檔案室七項(xiàng)制度

檔案室“七項(xiàng)”管理制度第一項(xiàng)檔案安全保管制度1、檔案管理人員要忠于職守，提高安全保密意識(shí)，自覺(jué)做好安全防范工作，提高警惕，嚴(yán)守黨和國(guó)家機(jī)密，確保檔案資料的完整和安全。2、檔案庫(kù)房每天檢查一次，做到門(mén)、窗、櫥柜牢固無(wú)損，非工作時(shí)間將庫(kù)房門(mén)、窗關(guān)嚴(yán)鎖好，并切斷庫(kù)房電源。3、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁放易燃物品，注意清潔衛(wèi)生，消防器材定期檢查，努力做到“九防”：防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防污染。4、非本室工作人員，未經(jīng)批準(zhǔn)，一律不得進(jìn)入檔案庫(kù)房，以確保安全。5、庫(kù)房?jī)?nèi)備有溫濕度計(jì)，每天按時(shí)記載庫(kù)內(nèi)溫濕度，采取適當(dāng)方法調(diào)節(jié)溫濕度至正常。6、對(duì)破損、字跡不清等不易繼續(xù)保管而又需永久、長(zhǎng)期保存的檔案資料及時(shí)進(jìn)行裱糊和復(fù)制。7、愛(ài)護(hù)室內(nèi)一切設(shè)備，確保設(shè)備完好。8、管理人員工作調(diào)動(dòng)時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行交接手續(xù)，在沒(méi)有交接前，不得離職。第二項(xiàng)檔案鑒定與銷毀制度1、檔案材料必須根據(jù)其保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案材料可予以銷毀。2、組織檔案鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)組，由分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，檔案室牽頭，有關(guān)部門(mén)專（兼）職檔案人員組成，共同對(duì)所鑒定的檔案材料進(jìn)行審核和監(jiān)銷。3、鑒定檔案應(yīng)采取直接鑒定法，按照檔案的實(shí)際情況，以案卷為單位，逐件逐張地審查，直接判定其價(jià)值。對(duì)一時(shí)難以判定價(jià)值的檔案，應(yīng)采取保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本從寬，復(fù)本從嚴(yán)；本區(qū)文件從寬，外來(lái)文件從嚴(yán)的處理方法。對(duì)超期限的檔案，由檔案部門(mén)會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可銷毀。4、通過(guò)鑒定需要銷毀的檔案材料，必須編制清冊(cè)，并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)組逐一審核。確認(rèn)無(wú)誤后，簽署意見(jiàn)。5、鑒定工作完成后，由檔案室和鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)所要銷毀的檔案材料寫(xiě)出鑒定小結(jié)和銷毀報(bào)告，報(bào)請(qǐng)所在地區(qū)檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)批準(zhǔn)。6、要指定專人在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，任何人都不得擅自處理或任意分散。7、銷毀檔案時(shí)，須由二人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章，并注明銷毀的方式和日期。8、銷毀后，必須在原目錄上注銷，并說(shuō)明鑒定和銷毀日期。9、銷毀清冊(cè)歸入全宗卷，妥善保存。第三項(xiàng)文件歸檔制度一、歸檔范圍：凡是本單位工作活動(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料均應(yīng)歸檔。二、歸檔時(shí)間：文書(shū)處理人員必須在一季度將上一年度辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全完整分類、編號(hào)編目、裝訂，系統(tǒng)排列，移交檔案室歸檔。三、歸檔要求：1、應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料必須齊全完整；2、歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)按規(guī)定分類組卷、歸檔，完成的案卷能正確反映本單位活動(dòng)的基本面貌，便于保管和利用；3、檔案移交必須編制移交目錄，交接雙方履行點(diǎn)交和簽字手續(xù)。第四項(xiàng)檔案保密制度1、檔案人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，增強(qiáng)保密觀念。對(duì)黨和國(guó)家的機(jī)密，不說(shuō)、不問(wèn)、不外傳。2、任何人借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，凡借閱涉及保密內(nèi)容的文件資料，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、檔案人員要提高安全保密意識(shí)，如發(fā)現(xiàn)情況要冷靜分析判斷，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。4、不得隱匿、損毀、丟失、出賣和擅自銷毀檔案。5、不得涂改、偽造檔案。6、不得公布、抄錄、提供涉及保密內(nèi)容的檔案。7、不得將檔案、機(jī)密文件資料帶到宿舍和公共場(chǎng)所。8、非工作人員，不得隨便進(jìn)入檔案庫(kù)房。9、對(duì)檔案人員因玩忽職守，造成檔案泄密的，視情節(jié)輕重，給予處分。第五項(xiàng)檔案調(diào)閱（利用）制度1、凡調(diào)閱利用檔案資料者，需嚴(yán)格履行手續(xù)，填寫(xiě)“調(diào)閱檔案登記簿”和“利用效果登記表”。2、本單位工作需要借閱者，只限于在調(diào)閱室里查閱，確需借出時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，并限期歸還。3、凡外單位借檔者，須持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，履行借閱手續(xù)，方可借閱。4、查閱檔案應(yīng)在調(diào)閱室內(nèi)進(jìn)行，調(diào)閱室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得高聲喧嘩。非本室工作人員，不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。5、查閱者，必須愛(ài)護(hù)檔案，不得拆卷、污損、圈點(diǎn)、劃線、涂改，不得翻閱其他無(wú)關(guān)資料。并對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé)，不得告密、泄密。6、查閱者摘抄或復(fù)制的檔案資料，須經(jīng)本室工作人員核對(duì)并加蓋公章，否則一律無(wú)效。對(duì)摘抄或復(fù)制的材料。要妥善保存，不得丟失。摘抄或復(fù)制有關(guān)機(jī)密資料，必須先經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，如有失密，由摘抄人或復(fù)制人負(fù)責(zé)。7、本室檔案資料一般不外借，特殊情況必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，一周內(nèi)用畢歸還。8、查閱人員須按規(guī)定交費(fèi)。