前臺(tái)接待管理

一、接待主管崗位職責(zé)職責(zé)1制定職責(zé)1制定前臺(tái)接待工作年度計(jì)劃，報(bào)行政部經(jīng)理審批職責(zé)3對(duì)前臺(tái)接待專員進(jìn)行有效的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其業(yè)務(wù)水平和服務(wù)素質(zhì)職責(zé)4協(xié)助前臺(tái)接待專員做好重要客人的接待工作及重要留言的落實(shí)情況職責(zé)5主持前臺(tái)班次全面工作，創(chuàng)造和諧的工作氣氛，減少工作環(huán)境中的磨擦職責(zé)6參加行政例會(huì)，及時(shí)了解員工的思想動(dòng)態(tài)及困難，及時(shí)采取解決措施職責(zé)7受理直接下級(jí)上報(bào)的合理化建議，并按照公司相關(guān)規(guī)定程序處理職責(zé)8與公司各職能部門的協(xié)調(diào)及聯(lián)系，協(xié)助組織公司的文化活動(dòng)等職責(zé)9督導(dǎo)迎送工作，檢查前臺(tái)接待專員的儀表儀容、勞動(dòng)紀(jì)律、禮儀及工作效率職責(zé)10負(fù)責(zé)向行政經(jīng)理提請(qǐng)對(duì)前臺(tái)接待專員績效考核的建議并協(xié)助實(shí)施考核職責(zé)11負(fù)責(zé)檢查、監(jiān)督前臺(tái)辦公區(qū)域內(nèi)的安全、清潔和消防工作職責(zé)2協(xié)助制定前臺(tái)接待處的崗位責(zé)任、操作規(guī)程及各項(xiàng)規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行職責(zé)12正確傳達(dá)上級(jí)指示，及時(shí)對(duì)下級(jí)工作中的爭議做出裁決職責(zé)13協(xié)助公關(guān)事務(wù)主管、行政經(jīng)理處理各種社會(huì)公共關(guān)系職責(zé)14負(fù)責(zé)前臺(tái)接待突發(fā)事件及公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事件的處理二、接待專員崗位職責(zé)職責(zé)1服從前臺(tái)接待主管的領(lǐng)導(dǎo)，按規(guī)定的程序與標(biāo)準(zhǔn)向客人職責(zé)1服從前臺(tái)接待主管的領(lǐng)導(dǎo)，按規(guī)定的程序與標(biāo)準(zhǔn)向客人提供一流的接待服務(wù)職責(zé)3熟練掌握公司概況，能夠回答客人提出的一般性問題，提供常規(guī)的非保密信息職責(zé)4負(fù)責(zé)、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔職責(zé)5負(fù)責(zé)公司文件、通知的分發(fā)，做好分發(fā)記錄并保存職責(zé)6配合接待主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字工作職責(zé)7職責(zé)8維護(hù)前臺(tái)區(qū)域內(nèi)的整潔，進(jìn)行該區(qū)域內(nèi)的報(bào)刊雜志、盆景植物的日常維護(hù)和保養(yǎng)職責(zé)9執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡職責(zé)10負(fù)責(zé)員工出差預(yù)訂機(jī)票、火車票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記職責(zé)11對(duì)工作中出現(xiàn)的各種問題及時(shí)匯報(bào)，提出工作改進(jìn)意見職責(zé)2負(fù)責(zé)訪客、來賓的登記、接待、引見，對(duì)無關(guān)人員應(yīng)阻擋在外或協(xié)助保安處理職責(zé)12完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他或臨時(shí)工作三、客人來訪登記表1．公司前臺(tái)來訪客人登記表年月日趁序號(hào)開姓名屠所在鼻單位奇來訪促人數(shù)荷是否范預(yù)約徒被訪翅人阻事由茂時(shí)間貪備注普姓名血部門鍛到達(dá)平離開慚1柜2采32．前臺(tái)接待來訪記錄表慧來訪酒人攔姓羽名卵來訪懲人趙單凡位祥來訪團(tuán)時(shí)間愁接待頂人掠

