信息技術(shù)在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

信息技術(shù)在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

教育信息化的浪潮正涌向?qū)W校,并迅速滲透到學(xué)校工作的各方面。尤其是以信息技術(shù)在教育中運(yùn)用為主要內(nèi)容的信息技術(shù)在學(xué)與教的理論與實(shí)踐研究上取得了一定的成就,而作為學(xué)校工作重要內(nèi)容之一的學(xué)校管理在信息技術(shù)面前則顯得無(wú)所適從,教育信息化的要求與學(xué)校管理手段的陳舊之間的矛盾日益突出。許多學(xué)校管理人員不適應(yīng)現(xiàn)代學(xué)校管理的狀況越來(lái)越明顯。產(chǎn)生這種現(xiàn)狀的原因,固然有信息技術(shù)管理系統(tǒng)的建設(shè)滯后,學(xué)校管理人員的信息技術(shù)素質(zhì)也是不可忽視的問(wèn)題。

信息技術(shù)管理系統(tǒng)主要指管理活動(dòng)中的各種信息技術(shù)設(shè)備及其相應(yīng)的軟件,而學(xué)校管理人員的信息技術(shù)素質(zhì)主要包括管理觀念、信息技術(shù)技能等內(nèi)容。

一、信息技術(shù)在學(xué)校管理中的地位和作用

1.信息技術(shù)是學(xué)校管理化代化的重要標(biāo)志

信息技術(shù)主要是通過(guò)對(duì)各種學(xué)校管理信息的收集、處理、傳送、分析等來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校管理的。它在學(xué)校管理中具有信息收集全面、處理準(zhǔn)確、傳送快捷、分析科學(xué)等特點(diǎn)。因此它在學(xué)校管理中的運(yùn)用是學(xué)校管理現(xiàn)代的重要標(biāo)志。

用系統(tǒng)科學(xué)的觀點(diǎn)來(lái)看,學(xué)校是社會(huì)這個(gè)大系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng),構(gòu)成學(xué)校這個(gè)子系統(tǒng)的要素有人、財(cái)、物、事和信息。要素中的人主要包括教育者與受教育者,他們通過(guò)信息技術(shù)環(huán)境的相互作用形成了學(xué)校的教學(xué)、管理等一系列活動(dòng);財(cái)與物是指為滿足學(xué)校的各項(xiàng)活動(dòng)所需的資金和學(xué)校的設(shè)施、材料等。這些財(cái)與物通過(guò)信息技術(shù)手段的介入才能實(shí)現(xiàn)物盡其用,財(cái)盡所為;信息則是指與學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)有關(guān)的數(shù)據(jù)、知識(shí)和資料。學(xué)校中的各種信息只有通過(guò)快捷、準(zhǔn)確的處理才能實(shí)現(xiàn)學(xué)校的科學(xué)管理。

從學(xué)校管理過(guò)程來(lái)看,所謂學(xué)校管理,是學(xué)校管理人員圍繞學(xué)校基本目標(biāo),對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作、各種因素進(jìn)行計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制等項(xiàng)活動(dòng)的過(guò)程。學(xué)校的基本目標(biāo)可分為學(xué)?？傮w目標(biāo)和分類目標(biāo),前者包括辦學(xué)和教育的總方針、定量目標(biāo)和保證措施。不認(rèn)是學(xué)校的總體目標(biāo)還是學(xué)校的分類目標(biāo)都要量化后,落實(shí)在每一部門和人員身上,只有做到"千斤重?fù)?dān)眾人挑,人人身上有目標(biāo)",才能使學(xué)校工作目標(biāo)一致、達(dá)成度高。對(duì)學(xué)校管理目標(biāo)的量化、管理、分析等只有以信息技術(shù)為手段,才能做到公證、公平、科學(xué)、合理;

對(duì)學(xué)校管理實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理的同時(shí),還要做到學(xué)校管理方法和管理手段的現(xiàn)代化。學(xué)校管理方法與手段的現(xiàn)代化,首先要保證學(xué)校管理思想的現(xiàn)代化,就是從學(xué)校實(shí)際出發(fā),確立與現(xiàn)代教育相適應(yīng)的、融入信息技術(shù)理念的管理思想;其次是學(xué)校管理方法現(xiàn)代化。學(xué)校管理中應(yīng)該運(yùn)用系統(tǒng)論、信息論和控制論的理論和方法,借鑒現(xiàn)代管理科學(xué)的成果并加以充實(shí)和發(fā)展;再次,管理手段的現(xiàn)代化也是不容忽視的,隨著社會(huì)的發(fā)展和教育信息化步伐的的加快,學(xué)校管理的信息量不斷增加,對(duì)管理信息處理的時(shí)效性要求以及管理的復(fù)雜程度大大提高,在這種情況下,只有應(yīng)用信息技術(shù)輔助進(jìn)行管理,才能使大量的信息處理能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地進(jìn)行,才能使前述的現(xiàn)代化管理思想和方法付諸實(shí)現(xiàn)。因此可以說(shuō),信息技術(shù)的應(yīng)用是學(xué)校管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。

