地鐵公司收發(fā)文管理制度

地鐵公司收發(fā)文管理制度一、制度目的為規(guī)范地鐵公司的收發(fā)文流程，加強(qiáng)信息管理，提高工作效率和文件安全性，制定本管理制度。二、制度適用范圍適用于所有地鐵公司內(nèi)的收發(fā)文管理人員。三、文件定義正式文件：經(jīng)過審核、簽署或認(rèn)證后，具有法律效力或行政效力，且具有完整名稱及有效期的正式文檔。辦公文件：不具備法律效力或行政效力，用于辦公事務(wù)的文件。四、收文管理1.收文方式內(nèi)部收文：公司內(nèi)部郵件、人員送交等方式。外部收文：來函郵寄、專人送達(dá)等方式。2.收文登記單位內(nèi)部來文，由收文人員進(jìn)行登記并分派審批、處理等流程。外部來文，由收文人員簽收，并在收文登記簿上進(jìn)行登記，注明來文日期、來文編號、來文單位和內(nèi)容要點(diǎn)等信息。3.收文處理根據(jù)來文內(nèi)容及辦理要求依次交辦、審批。對于需要回復(fù)的文件，由辦文員進(jìn)行回復(fù)處理并在收文登記簿上登記回復(fù)內(nèi)容及日期等信息。4.收文歸檔對不同類型的文件歸檔，如會議紀(jì)要、通知、文件、合同等分別歸檔。歸檔人員應(yīng)對文件進(jìn)行分類，編號并登記歸檔目錄，以便于查找、維護(hù)和申請使用。五、發(fā)文管理1.發(fā)文審批發(fā)文前須經(jīng)過審批程序，提交公文管理系統(tǒng)或企業(yè)內(nèi)部協(xié)同辦公平臺等項(xiàng)目管理軟件。審批通過后，方可進(jìn)行公文編號、簽發(fā)和發(fā)文等后續(xù)流程。2.發(fā)文登記發(fā)文人員應(yīng)在公文管理系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺上進(jìn)行發(fā)文登記，記錄發(fā)文日期、編號、密級、發(fā)文類型、主題、發(fā)文單位、收件人及內(nèi)容要點(diǎn)等主要信息。登記后，發(fā)文人員應(yīng)注意公文的簽發(fā)、裝訂和封存等環(huán)節(jié)，確保公文的有效性和安全性。3.發(fā)文后續(xù)處理發(fā)文后續(xù)處理主要包括領(lǐng)導(dǎo)閱示、文件傳閱、公文答復(fù)、催辦等流程。如有需要，可在公文管理系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺上進(jìn)行處理，并及時記錄相關(guān)信息。六、文件保密文件密級分類：絕密、機(jī)密、秘密和一般四級，根據(jù)涉密程度進(jìn)行分類。根據(jù)文件密級，選擇適當(dāng)?shù)谋Ｃ艽胧缭诒Ｃ芊秶鷥?nèi)閱讀、適當(dāng)分級儲存、合理銷毀等。七、文件儲存與歸檔建立合理、規(guī)范的文件管理制度，包括文件命名、文件分類、文件歸檔等。電子文件、紙質(zhì)文件分別采用不同的儲存方式，保證文件完整性和安全性。八、文件查詢與借閱文件查詢：本單位內(nèi)部文件查詢，應(yīng)在公文管理系統(tǒng)或協(xié)同辦公平臺等系統(tǒng)進(jìn)行查詢。文件借閱：借閱人應(yīng)簽署相關(guān)借閱單據(jù)進(jìn)行借閱，保證文件歸檔順序。借閱時間不宜過長，歸還時應(yīng)仔細(xì)核對，尤其是機(jī)密、秘密文件。九、文件銷毀根據(jù)文件保存年限以及文件存儲形式的不同，采取不同的銷毀方式。定期進(jìn)行合理銷毀，完全消除泄密風(fēng)險。十、附則本制度的制定、修改及解釋