淺論小型民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部控制

淺論小型民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部控制

論文摘要：內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理架構(gòu)的核心內(nèi)容，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的制度保證。小型民營(yíng)企業(yè)不具備良好的內(nèi)部控制環(huán)境，但可以根據(jù)管理特點(diǎn)結(jié)合內(nèi)部控制理論建立可行的控制辦法，從經(jīng)濟(jì)性、實(shí)用性出發(fā)，注重實(shí)際運(yùn)作控制，制定出小型民企的內(nèi)部控制思路，重點(diǎn)從授權(quán)批準(zhǔn)、崗位、會(huì)計(jì)系統(tǒng)和實(shí)物等幾方面進(jìn)行控制。

1內(nèi)部控制理論簡(jiǎn)述

內(nèi)部控制及方法

控制環(huán)境

控制環(huán)境規(guī)定單位的紀(jì)律與架構(gòu)，影響經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)的制定，塑造單位文化氛圍并影響員工的控制意識(shí)，是其他內(nèi)部控制組成要素的基礎(chǔ)。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是指分析和辨認(rèn)實(shí)現(xiàn)有關(guān)目標(biāo)可能發(fā)生的負(fù)面風(fēng)險(xiǎn)，以便形成確定應(yīng)該如何對(duì)它們進(jìn)行管理的依據(jù)。

控制活動(dòng)

控制活動(dòng)是指單位管理層制訂和實(shí)施政策與程序，以幫助管理層所選擇的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施得以有效實(shí)施。常見(jiàn)的控制活動(dòng)有：授權(quán)批準(zhǔn)、實(shí)物控制、職責(zé)分離、預(yù)算控制、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、信息系統(tǒng)控制等。

信息與溝通

信息與溝通是指單位為了提高管理效能、促進(jìn)員工全面正確履行職責(zé)而搜集、識(shí)別、交流各種內(nèi)部和外部信息。信息與溝通的主要環(huán)節(jié)有：確認(rèn)、計(jì)量、記錄有效的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；在財(cái)務(wù)報(bào)告中恰當(dāng)揭示財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量；保證管理層與單位內(nèi)部、外部的順暢溝通，包括與利益相關(guān)者、監(jiān)管部門、注冊(cè)會(huì)計(jì)師、供應(yīng)商等的溝通。信息與溝通的方式是靈活多樣的，但無(wú)論哪種方式，都應(yīng)當(dāng)保證信息的真實(shí)性、及時(shí)性和有用性。

監(jiān)控

監(jiān)控是指由適當(dāng)?shù)娜藛T評(píng)估內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和監(jiān)控內(nèi)部控制運(yùn)行情況的過(guò)程。監(jiān)控活動(dòng)包括持續(xù)監(jiān)督、個(gè)別評(píng)估或者兩者有機(jī)結(jié)合。監(jiān)控情況應(yīng)當(dāng)形成書面報(bào)告，并在報(bào)告中揭示內(nèi)部控制的重要缺陷。監(jiān)控報(bào)告應(yīng)當(dāng)有暢通的報(bào)告渠道，確保發(fā)現(xiàn)的重要問(wèn)題能送達(dá)最高管理層；同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立內(nèi)部控制缺陷糾正、改進(jìn)機(jī)制，充分發(fā)揮監(jiān)控效力。

內(nèi)部控制方法

職責(zé)分工控制

職責(zé)分工控制一般包括不相容職務(wù)分離控制和關(guān)鍵崗位輪換控制。

不相容職務(wù)主要包括：授權(quán)批準(zhǔn)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與會(huì)計(jì)記錄、會(huì)計(jì)記錄與財(cái)產(chǎn)保管、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查、授權(quán)批準(zhǔn)與監(jiān)督檢查等。單位在設(shè)計(jì)、建立內(nèi)部控制制度時(shí)，首先應(yīng)確定哪些崗位和職務(wù)是不相容的；其次要明確規(guī)定各個(gè)機(jī)構(gòu)和崗位的職責(zé)權(quán)限，使不相容崗位和職務(wù)之間能夠相互監(jiān)督、相互制約，形成有效的制衡機(jī)制。

