試談建立業(yè)務關系

第一章建立業(yè)務關系進出口業(yè)務英語函電，包括信函、電報、電傳、傳真及電子郵件，是當今國際間貨物買賣磋商的主要載體。其目的是為了有效傳遞商務信息。合格的函電應該語言簡潔、結構明確。一筆具體交易往往始于出口商主動向潛在客戶發(fā)函建立業(yè)務關系。從標準規(guī)范的角度而言，一封標準的函電應包括：一、客戶信息的獲?。和ㄟ^駐外使館、商會、商務辦事處、銀行、第三方公司的介紹或網絡、展覽會獲取進口商的基本信息。建立國外客戶關系，一般可通過以下渠道：1.自我介紹。通過查閱國外出版的企業(yè)名錄、報刊雜志的廣告、以函電或發(fā)送資料的方式，自我介紹建立關系；2.請國外銀行介紹客戶；3.請國內外的貿易促進機構或友好協會介紹關系，如我國的貿促會也辦理介紹客戶的業(yè)務；中國國際貿易促進委員會簡稱中國貿促會，英文名稱為：ChinaCouncilforthePromotionofInternationalTrade,英文縮寫為CCPIT。經中國政府批準，中國貿促會1988年6月組建了中國國際商會（ChinaChamberofInternationalCommerce，英文縮寫為CCOIC）。4.請我駐外使館商務處或外國駐華使館介紹合作對象。一般講我駐外使館對當地主要廠商的經營范圍、能力和資信較為熟悉了解；5.通過參加國內外展覽會、交易會建立關系。這類活動的優(yōu)點是能和客戶直接見面，聯系的范圍廣；6.利用國內外的專業(yè)咨詢公司介紹客戶。國內外都有許多專業(yè)咨詢公司接受委托代辦介紹客戶，他們的業(yè)務關系中有許多具有一定影響、專業(yè)經驗和能力的各種類型的客戶，請他們介紹客戶，一般效果較好。二、至函目的一般而言，主要是為了擴大交易地區(qū)及對象、建立長期業(yè)務關系、拓寬產品銷路。三、公司介紹公司介紹應包括公司的性質、業(yè)務范圍、宗旨、公司的相對優(yōu)勢等基本情況。例如，貿易經驗豐富、供貨渠道穩(wěn)定、有廣泛的銷售網等。四、產品介紹在明確對方需求時，可以針對特定產品進行具體的推薦性介紹。否則，可以介紹公司經營產品的整體情況，如質量標準、價格水平、市場銷售情況、公司資信等。此外，可以附上產品目錄、報價單或另寄樣品供對方參考也是公司經常采用的做法。五、激勵性結尾在函電的結尾地方，為了讓對方給予回應或勸說對方立即采取行動，一般應采用激勵性結尾。六、函電撰寫中應注意的地方1.在函電撰寫中為使得進口商感到親切自然，一般首先簡單介紹以下你獲取對方信息的渠道，但表達應簡明扼要。2.闡述您來函的目的，表達你希望建立長期業(yè)務關系的意向。3.重點詳細介紹公司與產品狀況，以贏得對方的信賴，爭取業(yè)務關系的成功建立。公司介紹中應包括公司性質、業(yè)務范圍、宗旨等基本情況及公司具有的獨家優(yōu)勢。產品介紹中，如果已明確對方的需求，可重點介紹某系列或種類產品，做到有的放矢，在不明確對方需求的情況下，對可對公司的產品整體情況進行介紹。在適當時候，可寄給對方目錄單、報價格單等詳細資料。4.一封出色的函電，激勵性結尾也是不可少的?？傮w來看，在撰寫業(yè)務建立函電中，一般遵循“信息來源至函目的公司和產品介紹”的書寫思路。建立貿易關系的信函一般應包含以下內容：（1）

告訴對方我方如何獲悉對方的經營范圍和地址；（2）

表示我方有與對方建立業(yè)務關系、與對方合作的強烈愿望；（3）

介紹本公司或企業(yè)的性質、基本業(yè)務情況、經營商品的范圍；（4）

說明希望推銷和希望購買什么樣的產品；（5）

必要時可向對方提供資信證明人，以便對方了解我方的資信情況；（6）

附寄公司簡介、商品目錄、價目表和小冊子等，以便對方全面了解我方信息。假如我方收到類似的國外來信，應及時禮貌地按對方的要求答復。即使不能滿足對方的要求，也應及時答復，婉言說明原因，為以后可能的交易留下余地。Letter1DearSir:

