唐山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

———唐山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院歸檔文件整理辦法實(shí)施細(xì)則（修訂）唐工院字〔2021〕25號(hào)1.總體要求。依照國家檔案局《城市社區(qū)檔案管理辦法》、唐山市檔案局《唐山市歸檔文件整理辦法實(shí)施細(xì)則》等檔案工作文件匯編，進(jìn)一步規(guī)范我院檔案工作，加強(qiáng)在檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、銷毀等操作環(huán)節(jié)的科學(xué)化、規(guī)范化、合理化，理順工作程序，明確工作職責(zé)，保證檔案的完整性及保密性。2.時(shí)間要求。歸檔材料形成時(shí)間范圍為年度歸檔上一年度形成的材料，即上一年度01月01日-12月31日之間形成的材料，并完成檔案材料的規(guī)范移交工作，上交檔案室時(shí)間截至每年4月底。3.文書檔案歸檔整理

3.1歸檔文件為與本部門職能活動(dòng)有關(guān)的上級(jí)、同級(jí)發(fā)來的及自身形成的文件材料。紙質(zhì)文件以件為單位，文件處理程序已經(jīng)完畢。

3.2歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

3.3整理方法

專職檔案員負(fù)責(zé)檔案整理的修整、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒、排架等步驟。

各系處部室兼職檔案員負(fù)責(zé)檔案整理的收集、組件、排列、編號(hào)、編頁、編目等步驟。3.4第一步：收集各部門兼職檔案員要催收辦理完畢的文件及時(shí)歸檔，做到應(yīng)歸盡歸。

3.5第二步：組件3.5.1確定歸檔文件的“件”（組件）。歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件；報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件；會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件，會(huì)議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）一般獨(dú)立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。3.5.2件內(nèi)文件排序。正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。3.6第三步：修整（專職檔案員負(fù)責(zé)）3.7第四步：裝訂（專職檔案員負(fù)責(zé)）3.8第五步：分類我院統(tǒng)一采用年度—保管期限方法。一般應(yīng)以文件成文日期即落款日期為準(zhǔn)?？缒甓绒k理文件，統(tǒng)一歸入辦結(jié)年。文件未標(biāo)明日期通過特征或內(nèi)容推斷歸入相應(yīng)年度。唐山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院各部門文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表參見附件一。

3.9第六步：排列

各系部處室年度內(nèi)歸檔材料大流水排列即可，即從0001開始。3.10第七步：編頁

3.10.1紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼（001開始）。即把確定為“一件”的文件進(jìn)行排序，頁碼應(yīng)逐頁編制，頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫，該件有圖文面即為一頁。頁碼應(yīng)分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

3.10.2文件材料已印制成冊并編有頁碼的；擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。3.11第八步：編寫檔號(hào)（專職檔案員負(fù)責(zé)）3.12第九步編目即編制歸檔文件目錄，編目應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、便于檢索。歸檔文件目錄的格式參見附件二3.12.1序號(hào)：在年度內(nèi)保管期限下從“1”開始流水。3.12.2檔號(hào)：專職檔案員負(fù)責(zé)填寫3.12.3文號(hào)：即填寫發(fā)文的字號(hào)。一般由單位代字、年度、順序號(hào)組成，如唐工職院字[2017]50號(hào)。3.12.4責(zé)任者：唐山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院。聯(lián)合發(fā)文的文件，填寫包括立檔單位在內(nèi)的3個(gè)責(zé)任者。協(xié)議類文件填寫對(duì)方單位全稱。3.12.5題名：填寫文件標(biāo)題，標(biāo)題中的單位名稱可以省略；會(huì)議記錄格式應(yīng)為會(huì)議類別【會(huì)議提要】，如黨政專項(xiàng)會(huì)【討論專業(yè)群及專業(yè)調(diào)整方案】。3.12.6日期：填寫文件的形成日期（落款日期），此項(xiàng)應(yīng)用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年、月、日，如2020年1月1日標(biāo)注為20200101，如文件未標(biāo)注日期應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。3.12.7密級(jí)：不填寫3.12.8頁數(shù)：同編號(hào)頁數(shù)，三位數(shù)，如060。3.12.9備注：注釋文件需要說明的情況，包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀、附件等。