2、信息技術(shù)是學(xué)校管理科學(xué)化的有效手段

學(xué)校各項(xiàng)管理工作是通過(guò)對(duì)學(xué)校人、財(cái)、物、事等的管理來(lái)實(shí)現(xiàn)的,而信息始終貫穿于學(xué)校的各項(xiàng)管理活動(dòng)之中,可以說(shuō),學(xué)校管理過(guò)程就是對(duì)學(xué)校管理信息進(jìn)行分析、處理的過(guò)程。學(xué)校管理人員運(yùn)用信息技術(shù)手段來(lái)收集信息了解管理對(duì)象,通過(guò)信息技術(shù)手段對(duì)信息加工處理制訂工作計(jì)劃或進(jìn)行學(xué)校工作決策,通過(guò)指導(dǎo)信息實(shí)施對(duì)學(xué)校工作的調(diào)度與控制,通過(guò)反饋信息來(lái)檢查和評(píng)價(jià)學(xué)校工作的效果。

學(xué)校管理活動(dòng)中所涉及到的信息大體上可分為教職工信息、學(xué)生信息、各種活動(dòng)信息以及學(xué)校財(cái)、物信息、科研等五種類型:

教職員工信息主要指教職工的人事、教學(xué)業(yè)績(jī)和科研水平檔案等;學(xué)生信息通常包括學(xué)生基本情況、學(xué)習(xí)成績(jī)、健康狀況、思想品行的記錄等;活動(dòng)信息主要包括學(xué)校舉辦和組織的各類課內(nèi)、課外活動(dòng)等。這些信息以及對(duì)它們加工的結(jié)果能反映學(xué)校教學(xué)工作和行政管理工作的當(dāng)前狀況,從而為管理人員提供決策依據(jù)。學(xué)校的財(cái)、物信息主要指上級(jí)教育行政部門的撥款、各種渠道捐款、其它收入以及學(xué)校的支出,學(xué)校經(jīng)費(fèi)的預(yù)算、圖書資料、儀器設(shè)備、電教器材及其它固定資產(chǎn)的信息,這些信息的管理和使用,對(duì)管理人員掌握學(xué)校財(cái)務(wù)收支情況,改進(jìn)和提高財(cái)、物資源的利用效益,起著重要作用?？蒲行畔⒅饕?教職工在教育教學(xué)過(guò)程所開展的教學(xué)研究的信息、學(xué)生在課內(nèi)外從事的小發(fā)明、小創(chuàng)造活動(dòng)信息。對(duì)這部分信息的掌握和分析,對(duì)于師生從事創(chuàng)造性的教與學(xué)活動(dòng)有著激勵(lì)作用。對(duì)上述信息的收集、處理、分析可以通過(guò)校園電視系統(tǒng),也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或校園網(wǎng)進(jìn)行。運(yùn)用這些信息技術(shù)手段處理學(xué)校管理信息比人工處理要準(zhǔn)確、高效、快捷得多。

除上述學(xué)校內(nèi)部管理信息以外,各級(jí)政府以及教育行政管理部門對(duì)學(xué)校教育的指示、安排等信息也是學(xué)校管理不可缺少的內(nèi)容,如果通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸,實(shí)現(xiàn)管理信息的共享,能提高管理的透明度,對(duì)于實(shí)現(xiàn)民主管理、科學(xué)管理等具有重要意義。

二、運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建學(xué)校管理信息系統(tǒng)

學(xué)校管理信息系統(tǒng)主要以計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)為手段,對(duì)學(xué)校管理信息進(jìn)行全面管理的人--機(jī)系統(tǒng),它由硬件和軟件兩部分構(gòu)成,硬件主要由學(xué)校管理資源庫(kù)、管理信息網(wǎng)(計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò))、用戶終端(多媒體計(jì)算機(jī))等構(gòu)成,軟件部分主要由系統(tǒng)軟件、操作平臺(tái)、管理軟件組成。學(xué)校管理系統(tǒng)能準(zhǔn)確、及時(shí)地反映學(xué)校各項(xiàng)工作的當(dāng)前狀態(tài),能利用過(guò)去的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來(lái),能從全局出發(fā)輔助學(xué)校各職能部門以及校長(zhǎng)管理學(xué)校。由此可見,學(xué)校管理信息系統(tǒng)首先必須具有強(qiáng)大的電子數(shù)據(jù)處理功能,能大大提高學(xué)校管理人員的工作效率,減輕勞動(dòng)強(qiáng)度,同時(shí),學(xué)校管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)采用管理數(shù)學(xué)模型,將仿真、優(yōu)化結(jié)合起來(lái),為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效信息。

