公司駐外分公司(辦事處)管理制度

公司駐外分公司(辦事處)管理制度一、分公司/辦事處組織架構(gòu)總公司總公司辦事處分公司辦事處分公司助理（1人）營(yíng)銷經(jīng)理（1人助理（1人）營(yíng)銷經(jīng)理（1人）營(yíng)銷經(jīng)理（1人）助理（1人）財(cái)會(huì)專員一人工程專員一人財(cái)會(huì)專員一人工程專員一人工程專員一人營(yíng)銷代表若干營(yíng)銷代表若干工程專員一人營(yíng)銷代表若干營(yíng)銷代表若干一、編制設(shè)置原則：分公司：營(yíng)銷經(jīng)理、營(yíng)銷助理、財(cái)務(wù)專員、工程專員、營(yíng)銷代表，其中財(cái)務(wù)專員由總公司委派；營(yíng)銷助理1人、技術(shù)專員1人、營(yíng)銷代表若干人(由分公司根據(jù)實(shí)際情況確定，有關(guān)費(fèi)用按總公司費(fèi)用分解及目標(biāo)協(xié)議書約定執(zhí)行)；辦事處：營(yíng)銷經(jīng)理、營(yíng)銷助理、工程專員，可設(shè)營(yíng)銷代表若干人。二、分公司／辦事處工作職能各分公司／辦事處是湖南崇友電梯銷售有限公司的駐外銷售機(jī)構(gòu)，是企業(yè)向市場(chǎng)延伸的重要窗口，其管理直屬于湖南崇友電梯銷售有限公司。分公司／辦事處代表公司的利益履行如下職能：1．分公司／辦事處根據(jù)公司的年度營(yíng)銷方案，承擔(dān)公司下達(dá)的年度銷售任務(wù)，并組織銷售人員的二次任務(wù)分配。2．分公司／辦事處根據(jù)公司的任務(wù)指標(biāo)，可按要求報(bào)招聘計(jì)劃，經(jīng)審批后，由總公司負(fù)責(zé)組織、招聘、培訓(xùn)所需要的營(yíng)銷代表。3．分公司／辦事處負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的開拓、客戶資源開發(fā)和管理；4．分公司／辦事處代表公司負(fù)責(zé)與當(dāng)?shù)乜蛻舻穆?lián)系協(xié)調(diào)和銷售業(yè)務(wù)的往來(lái)。5．分公司／辦事處負(fù)責(zé)對(duì)所轄區(qū)域崇友電梯產(chǎn)品的售前、售中、售后服務(wù)，處理客戶關(guān)系和用戶的投訴情況。6．分公司／辦事處負(fù)責(zé)組織、策劃、執(zhí)行公司在當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)的產(chǎn)品宣傳、品牌宣傳、企業(yè)形象宣傳，提升品牌和企業(yè)在當(dāng)?shù)氐闹取?．分公司／辦事處負(fù)責(zé)對(duì)當(dāng)?shù)芈毮懿块T的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，處理好公司在當(dāng)?shù)氐墓碴P(guān)系，確保銷售業(yè)務(wù)工作的順利進(jìn)行。8．分公司／辦事處行使對(duì)公司在當(dāng)?shù)氐呢?cái)產(chǎn)的保護(hù)管理權(quán)，確保公司的財(cái)產(chǎn)、人員安全。9．負(fù)責(zé)收集、整理、反饋當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)信息及同行競(jìng)爭(zhēng)品牌的營(yíng)銷動(dòng)態(tài)。10．根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負(fù)責(zé)各項(xiàng)資金回籠、費(fèi)用結(jié)算工作。三、分公司／辦事處崗位職責(zé)(一)分公司／辦事處經(jīng)理的職責(zé)：1．對(duì)本區(qū)域銷售工作的管理代表分公司／辦事處，接受公司分配給該區(qū)域的全年銷售任務(wù)，并確保如期完成。分公司／辦事處經(jīng)理在接受公司分配的任務(wù)后，要認(rèn)真分析研究市場(chǎng)，并對(duì)所負(fù)責(zé)區(qū)域進(jìn)行合理細(xì)分。負(fù)責(zé)作出全年銷售工作計(jì)劃，并對(duì)本區(qū)域的銷售任務(wù)進(jìn)行二次分配。將本區(qū)域的營(yíng)銷代表分區(qū)域、定任務(wù)，以書面形式呈交營(yíng)銷管理部作為全年工作考核依據(jù)。落實(shí)二次承包方案，作為年終獎(jiǎng)金核算依據(jù)。