關(guān)鍵崗位輪換控制是指結(jié)合崗位特點(diǎn)和重要程度，明確財(cái)會(huì)等關(guān)鍵崗位員工輪崗的期限和要求，建立規(guī)范的崗位輪換制度，對(duì)關(guān)鍵崗位員工，可以實(shí)行強(qiáng)制休假制度等。

授權(quán)批準(zhǔn)控制

授權(quán)批準(zhǔn)是指單位在辦理各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)過(guò)規(guī)定程序的授權(quán)批準(zhǔn)。授權(quán)批準(zhǔn)形式通常有常規(guī)性授權(quán)和臨時(shí)性授權(quán)之分。單位必須建立授權(quán)批準(zhǔn)體系，明確：授權(quán)批準(zhǔn)的范圍；授權(quán)批準(zhǔn)的層次；授權(quán)批準(zhǔn)的程序；授權(quán)批準(zhǔn)的責(zé)任。

會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制主要是通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)主體所發(fā)生的各項(xiàng)能用貨幣計(jì)量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄、歸集、分類、編報(bào)等而進(jìn)行的控制。

其內(nèi)容主要包括：建立會(huì)計(jì)工作的崗位責(zé)任制，對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行科學(xué)合理的分工，使之相互監(jiān)督和制約；按照規(guī)定取得和填制原始憑證；設(shè)計(jì)良好的憑證格式；對(duì)憑證進(jìn)行連續(xù)編號(hào)；規(guī)定合理的憑證傳遞程序；明確憑證的裝訂和保管手續(xù)責(zé)任；合理設(shè)置賬戶，登記會(huì)計(jì)賬簿，進(jìn)行復(fù)式記賬；按照《會(huì)計(jì)法》和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的要求編制、報(bào)送、保管財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。

預(yù)算控制

預(yù)算控制的內(nèi)容涵蓋了單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程，單位通過(guò)預(yù)算的編制和檢查預(yù)算的執(zhí)行情況，可以比較、分析內(nèi)部各單位未完成預(yù)算的原因，并對(duì)未完成預(yù)算的不良后果采取改進(jìn)措施，確保各項(xiàng)預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。在實(shí)際工作中，預(yù)算編制不論采用自上而下或自下而上的方法，其決策權(quán)都應(yīng)落實(shí)在內(nèi)部管理的最高層，由這一權(quán)威層次進(jìn)行決策、指揮和協(xié)調(diào)。預(yù)算確定后由各預(yù)算單位組織實(shí)施，并輔之以對(duì)等的權(quán)、責(zé)、利關(guān)系，由內(nèi)部審計(jì)部門等負(fù)責(zé)監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行。

預(yù)算控制的主要環(huán)節(jié)有：確定預(yù)算的項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)和程序；編制和審定預(yù)算；預(yù)算指標(biāo)的下達(dá)和責(zé)任人的落實(shí)；預(yù)算執(zhí)行的授權(quán)；預(yù)算執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)控；預(yù)算差異的分析和調(diào)整；預(yù)算業(yè)績(jī)的考核和獎(jiǎng)懲。

財(cái)產(chǎn)保全控制

財(cái)產(chǎn)保全控制主要包括：限制接近；定期盤點(diǎn)；記錄保護(hù)；財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)。

內(nèi)部報(bào)告控制

電子信息技術(shù)控制

電子信息技術(shù)控制的內(nèi)容包括兩個(gè)方面：一是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制手段的電子信息化。二是對(duì)電子信息系統(tǒng)的控制。

此外，常用的控制方法還有：經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析控制、績(jī)效考評(píng)控制、內(nèi)部審計(jì)控制、組織規(guī)劃控制、人員素質(zhì)控制等。

