全間接材料采購的難點和降本策略

間接材料采購難點和降本策略每當提起采購降本，我們更多了解的是生產(chǎn)材料也就是原材料的降本，這主要是因為生產(chǎn)材料在總采購額中占比最大、關(guān)注度最高，相關(guān)的研究和理論支持也最豐富，降本收益的影響力也是最大的。隨著生產(chǎn)材料降本工作的持續(xù)進行，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注到非生產(chǎn)材料，也就是間接材料的降本工作。今天借此機會也結(jié)合我在間接材料采購的工作經(jīng)驗，跟大家分享一下“制造型企業(yè)間接材料的降本”這個話題，一方面大家對間接采購有一個比較清晰的認識，另外一方面，希望對從事間接采購工作的伙伴在降本方面提供一些參考。一般而言，間接材料采購相對于直接材料，占企業(yè)總成本的10%~30%，屬于小頭，另外間接材料品類多，需求隨機、管理難度大，又是直接材料采購管理不可比擬的。近年來，越來越多的企業(yè)開始關(guān)注間接采購降本，通過有效的管理和策略，間接采購成本降低10%到30%是可以實現(xiàn)的。我們將通過以下幾個方面來共同探討間接材料的降本策略。我們首先來定義一下間接材料。每個企業(yè)對間接材料的叫法和涉及范圍有所不同，在這里我們將間接材料定義為一個企業(yè)總成本去掉原材料和人工福利之外的費用支出，一般包括材料和服務兩個部分。相對于直接材料，間接材料采購有其特殊性，在降本工作入手前，我們需要先盡可能徹底地了解我們面對的這項工作的特征特質(zhì)，所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”。大體上，制造業(yè)企業(yè)間接材料具有八大特征：第一個，信息化程度低。我們知道，現(xiàn)在制造業(yè)幾乎都在用ERP系統(tǒng)，但是這套ERP系統(tǒng)在采購模塊，更多是支持直接材料，對于間接材料采購經(jīng)常并行這另外一套流程，且電子話程度比較低。采購申請單，我們行內(nèi)話簡稱PR。很多企業(yè)間接材料的采購需求還需要提交紙質(zhì)的需求單據(jù)，兩級經(jīng)理簽字以后，交給采購來詢價、下單。整個過程都在線下進行，效率低下。第二個，物料種類雜。間接材料涉及企業(yè)運營的方方面面，制造型企業(yè)大體上涉及的物料類別有MRO物料（包括維修備件、生產(chǎn)輔料、辦公用品、勞保、生產(chǎn)用工具等等），維修維護服務、行政市場服務、部分福利、基建裝修、租賃、IT、差旅服務等等，每一個類別又能劃分出更多的細項，相對于直接材料，間接材料的物料類別非常繁雜。第三個，需求緊急。相對于直接材料良好的計劃性，間接材料相當一部分物料的需求是沒有計劃性的。以維護、維修物料為例，幾乎都是生產(chǎn)設備、動力設備等重要設備的維修備件，下了采購需求恨不得馬上就能送到的，要不就得停產(chǎn)。往往間接材料采購充當著救火隊員的角色。接下來第四個特征，規(guī)格不清，間接采購面對的都是內(nèi)部客戶，也就是公司內(nèi)部所有的職能部門，大家都可以提采購需求，只要領(lǐng)導批了，就都交給采購。但是，我們往往發(fā)現(xiàn)按照需求部門提交的需求單，采購詢不來價，供應商買不來東西。一個零件基本上要進行兩三輪的確認，才能搞清楚需求部門需要的到底是什么。有些需求人員比較到位，拍個照片給我們詢價，有些需求人員只告訴一個部件名稱，干什么用的，其他啥都沒有，供應商得上門對接好幾次，才基本能上搞清楚。這樣的過程非常耗費時間資源，物料好不容易到貨了，我們還得背著采購不及時的罵名，扯皮、推諉、內(nèi)耗的情況非常常見。第五，分不清輕重緩急。如上面第四點提到的，面對這么多的需求人員，每個人都希望自己的材料趕緊到貨，都喊著急，對于采購來講，就分不清楚誰是真的急，誰是假的急了。索性，大家都一視同仁，這樣的結(jié)果是，都著急，就都不急了，真正著急的到不了貨，天天被投訴。