賺接待直內(nèi)容劫簡況殿處理毒意見跪：園處理摩結(jié)果膛：3．物業(yè)公司前臺(tái)來客登記表年月日番序號(hào)級(jí)姓名田所在恨單位肝來訪渡人數(shù)公聯(lián)系慕方式忠是否沿預(yù)約戚被訪纏單位紗及哨被訪奧人姓番名歉來訪把事由莖時(shí)間遙備注境進(jìn)入括離開改1詢2倆3樹..瓶.四、前臺(tái)接待日志表滴日期季年裙月脊倉日沾記錄定人執(zhí)考嚷勤惠記商錄掛姓名首簽到粒時(shí)間倡姓名箭簽到旋時(shí)間散收發(fā)撿記錄獨(dú)接待報(bào)記錄島沾記錄信備注近五述、函茫件收頸發(fā)登姜記表無信函帖與快琴件簽壓收登編記表域日期北來件貍單位苗編號(hào)往數(shù)量毒密（動(dòng)速）粱級(jí)摟接受佩部門獎(jiǎng)簽收揪人（霸簽字默）遷編制騎：何浪滲暈絕零柴釣撐撐膝召非智匙筋紀(jì)枝級(jí)州資糕枝膠極填表鐵人：澤信函孩與快榮件寄留送登銅記表漫日期牢送寄秒部門聾編號(hào)艇數(shù)量惑密（防速）傲級(jí)巖送達(dá)逐單位懸接收災(zāi)人更送寄雷人（謠簽字喪）鍵編制狼：父先搭廢米粱層報(bào)蘭橫艇營命雨之至版踢緞?wù)A填施表人渡：雀六適、車前臺(tái)嗓接待假管理繼流程勾1．掃預(yù)約痛客人醒來訪宏接待位工作慣流程①①整理當(dāng)天預(yù)約記錄告知來訪者情況開始結(jié)束前臺(tái)接待主管前臺(tái)接待專員客人各職能部門②確認(rèn)與提醒訪問事宜來訪③來訪登記④通知被訪者客人等待接待來訪客人⑤確認(rèn)來訪告知相關(guān)事宜準(zhǔn)備接待來訪客人⑥引領(lǐng)會(huì)見配合送走客戶⑦來訪信息錄入，記錄匯總審核⑧存檔擺2標(biāo)．鐮來電臂轉(zhuǎn)接外流程開始撥通結(jié)束前臺(tái)接待專員外部單位人員各部門或員工①聽到鈴響②拿起話筒接聽③傾聽來電事由明確被訪人在否④處理范圍內(nèi)范圍外⑤開始撥通結(jié)束前臺(tái)接待專員外部單位人員各部門或員工①聽到鈴響②拿起話筒接聽③傾聽來電事由明確被訪人在否④處理范圍內(nèi)范圍外⑤轉(zhuǎn)接接電在單位不在⑥告知情況⑦留言記錄丟1．含信函獵收發(fā)治工作鮮流程開始開始①接收信函審核②登記審核③分信接收⑤回信⑥寄信結(jié)束有無④拆信⑦登記信息是否有明確收信人行政部經(jīng)理前臺(tái)接待專員各職能部門楊2．爺接收巨信函明、快貴件工捷作流粉程各職能部門前臺(tái)接待專員前臺(tái)接待主管外部單位各職能部門前臺(tái)接待專員前臺(tái)接待主管外部單位開始開始②登記③篩選④分送結(jié)束發(fā)來信函、文件①簽收接收⑤記錄存檔籃3爛．練寄送胸信函效、快施件尼工作科流程開始開始③登記④聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位處理發(fā)送結(jié)束前臺(tái)接待主管前臺(tái)接待專員各職能部門外部單位①交待寄送信函、文件事宜②簽收⑤接到服務(wù)要求尋4．鑄男發(fā)文饑工作迎流程開始開始①提出申請(qǐng)審批結(jié)束②登記③發(fā)④原件存檔填寫申請(qǐng)表行政部經(jīng)理前臺(tái)接待專員員工澤5．猾即收文駁工作沫流程開始開始①收文簽收結(jié)束②登記③復(fù)?、蒉D(zhuǎn)交文件④存檔接收行政部經(jīng)理前臺(tái)接待專員各部門或員工投6．怕收文謙背簽童流程開始開始①遞交文件結(jié)束②簽字審核③轉(zhuǎn)交④存檔總經(jīng)理前臺(tái)接待專員各部門或員工咬八、顛前臺(tái)