付款管理制度

付款管理制度

公司圖標DocRev.:APageNo.1of7山東巖海建設(shè)資源有限公司Doc.No.:Title:PreparedBY/擬制人/日期:ReviewedBY/審核人/日期:付款管理制度ApprovedBY/批準人/日期:付款管理制度1.0目的本制度的目的是為了明確公司的付款流程，規(guī)范公司的付款管理。2.0范圍本制度適用于有采購訂單或有購買合同、費用支付類合同等應(yīng)付賬款的管理。3.0權(quán)責3.1采購部門經(jīng)理必須對采購訂單進行審核。審核的內(nèi)容包括：是否有財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理助理、采購經(jīng)理審批簽字；該訂單的付款方式，該物料的進價等。付款方式分為預(yù)付、現(xiàn)付（貨到付款）、月結(jié)三種（月結(jié)的供應(yīng)商由采購部門與對方簽定月結(jié)合同）月結(jié)的時間具體參照合同。付款方式為預(yù)付或現(xiàn)付的訂單需財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理助理特別核準，并報財務(wù)部備案。凡未經(jīng)總經(jīng)理助理核準預(yù)付、現(xiàn)付方式的訂單一律采用月結(jié)貨款的方式。3.2所有采購物料報價單必須由采購經(jīng)理審核、財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理助理審批。凡未經(jīng)采購經(jīng)理審核、財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理助理審批的報價單而購進的物料，財務(wù)部門有權(quán)進行拒付貨款。采購部門應(yīng)將審批后的報價單報財務(wù)部門備案，作為財務(wù)部門付款的依據(jù)。3.3倉庫收貨必須以采購訂單為依據(jù)，超過訂單數(shù)量送貨（備品除外）或未到交貨期的送倉庫一律不予接受；財務(wù)一律不予付款。物料入庫單必須有品管部、倉庫主管簽字確認方能生效。財務(wù)在支付貨款時，必須憑采購訂單、報價單、物料入庫單、供貨商提供的送貨單及發(fā)票五單齊全才能付款，缺其中一單，財務(wù)部門有權(quán)進行拒付。3.4倉庫管理員必須妥善保管物料入庫單，凡屬月結(jié)的物料入庫單，必須當天錄入系統(tǒng)，次日交財務(wù)部門入帳；凡屬現(xiàn)付的物料入庫單，必須當時交財務(wù)部門便于結(jié)算。每張物料入庫單必須附有對應(yīng)的送貨單。3.5當月送貨經(jīng)品管部檢驗品質(zhì)不良，品管部判定退貨的物料必須當月退貨，或?qū)⑽锪洗娣磐素泤^(qū)，同時填制退貨單。退貨單一式四聯(lián)，倉庫一聯(lián)；品管部一聯(lián)；財務(wù)部一聯(lián)；供應(yīng)商一聯(lián)。交財務(wù)部門的一聯(lián)次日上交財務(wù)部門。退貨單上必須有品管部及倉庫主管簽字確認，并請注明退貨原因，同時附上品質(zhì)報告。管理制度在財務(wù)部門結(jié)算時，各部門必須按照規(guī)定的時間將所需單據(jù)（采購訂單、報價單、送貨單、物料入庫單、購貨發(fā)票、如產(chǎn)生退貨另需退貨單）按供應(yīng)商整理歸集后送至財務(wù)部。具體規(guī)定如下：采購訂單、報價單由采購部整理歸集后送至財務(wù)部；物料入庫單、退貨單、送貨單由倉庫管理員整理歸集后送至財務(wù)部；購貨發(fā)票由財務(wù)采購部直接向供貨商索取。預(yù)付款或現(xiàn)付款的物料應(yīng)在審批后的當日將以上單據(jù)交財務(wù)部；屬于月結(jié)的單據(jù)，應(yīng)于購進物料的次日將以上單據(jù)交財務(wù)部，以便財務(wù)部門根據(jù)當月的物料采購情況作出資金安排。有關(guān)合同的簽定必須經(jīng)過律師的鑒定，經(jīng)采購經(jīng)理簽字、總經(jīng)理助理審批后，將合同正本報財務(wù)部備案，作為財務(wù)部門結(jié)算時的依據(jù)。