各分公司／辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)公司有關(guān)政策精神的傳達(dá)和安排執(zhí)行，督促本區(qū)域營(yíng)銷代表的工作，定期完成公司下達(dá)的各項(xiàng)工作指標(biāo)，同時(shí)指導(dǎo)、幫助營(yíng)銷代表提高業(yè)務(wù)水平。各分公司／辦事處經(jīng)理行使對(duì)該分公司／辦事處的管理權(quán)，按有關(guān)規(guī)定統(tǒng)籌好分公司／辦事處的營(yíng)銷代表的工作，負(fù)責(zé)分公司／辦事處人員的工作安排調(diào)動(dòng)。對(duì)該區(qū)域的公關(guān)費(fèi)用進(jìn)行項(xiàng)目和階段合理計(jì)劃分配。管理、監(jiān)控、指導(dǎo)分公司／辦事處所有人員對(duì)公司規(guī)定的各項(xiàng)管理辦法流程的執(zhí)行，杜絕違反公司規(guī)定及損害公司利益的違法行為發(fā)生，如有違反公司管理規(guī)定造成公司利益蒙受損失的，經(jīng)理要承擔(dān)直接管理責(zé)任和經(jīng)濟(jì)處罰。負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)劃、分配、監(jiān)控，合理、公開、公平地開支各項(xiàng)費(fèi)用。負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處各項(xiàng)固定資產(chǎn)辦公用品管理和保護(hù)，保證公司財(cái)產(chǎn)不受損失。每季度根據(jù)分公司／辦事處人員的工作表現(xiàn)，進(jìn)行工作成績(jī)和業(yè)務(wù)能力的考核，填寫“季度評(píng)分表”，配合公司對(duì)分公司／辦事處人員的年終獎(jiǎng)金及定級(jí)考核工作。負(fù)責(zé)建立分公司／辦事處的銷售臺(tái)帳，對(duì)各經(jīng)銷單位的投款和提貨情況隨時(shí)檢查，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)款現(xiàn)貨的政策。每月必須組織駐外人員召開一次業(yè)務(wù)會(huì)議，并負(fù)責(zé)組織營(yíng)銷代表按時(shí)完成“本月工作總結(jié)、下月工作計(jì)劃”，以及所有公司要求反饋的各項(xiàng)報(bào)表。負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處電梯詢價(jià)及合同修改等各項(xiàng)事務(wù)的銜接、溝通工作，做好每單項(xiàng)目策劃。負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處審核業(yè)務(wù)員的產(chǎn)品報(bào)價(jià)及項(xiàng)目預(yù)報(bào)跟蹤管理。對(duì)本部門的營(yíng)銷業(yè)務(wù)人員提出的工作要求，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)解決，如不能馬上答復(fù)的，應(yīng)及時(shí)向總公司報(bào)告，在一天內(nèi)答復(fù)。負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處代表總總公司同客戶修改和簽定產(chǎn)品銷售合同與安裝合同。負(fù)責(zé)對(duì)分公司／辦事處在接到邀標(biāo)書后，本部門必須在二日內(nèi)完成標(biāo)書制作，第三日務(wù)必將標(biāo)書送總經(jīng)理審查，遇特殊情況，只許提前，不許延后。每周六參加由總公司主持的會(huì)議或培訓(xùn)。執(zhí)行總公司交辦的其他事務(wù)。2．與各部門的協(xié)調(diào)管理分公司／辦事處經(jīng)理要與公司營(yíng)銷管理、用戶售后服務(wù)等部門密切配合，確保銷售工作的順利開展。協(xié)同技術(shù)專員處理好與當(dāng)?shù)馗髀毮懿块T的關(guān)系。協(xié)同技術(shù)專員，組織營(yíng)銷代表加強(qiáng)對(duì)本區(qū)域的安裝維修服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)的建設(shè)和管理工作，處理好客戶的投訴以及與商業(yè)單位的關(guān)系。3．分公司／辦事處經(jīng)理的權(quán)限：行使分公司／辦事處的銷售任務(wù)的計(jì)劃分配權(quán)。行使分公司／辦事處人員的定崗分區(qū)，調(diào)動(dòng)權(quán)。