2小型民營(yíng)企業(yè)特點(diǎn)及對(duì)內(nèi)部控制的影響

這里的小型民營(yíng)企業(yè)泛指在其所處行業(yè)中規(guī)模小、沒(méi)有影響力、尚處于起步或成長(zhǎng)階段的由老板自己管理的私人企業(yè)。

對(duì)于小型民企來(lái)說(shuō)，老板對(duì)企業(yè)有著巨大的影響力。這種小型民企的領(lǐng)導(dǎo)核心一般是創(chuàng)業(yè)者，即老板。老板的動(dòng)機(jī)與素質(zhì)基本上決定了企業(yè)的方向、目標(biāo)和實(shí)施能力，老板的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格往往決定了管理者的管理風(fēng)格和員工的行為風(fēng)格。這樣的小型民營(yíng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)者也是所有者，經(jīng)營(yíng)者只對(duì)自己負(fù)責(zé)，一切由自己說(shuō)了算。所以從這樣的特點(diǎn)看，小型民企所處的內(nèi)部控制環(huán)境較差，難以建立、實(shí)施嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。

小型民企規(guī)模不大，組織結(jié)構(gòu)相對(duì)簡(jiǎn)單，各種制度和流程不像大企業(yè)那樣齊備、規(guī)范，而且結(jié)構(gòu)、制度、流程等處于動(dòng)態(tài)、快速的變動(dòng)之中。面對(duì)強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，小企業(yè)最大的優(yōu)勢(shì)在于靈活性、速度以及應(yīng)變能力。由于制度、組織結(jié)構(gòu)等不健全且多變，所以無(wú)法組織有效的預(yù)算控制，使得預(yù)算管理在內(nèi)部控制方面的優(yōu)勢(shì)不能發(fā)揮。

小型民企人員少，管理架構(gòu)扁平，內(nèi)部崗位的設(shè)置和職責(zé)劃分常常交叉重疊，一人多崗的現(xiàn)象很普遍。另外公司員工之間一般可以便捷地面對(duì)面進(jìn)行溝通。由于溝通的直接性，加之創(chuàng)業(yè)者以及骨干員工多半有血緣、鄉(xiāng)緣、學(xué)緣等關(guān)系，企業(yè)往往有濃厚的“家”的色彩，情感性因素較多，人情味較重，組織更多地是靠“人”來(lái)維系，而理性的味道淡一些。即“人治”多于“法制”，所以對(duì)人的控制，對(duì)小型民企的內(nèi)部控制活動(dòng)來(lái)說(shuō)是非常的重要和關(guān)鍵。如果搞得好，可以大大節(jié)約制度成本，提高辦事效率。

3小型民營(yíng)企業(yè)內(nèi)部控制的方法

從小型民企的特點(diǎn)看，是基本達(dá)不到內(nèi)部控制的有關(guān)理論和方法所要求的條件的。那是不是說(shuō)就不要進(jìn)行內(nèi)部控制了呢？實(shí)際上私企老板是很渴望有一套有效的內(nèi)部控制辦法的。對(duì)于小型民企的內(nèi)部控制，我們應(yīng)該從老板的角度來(lái)理解，他主要希望有一套辦法來(lái)首先保障公司資產(chǎn)安全，公司的各項(xiàng)收支清楚合理，并力求高效率、低成本辦事，追求公司利潤(rùn)最大化的同時(shí)控制好經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

所以，我們可以運(yùn)用內(nèi)部控制理論和方法，根據(jù)小型民企自身的特點(diǎn)和經(jīng)營(yíng)管理的需要，避繁就簡(jiǎn)、避虛務(wù)實(shí)，從經(jīng)濟(jì)性、實(shí)用性出發(fā)，注重實(shí)際運(yùn)作控制，制定出小型民企的內(nèi)部控制思路。重點(diǎn)從授權(quán)批準(zhǔn)、崗位、會(huì)計(jì)系統(tǒng)和財(cái)產(chǎn)保全等幾方面進(jìn)行控制。