如無購貨合同的供應(yīng)商，財務(wù)部有權(quán)拒絕付款。在特殊情況下，如果供應(yīng)商要求在合同約定的付款日之前支付貨款，需要財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理助理的批準。對賬是公司財務(wù)部門的重要工作之一。每月20號為卡賬時間，凡屬月結(jié)的供應(yīng)商須在每月21號至25號之間，根據(jù)公司的送貨回單編制對賬單送至公司。財務(wù)部門會核對各部門提供的有關(guān)單據(jù)，確認物料數(shù)量、單價無誤后，在次月的1至10號回簽供方的對賬單。對賬確認無誤后，供方應(yīng)根據(jù)此金額、數(shù)量開具上月20日之前的全部送貨發(fā)票，送至公司財務(wù)部。對賬過程中如發(fā)現(xiàn)公司的帳務(wù)與供方有誤差，財務(wù)部門應(yīng)通知對方攜帶公司倉庫管理員開出的入庫單第二聯(lián)（送貨聯(lián)）、送貨單留底聯(lián)前來公司與財務(wù)進行對賬。對賬過程中如發(fā)現(xiàn)是公司的單據(jù)傳遞環(huán)節(jié)失誤而造單據(jù)遺失，應(yīng)由公司負責補齊單據(jù)；如果是供方的失誤，造成帳務(wù)不符，公司概不負責，一律以公司的帳務(wù)為準。付款管理制度是公司財務(wù)部門的重要工作之一。在財務(wù)部門確認對賬無誤后，應(yīng)根據(jù)發(fā)票金額按時支付供應(yīng)商貨款。如遇特殊情況，供應(yīng)商要求提前支付貨款，需要財務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理助理的批準。合同的備案價值應(yīng)該是固定的。在確認合同和訂單后，需要對其進行核準并簽字，然后通過傳真將訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并約定送貨期。采購經(jīng)理簽字的訂單需要交給財務(wù)和倉庫各一份。倉庫根據(jù)訂單數(shù)量收貨，品管部門則需要檢驗收到的物品。各部門付款的單據(jù)（已批核訂單采購申請單、入庫單、送貨單、退貨單）需要收集起來。倉管部門將檢驗合格的物料按照收貨數(shù)量填制物料入庫單（退貨單）。最后，付款需要經(jīng)過審批，可以通過網(wǎng)銀支付、支付承兌匯票或現(xiàn)金的方式完成。修改后的合約需要交給總經(jīng)理助理審批，同時需要向律師提出建議或修改意見。擬定合同或向供應(yīng)商索取合約版本。財務(wù)部門需要按照合同訂立的付款方式和付款金額，以及合同完成狀況和驗收單據(jù)提出付款申請。將原件交財務(wù)一份備案?？偨?jīng)理和董事長需要對付款進行審批，然后將修改后的合同呈報批準并正式簽訂。在月結(jié)時，供應(yīng)商需要在次月1-10日與公司對賬，確認開票金額并索要發(fā)票。每月25-30日，根據(jù)物料驗收單編制對賬單。財務(wù)部門需要按月將付款憑證及付款單據(jù)裝訂成冊保管備查。按照審批預(yù)計付款表，填寫付款單，并安排付款。簽收發(fā)票、整理歸集付款單據(jù)、配比發(fā)票，入賬。根據(jù)倉庫及品管部的單據(jù)核對物料數(shù)量；根據(jù)已審批采購訂單或報價單核對單價；并審查是否有采購經(jīng)理及總經(jīng)理助理審批簽字。每月25日-30日，總經(jīng)理和董事長需要上報預(yù)計付款。請書后，采購部門開始訂貨合同并填寫預(yù)付款申請書。一旦收到物料需求計劃，他們會下達采購訂單。在此過程中，采購經(jīng)理必須簽署合同并將其提交給總經(jīng)理助理進行審批。同時，他們還需要將訂貨合同原價提交給財務(wù)部門簽署。財務(wù)部門需要依據(jù)總經(jīng)理助理審批簽字的預(yù)付款、現(xiàn)付款訂單、報價單以及入庫單和送貨單購貨發(fā)票付款。他們還需要按月裝訂成冊并保管備案備查的付款憑證和付款單據(jù)。此外，他們還需要備案購貨合同原件一份?？偨?jīng)理和董事長會批準采購合同、報價單以及預(yù)付款和現(xiàn)付款申請書。之后，