3.13第十步裝盒（專職檔案員負(fù)責(zé)）

3.14第十一步排架（專職檔案員負(fù)責(zé)）4.會(huì)計(jì)檔案歸檔整理（財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)，2019年度之后上交的會(huì)計(jì)檔案材料必須涵蓋以下四類）會(huì)計(jì)檔案保管期限及歸檔目錄參見附件三、四、五4.1會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證（憑證封面需加蓋出納、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)章）4.2會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性帳薄4.3財(cái)務(wù)報(bào)告類：月報(bào)、季報(bào)、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。4.4其他會(huì)計(jì)資料：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。4.5注意：4.5.1在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的其他文件材料，如：政策法規(guī)、計(jì)劃總結(jié)、請示批復(fù)等均屬文書檔案歸檔范疇;本單位的經(jīng)費(fèi)預(yù)算、財(cái)務(wù)收支計(jì)劃以及各種財(cái)務(wù)制度，財(cái)務(wù)管理文件材料，納入文書檔案立卷。4.5.2工資年報(bào)，職工工資、獎(jiǎng)金及各種福利審批名冊，養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納名冊，調(diào)整、新增審批表，職工聘用、轉(zhuǎn)正等審批表、協(xié)議書，事業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，清產(chǎn)核資材料，干部職工調(diào)動(dòng)的工資介紹信、屬于文書檔案，不能納入會(huì)計(jì)檔案。5.數(shù)碼照片歸檔整理5.1歸檔范圍5.1.1記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的數(shù)碼照片。本單位主辦或承辦的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重要會(huì)議的數(shù)碼照片；本單位重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重點(diǎn)科研項(xiàng)目的數(shù)碼照片；領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物和國際友人參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的數(shù)碼照片；本單位勞動(dòng)模范、先進(jìn)人物及其典型活動(dòng)的數(shù)碼照片；本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員的數(shù)碼證件照片。5.1.2記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的數(shù)碼照片。5.1.3記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的數(shù)碼照片。5.1.4其他具有保存價(jià)值的數(shù)碼照片。5.2保管期限數(shù)碼照片檔案的保管期限為永久。5.3歸檔時(shí)間數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔。5.4歸檔要求5.4.1歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)是用數(shù)字成像設(shè)備直接拍攝形成的原始圖像文件。5.4.2反映同一場景的數(shù)碼照片一般只歸檔一張。5.4.3歸檔的數(shù)碼照片推薦采用JPEG格式。5.4.4歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)附加文字說明。文字說明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示該張數(shù)碼照片所反映的主要內(nèi)容。5.5整理編目要求：5.5.1分類和排列同一全宗內(nèi)的歸檔數(shù)碼照片檔案按“年度一保管期限一照片組”分類。同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片檔案按形成時(shí)間排列。5.5.2編號(hào)5.5.2.1檔號(hào)：結(jié)構(gòu)為檔案門類代碼·年度－保管期限一照片組號(hào)—張?zhí)柺纠篫P·2021-Y-0001-00015.5.2.2檔案門類代碼：數(shù)碼照片代碼用ZP表示。5.5.2.3年度：數(shù)碼照片形成年度，采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。5.5.2.4保管期限：數(shù)碼照片所劃定的保管期限，永久用“Y”表示。5.5.2.5照片組號(hào)：為4位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號(hào)。5.5.2.6張?zhí)枺簽?位阿拉伯?dāng)?shù)字，同一照片組內(nèi)的數(shù)碼照片從“0001”開始順序編號(hào)。5.5.3整理命名：數(shù)碼照片必須沖印插冊，照片背面要標(biāo)注照片檔號(hào)。實(shí)體和電子雙套保管?！?.5.3.1存儲(chǔ)路徑：數(shù)碼照片檔案可采用建立層級(jí)文件夾的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。一般應(yīng)在計(jì)算機(jī)硬盤非系統(tǒng)分區(qū)建立“數(shù)碼照片門類代碼·年度”總文件夾，在總文件夾下依次按保管期限和照片組建立層級(jí)文件夾。示例：某單位的數(shù)碼照片檔案統(tǒng)一存放在檔案室計(jì)算機(jī)硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)D盤根目錄下，2021年該單位拍攝的一組XX工作會(huì)議的數(shù)碼照片為2021年第一組照片，保管期限為“永久”，該組數(shù)碼照片應(yīng)存放在以下路徑：D:\ZP·2021\Y\00015.5.3.2命名：文件夾以存儲(chǔ)路徑的層級(jí)文件夾命名：每張照片以“數(shù)碼照片門類代碼·年度－Y一照片組號(hào)一張?zhí)?擴(kuò)展名”格式命名。示例：文件夾名稱：D盤下總文件夾名稱為“ZP·2021”，下一層文件夾名稱為Y(永久用Y表示），下一層文件夾名稱為照片組編號(hào)。照片文件名稱為：ZP·2021-Y-0001-0001.jpg5.5.3.3電子目錄：在年度下建立電子目錄。5.5.4編目數(shù)碼照片檔案目錄包括以下項(xiàng)目：序號(hào)、檔號(hào)、說明、部門、參見號(hào)、攝影者、時(shí)間、文件格式、開放狀態(tài)、備注（目錄式樣參見附件六)。5.5.4.1序號(hào)：數(shù)碼照片順序號(hào)，從“1”開始逐條編制。注：只編張?zhí)?，不編照片組號(hào)。5.5.4.2檔號(hào)：同編號(hào)中的檔號(hào)保持一致。5.5.4.3組說明：應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，詳細(xì)說明該組照片所反映的主要內(nèi)容；每張照片說明：概況說明該張照片所反映的內(nèi)容。5.5.4.4部門：宣傳部或其他部門名稱。5.5.4.5參見號(hào)：與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。5.5.4.6攝影者：照片的拍攝單位或拍攝人。5.5.4.7時(shí)間：數(shù)碼照片拍攝時(shí)間。采用8位阿拉伯?dāng)?shù)字，依次為：年代4位，月和日各2位，不足的在前補(bǔ)“0”。5.5.4.8文件格式：本張照片的計(jì)算機(jī)文件類型，包括JPEG、TIFF或RAW。5.5.4.9開放狀態(tài)：本張照片是否開放的標(biāo)記，開放為“是”，不開放為“否”。5.5.4.10備注：注釋需要說明的情況。6.本細(xì)則由唐山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦公室和檔案室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。附件：1.唐山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院各部門文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表2.歸檔文件目錄樣式3.企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表4.財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表5.會(huì)計(jì)檔案歸檔目錄6.數(shù)碼照片歸檔目錄式樣2021年10月25日附件1唐山工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院各部門文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表部門名稱01黨政辦公室02督查室序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件材料長期2黨代會(huì)文件材料（1）大會(huì)計(jì)劃、通知、工作報(bào)告、議程、決議、總結(jié)、記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、發(fā)言稿、照片、錄音、錄像、秘書長、代表和列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會(huì)選舉辦法，選舉結(jié)果和上級(jí)批復(fù)等。永久（2）提案及辦理情況、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議情況、情況反映記錄、小組會(huì)議記錄等。長期（3）參考文件、工作人員名單、工作證、代表證、列席證及選票式樣。短期3學(xué)院黨委會(huì)、黨委擴(kuò)大會(huì)、紀(jì)要、決議及會(huì)議討論的文件。永久4黨委工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)（包括經(jīng)驗(yàn)總結(jié)）永久5黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批復(fù)、通報(bào)和通知永久6以黨委名義召開的工作會(huì)議材料永久7學(xué)院黨委和上級(jí)黨委調(diào)研、檢查、巡視學(xué)院工作形成的文件材料永久8黨委委員在院內(nèi)的重要講話稿和參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議的發(fā)言稿永久9工作簡報(bào)永久10黨委大事記永久11黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模永久12黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計(jì)材料永久13黨總支、黨支部、直屬支部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄永久14黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件長期15重要的群眾來信來訪及處理材料長期16黨委與有關(guān)機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件長期17總支、支部工作計(jì)劃、總結(jié)、重要報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)介紹、調(diào)查材料、會(huì)議記錄和統(tǒng)計(jì)表長期18總支、支部黨建工作和人員獎(jiǎng)勵(lì)及有關(guān)材料長期19上級(jí)有關(guān)黨建、行政管理的綜合性文件、傳真、信函長期20全院性的規(guī)章制度永久21學(xué)院年度、學(xué)年度、學(xué)期工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)永久22院長辦公會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)、專題會(huì)議等行政工作會(huì)議記錄和紀(jì)要永久23全院性的工作會(huì)議、座談會(huì)文件和材料長期24院領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上的重要講話和參加院外會(huì)議發(fā)言稿、國際交流等相關(guān)材料及年度統(tǒng)計(jì)表長期25學(xué)院教育事業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃及上級(jí)批復(fù)永久26學(xué)院歷史沿革、情況介紹、隸屬關(guān)系、學(xué)院體制改革、調(diào)整合并、撤銷、更改名稱、搬遷等文件材料永久27學(xué)院向上級(jí)的請示及其批復(fù)永久或長期28學(xué)院各單位的請示及其批復(fù)長期29學(xué)院基層報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì)表永久30啟用印章的文件及印模永久31學(xué)院大事記、簡報(bào)、信息、動(dòng)態(tài)永久32校友工作材料長期33校史工作材料永久34校慶工作材料長期（1）院慶活動(dòng)計(jì)劃，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和知名人士的簽到冊，題詞、賀信、賀電永久（2）海內(nèi)外友好人士及院校贈(zèng)送的禮品永久（3）重要人物的講話稿，活動(dòng)照片永久（4）院慶一般文件材料短期35群眾來信來訪文件材料長期36普選工作材料短期37上級(jí)有關(guān)與本院的來文長期38學(xué)院與國內(nèi)外有關(guān)單位合作的協(xié)議、合同等材料長期39學(xué)院開展各種學(xué)術(shù)活動(dòng)、來訪交流、上級(jí)指導(dǎo)工作等的文件、資料及年度統(tǒng)計(jì)表長期40其他有保存價(jià)值的文件材料長期部門名稱03組織部序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)有關(guān)組織、黨建工作的文件（1）針對(duì)學(xué)院的（2）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期2學(xué)院有關(guān)組織、黨建工作的文件材料

