的重要性表現(xiàn)在：使會議重點突出免去參會者記筆記之苦后來者也不會漏掉重要內(nèi)容去除人為因素對筆記員有幫助保持會議過程的可視性和人情味幾個彩色筆和一個書記員就會讓你輕松描繪出一幅會議絡(luò)脈圖處理糾紛：承認人的感情不可能被真正派出在會議之外，所以應讓其公開表達出來。保持中立。尊重人們表達情感的權(quán)利并鼓勵他們表達出來。首先要理解別人，然后再尋求別人理解。要在這方面做出表率。處理感情可遵循以下方式：遵守沉默規(guī)則（沉思默想時間）會間休息就卡片上的問題進行沉默的腦袋風暴充分交流每一人的關(guān)注點積極進行小組討論，互通信息確認有爭議的領(lǐng)域、共識以及消除分歧的辦法回到原先討論的議題或目標上再次集中討論最初的主題或目標幫助性行為：提建議：“……怎么樣？”建設(shè)性：“將戴安娜的想法建立在……”尋找信息：“請描述……”尋求不同方案：“肯尼，你認為怎么樣”提供信息：“這是我的報告……”給出意見：“我認為……”不同意見：“我不同意羅恩的意見，因為……”總結(jié)：“概括以下這個問題……”嘗試理解：“我聽到你說……”嘗試達成共識：“有多少人同意”鼓勵：“說說關(guān)于這個問題的更多想法……”協(xié)調(diào)：“我們同意什么”檢查表現(xiàn)：“我們團結(jié)的程度如何”設(shè)定標準：“我們需要做出決定，通過……”消除緊張：“之所以幽默是因為……”詮釋：“我聽到你說的是”解決問題如何對付違規(guī)行為：1、問題出現(xiàn)以前就制定規(guī)則，并不時提到它們。2、對抗違規(guī)行為。3、希望所有參會者都對會議進程負起責任。4、利用非語言交流手段。5、認同幫助性行為。6、對屢次違規(guī)的人進行單獨談話。7、對違規(guī)行為有大家認同的反對方式（如敲三下桌子、階段性檢查會議進程等）。有害的行為與對策遲到。會議要按時開始，不要改時間。無關(guān)閑聊。停止開會，看著閑聊的人，問他們是否要將談話內(nèi)容于大家分享。支配欲強的人。讓他們?nèi)ギ敃泦T；利用規(guī)章；尋求所有參會者的努力。沉默的參會者。隔一段時間就將他們拉近討論中來，但又不讓他們難堪。散漫。始終使會議重點與日程表保持一致；利用特定區(qū)域記錄與回憶相關(guān)的議題。否定。讓小組對否定的意見進行評述。看大家是否同意/不同意該意見。想法還沒有被充分闡述就遭到攻擊人身攻擊建議對于先前的方案無建設(shè)性可言有輸贏的壓力有受害者心理與會者有偏袒現(xiàn)象解決爭議的辦法認識到爭議是團隊工作中自然而然不可避免的一個方面互相同意決議是人們想看到的結(jié)果領(lǐng)會對方的觀點從認識問題轉(zhuǎn)移到解決問題就一個問題提出幾個方案傾聽共識。就是對經(jīng)小組同意做出的決策或?qū)⒉扇〉男袆颖硎局С值囊环N心理狀態(tài)。公式C=A+S（共識=協(xié)議+支持）如何檢驗是否達成共識。通過口頭民意調(diào)查或書面投票形式。運用達成的公式來決定團隊職能（比如開會頻率、會議程序、角色等）；在項目及項目執(zhí)行要點方面達成協(xié)議。達成共識的方法：我已聽到并理解你的立場你已聽到并理解我的立場決定并沒有犧牲我的價值觀和道德我能支持被提議的決定認識爭議的現(xiàn)象共識的達成事后建議是提高會議效率的唯一途徑，強化那些作用顯著的部分，消除或改變無用的部分。下面是一些建議：采取行動。會議最后要處理特定區(qū)域內(nèi)記錄的問題。審視會議結(jié)果、所作的決定及采取的行動。突出下次會議