第六個，領(lǐng)用怪。什么叫領(lǐng)用怪？就是著急的東西采購逼著供應商想辦法送來了，過了一段時間，發(fā)現(xiàn)材料還在庫房沒開包裝呢。這樣就回到剛才說的第五點，到底是急還是不急？我們都知道狼來了的故事，采購還能相信使用部門的緊急需求是真緊急嗎？下次供應商還愿意配合我們緊急送貨嗎？惡性循環(huán)。第七個，供應商規(guī)模龐大。由于間接材料類別多，物料繁雜，這就必然導致供應商規(guī)模龐大，且大部分供應商的交易額都很低，占用了我們大量的管理資源和系統(tǒng)資源，嚴重影響效率。第八個，一次性交易。間接材料的需求各式各樣，一錘子買賣比比皆是，絕大部分的一次性供應商由需求方指定，價格談判難度大，付款條件苛刻，管理風險極大，同時，對我們系統(tǒng)資源的影響是巨大的?；氐轿覀兘裉斓闹黝}。我們知道采購工作的核心是降本，既然要降本，那么首先，我們要了解公司一年的間接采購支出到底有多少，一般可以通過財務費用表獲取。剛才也提到間接材料采購面臨的八大難題，如何系統(tǒng)地降本，達到我們的收益目標？如何實現(xiàn)采購的價值？我們從哪里入手？第一步我們該做什么？顯然，我們的第一步一般是分析成本的構(gòu)成。我們知道，一個降本項目一般有三個方面的影響：材料成本，包括商務降本和技術(shù)降本，商務降本主要是材料商務因素的優(yōu)化，包括價格降低，庫存優(yōu)化，付款條件優(yōu)化等等。技術(shù)降本主要是消耗量的優(yōu)化以及材料替換、國產(chǎn)化、效率提升等等。對于采購降本而言，我們把這部分成本的影響考慮為直接成本影響。人員成本，即我們思考一下如果通過優(yōu)化流程是否能精簡組織管理成本，我們是否可以通過優(yōu)化流程，提升效率，提高精度，減少浪費這兩項我們考慮為間接成本影響。第二步，我稱之為采購管理5S，即對工作職責、物料和供應商庫進行整合、整理、整頓。1.關(guān)閉呆滯和一年發(fā)生較少采購的SKU2.經(jīng)常發(fā)生采購的物料建立SKU，由系統(tǒng)自動跑出物料需求，減少手動申請3.給供應商分類，我們根據(jù)風險與支出兩個維度建立二維坐標，就可以將供應商劃分為4個類別，即，戰(zhàn)略類，日常類，瓶頸類和杠桿類。整合、關(guān)閉交易金額小、同類別數(shù)量多的日常類供應商，4.與生產(chǎn)維修部門合作，根據(jù)當時的生產(chǎn)計劃，和供應商的采購前置期重新梳理，并定義主要SKU的安全庫存和訂貨點。5.劃分間接材料類別，定義供應商類別，并按類別重新分配采購工作，整合相似的、關(guān)聯(lián)的類別。6.制定間接材料供應商開發(fā)及準入流程，改變一套模板走天下的形式化模式，要求各采購工程師嚴把關(guān)。通過上述措施，間接材料數(shù)據(jù)庫的整潔度可以得到明顯的提升，采購人員的工作效率也明顯提升，管理成本下降明顯，為我們下一步的工作打下堅實的基礎。第三步，采購申請流程信息化，即在SAP實現(xiàn)采購需求即PR的申請和審批。建議聯(lián)合各需求部門和IT成立項目小組，重新定義間接材料采購的內(nèi)部申請流程，實現(xiàn)ERP線上申請。通過采購申請信息化項目，我們可獲得的收益包括：1.工作效率得到極大的提升，在采購申請審批流程方面提高效率超過80%。2.采購信息的準確性也得到顯著的改善3.最終減少2名采購員,2名維修部門計劃員（buyer）4.減少紙張的使用，為環(huán)保作出貢獻，節(jié)省紙張及印刷成本每年2萬元人民幣5.采購合規(guī)性得到進一步加強第四步，給間接物料定義類別為什么要定義類別?間接材料種類繁多，按物料管理難度相當之大。我們結(jié)合用途分類和物料的ABC分類法，首先將間接材料SKU進行分類，并建立價格和消耗量追蹤模板，對于占比更大的非SKU物料，要求使用部門在提交采購申請時必須定義物料類別。