根據(jù)學(xué)校管理各職能部門及其工作任務(wù),通?？蓪W(xué)校管理信息系統(tǒng)劃分為教學(xué)管理、學(xué)生管理、教職工信息、圖書管理、財(cái)務(wù)管理、其它事務(wù)管理等,這些系統(tǒng)既是學(xué)校管理信息系統(tǒng)中的分系統(tǒng),同時(shí)又是功能相對(duì)獨(dú)立的職能管理系統(tǒng)。

1、教學(xué)管理信息系統(tǒng)

教學(xué)管理信息系統(tǒng)通常包括學(xué)生編班、學(xué)籍管理、課程表編排與調(diào)度、選課、教學(xué)檔案管理等子系統(tǒng)。系統(tǒng)要注意學(xué)生編班是按照年齡、性別、入學(xué)成績(jī)等情況分析處理,并按照某些給定的原則把新生分配到各個(gè)平行班級(jí)。編班處理的原始數(shù)據(jù)來(lái)自學(xué)生管理系統(tǒng)中的招生管理子系統(tǒng);學(xué)籍管理是教務(wù)行政管理工作的重要內(nèi)容,主要包括學(xué)生在校期間各科學(xué)習(xí)成績(jī)的登錄,統(tǒng)計(jì)處理,各種成績(jī)表冊(cè)及成績(jī)報(bào)告單打印和保存,提供各種查詢功能以便及時(shí)了解各科教學(xué)情況和各班學(xué)習(xí)質(zhì)量;課程表是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)的依據(jù),是教學(xué)工作的時(shí)間、空間和人力的總調(diào)度。課程表編排與調(diào)度要涉及學(xué)生、教師、教室和設(shè)備等多方面因素,因而它是教務(wù)管理系統(tǒng)中一個(gè)十分重要也是比較復(fù)雜的子系統(tǒng);選課系統(tǒng)主要是為學(xué)生在選修課程時(shí),提供查詢,保證學(xué)生有效地選課而設(shè)置,該系統(tǒng)主要是將學(xué)校提供的選修課程、授課教師、選修人數(shù)提供給師生。教學(xué)檔案管理包括各年級(jí)、班級(jí)(系、專業(yè))和各課程的教學(xué)計(jì)劃、教師教學(xué)情況、有關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表及教學(xué)文件的登錄、整理、查詢與存貯等。

2.學(xué)生管理信息系統(tǒng)

這里的學(xué)生管理指的是對(duì)學(xué)生工作的綜合性管理。由于招生、培養(yǎng)、分配是學(xué)校教育的三個(gè)基本環(huán)節(jié),因而該系統(tǒng)通常包括招生管理信息、學(xué)生操行及獎(jiǎng)懲管理信息、畢業(yè)去向信息等。學(xué)生操行及獎(jiǎng)懲管理子系統(tǒng)主要輔助學(xué)生管理部門進(jìn)行各學(xué)期末或?qū)W年末的學(xué)生操行綜合測(cè)評(píng)、三好學(xué)生和優(yōu)秀學(xué)生干部的評(píng)選,各項(xiàng)獎(jiǎng)金的評(píng)定以及學(xué)生處分情況記錄等項(xiàng)工作,包括對(duì)上述有關(guān)數(shù)據(jù)的登錄、統(tǒng)計(jì)、排序、查詢和存檔等。

3.教職工信息系統(tǒng)

教職工信息系統(tǒng)主要由教職工基本情況檔案和教師業(yè)務(wù)信息兩個(gè)子系統(tǒng)組成,它主要是完成上述內(nèi)容的登錄、分類、檢索查詢和各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表輸出等?；厩闆r包括教職工本人的基本情況及其家庭簡(jiǎn)要情況,教師業(yè)務(wù)信息則主要記載教師的專業(yè)方向、外語(yǔ)能力、教學(xué)情況、科研成果和業(yè)務(wù)進(jìn)修情況等項(xiàng)內(nèi)容。

4.圖書資料管理系統(tǒng)