（1）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的長期或短期3有關(guān)組織工作的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責(zé)長期4組織工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查材料、請示、批復(fù)、匯報(bào)等材料永久5學(xué)院組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、變動(dòng)的報(bào)告及決定、批復(fù)、通知永久6關(guān)于干部任免及待遇問題的決定、批復(fù)、通知及呈報(bào)表永久7關(guān)于干部調(diào)動(dòng)、離休和享受待遇的報(bào)告、決定、批復(fù)長期8黨員和黨組織年度統(tǒng)計(jì)表永久9科級(jí)以上干部名冊永久10黨政領(lǐng)導(dǎo)班子及科級(jí)以上干部考核、考察與管理材料長期11黨員、干部教育培訓(xùn)材料長期12落實(shí)政策的有關(guān)材料長期13學(xué)院關(guān)于組織、黨建工作向上級(jí)的請示及批復(fù)永久14黨員名冊、發(fā)展新黨員及預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的文件材料長期15黨總支、黨支部、直屬支部委員名冊，改選報(bào)告、審批材料長期16黨員退黨、預(yù)備黨員取消資格的決定長期17黨員出國的報(bào)告及批復(fù)長期18黨員組織關(guān)系轉(zhuǎn)進(jìn)、轉(zhuǎn)出的介紹信及存根長期19評(píng)選先進(jìn)黨支部、優(yōu)秀黨員的事跡材料及名單長期20學(xué)院黨校工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度長期21學(xué)院黨校學(xué)員名單及考試成績長期22組織機(jī)構(gòu)沿革長期23其他有保存價(jià)值的文件材料長期部門名稱04宣傳部（風(fēng)景線）序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)有關(guān)宣傳工作的文件（1）針對(duì)我院宣傳工作的（2）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期2學(xué)院宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)、決定、報(bào)告、通知、請示及批復(fù)永久3有關(guān)宣傳工作的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責(zé)長期4反映學(xué)院重大活動(dòng)的剪報(bào)、圖表、媒體有關(guān)學(xué)院報(bào)道及年度統(tǒng)計(jì)表永久5黨委中心組會(huì)議記錄；政治思想工作動(dòng)態(tài)及調(diào)查材料長期6教職工政治理論學(xué)習(xí)、重要紀(jì)念活動(dòng)、政治活動(dòng)等決定、通知、計(jì)劃、總結(jié)、重要情況匯報(bào)等材料長期7宣傳教育工作先進(jìn)事跡材料及名單長期8媒體有關(guān)學(xué)院的報(bào)道及年度統(tǒng)計(jì)永久9其他有保存價(jià)值的文件材料長期10學(xué)院簡報(bào)、宣傳畫冊等材料永久11學(xué)院黨代會(huì)、教代會(huì)、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)照片永久12學(xué)院召開的各項(xiàng)工作會(huì)議（較重要的）照片永久13學(xué)院表彰先進(jìn)、勞模報(bào)告會(huì)等照片永久14上級(jí)有關(guān)部門在學(xué)院召開的各類會(huì)議照片（較重要的）永久15上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來院視察活動(dòng)照片永久16院慶活動(dòng)照片永久17學(xué)院節(jié)日紀(jì)念活動(dòng)、文娛活動(dòng)、田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)、大運(yùn)會(huì)（較重要的）照片永久18學(xué)院建筑奠基、落成典禮照片永久19學(xué)院召開的各類科研、學(xué)術(shù)會(huì)議和學(xué)生交流會(huì)照片永久20學(xué)院歷屆開學(xué)典禮、畢業(yè)典禮、運(yùn)動(dòng)會(huì)照片永久21上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來院檢查教學(xué)工作的照片永久22兄弟院校來院參觀、進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的照片永久23各類教學(xué)活動(dòng)照片永久24招生工作照片永久25德育教育、政治思想工作照片永久26教學(xué)管理工作照片永久27對(duì)外學(xué)術(shù)交流活動(dòng)照片永久28學(xué)院人員出訪外國活動(dòng)照片永久29外國友人來訪照片永久30學(xué)院原貌照片永久31校園風(fēng)景建筑物照片永久32學(xué)院新落成建筑物照片永久33科研成果實(shí)物照片永久34榮譽(yù)證書（較重要的）照片永久35錦旗（較重要的）照片永久36上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來院活動(dòng)人物照片永久37學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教授、優(yōu)秀教職工、優(yōu)秀學(xué)生的工作、學(xué)習(xí)、生活照片永久38畢業(yè)生合影永久39會(huì)議代表合影（較重要的）永久40領(lǐng)導(dǎo)人物合影永久41黨委委員、工會(huì)委員、團(tuán)委委員、學(xué)生會(huì)委員合影永久42其他各類紀(jì)念性集體合影（較重要的）永久部門名稱05紀(jì)委辦公室序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢工作的文件（1）針對(duì)學(xué)院紀(jì)檢工作的（2）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期2學(xué)院紀(jì)委關(guān)于紀(jì)檢工作的文件