行使分公司／辦事處人員的考核和解聘、建議調(diào)離權(quán)。行使分公司／辦事處的各項(xiàng)費(fèi)用計(jì)劃、開支、監(jiān)督使用權(quán)。行使分公司／辦事處人員的工資、分配建議權(quán)。行使售后、售前服務(wù)的處理和建，議處理權(quán)。行使分公司／辦事處財(cái)產(chǎn)的管理、控制保護(hù)權(quán)。、營(yíng)銷助理的工作職責(zé)：協(xié)助分公司／辦事處經(jīng)理開展分公司／辦事處的各項(xiàng)管理工作，為搞好本區(qū)域的銷售工作，共同領(lǐng)導(dǎo)和組織分公司／辦事處人員開拓市場(chǎng)，服務(wù)市場(chǎng)、培育市場(chǎng)。在主管副總的領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)營(yíng)銷部經(jīng)理負(fù)責(zé)，隨時(shí)向客戶宣傳湖南崇友的服務(wù)理念，并為用戶推選合適的產(chǎn)品。負(fù)責(zé)協(xié)助業(yè)務(wù)人員制作報(bào)價(jià)和投標(biāo)文件。負(fù)責(zé)電梯銷售合同的整理、管理、歸檔。主持的每項(xiàng)目合同協(xié)調(diào)會(huì)，建立電梯銷售臺(tái)帳，按合同要求安排申報(bào)電梯排產(chǎn)（預(yù)付、定金）款、提梯款。提梯前半個(gè)月由營(yíng)銷助理通知公司檢查安裝電梯基建準(zhǔn)備工作，要求客戶以書面形式告知我公司，營(yíng)銷內(nèi)部與本公司相關(guān)業(yè)務(wù)員溝通，我公司工程售后部人員配合協(xié)調(diào)。負(fù)責(zé)電梯運(yùn)輸、安卸、裝飾事宜與相關(guān)人員的聯(lián)系和溝通。提前一星期通知公司和本公司業(yè)務(wù)員及工程售后部一起協(xié)調(diào)卸梯事項(xiàng)。制定電梯銷售計(jì)劃，掌握電梯銷售技巧，積極開拓市場(chǎng)，按時(shí)完成公司下達(dá)的銷售任務(wù)。負(fù)責(zé)制定電梯培訓(xùn)計(jì)劃。根據(jù)業(yè)務(wù)臺(tái)帳，提醒財(cái)務(wù)人員催收貨款，并要求業(yè)務(wù)人員配合。對(duì)商業(yè)單位的來(lái)款匯票，必須當(dāng)天傳真回公司財(cái)務(wù)科，在傳真件上簽名確認(rèn)收訖日期。并做好分類登記，詳細(xì)記錄，如：投款日期、匯票日期、匯票號(hào)碼、金額、承兌匯票到期時(shí)間及承兌期幾個(gè)月等執(zhí)行公司上級(jí)交辦的其他工作。、營(yíng)銷代表的工作職責(zé)：營(yíng)銷代表必須全力配合分公司／辦事處經(jīng)理、用戶服務(wù)中心主任開展銷售及售后服務(wù)工作，如期完成本區(qū)域分配的銷售任務(wù)。在接受公司分配的任務(wù)和區(qū)域內(nèi)二次分配任務(wù)后，必須擬定一份全年工作計(jì)劃，交分公司／辦事處經(jīng)理審核，并呈交總公司作為工作考核依據(jù)。在主管副總領(lǐng)導(dǎo)下，對(duì)部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。隨時(shí)向客戶宣傳湖南崇友的服務(wù)理念，并為用戶推選合適的產(chǎn)品。從建立初級(jí)信息開始，以高度的責(zé)任感完成本職工作任務(wù)，認(rèn)真執(zhí)行《電梯營(yíng)銷業(yè)務(wù)流程細(xì)則》。及時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)項(xiàng)目預(yù)報(bào)跟蹤的信息。合同簽訂后，應(yīng)主動(dòng)報(bào)告部門經(jīng)理要求安裝售后人員協(xié)調(diào)勘察本單電梯工地。負(fù)責(zé)產(chǎn)品詢價(jià)、報(bào)價(jià)，在接到邀標(biāo)書后二天內(nèi)完成標(biāo)書制作，交部門經(jīng)理審查，遇特殊情況只許提前，不許延后。接受領(lǐng)導(dǎo)書面指令負(fù)責(zé)同客戶修改合同或簽定營(yíng)銷合同。主動(dòng)協(xié)調(diào)行政辦公室和工程售后部安排接梯、卸梯事項(xiàng)。協(xié)助財(cái)務(wù)收取跟單項(xiàng)目的應(yīng)收帳款。負(fù)責(zé)協(xié)助工程售后部電梯安裝及售后服務(wù)的客戶溝通工作。