圖書資料管理系統(tǒng)通常由采編管理、流通管理和報(bào)刊雜志管理三個(gè)子系統(tǒng)組成,用以輔助學(xué)校圖書館及資料室的日常管理業(yè)務(wù)。采編管理子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)圖書訂購(gòu)、查詢和訂單備案等功能;流通管理子系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)書庫(kù)快速檢索、登錄、編制日、月、年報(bào)表等功能;報(bào)刊雜志管理子系統(tǒng)則主要完成各種報(bào)刊、雜志的征訂、統(tǒng)計(jì)匯總和檢索。

5.學(xué)校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)

財(cái)務(wù)管理是學(xué)校管理的重要任務(wù)之一,它直接關(guān)系到執(zhí)行國(guó)家的財(cái)經(jīng)政策和紀(jì)律、合理使用資金、充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益,更好地為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。

財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)通常包括以下四個(gè)子系統(tǒng):計(jì)劃、預(yù)算管理子系統(tǒng),根據(jù)事業(yè)計(jì)劃需要,對(duì)未來(lái)年度的資金進(jìn)行籌集與分配處理;會(huì)計(jì)核算子系統(tǒng),主要進(jìn)行各種財(cái)務(wù)憑證和賬務(wù)的處理、核算,打印科目匯總表和匯總平衡表等各類報(bào)表,實(shí)現(xiàn)預(yù)算和計(jì)劃執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)和跟蹤;工資核算子系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)工資結(jié)算、分部門匯總、打印工資發(fā)放表冊(cè)、錢幣面值統(tǒng)計(jì)等功能;財(cái)務(wù)分析子系統(tǒng),對(duì)財(cái)務(wù)計(jì)劃和預(yù)算的執(zhí)行狀況進(jìn)行分析并作出決算,以此總結(jié)和考核學(xué)校各方面經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的效果與存在的問(wèn)題。

6.其它事務(wù)管理系統(tǒng)

在學(xué)校管理中,除了上述六個(gè)方面的信息管理以外,通常還應(yīng)建立以下幾個(gè)方面的事務(wù)管理信息系統(tǒng):

體育、衛(wèi)生管理:主要包括全校體育基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、學(xué)生體育達(dá)標(biāo)情況、田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)等的管理,以及教職工和學(xué)生的健康檔案管理。

學(xué)校基建管理:對(duì)學(xué)校房屋、場(chǎng)所及其設(shè)施的新建、擴(kuò)建和改造等基建項(xiàng)目的定額、預(yù)算和決算等事務(wù)進(jìn)行管理。

科研管理:包括學(xué)?？蒲许?xiàng)目的計(jì)劃、科研經(jīng)費(fèi)的使用情況、科研成果登錄和評(píng)估,以及技術(shù)市場(chǎng)和科技服務(wù)等方面的管理。

校辦企業(yè)管理:對(duì)校辦工廠、服務(wù)公司的生活、經(jīng)營(yíng)、銷售等事務(wù)進(jìn)行輔助管理。

學(xué)校財(cái)產(chǎn)管理系統(tǒng):學(xué)校財(cái)產(chǎn)就是學(xué)校的設(shè)備物資,這里所說(shuō)的財(cái)產(chǎn)管理主要由儀器設(shè)備管理和學(xué)校固定資產(chǎn)管理兩個(gè)子系統(tǒng)組成。前者包括實(shí)驗(yàn)室及信息技術(shù)所用的教學(xué)儀器、設(shè)備的管理;后者則指除此以外的教學(xué)、辦公用房、各類家俱及其它固定資產(chǎn)的管理。本系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)上述財(cái)產(chǎn)的登錄,對(duì)使用、維護(hù)、更新改造和報(bào)廢情況的記錄。檢索查詢以及統(tǒng)計(jì)匯總功能。

三、學(xué)校管理人員的信息技術(shù)素質(zhì)

1、轉(zhuǎn)變學(xué)校管理觀念

教育現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是教育觀念的現(xiàn)代化。在人類即將步入信息時(shí)代之即。學(xué)校管理人員一要樹立信息觀。重視信息在學(xué)校管理中的運(yùn)用,不斷研究學(xué)校中的各種信息,講究信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性、充分依靠信息技術(shù)手段獲取教育信息。二要樹立現(xiàn)代教育觀。學(xué)校教育是社會(huì)這個(gè)大系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng),在學(xué)校管理中,既要重視學(xué)生在學(xué)校的信息管理,也要重視學(xué)生在社會(huì)、家庭以及自我教育信息的管理。三要樹立現(xiàn)代學(xué)校觀。信息技術(shù)在學(xué)校教育中的運(yùn)用,使得學(xué)校內(nèi)