作為典型的制造型企業(yè)，通過梳理，可將間接物料分類如下：備品備件：主要需求部門為維修部門，包括標準備件、定制備件、模具、工具等生產(chǎn)輔料：生產(chǎn)部門生產(chǎn)線使用的包括各種刀具、化學品、低值易耗品等辦公裝備：包括IT，文具、勞保、家具、印刷品等行政福利：餐廳、班車、差旅、綠化、保險、垃圾清運等等物流倉儲：運輸、貨代、倉儲、快遞等設備設施：以投資為主，主要是廠內(nèi)設備的新購和改造等市場文宣：廣告策劃、宣傳、展臺搭建、公關(guān)等等外部服務：安保、土木基建、審核、日常維修、廢品招標、測量校準等等通過給物料進行類別定義，有益于：1.系統(tǒng)了解公司內(nèi)部間接材料的構(gòu)成2.后續(xù)工作更有針對性，做到有的放矢3.更便于做成本分析、預測和追蹤4.月度匯總和報告的數(shù)據(jù)來源講到這里我們會看到一個問題，SKU的成本追蹤是非常便捷的，本身就是常用物料，我們又有ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄，我們有追蹤模板，SKU價格的變動需要兩級審批才可以更改等等，那么對于非SKU的部分物料，我們怎樣才能更好地控制成本呢？間接材料最大的降本空間就在這部分非SKU的物料里面。這類物料的特點代表了我們間接材料管理的難點，就是我剛開始提到的八個方面，我們再來回顧一下：我們有八個類別的間接物料和服務，每個級別多多少少都包含著上面說的這八個特征，降成本從哪里入手？我們的辦法有很多種，但是套路都是一樣的首先根據(jù)ABC原則來對物料類別進行排序，結(jié)果如下面圖片所示：設備設施：20%MRO類，20%運營輔料，18%行政福利，15%物流倉儲，12%外部服務：8%%辦公裝備，5%市場文宣：2%我們將降本重點關(guān)注在占公司間接費用總額的85%，即前五項類別。那我們目前常用的降本方法有哪些呢？前面提到過，我們主要分為商務降本和技術(shù)降本兩類。商務降本：談判降價、引入競爭、集中采購、外包服務等，主要表現(xiàn)為價格的下降技術(shù)降本：通過工藝或技術(shù)改進降低材料用量，或者使用替代材料、國產(chǎn)化、生產(chǎn)效率提升等等講了這么多，終于講到我們本次課程的核心內(nèi)容。我給大家展示一個表，是我們針對不同的間接材料類別，給予不同的降本策略。從表中我們可以看到，每種類別我們在使用不同的降本策略，接下來，我們從最基本的價格談判開始，了解一下各個降本方法的特點。商務降本：價格談判。有一定間接材料采購經(jīng)驗的同學說了，對于非SKU的物料進行談判降價純粹是浪費時間，首先是沒有歷史價格對比，供應商報多少錢事實上不受控制，全在采購員要求的松或者緊。其次，占用時間較多，一個物料來回幾次談判，個把小時就過去了，效果怎樣，心里還沒底。所以，對于這類物料，我們不提倡單純的商務談判降價。引入競爭機制，是更有效的方式。我們做采購的最樂意看到的就是供應商競爭對手間的價格廝殺，往往我們會將需求物料的信息同時發(fā)給3個以上的供應商進行報價，誰價格低就選誰，做的稍微好點的采購會再跟報價低的供應商砍砍價。大家發(fā)現(xiàn)，這么詢價也會花費很多的時間，一方面物料多，發(fā)布詢價和整理報價會花費很多時間，另外一方面，采購員還要花很多時間去跟供應商周旋，跟他們解釋為什么最終選了別人家。所以這樣的競價方式我們也注定要進行改進。那么什么樣的競爭模式更有效更高效呢？我們引入一個概念叫“逆向拍賣”，英文叫ReverseAuction,電子化采購的一種，受邀供應商通過電子采購平臺，在給定的時間段內(nèi)對標的物進行報價，報價次數(shù)不限。每次報價，供應商是可以看到自己的報價排名的，競價結(jié)束后報價最低的供應商獲得第一名，并獲得訂單。采購工程師在平臺上發(fā)出詢價需求，供應商在平臺上可以和我們的需求人員在線溝通。報價截止后，系統(tǒng)自動生成價格對比表，以及本次競價的收益統(tǒng)計。電子競價平臺適用于哪些類別的材料呢？