儀器設(shè)備檔案歸檔說(shuō)明及移交清單

儀器設(shè)備檔案歸檔說(shuō)明及移交清單根據(jù)學(xué)?！秲x器設(shè)備驗(yàn)收管理辦法》（校資字[2017]7號(hào)）和《儀器設(shè)備檔案管理辦法》（校檔字[2008]3號(hào)）相關(guān)要求，采購(gòu)合同額高于10萬(wàn)元的儀器設(shè)備申請(qǐng)辦理資產(chǎn)入固前，需要將相關(guān)檔案移交檔案館統(tǒng)一保管。按照“誰(shuí)使用，誰(shuí)負(fù)責(zé)；誰(shuí)采購(gòu)，誰(shuí)監(jiān)管”的原則，儀器設(shè)備歸檔工作由設(shè)備購(gòu)置單位負(fù)責(zé)。不辦理歸檔手續(xù)或者歸檔資料不齊全，不予辦理資產(chǎn)入固。具體要求如下：一、儀器設(shè)備大致可分為四類：標(biāo)準(zhǔn)儀器設(shè)備（含進(jìn)口）、非標(biāo)儀器設(shè)備（包括自行研制和委托研制）、特種設(shè)備、軟件信息類設(shè)備。不同類型的儀器設(shè)備歸檔范圍要求不同（見(jiàn)表1-4），須按各自相應(yīng)的歸檔范圍向檔案館移交檔案資料。二、所有移交的檔案資料必須為原件正本，軟件光盤(pán)為正版原版。合同、安裝調(diào)試報(bào)告、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證性資料必須簽章完備。合同中對(duì)設(shè)備隨機(jī)資料有具體約定的以合同為準(zhǔn)。三、移交清單中所列的資料為必須歸檔內(nèi)容，如有缺失，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)情況說(shuō)明，并由設(shè)備負(fù)責(zé)人簽字。表1標(biāo)準(zhǔn)儀器設(shè)備檔案資料移交清單(合同金額10萬(wàn)元以上)年月日序號(hào)資料名稱是否齊全備注1購(gòu)置審批表是□否□1-3項(xiàng)資料，2018年之前招標(biāo)的由國(guó)資處負(fù)責(zé)歸檔，2019年之后招標(biāo)的由設(shè)備負(fù)責(zé)人歸檔2論證報(bào)告是□否□3招投標(biāo)文件（包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)公告、中標(biāo)通知書(shū)）是□否□4合同（含技術(shù)協(xié)議）是□否□5裝箱單（送貨單）是□否□6出廠合格證（產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、出廠檢測(cè)報(bào)告）是□否□7原產(chǎn)地證明/報(bào)關(guān)單/免稅證明是□否□進(jìn)口儀器設(shè)備提供此項(xiàng)8使用說(shuō)明書(shū)（技術(shù)手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等）是□否□9隨機(jī)軟件安裝光盤(pán)是□否□10保修卡（售后服務(wù)承諾）是□否□11安裝調(diào)試報(bào)告（測(cè)試報(bào)告）是□否□供貨方提供，設(shè)備負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，要求見(jiàn)《驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》第三章十一條12培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)記錄是□否□依據(jù)合同約定13質(zhì)量技術(shù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是□否□設(shè)備負(fù)責(zé)人撰寫(xiě)，要求見(jiàn)《驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》第四章十六條14第三方檢測(cè)報(bào)告、鑒定報(bào)告是□否□依據(jù)合同約定15合同中約定的其他資料.........資料缺失情況說(shuō)明（如實(shí)填寫(xiě)資料缺失情況，并由設(shè)備負(fù)責(zé)人簽字，資料齊全無(wú)需填寫(xiě)）設(shè)備負(fù)責(zé)人：表2非標(biāo)(自制\委托研制)儀器設(shè)備檔案資料移交清單(合同金額10萬(wàn)元以上)年月日序號(hào)資料名稱是否齊全備注1購(gòu)置審批表是□否□1-3項(xiàng)資料，2018年之前招標(biāo)的由國(guó)資處負(fù)責(zé)歸檔，2019年之后招標(biāo)的由設(shè)備負(fù)責(zé)人歸檔2論證報(bào)告是□否□3招投標(biāo)文件（包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)公告、中標(biāo)通知書(shū)等）是□否□4合同（技術(shù)協(xié)議）是□否□5設(shè)計(jì)方案是□否□6方案評(píng)審是□否□7研制工作總結(jié)是□否□8裝箱單（送貨單）是□否□9產(chǎn)品合格證明文件（包括整機(jī)和主要外購(gòu)部件合格證）是□否□10原產(chǎn)地證明是□否□如有進(jìn)口部件提供此項(xiàng)11使用說(shuō)明書(shū)（技術(shù)手