嚴(yán)格遵守公司保密協(xié)議，客戶資料、項(xiàng)目狀況、部門會(huì)議內(nèi)容及其它銷售部資料不得外傳。服裝整齊、潔凈（著裝具體要求見公司規(guī)章制度），上班時(shí)間內(nèi)須保持精神飽滿的工作狀態(tài)。嚴(yán)格遵守公司上班作息時(shí)間，不遲到、早退。請(qǐng)假者必須填寫請(qǐng)假申請(qǐng)單，批準(zhǔn)后方可休假，未辦理請(qǐng)假手續(xù)者作曠工處理。任何請(qǐng)假以不影響部門工作為前提，請(qǐng)假手續(xù)按公司規(guī)定流程辦理。（詳見公司請(qǐng)假制度）努力學(xué)習(xí)、提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)個(gè)人品德修養(yǎng)。要有工作責(zé)任心，爭(zhēng)取高效優(yōu)質(zhì)完成每項(xiàng)工作任務(wù)。工作中服從管理，加強(qiáng)協(xié)作，積極主動(dòng)反映工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、并提出合理化建議。執(zhí)行公司上級(jí)交辦的其他事務(wù)。(四)工程專員的職責(zé)為營(yíng)銷部做售前工作，提供技術(shù)等方面支持。售前工作包括：1、配合營(yíng)銷部確認(rèn)土建參數(shù)2、配合營(yíng)銷部接受客戶考察二、電梯中標(biāo)或簽訂合同后，與各方關(guān)系的協(xié)調(diào)，目的是使安裝順利進(jìn)行，讓客戶滿意。其中包括：1、井道土建的前期跟蹤與甲方的技術(shù)交底2、到貨前的準(zhǔn)備工作，如卸貨場(chǎng)地的安排、卸貨、進(jìn)場(chǎng)施工地等3、安裝中協(xié)調(diào)與客戶、土建、監(jiān)理、公司、安裝隊(duì)、技術(shù)監(jiān)督局等各方面關(guān)系，參加甲方主持召開的會(huì)議，并解決安裝中存在的問題。三、協(xié)助營(yíng)銷部簽訂安裝合同1、物色適合的安裝隊(duì)伍2、為安裝合同內(nèi)容及安裝費(fèi)用把關(guān)四、為營(yíng)銷部進(jìn)行井道整改預(yù)算提供技術(shù)支持1、確認(rèn)井道整改內(nèi)容2、提供施工方案五、為營(yíng)銷部進(jìn)行井道整改談判提供技術(shù)支持六、電梯安裝完畢與各方工作的交接1、電梯移交至售后部2、資料移交至營(yíng)銷部七、協(xié)助有問題的收款如果因?yàn)榘惭b問題影響收款，配合收款部門解決問題八、協(xié)助辦理補(bǔ)缺件提供補(bǔ)缺件數(shù)量、型號(hào)至營(yíng)銷部十、電梯移交后的售后工作包括日常保養(yǎng)、維修及急修十一、協(xié)助營(yíng)銷部辦理質(zhì)保期內(nèi)配件更換。提供補(bǔ)缺件數(shù)量、型號(hào)至營(yíng)銷部十二、配合營(yíng)銷部尾款及質(zhì)保金的回收(五)、分公司財(cái)務(wù)專員工作職責(zé)：1、組織與職責(zé)：1)、分公司財(cái)務(wù)人員由總公司直接委派，行政上接受所在分公司領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受總公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)；2)、貫徹執(zhí)行總公司財(cái)務(wù)管理制度和銷售管理政策；3)、根據(jù)總公司財(cái)務(wù)管理制度和銷售管理政策，協(xié)助經(jīng)理制定分公司各項(xiàng)管理制度；4)、主管分公司日常財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，協(xié)助分公司經(jīng)理搞好銷售財(cái)務(wù)管理，參與分公司的銷售管理；5)、對(duì)于總公司的調(diào)入的各類存貨建立進(jìn)、出、存管理制度，完善手續(xù)，保證公司資產(chǎn)的安全、完整、增值；負(fù)責(zé)分公司客戶往來(lái)帳目的核對(duì)、清收。6)、協(xié)助分公司經(jīng)理，制定銷售回款回籠計(jì)劃，組織銷售貨款回籠總公司；7)、協(xié)助經(jīng)理制定費(fèi)用管理制度，正確劃分費(fèi)用種類，控制各項(xiàng)費(fèi)用額度，嚴(yán)把費(fèi)用開支關(guān)；8)、按時(shí)向總公司填報(bào)各類報(bào)表及提供其他信息；9)、負(fù)責(zé)分公司財(cái)務(wù)資料的審核，對(duì)分公司日常業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)控；11)、配合總公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)審12)、保管分公司各種財(cái)務(wù)資料；13)、完成總公司臨時(shí)交給其他任務(wù)。