（1）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的長期或短期3學(xué)院紀(jì)檢工作的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責(zé)長期4學(xué)院紀(jì)檢工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、請示、批復(fù)調(diào)查材料及重要統(tǒng)計(jì)表永久5紀(jì)委會(huì)議記錄長期6學(xué)院紀(jì)委召開的重要會(huì)議討論通過的文件及有關(guān)材料長期7黨員處分決定及復(fù)查、撤銷處分材料長期8群眾來信來訪及處理意見（有領(lǐng)導(dǎo)批示或處理結(jié)果的）短期9受理重大事件所形成的文件材料永久或長期10其他有保存價(jià)值的文件材料長期11上級(jí)有關(guān)監(jiān)察、審計(jì)工作的文件材料（1）針對(duì)學(xué)院的（2）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期12學(xué)院監(jiān)察、審計(jì)工作的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責(zé)長期13學(xué)院監(jiān)察、審計(jì)工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告長期14學(xué)院監(jiān)察、審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表長期15學(xué)院審計(jì)報(bào)告永久16關(guān)于監(jiān)察、審計(jì)工作向上級(jí)的請示及批復(fù)永久17院領(lǐng)導(dǎo)、處級(jí)領(lǐng)導(dǎo)離任審計(jì)材料長期18工程項(xiàng)目審計(jì)材料及復(fù)查材料長期19學(xué)院監(jiān)察、審計(jì)工作會(huì)議記錄長期部門名稱06人事處序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)人事工作的需長期貫徹執(zhí)行的文件長期2學(xué)院人事工作規(guī)章制度長期3人事工作請示及批復(fù)、工作計(jì)劃、報(bào)告總結(jié)、調(diào)查材料、會(huì)議記錄永久4關(guān)于機(jī)構(gòu)、編制規(guī)劃、計(jì)劃報(bào)告及上級(jí)批復(fù)永久5關(guān)于院內(nèi)機(jī)構(gòu)設(shè)置、變化的文件材料永久6人事處權(quán)限內(nèi)的干部任免文件及名冊永久7表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人的有關(guān)材料長期8處分教職工的材料和復(fù)查、撤銷處分的有關(guān)材料長期9教職工動(dòng)態(tài)月報(bào)長期10師資培養(yǎng)、管理工作計(jì)劃、規(guī)劃、方案、總結(jié)永久11教師進(jìn)修計(jì)劃、安排、總結(jié)、名冊、登記表及年度統(tǒng)計(jì)表長期12教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況長期13教師業(yè)務(wù)考核材料長期14人事統(tǒng)計(jì)表（1）年度或?qū)W年度（2）學(xué)期的，季度或月份永久或長期/短期15教職工名冊（分單位的總冊、分類名冊）登記表永久16教研室正、副主任名冊長期17教職工評(píng)定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級(jí)批復(fù)（按類立卷，要求附審批表）長期18教職工工資調(diào)整的工作計(jì)劃、方案、總結(jié)、請示及批復(fù)、名單、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等有關(guān)材料永久或長期19教職工轉(zhuǎn)正定級(jí)的材料長期20教職工校內(nèi)調(diào)動(dòng)材料長期21教職工的錄用、調(diào)入的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信）長期22教職工調(diào)出的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根）長期23教職工援外和支援邊遠(yuǎn)地區(qū)及下基層鍛煉名單、名冊等材料長期24教職工退休、離職和出國的的有關(guān)材料長期25教職工離休、退休及有關(guān)榮譽(yù)證書授予工作的材料長期26教職工退休后重新工作的材料長期27教職工福利工作長期28使用臨時(shí)工有關(guān)材料長期29人民來信來訪材料長期30人事檔案工作有關(guān)材料長期31教職工兼任院外社會(huì)職務(wù)和學(xué)位、學(xué)術(shù)職務(wù)名單、參加團(tuán)體、登記表和統(tǒng)計(jì)表等永久或長期32聘請兼職教師、名譽(yù)教授的名冊及有關(guān)材料永久33其他有保存價(jià)值的文件材料長期34上級(jí)有關(guān)人事檔案工作的文件材料