描述清晰、型號完整、用途明確、詢源便捷的物料以及可以分解、量化的服務類別都可以用于電子競價，目前我們主要將逆向拍賣應用于MRO物料，物流運輸，和部分外部服務等。當前越來越多的企業(yè)認識到了電子競價無可比擬的優(yōu)勢：1.公平的競爭機會。2.改變競爭博弈的模式3.多方鏈接，在線互動，效率提升，有記錄，不怕扯皮4.數(shù)據(jù)收集平臺。物料信息記錄完整清晰，為物料標準化提供有力支持5.無地域限制，6.合規(guī)性保證7.采購流程優(yōu)化，效率提升那么使用電子競價平臺要注意哪些方面呢？1.供應商資源一定要豐富，因為采購是坐山觀虎斗的角色，所以電子平臺上參與的優(yōu)質(zhì)供應商數(shù)量越多，降本效果就會越好，所以采購節(jié)省出來的精力，一定是投入在尋源方面。2.關(guān)閉采購員價格查詢權(quán)限，避免采購私下與供應商通風報信3.設置競價幅度，避免低一分錢也排名第一的情況4.建立淘汰制度，建議每單設置兩輪競價，第一輪末位淘汰，這樣避免大家集中在最后一分鐘報價，導致競價達不到預期效果5.監(jiān)督串標。采購要做好供應商背景調(diào)查，避免串標情況。6.建立懲罰制度，廢標、棄標、串標、造假等行為的供應商要有對應的嚴厲的懲罰規(guī)則，做到讓供應商不敢違規(guī)。7.采購員定期輪崗。那么隨著業(yè)務的不斷發(fā)展，對間接材料采購的不斷探索，對于描述不清晰的、需要供應商頻繁上門確認技術(shù)信息的MRO材料和服務，上面講到的方法就有些跟不上節(jié)奏了，那么有沒有更好的解決方案呢？答案是有！目前發(fā)展比較快速的是MRO的外包服務，即，將MRO材料和服務外包給一家，或者少數(shù)幾家專業(yè)的第三方MRO服務公司，由第三方提供物料、服務、倉儲、維修維保的全套服務，甲方企業(yè)以低于相關(guān)總成本的固定費率或者價格費率支付給第三方公司，從而實現(xiàn)降本。目前做的好的第三方公司，震坤行，西域，東河，鑫方盛等等，很多，發(fā)展非常迅速，很多大型制造企業(yè)也早早走向了MRO外包之路，包括海爾，華為、施耐德、中石化等等。當走向MRO外包這一步，有些同學可能會問，那么電子競價平臺是不是就可以不用保留了呀？答案是繼續(xù)保留啊，畢竟新材料的需求每年都在不斷提出，為了避免第三方外包公司這類物料的報價不受監(jiān)督，建議通過競價平臺進行價格確認，當MRO外包和電子競價平臺合理地搭配使用，效果會非常好。上面我們主要針對MRO和一些可以標準化的材料和服務講述了常用的降本方案，那么，對于商務降本，我們常用到另外一個降本的手段，叫集中采購，這個集中采購我認為有兩個概念，即由采購部門集中負責和各部門需求的整合。前者利用了采購在商務方面的專業(yè)性獲得更有利的價格，后者集中了物料需求可以做到量大價優(yōu)。這部分比較好理解，也是大部分企業(yè)采取的方式，在這里不多說了。技術(shù)降本。剛才我們用了比較長的時間分享了一下商務降本的方法，那么對于間接材料降本的重頭戲技術(shù)降本，我們又有哪些有效手段呢？在降低消耗和減少采購需求方面，降本是逆人性的一項活動，就比如讓一個抽煙的人戒煙，他有無數(shù)個理由來證明煙是必需品，那么我們怎么樣能在這個逆人性的活動中獲得可觀的收益呢？1.我們需要每個類別成立一個跨部門的項目小組，間接采購經(jīng)理擔任總協(xié)調(diào)人，成員包括物料需求部門領(lǐng)導，物料需求負責人，財務協(xié)調(diào)人，研發(fā)人員或者工藝人員，以及一個項目跟蹤模板或者系統(tǒng)，物料需求負責人一般作為項目的實際負責人和主要指標擔當。2.分階段管理項目。我們一般將一個項目分成六個階段，即：L5—初始想法階段，L4—可行性分析，L3—制定行動計劃，評估項目收益。L2—行動計劃完成，L1—收益爬坡，L0—穩(wěn)定收益階段。每個階段由項目負責人自行規(guī)定完成時間和行動計劃。3.