辦公信息流處理系統(tǒng)

辦公信息流處理系統(tǒng)

一、知識、知識管理及辦公業(yè)務

由于知識本身的虛幻性和復雜性，現(xiàn)在人們對知識的概念存在諸多的認識，相關(guān)的討論也較多，因此本文不討論對知識的定義。但總而言之，知識由經(jīng)驗、理解、判斷、觀念、思想、程序、承諾、直覺、觀點等組成。知識管理可以被理解為在組織間或組織中對相關(guān)知識進行識別、開發(fā)，分享、更新的過程，知識管理在提高組織競爭力方面扮演著重要角色。知識管理手段運用到日常的辦公業(yè)務處理中可以改變傳統(tǒng)的工作模式和議事程序，取而代之以分布和集中相結(jié)合的數(shù)據(jù)傳輸和信息共享模式。運用知識管理手段可以對突發(fā)或意外的業(yè)務進行快速處理。在網(wǎng)絡環(huán)境下，組織之間的雙向交流和溝通不斷擴大，許多突發(fā)事件或機會常常需要組織做出快速而準確地決策，要滿足這種要求，組織的辦公系統(tǒng)必須有很強的知識背景。

為了提高辦公人員的素質(zhì)和辦公效率，必然要引入知識管理機制。它可以滿足現(xiàn)代管理的要求。在現(xiàn)代管理環(huán)境下，為了提高組織對外部響應的靈活性和柔性，各類辦公組織已將傳統(tǒng)的金字塔的瘦長型結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變成扁平型結(jié)構(gòu)，這種結(jié)構(gòu)盡可能地減少組織層次，減少不必要的決策環(huán)節(jié)，提高響應速度。這些都對執(zhí)行過程的那些組織成員提出了較高的要求，尤其在辦公活動中，參與目標實現(xiàn)的組織成員不僅僅是過程分解中一個簡單步驟的操作者，而更應是具備解決問題能力和決策技巧的智能主體。因此，需要進行知識管理。

二、辦公信息流模型

要設計好辦公信息流處理系統(tǒng)，首先應對辦公信息流系統(tǒng)的模型和處理機制有一個深入的研究、分析過程，這樣對辦公信息流系統(tǒng)的設計、開發(fā)才有一個良好的基礎。通過模型分析提供一個由分析模型到投入實際實施的運行模型接口。因此，我們的設計首先要對實際辦公信息業(yè)務處理流程中各抽象元素進行分析、研究。

一般地，一個流處理過程P從滿足預條件集Φ的某一個時間點開始，到滿足結(jié)束條件Θ的某一個時間點終止。此過程可以看成一種遞歸的形式，并最終歸結(jié)到元活動action。表示如下：

P=P;P|P∧P|condition?P:P|＊|action|AND|OR|XOR

其中P;P表示順序過程；P∧P表示并行過程；condition?P:P表示條件選擇過程；表示活動之間的與關(guān)系；OR表示活動之間的或關(guān)系；XOR表示活動之間的異或關(guān)系。

一個元活動action可簡單形容為某角色做某事?？梢院唵斡涀觯篴ction=roleoobject

其中role表示執(zhí)行活動的角色，o為執(zhí)行活動所需要的算子,object為被執(zhí)行對象，一個算子o由一個二元組表示,表示對事務對象狀態(tài)的原子級轉(zhuǎn)換，表示轉(zhuǎn)換預條件，代表要轉(zhuǎn)換對象的初始狀態(tài)，φ表示結(jié)束條件，代表要轉(zhuǎn)換后對象的狀態(tài)。

公文流轉(zhuǎn)元模式大致可歸納為直流模式、分流模式、合流模式、回流模式四種模式。

1、直流模式：最基本的流方式，表示組織中角色之間的一對一送達，如上訪信由機要室直接轉(zhuǎn)信訪辦處理。

2、分流模式：表示組織中角色之間的一對多的送達，有兩種可能，第一種可能是不需

要條件約束的送達，比如一些通知，另一種是滿足某些條件的才可以的送達，如機要室所收文件、資料按行政系統(tǒng)和黨的系統(tǒng)分別處理。

3、合流模式：表示組織中角色之間的多對一的送達，最典型的是機關(guān)之間的會簽，當然，可以根據(jù)具體的業(yè)務情況適當放大和縮小約束條件，

4、回流模式：表示組織中的活動點之間形成的回路，如文稿的駁回等。

三、辦公信息流和知識管理的集成

本文建立了針對辦公信息流中的知識管理設計原型，辦公信息流和知識管理的集成采用如圖所示的4層結(jié)構(gòu)，最上層表示實際的工作節(jié)點，表示辦公信息的流轉(zhuǎn)過程，N表示流經(jīng)的節(jié)點；第二層表示參與實際辦公工作的角色，既可以是現(xiàn)實中的人，也可是對外界環(huán)境敏感的智能主體。它和第一層的工作節(jié)點存在著一對多的映射關(guān)系。同時把特定的知識傳送到角色節(jié)點中。第三層是知識庫和推理機系統(tǒng)。知識管理的實現(xiàn)，需要建立完備的知識庫系統(tǒng)，不同業(yè)務性質(zhì)、不同級別的辦公結(jié)構(gòu)，其業(yè)務范圍、特點及相關(guān)要求差別很大，導致辦公信息流是復雜多變的。為實現(xiàn)知識庫信息的建立和有效使用，在充分調(diào)研的基礎上，對現(xiàn)實中的組織機構(gòu)、各部門及各職務的職權(quán)、類型以及各業(yè)務的內(nèi)涵及外延、業(yè)務的處理模式、各業(yè)務流程圖等內(nèi)容進行詳細的剖析，總結(jié)共性，對知識進行分類處理和整合，并結(jié)合上面的分析，建立業(yè)務對象知識、角色知識、業(yè)務對象流知識、業(yè)務對象涉及到的相關(guān)業(yè)務背景知識。

在知識推理中，選擇知識的過程稱為控制策略，一個控制策略由兩部分組成：一是推理方法、一是搜索方法。其中推理方法包括正向推理、反向推理和混合推理；搜索方法分為非啟發(fā)式搜索方法和啟發(fā)式搜索方法。非啟發(fā)式搜索方法包括廣度優(yōu)先搜索法、深度優(yōu)先搜索法，該類方法的特點是：通用性強，但搜索效率低；啟發(fā)式搜索方法包括局部擇優(yōu)搜索法、全局擇優(yōu)搜索法，該類方法的特點是可以加快搜索速度，但要反復嘗試選擇最合適的評價函數(shù)，因此實時性較差。根據(jù)辦公信息流處理的具體特點，我們的設計擬選擇正向推理、非啟發(fā)式搜索策略。程序中設計的謂詞和規(guī)則用于搜索知識庫，并跟蹤記錄知識庫對象和用戶輸入的值，以便達到推理的目的。對于不精確的知識推理結(jié)果的可靠性附加一個可靠性的估價值——可信度因子。

第四層主要是關(guān)于知識的獲取，知識獲取是知識管理的基礎。綜合運用索引、抽取、匹配、數(shù)據(jù)挖掘等獲取來整個系統(tǒng)中的相關(guān)決策支持知識。主要包括推理模型和分析模型。

四、結(jié)論

知識管理系統(tǒng)主要由知識庫、知識庫管理系統(tǒng)、推理機、決