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等）是□否□12保修卡（售后服務(wù)承諾）是□否□13安裝調(diào)試報(bào)告是□否□供貨方提供，設(shè)備負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，要求見(jiàn)《驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》第三章十一條14培訓(xùn)記錄是□否□依據(jù)合同約定15質(zhì)量技術(shù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是□否□設(shè)備負(fù)責(zé)人撰寫(xiě)，要求見(jiàn)《驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》第四章十六條16第三方檢測(cè)報(bào)告、鑒定報(bào)告是□否□依據(jù)合同約定17合同中約定的其他資料.........資料缺失情況說(shuō)明（如實(shí)填寫(xiě)資料缺失情況，并由設(shè)備負(fù)責(zé)人簽字，資料齊全無(wú)需填寫(xiě)）設(shè)備負(fù)責(zé)人：表3特種設(shè)備檔案資料移交清單(合同金額10萬(wàn)元以上)年月日序號(hào)資料名稱是否齊全備注1購(gòu)置審批表是□否□1-3項(xiàng)資料，2018年之前招標(biāo)的由國(guó)資處負(fù)責(zé)歸檔，2019年之后招標(biāo)的由設(shè)備負(fù)責(zé)人歸檔2論證報(bào)告是□否□3招投標(biāo)文件（包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)公告、中標(biāo)通知書(shū)等）是□否□4合同（技術(shù)協(xié)議）是□否□5裝箱單（送貨單）是□否□6出廠合格證（產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、出廠檢測(cè)報(bào)告）是□否□7制造單位資質(zhì)證明（設(shè)計(jì)、制造許可證）是□否□原件或復(fù)印件加蓋制造單位公章8設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、安裝技術(shù)資料是□否□9使用說(shuō)明書(shū)（技術(shù)手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等）是□否□10保修卡（售后服務(wù)承諾）是□否□11安裝調(diào)試報(bào)告是□否□供貨方提供，設(shè)備負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，要求見(jiàn)《驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》第三章十一條12特種設(shè)備使用登記證是□否□13培訓(xùn)記錄是□否□依據(jù)合同約定14特種設(shè)備操作人員上崗證是□否□提供復(fù)印件15質(zhì)量技術(shù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告是□否□設(shè)備負(fù)責(zé)人撰寫(xiě)，要求見(jiàn)《驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》第四章十六條16合同中約定的其他資料.........資料缺失情況說(shuō)明（如實(shí)填寫(xiě)資料缺失情況，并由設(shè)備負(fù)責(zé)人簽字，資料齊全無(wú)需填寫(xiě)）設(shè)備負(fù)責(zé)人：表4軟件信息類設(shè)備檔案資料移交清單(合同金額10萬(wàn)元以上)年月日序號(hào)資料名稱是否齊全備注1購(gòu)置審批表是□否□1-3項(xiàng)資料，2018年之前招標(biāo)的由國(guó)資處負(fù)責(zé)歸檔，2019年之后招標(biāo)的由設(shè)備負(fù)責(zé)人歸檔2論證報(bào)告是□否□3招投標(biāo)文件（包括招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、招評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)公告、中標(biāo)通知書(shū)等）是□否□4合同、技術(shù)協(xié)議是□否□5軟件設(shè)計(jì)方案、方案評(píng)審、軟件開(kāi)發(fā)工作總結(jié)、軟件系統(tǒng)測(cè)試大綱和測(cè)試報(bào)告是□否□自行開(kāi)發(fā)或者委托開(kāi)發(fā)軟件提供此項(xiàng)6裝箱單是□否□7軟件著作權(quán)登記證書(shū)、軟件銷售授權(quán)書(shū)、軟件使用授權(quán)書(shū)是□否□8原產(chǎn)地證明/報(bào)關(guān)單/免稅證明是□否□進(jìn)口軟件提供9軟件安裝光盤(pán)是□否□10使用說(shuō)明書(shū)是□否□11售后服務(wù)承諾是□否□12軟件測(cè)試報(bào)告是□否□供貨方提供，設(shè)備負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，要求見(jiàn)《驗(yàn)收實(shí)施細(xì)則》第三章十一條13培訓(xùn)記錄是□否□14