1）崗位(人員)控制。家族企業(yè)中的用人政策常常招致非議，但事實(shí)上它是一把雙刃劍。關(guān)鍵看老板如何選人、用人。對(duì)關(guān)鍵崗位如技術(shù)、銷售、財(cái)務(wù)等崗位任用知根知底的人員，一般可以選擇有血緣、鄉(xiāng)緣、學(xué)緣等關(guān)系的人員，理想情況是德才兼?zhèn)洌欢ㄒ缘聻橄?。如果其素質(zhì)達(dá)不到，可以給予一定時(shí)間予以培養(yǎng)，關(guān)鍵是其思想要正，也要有一定的文化基礎(chǔ)。這樣的人老板很放心，不怕員工故意傷害公司，即使有點(diǎn)問(wèn)題也不怕找不到人。從而老板可以將精力集中在公司正常經(jīng)營(yíng)上，而不是耗在如何提防員工的事情上。同時(shí)還可節(jié)省去建立、實(shí)施嚴(yán)格的控制制度的成本，提高辦事效率。但需要注意的是：一是要根據(jù)個(gè)人的能力恰當(dāng)安排工作，二是待遇方面應(yīng)至少在公司所處區(qū)域內(nèi)要有競(jìng)爭(zhēng)力。通過(guò)血緣、鄉(xiāng)緣、學(xué)緣等關(guān)系或以上關(guān)系的關(guān)系一般是能夠找到滿意的員工的。比如我公司是一家較小規(guī)模的民營(yíng)房地產(chǎn)企業(yè)，公司有兩位老板，負(fù)責(zé)銷售的是其中一位老板和另一位老板的姐姐，負(fù)責(zé)工程的是老板的朋友，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的是老板同學(xué)的朋友，出納則分別是老板表妹、老板夫人和其哥哥。其他崗位人員也有不少是或親或友的關(guān)系。公司經(jīng)營(yíng)近10年了，一直比較平穩(wěn)的發(fā)展，沒(méi)有出現(xiàn)比較大的問(wèn)題，特別是內(nèi)部矛盾和經(jīng)濟(jì)問(wèn)題，這與公司人員的組成很有關(guān)系。

審批控制或稱授權(quán)批準(zhǔn)控制。如果說(shuō)人員的選擇允許出現(xiàn)一定的失誤，則審批控制是最關(guān)鍵、最重要的環(huán)節(jié)，一定不能亂。在小型民企，由于企業(yè)小，老板一般有能力掌控公司的重要開(kāi)支。所以，審批控制主要就是所有重要的、金額比較大的合同和資金支付都必須經(jīng)老板本人審批。合同或類似合同的簽定必須經(jīng)老板同意或授權(quán)，重要合同必須由老板親自參與，各項(xiàng)支出必須履行審批手續(xù)，最終由老板本人或其授權(quán)的人簽字。在支出金額的簽字權(quán)上，一般不予放權(quán)為好，哪怕是幾百元。因?yàn)閳?bào)銷人會(huì)鉆空子的，雖然這樣對(duì)企業(yè)盈利一般不會(huì)有大的影響，但關(guān)鍵是很可能會(huì)形成一種不良風(fēng)氣，如果逐漸蔓延，對(duì)企業(yè)就可能帶來(lái)致命的打擊。要把企業(yè)的大的、重要的情況掌控好，要求企業(yè)老板本人必須對(duì)產(chǎn)品原材料市場(chǎng)或人工費(fèi)等行情有清楚的了解，或有辦法不至于被對(duì)方或自己的員工欺騙。

會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。小型民企對(duì)會(huì)計(jì)的作用一般不予重視，認(rèn)為只是記記帳而已。其實(shí)，會(huì)計(jì)控制是企業(yè)內(nèi)部控制至關(guān)重要的內(nèi)容和組成部分。尤其在沒(méi)有良好內(nèi)部控制環(huán)境的小企業(yè)，更應(yīng)該加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的作用。一個(gè)相對(duì)正規(guī)，能真實(shí)、準(zhǔn)