2、權(quán)限：1)、對(duì)分公司銷售管理實(shí)施財(cái)務(wù)監(jiān)督；2)、對(duì)總公司制定的財(cái)務(wù)管理制度和銷售管理政策享有實(shí)施權(quán)。3、工作要求：1)、正確設(shè)置和使用會(huì)計(jì)科目，組織安排分公司會(huì)計(jì)核算工作；3)、嚴(yán)格執(zhí)行分公司費(fèi)用管理制度，履行費(fèi)用報(bào)銷審核權(quán)，對(duì)違反公司財(cái)務(wù)管理規(guī)定的行為及時(shí)制止、糾正，對(duì)重大問題提出處理建議并上報(bào)總公司；4)、按各項(xiàng)目資金費(fèi)用使用建立明細(xì)帳。5)、按客戶提貨型號(hào)、數(shù)量、金額及回款等明細(xì)內(nèi)容設(shè)置應(yīng)收帳款明細(xì)帳，并及時(shí)與各客戶核對(duì)。6)、建立并登記現(xiàn)金收支日記帳，掌握分公司費(fèi)用基金的使用情況。8)、按公司規(guī)定，設(shè)置客戶待開發(fā)票登記臺(tái)帳，序時(shí)登記、跟蹤客戶開具增值稅發(fā)票之?dāng)?shù)據(jù)資料。9)、設(shè)置客戶銀行票據(jù)登記臺(tái)帳，序時(shí)登記、跟蹤客戶開具的銀行票據(jù)的傳遞情況。10)、按時(shí)向總公司報(bào)送各類報(bào)表。11)、嚴(yán)守公司秘密，維護(hù)公司利益。12)、定期與總公司核對(duì)各個(gè)會(huì)計(jì)科目，并將核對(duì)情況反饋總公司。13)、月底費(fèi)用備用金流水帳復(fù)印件，寄回總公司審核、備案。14)、協(xié)助分公司經(jīng)理處理日常業(yè)務(wù)。第二章分公司／辦事處日常事務(wù)管理一、分公司／辦事處地點(diǎn)設(shè)立條件1．各分公司／辦事處應(yīng)在各省的省會(huì)城市或直轄市設(shè)立以及業(yè)務(wù)量大的地級(jí)市。2．為樹立崇友電梯良好的公眾形象，要求所有分公司／辦事處的選址和裝修必須符合下列條件：*分公司／辦事處應(yīng)選在市區(qū)交通便利，有停車地點(diǎn)的地方；*分公司的辦公室裝修必須符合公司的VI設(shè)計(jì)要求；*分公司人員生活區(qū)必須與辦公地點(diǎn)分離，住宿地點(diǎn)設(shè)在分公司附近。二、分公司／辦事處文明辦公規(guī)定1．上下班紀(jì)律：*分公司／辦事處全體人員必須嚴(yán)格按規(guī)定時(shí)間上下班(9：00—17：30)，不遲到、不早退，不得無(wú)故曠工(包括開會(huì)、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等)。*各分公司人員每日上班必須按要求著裝和佩戴工作牌；*在辦公區(qū)域要精神飽滿，積極工作，不打瞌睡，坐立要端正，不準(zhǔn)有坐在桌面上、腳放在桌面上等不雅觀行為。*不準(zhǔn)在辦公場(chǎng)所進(jìn)行娛樂活動(dòng)，做與工作無(wú)關(guān)的事。*辦公場(chǎng)所要保持環(huán)境清潔，不隨地吐痰、亂丟廢棄物、辦公用品擺設(shè)整齊(包括門口一帶的環(huán)境清潔及門口通道不堵塞)。*必須遵守崗位操作規(guī)程，履行崗位職能，未經(jīng)分公司經(jīng)理同意不能代崗，確保工作質(zhì)量。2．禮儀：*接待客人時(shí)，服務(wù)要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意個(gè)人形象及保證環(huán)境干凈舒適。*分公司／辦事處經(jīng)理、業(yè)務(wù)員會(huì)見客戶時(shí)要著裝得體、注意形象、禮貌待客、言行舉止大方得體等。*要按約定時(shí)間赴約，不遲到、不失約，如有特殊情況不能準(zhǔn)時(shí)到約定地點(diǎn)，則要向?qū)Ψ绞孪嚷暶鞑⒌狼浮?．電話用語(yǔ)規(guī)范*電話三聲鈴響要接聽，禮貌用語(yǔ)要牢記。接電話：“喟!您好，崇友電梯XXX辦事處，……”；打電話：“喟!您好，我是崇友電梯XXX辦事處的XXX，請(qǐng)問……”掛電話：“……好的，謝謝您!再見”等*語(yǔ)言要清晰，當(dāng)遇到