（1）針對(duì)學(xué)院的（2）需要長期貫徹執(zhí)行的（3）需要短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期35人事檔案工作規(guī)章制度長期36人事檔案工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)長期37人事檔案工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久38檔案工作向上級(jí)的請示及批復(fù)永久39人事檔案全宗指南、全宗介紹永久40檔案工作先進(jìn)集體和個(gè)人的事跡材料及名單長期41其他有保存價(jià)值的文件材料永久或長期部門名稱07教務(wù)處序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的需長期貫徹執(zhí)行的文件長期2上級(jí)主管機(jī)關(guān)關(guān)于教育工作培訓(xùn)目標(biāo)，培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法、通知、通報(bào)、條例、批轉(zhuǎn)、批復(fù)和召開專業(yè)會(huì)議文件長期（1）針對(duì)學(xué)院的永久（2）屬普發(fā)的而學(xué)院須長期貫徹執(zhí)行的；對(duì)學(xué)院有查考利用價(jià)值的長期3教育部、河北省教育廳下達(dá)的教育事業(yè)計(jì)劃（長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃）針對(duì)學(xué)院的永久4上級(jí)主管機(jī)關(guān)或有關(guān)部門對(duì)學(xué)院、系教學(xué)的視察、檢查、調(diào)查所形成的文件（1）重要的（2）一般的永久或長期或短期5上級(jí)主管機(jī)關(guān)在學(xué)院召開的教學(xué)工作會(huì)議形成的文件（1）上級(jí)主管機(jī)關(guān)和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)議上的重要講話材料、照片、視頻、音頻文件、錄音帶和錄像帶永久（2）會(huì)議的報(bào)告、總結(jié)、決議等文件（3）會(huì)議簡報(bào)、參考資料永久或長期或短期6學(xué)院召開的教學(xué)工作會(huì)議文件及有關(guān)資料（1）會(huì)議的主要報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人（含上級(jí)）講話、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、重要的錄音帶、照片等永久（2）會(huì)議典型材料、發(fā)言稿、簡報(bào)（3）會(huì)議參考資料長期或短期7學(xué)院向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)教育工作報(bào)告、請示與批復(fù)文件（1）重大問題的及有歷史意義的（2）一般業(yè)務(wù)問題的永久或短期8學(xué)院編制的教育事業(yè)計(jì)劃、發(fā)展規(guī)劃（1）年度的和長遠(yuǎn)的（2）季度的永久或長期或短期9（1）重要的（2）一般的永久或長期10學(xué)院教學(xué)改革方案、總結(jié)永久或長期11學(xué)院培養(yǎng)目標(biāo)和教育體制及學(xué)制變更，教學(xué)人員編制永久12學(xué)院教學(xué)的規(guī)章制度永久13有關(guān)教學(xué)問題的調(diào)查研究形成的文件材料（1）重要的、典型的、系統(tǒng)的（2）一般的永久或長期或短期14有關(guān)教學(xué)工作、各類學(xué)生人數(shù)的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料（1）年報(bào)和年度以上的、典型的（2）季報(bào)（3）月報(bào)永久或長期或短期15畢業(yè)證書的制發(fā)及樣本永久或長期16授課計(jì)劃長期17學(xué)院加具意見轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和學(xué)院各系關(guān)于教學(xué)的文件（1）需要各單位執(zhí)行的（2）一般的長期或短期18教學(xué)檢查、評(píng)估和評(píng)選、表彰優(yōu)秀教學(xué)獎(jiǎng)、優(yōu)秀班主任獎(jiǎng)，先進(jìn)個(gè)人事跡、名冊等。永久或長期19在報(bào)刊和電視、廣播電臺(tái)上發(fā)表的反映學(xué)院教學(xué)工作活動(dòng)的院外宣傳稿件、簡報(bào)、照片、錄音帶、錄像帶等材料（1）重要的（2）一般的永久或長期或短期20各系報(bào)送學(xué)院有關(guān)教學(xué)工作報(bào)告、總結(jié)等文件材料（1）重要的（2）一般的長期或短期21教學(xué)工作文件資料匯編、匯集永久或長期22教學(xué)簡報(bào)永久或長期23優(yōu)秀教學(xué)成果評(píng)獎(jiǎng)材料長期24教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況25教師業(yè)務(wù)考核材料長期26推廣普通話、有關(guān)普通話測試站重要材料長期27其他有保存價(jià)值的文件材料長期28專業(yè)、專業(yè)群、專業(yè)設(shè)置、實(shí)訓(xùn)室建設(shè)的論證、評(píng)估、申報(bào)、審批文件材料永久29專業(yè)、專業(yè)群、重點(diǎn)專業(yè)、實(shí)訓(xùn)室建設(shè)材料永久30課程、專業(yè)、專業(yè)群、實(shí)訓(xùn)室建設(shè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久31課程、專業(yè)、專業(yè)群、實(shí)訓(xùn)室建設(shè)計(jì)劃、情況匯報(bào)總結(jié)、簡報(bào)材料長期32課程、專業(yè)、實(shí)訓(xùn)室建設(shè)課程評(píng)估申報(bào)、審批材料長期33各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃、培養(yǎng)方案及教學(xué)大綱永久34課程建設(shè)要求及安排、校歷表長期35學(xué)院所開課程的試題、標(biāo)準(zhǔn)答案和試卷分析長期36教改教案、重要備課記錄長期37公開課評(píng)比材料長期38院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽課記錄長期39學(xué)院學(xué)年教學(xué)考評(píng)一覽表長期40教學(xué)研究工作計(jì)劃、規(guī)劃、情況綜合等材料長期41教師教學(xué)研究的重要成果、成果鑒定、獲獎(jiǎng)等材料長期42教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)水平評(píng)估、教學(xué)評(píng)估、辦學(xué)社會(huì)效果、典型經(jīng)驗(yàn)等文件材料長期43畢業(yè)設(shè)計(jì)的有關(guān)規(guī)定及論文、作品等資料長期44畢業(yè)生的優(yōu)秀作品及評(píng)審意見長期45英語等級(jí)考試考生名冊及成績長期46教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料長期47歷次修訂教學(xué)計(jì)劃的有關(guān)規(guī)定長期48關(guān)于課程建設(shè)規(guī)劃及有關(guān)材料長期49各級(jí)精品課程有關(guān)文件材料長期50教室、實(shí)訓(xùn)室管理制度文件長期51全院性選修課課程目錄、簡介長期52課程表、教學(xué)任務(wù)書長期53教學(xué)檢查的相關(guān)制度、方法及各種文件、記錄、總結(jié)長期54有關(guān)建立試題庫材料長期55社會(huì)調(diào)查、社會(huì)實(shí)踐計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料短期56選修課材料及輔修專業(yè)材料(包括課程名稱、教師、選修學(xué)生名單等)短期57教學(xué)督導(dǎo)工作制度、計(jì)劃、總結(jié)及相關(guān)材料長期58各學(xué)期期末考試成績統(tǒng)計(jì)分析和總結(jié)長期59專業(yè)技能大賽長期60其他有保存價(jià)值的文件材料長期部門名稱08科研處序號(hào)歸檔范圍保管期限1科研統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久2科研行政管理文件材料長期3科研計(jì)劃管理文件材料長期4科研成果管理文件材料長期5科研經(jīng)費(fèi)管理文件材料長期6申報(bào)科研基金及有關(guān)批復(fù)長期7學(xué)會(huì)工作（學(xué)術(shù)活動(dòng)）材料短期8其他有保存價(jià)值的文件材料長期9開題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料長期10任務(wù)書、合同書、協(xié)議書、課題人員名單永久或長期11課題研究計(jì)劃、設(shè)計(jì)長期12計(jì)劃執(zhí)行情況、計(jì)劃調(diào)整或撤消報(bào)告短期13課題投資和預(yù)、決算材料短期14實(shí)驗(yàn)、測試、觀測、調(diào)查、考察的各種原始記錄（含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析材料）永久或長期15數(shù)據(jù)處理材料、包括計(jì)算機(jī)處理材料（如程序設(shè)計(jì)說明、框圖、計(jì)算結(jié)果）永久或長期16設(shè)計(jì)的文字說明和圖紙（底圖、藍(lán)圖、機(jī)械設(shè)計(jì)圖、電子線路圖等）永久或長期17研究工作階段小結(jié)、年度報(bào)告長期18配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等永久或長期19樣品、標(biāo)本等實(shí)物目錄永久或長期20研究報(bào)告、研制報(bào)告永久或長期21論文專著永久或長期22工藝技術(shù)報(bào)告永久或長期23技術(shù)訣竅報(bào)告永久或長期24專家評(píng)審意見永久或長期25鑒定會(huì)材料（鑒定會(huì)代表名單、會(huì)議記錄、鑒定意見及有關(guān)照片）長期26鑒定證書永久或長期27推廣應(yīng)用意見長期28課題工作總結(jié)長期29科研成果登記表永久或長期30科技成果報(bào)告表永久或長期31科技成果獎(jiǎng)勵(lì)與審批材料永久或長期32科技成果獲獎(jiǎng)材料(獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書)原件或影印件永久或長期33專利申請書或證書原件或影印件永久或長期34轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書永久或長期35生產(chǎn)定型鑒定材料永久或長期36推廣應(yīng)用方案及實(shí)施情況長期37擴(kuò)大試生產(chǎn)設(shè)計(jì)文件、工藝文件長期38對(duì)外學(xué)術(shù)交流材料長期39成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見長期40成果宣傳報(bào)道材料短期41對(duì)外學(xué)術(shù)交流材料長期42上級(jí)有關(guān)編輯出版工作的文件長期或短期43學(xué)院編輯出版工作規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、簡報(bào)和重要會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久44學(xué)院編輯出版工作規(guī)章制度永久或長期45學(xué)院有關(guān)期刊、報(bào)紙的創(chuàng)刊、停辦、復(fù)辦、發(fā)行等的請示與批復(fù)永久46獲獎(jiǎng)或受查處情況的文件材料長期47編輯出版部門事務(wù)管理形成的文件材料短期48編輯出版合同、協(xié)議書長期49出版請示與批復(fù)永久或長期50原稿（含照片、手跡原件）或復(fù)印件（退還作者后應(yīng)有原稿簽收單）（1）反映學(xué)院教學(xué)、科研重要成果和名人譯稿（2）一般的和社會(huì)上的永久或長期51各級(jí)審稿單或歷次審稿意見與作者的來往信件長期52封面設(shè)計(jì)圖樣、選用的插圖、照片長期或短期53出版通知單、書刊、音像出版物樣品永久54出版發(fā)行記錄，發(fā)稿后的變動(dòng)情況，稿酬、版稅通知單長期55有參考價(jià)值的讀者來信、重要評(píng)論長期或短期56作者、譯者登記表永久或長期57再版修改意見長期或短期58領(lǐng)導(dǎo)人或著名人物的題詞、手稿等永久59院刊樣品永久部門名稱09學(xué)生處（武裝部）序號(hào)歸檔范圍保管期限1評(píng)優(yōu)材料（優(yōu)秀學(xué)生干部、三好學(xué)生、先進(jìn)班集體）長期2各類獲獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、特困補(bǔ)助者名單長期3學(xué)生處分決定、請示與批復(fù)，處分復(fù)查、甄別與撤銷處分等材料長期4有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度永久5本部門的年度計(jì)劃總結(jié)及其他有保存價(jià)值的文件材料長期部門名稱10質(zhì)量督導(dǎo)處序號(hào)歸檔范圍保管期限1評(píng)估、示范督導(dǎo)工作計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)長期2《教學(xué)督導(dǎo)簡報(bào)》長期3學(xué)院評(píng)估、示范性高職院校建設(shè)有關(guān)材料永久或長期4督導(dǎo)學(xué)院專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)等形成的材料長期5評(píng)估處室、系（部）工作水平形成的材料長期6評(píng)估教師教學(xué)質(zhì)量形成的材料長期7院級(jí)以上精品課程、示范專業(yè)評(píng)估材料長期8實(shí)訓(xùn)基地評(píng)估材料長期9試卷質(zhì)量評(píng)估材料長期10教材選用質(zhì)量評(píng)估材料長期11本部門的年度計(jì)劃總結(jié)及其他有保存價(jià)值的文件材料長期部門名稱11繼續(xù)教育學(xué)院序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)關(guān)于繼續(xù)教育工作的規(guī)定、指示、意見等文件材料長期2與外單位簽訂的重要協(xié)議書、合同書永久3學(xué)籍表（卡）、成績單及成績總冊永久4課程安排表長期5其他有保存價(jià)值的文件材料長期部門名稱12國際交流處序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)關(guān)于外事工作的規(guī)定、指示、意見等文件材料長期或短期2學(xué)院外事工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報(bào)、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、請示與批復(fù)、接待外賓登記表等材料永久或長期3外事工作會(huì)議材料長期4外事工作一般往來函件短期5其他有保存價(jià)值的文件材料長期6學(xué)院組團(tuán)出國（境）考察、訪問及有關(guān)人員出國（境）參加國際學(xué)術(shù)活動(dòng)、紀(jì)念活動(dòng)、講學(xué)、進(jìn)修、留學(xué)等工作計(jì)劃、請示與批復(fù)、簡報(bào)、總結(jié)材料永久或長期7關(guān)于出國（境）講學(xué)、進(jìn)修、留學(xué)人員的業(yè)務(wù)審查（論文、論著、科研成果等情況調(diào)查）有關(guān)文件及選派對(duì)象登記表，專家推薦信和國（境）外指導(dǎo)教師邀請信永久或長期8出國（境）進(jìn)修、留學(xué)取得的學(xué)位及研究成果論文和各類證書（影印件）永久9參加國際學(xué)術(shù)會(huì)議論文永久或長期10向國（境）外投寄的學(xué)術(shù)論文及審批材料永久或長期11出國（境）參加國際學(xué)術(shù)會(huì)議、考察、訪問、講學(xué)、進(jìn)修、科研、攻讀學(xué)位人員有關(guān)材料（如申請報(bào)告、申請表；學(xué)院和上級(jí)主管機(jī)關(guān)審批材料；返院后的總結(jié)、匯報(bào)、照片等）永久或長期12上級(jí)邀請、聘請外籍人士的計(jì)劃、批復(fù)和來往函件長期13外國黨政官員、各界人士來院參觀訪問的文件材料長期14外籍教師、專家、學(xué)者及友好人士來院講學(xué)的講稿、教材等材料永久15來院進(jìn)修、短期培訓(xùn)研究的外籍人士有關(guān)材料長期16中外合作院際交流協(xié)議、合同、項(xiàng)目紀(jì)要材料、備忘錄永久17學(xué)院完成的國際合作項(xiàng)目、成果等材料永久18合作項(xiàng)目中國外單位完成項(xiàng)目、成果等材料長期19授予外籍人士名譽(yù)稱號(hào)的材料永久20雙方互贈(zèng)的禮品、紀(jì)念品（入實(shí)物類）長期21外國留學(xué)生錄取審批材料 永久22外國留學(xué)生學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片永久23外國留學(xué)生教學(xué)計(jì)劃、大綱、安排長期24外國留學(xué)生學(xué)習(xí)情況、成績及評(píng)語永久25外國留學(xué)生學(xué)位論文及學(xué)位證書復(fù)印件長期26外國留學(xué)生學(xué)生名冊永久27外國留學(xué)生學(xué)生去向及有關(guān)材料長期部門名稱13大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)中心序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)有關(guān)網(wǎng)絡(luò)、信息化建設(shè)工作的文件材料