OntherecommendationofyourChamberofCommerce,wehavelearnedwithpleasurethenameandaddressofyourfirm.WewishtoinformyouthatwespecializeintheexportofChinesetextilesandshallbegladtoenterintobusinessrelationswithyouonthebasisofequalityandmutualbenefit.Togiveyouageneralideaofourproducts,wearesendingyouunderseparatecoveracataloguetogetherwitharangeofpamphletsforyourreference.

Pleaseletushaveyourspecificenquiryifyouareinterestedinanyoftheitemslistedinthecatalogue.Weshallmakeofferspromptly.

Welookforwardtoyourearlyreply.

Yoursfaithfully,先生：經你方商會介紹，我方欣悉貴公司的名稱和地址。我公司專營中國紡織品出口，很樂意在平等互利的基礎上與貴公司建立業(yè)務關系。為使貴方對我方產品有全面的了解，我方另函寄去一本目錄冊及一套小冊子，供參考。如對目錄中所列之商品感興趣，請具體詢價，我方將立即報價。望盡快答復。Letter2DearSirs,

YournameandaddresshavebeenrecommendedtousbytheCommercialCounselor’sOfficeofourEmbassyinyourcountryastheleadingimporteroflightindustrialproductsinyourcountry.Wenowavailourselvesofthisopportunitytowritetoyouandseeifwecanestablishbusinessrelationswithyou.

Ourcorporationisestablishedforthepurposeofimportingandexportingaswellasotheractivitiesinconnectionwithforeigntrade.Weareactiveinthetradeandfinancialcirclesofvariouscountriesanddistricts.Wearestrivingtoexpandeconomiccooperationandexchangeoftechnologywithforeigncountries,andwillutilizecommonandreasonableinternationalpracticesinaflexibleway.

Toacquaintyouwithlightindustrialproductswehandle,weareairmailingyouunderseparatecoveracopyofourlatestcommoditylistforyourreference.Ifyoufindanyoftheseitemsinteresting,pleaseletusknowassoonaspossible.Weshallbegladtosendyouquotationsandsamplesonreceiptofyourspecificenquiries.

Welookforwardtoreceivingyourearlyreply.Yoursfaithfully,從我國駐貴國大使館商務參贊處獲悉你方公司名稱和地址,并了解你們是貴國經營輕工業(yè)品的大進口商.現借此機會與你們通信,想了解你我之間是否能建立業(yè)務關系.

本公司是以經營進出口業(yè)務以及對外貿易有關的活動為宗旨而建立的.我們致力于各國和各地區(qū)的貿易和金融界的商業(yè)往來.我們將努力與各國擴大經濟合作和技術交流,靈活運用通常而合理的國際慣例.

為使你公司了解我公司經營的輕工業(yè),將另封航寄最近的商品清單一份,以供參考.如果你們對任何商品感興趣,請盡快告知我方.一收到你方具體詢價,我方將寄上報價單和樣品.

我們期待你方早日答復.Letter3

DearSirs,

WeoweyournameandaddresstotheBankofChina,NewYorkBranch,whichtoldusthatyouspecializeintheexportofChinesetextilesandcottonpiecegoods.

Ourcompanyimportsgeneralmerchandise.Wehavebeeninbusinesssince1949,andthereforehavewideexperienceinallthelineswehandle.NowweareinthemarketforPrintedShirtingfromyourcountry.

Ifyoucanassureusofworkableprice,excellentqualityandpromptdelivery,weshallbeabletodealinthesegoodsonasubstantialscale.

OurbankersareChaseManhattanBankandtheHongKong&ShanghaiBankingCorporationofHongKong.Theycanprovideyouinformationaboutourbusinessandfinances.

Wewouldhighlyappreciateitifyouwouldsendusbyairmailcatalogues,samplebooksandallnecessaryinformationregardingPrintedShirting,soastoacquaintuswiththematerialandworkmanshipofyoursupplies.

Weawaityourearlyreply.

承蒙中國銀行紐約