制定降本收益統(tǒng)計規(guī)則和獎懲規(guī)則，項目成員將從每個項目的硬收益（hardsaving）中獲得一定比例的抽成獎勵，貢獻不同則獎勵比例有所不同。這一步叫“賦能”，怎樣把一個逆人性的工作轉(zhuǎn)變成大家都樂于去做的工作，賦能是核心手段。4.降本卓越團隊定期表彰，在公司信息系統(tǒng)公開事跡。5.借力。如前面所述，間接材料降本過程中勢必會遇到各種的抵觸、抗拒、不配合、拖延等等，我們要學會借助外力，比如來自于公司高層的支持，集團政策要求等等。我們是建立了項目跟蹤和匯報機制，每周向公司高層匯報降本項目進度，推動各項目按時間節(jié)點順利完成另外還有一種降本手段，我們也用過的，就是采購流程繁瑣化。這個道理比較容易理解，不贅述。01虛擬物流的定義虛擬物流是指以計算機網(wǎng)絡技術(shù)進行物流運作與管理，實現(xiàn)企業(yè)間物流資源共享和優(yōu)化配置的物流方式。虛擬物流是多個具有互補資源和技術(shù)的成員企業(yè)，為了實現(xiàn)資源共享、風險共擔、優(yōu)勢互補等特點的戰(zhàn)略目標，在保持自身獨立性的條件下，建立的較為穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系。虛擬物流是利用日益完善的通訊網(wǎng)絡技術(shù)及手段，將分布于全球的企業(yè)倉庫虛擬整合為一個大型物流支持系統(tǒng)，以完成快速、精確、穩(wěn)定的物資保障任務，滿足物流市場的多頻度、小批量訂貨需求。虛擬物流本質(zhì)上是“即時制”在全球范圍內(nèi)的應用，是小批量、多頻度物資配送過程。它能使企業(yè)在世界任何地方以最低的成本跨國生產(chǎn)產(chǎn)品，以及獲得所需物資，以贏得市場競爭速度和優(yōu)勢。虛擬物流管理模式的另一個好處就是可以在較短的時間內(nèi)，通過外部資源的有效整合，實現(xiàn)對市場機遇的快速響應。但由于虛擬物流并沒有改變各節(jié)點企業(yè)在市場中的獨立法人屬性，也沒有消除其潛在的利益沖突。因此，虛擬物流也給各聯(lián)盟企業(yè)帶來了一些新的風險問題。虛擬物流最初的應用是為了滿足高價值、小體積的貨物要求，如航空貨物、醫(yī)療器械和汽車零部件等。特別是中小企業(yè)在大的競爭對手面前經(jīng)常處于不利的地位，他們從自己的物流活動中不但無法獲取規(guī)模效益，而且還會加大物流成本的消耗。虛擬物流可以使這些小企業(yè)的物流活動，并入到一個大的物流系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)在較大規(guī)模的物流中降低成本，提高效益。02虛擬物流的要素虛擬物流的要素包括：(1)虛擬物流組織：它可以使物流活動更具市場競爭的適應力和盈利能力；(2)虛擬物流儲備：它可以通過集中儲備、調(diào)度儲備以降低成本；(3)虛擬物流配送：它可以使供應商通過最接近需求點的產(chǎn)品，并運用遙控運輸資源實現(xiàn)交貨；(4)虛擬物流服務：它可以提供一項虛擬服務降低固定成本。03實現(xiàn)形式虛擬物流的實現(xiàn)形式從一般意義上講就是構(gòu)建虛擬物流組織。通過這種方式將物流企業(yè)、承運人、倉庫運營商、產(chǎn)品供應商以及配送商等通過計算機網(wǎng)絡技術(shù)集成到一起，提供"一站式"的物流服務，從而有效改善單個企業(yè)在物流市場競爭中的弱勢地位。虛擬物流組織的實質(zhì)是供應鏈信息集成平臺，它是以獲取物流領(lǐng)域的規(guī)?；б鏋槟康?，以先進的信息技術(shù)為基礎，以共享供應鏈信息為紐帶而構(gòu)建的物流企業(yè)動態(tài)聯(lián)盟。04發(fā)展對策1、構(gòu)建城市物流信息平臺城市物流信息平臺是發(fā)展城市虛擬物流的基礎。它是通過對區(qū)域內(nèi)物流相關(guān)信息的采集，為生產(chǎn)、銷售及物流企業(yè)等信息系統(tǒng)提供基礎物流信息，滿