（1）針對(duì)我院的（2）需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期2工作計(jì)劃、總結(jié)長期3學(xué)院關(guān)于網(wǎng)絡(luò)、信息化建設(shè)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久4學(xué)院關(guān)于網(wǎng)絡(luò)、信息化建設(shè)工作向上級(jí)的請示及批復(fù)永久5學(xué)院網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的規(guī)劃、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)方面的的文件材料長期6校園網(wǎng)管理?xiàng)l例、規(guī)章制度長期7確保校園網(wǎng)運(yùn)行的暢通和校園網(wǎng)主干網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與維護(hù)方面的文件材料長期8校園網(wǎng)公共服務(wù)體系的建設(shè)方面的文件材料長期9開展現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的研發(fā)工作方面的文件材料長期10電子校務(wù)建設(shè)方面的文件材料長期11面向師生開展信息技術(shù)與現(xiàn)代教育技術(shù)的教學(xué)與培訓(xùn)材料短期12數(shù)字化校園建設(shè)有關(guān)材料長期13其它重要的文件材料永久或長期14承擔(dān)有關(guān)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代教育技術(shù)方面科研項(xiàng)目材料長期部門名稱14團(tuán)委序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)關(guān)于共青團(tuán)工作的文件，需要長期或短期貫徹執(zhí)行的長期或短期2團(tuán)委工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決定永久3團(tuán)委工作規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責(zé)、機(jī)構(gòu)設(shè)置、機(jī)構(gòu)沿革及統(tǒng)計(jì)報(bào)表材料長期4團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)文件材料（1）關(guān)于召開會(huì)議的請示、批復(fù)、通知、代表名單、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言和大會(huì)通過的決議等文件材料永久（2）大會(huì)議程、紀(jì)要、簡報(bào)、、提案長期（3）籌備工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議組織工作材料等短期5關(guān)于團(tuán)的工作向上級(jí)的請示及批復(fù)永久6團(tuán)員大會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、座談會(huì)形成的有關(guān)重要材料長期7團(tuán)委會(huì)議記錄長期8表彰先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料及評(píng)優(yōu)上報(bào)材料長期9團(tuán)干部名單、考察、選拔和培養(yǎng)材料、團(tuán)員名冊長期10長期11批準(zhǔn)入團(tuán)、離團(tuán)材料及名單長期12舉辦團(tuán)校、組織黨章小組學(xué)習(xí)的材料長期13團(tuán)組織狀況、團(tuán)員思想教育活動(dòng)材料、團(tuán)員思想動(dòng)態(tài)綜合分析材料長期14團(tuán)總支有關(guān)材料長期15學(xué)生會(huì)有關(guān)材料，如學(xué)生會(huì)干部名單、考察、選拔和培養(yǎng)材料長期16學(xué)生社團(tuán)組織名稱、名單、章程、刊物及統(tǒng)計(jì)材料長期17重大活動(dòng)有關(guān)材料，如迎新晚會(huì)、畢業(yè)生晚會(huì)、校園文化藝術(shù)節(jié)（包括活動(dòng)方案、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、節(jié)目單、視頻）長期18學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐（如“三下鄉(xiāng)”活動(dòng)）、青年志愿者活動(dòng)有關(guān)材料，包括簡報(bào)、計(jì)劃、總結(jié)以及典型調(diào)查報(bào)告長期19獲獎(jiǎng)相關(guān)：報(bào)送評(píng)選材料、獲獎(jiǎng)公示、公告長期20其他有保存價(jià)值的文件材料長期部門名稱15財(cái)務(wù)處序號(hào)歸檔范圍保管期限1參見附件三和四長期或三十年部門名稱16后勤管理處序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)有關(guān)基建工作的文件材料，針對(duì)學(xué)院的或需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期