第六項(xiàng)檔案統(tǒng)計(jì)制度1、充分認(rèn)識(shí)檔案統(tǒng)計(jì)工作的重要性，納入檔案室工作議事日程，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，明確專人。認(rèn)真落實(shí)。2、對(duì)檔案室保管的各門(mén)類檔案資料，每年要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，按統(tǒng)一規(guī)定的統(tǒng)計(jì)范圍、格式、項(xiàng)目、要求和計(jì)量單位逐項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，一律用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，字跡工整清晰，不得潦草，按規(guī)定時(shí)間匯總上報(bào)，確保年報(bào)質(zhì)量。3、在接受、移出、銷毀庫(kù)存檔案時(shí)，必須及時(shí)登記統(tǒng)計(jì)。4、對(duì)立卷檔案，必須及時(shí)抄好案卷目錄，以便統(tǒng)計(jì)。5、對(duì)檔案資料的收進(jìn)、移出，整理、鑒定、保管、借閱、利用效果、銷毀情況及時(shí)對(duì)檔案系統(tǒng)的人員、機(jī)構(gòu)、設(shè)備、裝具等方面的變化、增減情況等要詳細(xì)登記、以便年終統(tǒng)計(jì)。6、統(tǒng)計(jì)人員要認(rèn)真對(duì)待統(tǒng)計(jì)工作，積極收集和積累原始數(shù)據(jù)，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，統(tǒng)計(jì)工作要及時(shí)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確可靠。并負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位和部門(mén)專（兼）職檔案統(tǒng)計(jì)人員的輔導(dǎo)和培訓(xùn)。7、對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要進(jìn)行綜合分析，從中探索內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展變化規(guī)律，為制定檔案工作計(jì)劃、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)提供依據(jù)。第七項(xiàng)電子檔案管理制度一、建立與健全電子文件的管理體制和工作職責(zé)1、電子檔案是一種獨(dú)立的檔案門(mén)類和載體，它和其它檔案一樣，應(yīng)列入規(guī)范管理的范圍。電子文件從形成到歸檔的管理過(guò)程由各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和檔案部門(mén)負(fù)責(zé)。2、電子檔案應(yīng)按制度嚴(yán)格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、不失真，從而保證電子檔案的完整、真實(shí)和有效利用。3、電子檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案室要配備與業(yè)務(wù)部門(mén)兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的電子文件能有效機(jī)讀。檔案人員應(yīng)忠于職守，熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔電子文件的各種檢索工具，積極主動(dòng)提供服務(wù)，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。二、電子文件的歸檔方式1、電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔。2、各部門(mén)根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時(shí)打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過(guò)程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類組盤(pán)。填寫(xiě)必要著錄項(xiàng)目，編制機(jī)讀記錄和要存放載體的編號(hào)。3、歸檔的電子文件要編制簡(jiǎn)要檢索工具，其基本著錄項(xiàng)目為：序號(hào)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、密級(jí)、日期、目錄（類別）號(hào)、保管期限、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)、硬件和軟件環(huán)境等著錄內(nèi)容。三、電子文件的移交與保管1、在每年一季度前將上年度的應(yīng)歸檔的電子文件向檔案部門(mén)歸檔，移交時(shí)做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、賬物一致、手續(xù)清楚、移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。2、檔案部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗(yàn)收和接受后的統(tǒng)一編目、保管、開(kāi)發(fā)利用。做到外觀完好、整潔無(wú)損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，確保上機(jī)測(cè)試無(wú)病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。3、歸檔的電子文件應(yīng)一式三份，一份用于查閱，一份存于檔案庫(kù)，一份異地保存。4、入庫(kù)的電子檔案，每?jī)赡暌獧C(jī)讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。5、隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對(duì)庫(kù)存電子檔案要進(jìn)行同步更新復(fù)制新版本，舊版本或有問(wèn)題的載體仍需保存三年。6、保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體功能，庫(kù)房溫度控制在17℃—20℃,相對(duì)濕度控制在35%—45%。四、電子文件的提供和利用1、封存的電子檔案不外借，利用時(shí)使用復(fù)制件，聯(lián)網(wǎng)利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。2、銷毀電子檔案，需經(jīng)單位檔案鑒定小組鑒定，編制銷毀清冊(cè)，由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，監(jiān)毀人、銷毀人簽字蓋章。會(huì)計(jì)檔案管理制度一、會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和會(huì)計(jì)憑證等會(huì)計(jì)核算材料。由財(cái)務(wù)科按要求定期整理立卷、裝訂成冊(cè)、編制目錄，保管一年后移交檔案室。二、會(huì)計(jì)檔案歸檔后，必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管。存放有序，查找方便。三、會(huì)計(jì)檔案中憑證一般保存15年，賬簿長(zhǎng)期保管，報(bào)表為永久保存。四、會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案部門(mén)會(huì)同財(cái)政部門(mén)共同鑒定，編造銷毀清冊(cè)，報(bào)主管單位批準(zhǔn)后按有關(guān)規(guī)定鑒銷。購(gòu)銷檔案管理制度一、購(gòu)銷檔案是指會(huì)計(jì)