證件管理使用制度

/證件管理使用制度一、引言為了保證公司員工證件的有效性和安全性，規(guī)范證件管理流程，提高證件管理效率，特制定此證件管理使用制度。二、證件類(lèi)型及管理規(guī)定1.身份證公司要求員工必須每年更新一次身份證信息，保證員工信息的最新性。公司須妥善保管員工身份證信息，禁止泄露或透露有關(guān)信息給無(wú)關(guān)單位/個(gè)人。2.暫住證入住公司提供的職工宿舍或員工公寓的員工，需向公司提供有效的暫住證件，離開(kāi)時(shí)須返還至公司。若員工下住非公司提供的住所，需向公司提供有關(guān)證件的相關(guān)信息。3.護(hù)照公司要求員工出差或到海外工作時(shí)必須持有效護(hù)照。公司需要妥善保管員工的護(hù)照信息，禁止泄露或透露有關(guān)信息給非授權(quán)的單位或個(gè)人。三、證件管理流程1.申請(qǐng)階段員工申請(qǐng)證件時(shí)，須按公司要求填寫(xiě)相應(yīng)的申請(qǐng)表并提交至人事部。人事部收到申請(qǐng)后會(huì)安排專(zhuān)人審核及審批。2.發(fā)放階段審核、審批通過(guò)后，人事部會(huì)將證件交付給申請(qǐng)人。領(lǐng)取人應(yīng)核對(duì)證件信息的正確性，如有錯(cuò)誤或問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向人事部反映。3.使用階段員工在使用證件時(shí)，需謹(jǐn)慎保存并妥善保管。一旦證件出現(xiàn)損壞或遺失，應(yīng)及時(shí)向人事部報(bào)備。在證件損壞或遺失后，人事部應(yīng)及時(shí)派專(zhuān)人協(xié)助員工重新申領(lǐng)新的證件。4.回收階段員工離開(kāi)公司時(shí)，應(yīng)向人事部返還所有領(lǐng)取的證件，并由人事部銷(xiāo)毀或歸檔。四、附：證件管理使用常見(jiàn)問(wèn)題解答1.如何避免證件泄露？證件泄露的風(fēng)險(xiǎn)以及可能造成的損失是很大的，員工須特別注意妥善保管自己的證件?！白C件上我”才是最安全的方法。在往外傳遞時(shí)，需要注意安全控制，謹(jǐn)慎選擇接受方。2.證件有效期如何管理？證件的有效期是必須注意的內(nèi)容，特別是身份證。公司要求，員工必須每年更新一次身份證信息保證最新性。3.證件掛失或丟失如何處理？員工在發(fā)現(xiàn)證件丟失或遺失時(shí)要及時(shí)報(bào)備人事部，并按要求重新申請(qǐng)領(lǐng)取新證件。五、結(jié)論本證件管理使用制度是公司管理體系的一個(gè)重要部分，它能規(guī)范證件管理流程，保證證件使用的安全