2學(xué)院基建工作總體規(guī)劃永久3學(xué)院基建工作計(jì)劃、總結(jié)長期4基建工作年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久5基建工作規(guī)章制度長期6基建工程財(cái)務(wù)預(yù)、決算及上級(jí)批復(fù)長期7全院性總體規(guī)劃、設(shè)計(jì)總平面圖永久8水、電、氣管道分布圖永久9地質(zhì)勘探、地形測量材料永久10其它重要的文件材料永久11上級(jí)有關(guān)后勤服務(wù)工作的文件材料，針對(duì)學(xué)院的或長期或短期需要貫徹的永久或長期或短期

12后勤服務(wù)工作的規(guī)章制度、管理辦法長期13后勤服務(wù)工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)長期14后勤服務(wù)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表長期15節(jié)能節(jié)支有關(guān)材料長期16水電管理、維修工作有關(guān)材料長期17膳食管理工作有關(guān)材料短期18校園綠化愛國衛(wèi)生工作有關(guān)材料（規(guī)劃、方案）短期19學(xué)院通勤車輛工作有關(guān)材料短期20重要合同、協(xié)議書長期21其他重要的文件材料永久或長期22衛(wèi)生保健宣傳工作材料短期部門名稱17安全工作處序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)關(guān)于安全保衛(wèi)工作的文件，針對(duì)學(xué)院的或需要長期或短期貫徹執(zhí)行的永久或長期或短期2學(xué)院安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、重要工作的請示及批復(fù)、調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久3學(xué)院安全保衛(wèi)工作的規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責(zé)長期4教職工、學(xué)生案件的偵查、調(diào)查、處分及平反、復(fù)查處理結(jié)論材料長期5戶籍管理材料長期部門名稱18招生就業(yè)處序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)有關(guān)招生工作的文件材料（計(jì)劃、方案、招生、專業(yè)目錄等）永久或長期2學(xué)院五年一貫制、普通大專生招生計(jì)劃、總結(jié)、生源計(jì)劃、實(shí)際招收情況、錄取名冊、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、請示與批復(fù)文件等永久3招生簡章、專業(yè)介紹、招生宣傳材料長期4學(xué)院每年招生錄取標(biāo)準(zhǔn)分?jǐn)?shù)線長期或短期5委托代培、定向培養(yǎng)合同、協(xié)議書、名單長期6各類學(xué)生新生錄取名冊及批復(fù)、招收新生成績表永久7招生工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久8招生監(jiān)察工作材料長期或短期9其他有保存價(jià)值的文件材料長期10各類學(xué)生新生注冊表、學(xué)生名冊永久11上級(jí)有關(guān)畢業(yè)生就業(yè)的文件材料，針對(duì)學(xué)院的或需要長期或短期貫徹的永久或長期或短期

12學(xué)院畢業(yè)生就業(yè)工作會(huì)議有關(guān)材料長期13畢業(yè)生就業(yè)工作計(jì)劃、總結(jié)長期14畢業(yè)生就業(yè)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、審核與上報(bào)工作材料長期15各系就業(yè)工作檢查、考核評(píng)比材料長期16就業(yè)指導(dǎo)、就業(yè)服務(wù)、就業(yè)管理工作材料、各系就業(yè)工作人員培訓(xùn)相關(guān)材料長期17建立就業(yè)基地、組織畢業(yè)生招聘會(huì)相關(guān)材料長期18畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料長期部門名稱19校產(chǎn)處（項(xiàng)目辦）序號(hào)歸檔范圍保管期限1新校區(qū)建設(shè)、農(nóng)民工基地建設(shè)相關(guān)文件長期2可行性研究文件

（1）項(xiàng)目建議書及上級(jí)批復(fù)永久（2）可行性研究報(bào)告永久（3）項(xiàng)目評(píng)估永久（4）環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報(bào)告永久（5）設(shè)計(jì)任務(wù)書及計(jì)劃任務(wù)書永久3設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件

（1）工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)試驗(yàn)報(bào)告、重要土巖樣及說明永久（2）地形、地貌控制點(diǎn)建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記錄永久（3）水文、氣象、地震等其它設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料永久4設(shè)計(jì)文件（1）初步設(shè)計(jì)永久（2）技術(shù)設(shè)計(jì)永久（3）施工圖設(shè)計(jì)短期（4）技術(shù)秘密材料、專利文件永久（5）設(shè)計(jì)計(jì)算書長期（6）關(guān)鍵技術(shù)實(shí)驗(yàn)永久（7）總體規(guī)劃設(shè)計(jì)永久（8）設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及審批長期5工程管理文件

（1）征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書永久（2）工程承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件永久（3）施工執(zhí)照永久（4）環(huán)保、消防、衛(wèi)生等文件，水、電、氣、暖供應(yīng)協(xié)議書永久（5）產(chǎn)權(quán)證書永久6施工文件

6.1土地施工文件

（1）開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要短期（2）施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工計(jì)劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝長期（3）原材料及構(gòu)件出廠合格證、試驗(yàn)報(bào)告長期（4）建筑材料實(shí)驗(yàn)報(bào)告長期（5）設(shè)計(jì)變更通知單永久（6）測量定位成果復(fù)查記錄永久（7）土建施工定位測量地質(zhì)勘察永久（8）土、巖試驗(yàn)報(bào)告，基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖永久（9）隱蔽工程驗(yàn)收記錄永久（10）建筑物沉降(變形)觀測記錄永久（11）事故處理報(bào)告永久（12）技術(shù)核定通知單永久（13）施工日記永久（14）砼施工日記永久（15）砼、砂漿配合比通知單長期（16）地基驗(yàn)槽記錄長期（17）結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄、結(jié)構(gòu)吊裝記錄長期（18）分部及分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定材料長期（19）交工驗(yàn)收記錄證明長期（20）竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告永久6.2設(shè)備及管線安裝施工文件

