公司進貨管理制度

公司進貨管理制度1.引言公司進貨管理制度是為了規(guī)范公司的采購流程，保證采購物品的品質(zhì)和數(shù)量，并節(jié)約企業(yè)資金的使用。本制度適用于公司所有采購事項，必須嚴格執(zhí)行。2.采購流程2.1采購計劃編制公司各部門及項目部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要編制采購計劃，并經(jīng)由項目經(jīng)理或主管審核確認后報采購部門審批。采購計劃中應(yīng)包括采購物品名稱、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求以及預(yù)算金額等信息，并應(yīng)根據(jù)情況列出備選供應(yīng)商名單。2.2供應(yīng)商評估采購部門應(yīng)對備選供應(yīng)商進行評估，包括但不限于穩(wěn)定性、信譽度、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果應(yīng)列入采購備案，供供應(yīng)商選擇參考。2.3詢價、招標(biāo)采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃和備選供應(yīng)商名單，通過詢價或招標(biāo)等方式確定供應(yīng)商。詢價應(yīng)至少選擇三家備選供應(yīng)商，并根據(jù)詢價結(jié)果及供應(yīng)商評估等綜合因素，選擇性價比較高的供應(yīng)商。招標(biāo)應(yīng)嚴格按照招標(biāo)文件要求進行，確保公平、公正、公開的原則。2.4合同簽訂采購部門與供應(yīng)商達成采購合同后，應(yīng)核對合同內(nèi)容是否符合公司規(guī)定和采購計劃，如有異議應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商并予以修改，修改后方可簽署合同。3.進貨驗收3.1進貨驗收標(biāo)準(zhǔn)公司采購物品應(yīng)按照國家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同規(guī)定、公司技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和采購要求等要求進行驗收。公司應(yīng)建立符合國家標(biāo)準(zhǔn)和公司實際情況的進貨驗收標(biāo)準(zhǔn)。3.2進貨驗收程序在采購物品到達公司后，采購部門應(yīng)邀請相關(guān)部門或項目負責(zé)人進行物品驗收。驗收應(yīng)按程序進行，包括看、鉤、量、試驗、比對、記錄等環(huán)節(jié)。驗收結(jié)果應(yīng)及時記錄并報銷管部門存檔。3.3進貨拒收在驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)采購物品存在問題，應(yīng)及時予以拒收，并告知供應(yīng)商。采購部門應(yīng)根據(jù)情況及時修改采購計劃，并及時與供應(yīng)商協(xié)商解決問題。4.采購管理4.1采購檔案管理采購部門應(yīng)將采購計劃、采購備案、采購合同等文件整理歸檔，形成采購檔案，便于查找和審計。采購檔案應(yīng)按年度歸檔，存放在采購部門負責(zé)人指定的地點。4.2財務(wù)管理采購部門應(yīng)及時將采購計劃、采購單等相關(guān)材料報銷管部門審核、核算和結(jié)算。財務(wù)部門應(yīng)對采購物品的支付、核對、報銷等工作進行管理，并建立相關(guān)制度和流程，確保資金使用真實準(zhǔn)確。5.不合規(guī)處理公司在采購過程中，如違反國家法律法規(guī)、公司規(guī)定等要求，影響到企業(yè)正常運營和形象，應(yīng)及時按公司規(guī)定處罰，追究相關(guān)責(zé)任人員責(zé)任。6.結(jié)束語本制度的出臺，是為了規(guī)范公司采購流程，并確保采購物品的品質(zhì)和數(shù)量