（1）開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會(huì)審紀(jì)要短期（2）設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批長期（3）焊接試驗(yàn)記錄、報(bào)告、施工檢驗(yàn)、探傷記錄長期（4）隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄長期（5）強(qiáng)度、密閉性試驗(yàn)報(bào)告長期（6）設(shè)備調(diào)試記錄短期（7）設(shè)備、材料合格證長期（8）施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評(píng)定、事故處理報(bào)告長期（9）系統(tǒng)調(diào)試、試驗(yàn)記錄長期（10）管線清洗、通水、消毒記錄短期（11）管線標(biāo)高位置、坡度測量記錄長期（12）中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評(píng)定長期（13）竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告長期6.3電氣、儀表安裝施工文件

（1）開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會(huì)審紀(jì)要短期（2）設(shè)計(jì)變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批長期（3）試驗(yàn)、調(diào)整記錄長期（4）性能測試和院核長期（5）施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評(píng)定、事故處理報(bào)告長期（6）操作、聯(lián)動(dòng)試驗(yàn)短期（7）電氣裝置交接記錄短期（8）中間交工驗(yàn)收記錄證明、工程質(zhì)量評(píng)定長期（9）竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收報(bào)告長期6.4監(jiān)理文件（1）監(jiān)理合同長期（2）工程質(zhì)量、安全、文明施工事故的處理方案報(bào)審單、處理結(jié)果長期（3）各施工階段的質(zhì)量評(píng)估報(bào)告長期（4）工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告長期7竣工驗(yàn)收文件（1）竣工驗(yàn)收報(bào)告永久（2）全部竣工圖紙永久（3）質(zhì)量評(píng)審材料：勘察單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告（合格證明書）、設(shè)計(jì)單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告（合格證明書）、施工單位工程質(zhì)量檢查報(bào)告（合格證明書）永久（4）工程檔案審核意見書及檔案驗(yàn)收合格證永久（5）工程現(xiàn)場聲像材料永久（6）竣工驗(yàn)收會(huì)議決議文件永久8基建財(cái)務(wù)、器材管理文件

（1）財(cái)務(wù)計(jì)劃、年度計(jì)劃短期（2）工程概算、預(yù)算、決算永久（3）主要材料消耗、器材管理短期（4）交付使用的固定資產(chǎn)永久9其他有保存價(jià)值的文件材料永久部門名稱20工會(huì)序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)下發(fā)的有關(guān)工會(huì)工作需長期貫徹執(zhí)行的文件長期2工會(huì)工作計(jì)劃、報(bào)告、決定、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)長久3表彰工會(huì)先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人的材料、名單長期4基層工會(huì)干部名冊長期5婦女工作材料長期6家屬工作材料長期7教職工逝世訃告、悼詞、撫恤、善后工作及死亡情況登記表等有關(guān)材料長期8教職工計(jì)劃生育工作文件，重要的或一般的長期或短期9其他有保存價(jià)值的文件材料 長期部門名稱21國有資產(chǎn)管理處序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)有關(guān)儀器設(shè)備管理的規(guī)定、通知及學(xué)院需要貫徹執(zhí)行的文件，學(xué)院儀器設(shè)備管理的規(guī)章制度長期2貴重儀器設(shè)備購置計(jì)劃、報(bào)告長期3儀器設(shè)備移交清冊及設(shè)備儀器報(bào)廢調(diào)撥報(bào)告和批復(fù)長期4有關(guān)儀器設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計(jì)材料長期5學(xué)院固定資產(chǎn)帳長期6固定資產(chǎn)年度統(tǒng)計(jì)表永久7物資管理工作的有關(guān)規(guī)定、制度、計(jì)劃、總結(jié)長期8儀器、設(shè)備申購報(bào)告、論證報(bào)告及上級(jí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)長期9定購合同（復(fù)印件）和會(huì)談紀(jì)要長期10其他有保存價(jià)值的文件材料部門名稱22創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)中心序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)有關(guān)與本部門的來文長期2本部門會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡報(bào)長期3本部門計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告長期4本部門統(tǒng)計(jì)年報(bào)、紅頭文件及重要資料長期5本部門牽頭負(fù)責(zé)的與國內(nèi)外有關(guān)單位合作的協(xié)議、合同等材料長期6本部門牽頭負(fù)責(zé)的各種活動(dòng)、來訪交流、上級(jí)指導(dǎo)工作等的文件、資料及年度統(tǒng)計(jì)表長期7其他有保存價(jià)值的文件材料部門名稱23實(shí)訓(xùn)中心（校企合作）序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)有關(guān)培訓(xùn)工作的文件材料，針對(duì)學(xué)院的或需要長期或短期貫徹的永久或長期或短期

2培訓(xùn)工作學(xué)期計(jì)劃、總結(jié)長期3培訓(xùn)教學(xué)規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、調(diào)研報(bào)告永久4培訓(xùn)工作各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久5關(guān)于培訓(xùn)向上級(jí)的請示及批復(fù)永久6培訓(xùn)教學(xué)檢查、評(píng)估材料長期7聯(lián)合辦學(xué)、非學(xué)歷教育各種培訓(xùn)班、進(jìn)修班材料長期8與外單位簽訂的重要協(xié)議書、合同書長期9職業(yè)資格證書考生名冊及成績長期10培訓(xùn)人員名冊永久11學(xué)籍表（卡）、成績單及成績總冊永久12培訓(xùn)課程教學(xué)計(jì)劃、方案、教學(xué)大綱長期13課程安排表長期14各類培訓(xùn)班結(jié)業(yè)證書領(lǐng)取簽收冊長期15學(xué)院舉辦的非學(xué)歷教育培訓(xùn)班、證書班、進(jìn)修班、函授班等的協(xié)議書、合同、情況匯報(bào)、總結(jié)等文件材料永久或長期16其他有保存價(jià)值的文件材料長期部門名稱24-34教學(xué)系，馬克思主義學(xué)院，公共體育部，通識(shí)教育中心序號(hào)歸檔范圍保管期限1各系（部）黨總支、黨支部會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)、黨政聯(lián)席擴(kuò)大會(huì)會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要永久2各系（部）年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示及領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)長期3各系（部）重要會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)等長期4各系（部）與外單位協(xié)作的有關(guān)材料長期5課堂教學(xué)材料、課程進(jìn)度表短期6教師任課安排、教案長期7優(yōu)秀實(shí)習(xí)報(bào)告短期8本專業(yè)教學(xué)檢查、調(diào)查材料及總結(jié)短期9教師工作量核算、登記材料短期10系（部）自辦或與其他單位聯(lián)合主辦的藝術(shù)活動(dòng)演出節(jié)目單、師生創(chuàng)作作品匯展、學(xué)術(shù)活動(dòng)文字照片等材料長期11其他有保存價(jià)值的文件材料長期12各系（部）教學(xué)工作日程表長期13教師手冊長期14試卷分析長期15教師聽課表短期16各學(xué)期期末考試成績統(tǒng)計(jì)分析和總結(jié)短期17體育測試、學(xué)生早操出勤率等匯總材料短期部門名稱35圖書館序號(hào)歸檔范圍保管期限1上級(jí)有關(guān)圖書工作的文件材料，針對(duì)學(xué)院的或需要長期或短期貫徹的永久或長