信貸檔案管理實(shí)施細(xì)則修正

年4月19日信貸檔案管理實(shí)施細(xì)則修正文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。vv農(nóng)村vv銀行股份有限公司信貸檔案管理實(shí)施細(xì)則（提交vv農(nóng)村vv銀行股份有限公司第一屆董事會(huì)第一次會(huì)議審議)第一章總則第一條

為實(shí)現(xiàn)vv農(nóng)村vv銀行股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“本行”）信貸業(yè)務(wù)檔案管理科學(xué)化，促進(jìn)信貸業(yè)務(wù)檔案管理制度化，有效地保護(hù)和利用信貸業(yè)務(wù)檔案，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國擔(dān)保法》、《vv銀行法》、《vv省農(nóng)村信用社信貸業(yè)務(wù)檔案管理暫行辦法》等有關(guān)法律法規(guī)和信貸管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本行實(shí)際，制定本實(shí)施細(xì)則。第二條信貸檔案指本行在信貸業(yè)務(wù)的受理、調(diào)查評(píng)估、評(píng)級(jí)授信、審批、發(fā)放和后續(xù)管理過程中形成的具有法律意義及查考利用價(jià)值的資料，包括合同、文件、賬表、函電、記錄、圖表、聲像、磁盤等。信貸檔案管理是指信貸檔案資料的收集、整理、立卷歸檔、保管、調(diào)閱、銷毀的過程。第三條信貸檔案管理要遵循以下原則：（一）分級(jí)管理原則。本行轄內(nèi)總行營業(yè)部、支行、分理處（以下簡(jiǎn)稱經(jīng)辦行）應(yīng)按屬地原則保留所發(fā)生信貸業(yè)務(wù)的全部紙質(zhì)檔案?？傂袑?duì)本級(jí)評(píng)級(jí)、授信、審查、審批(咨詢)、貸后管理等相關(guān)紙質(zhì)信貸檔案進(jìn)行收集整理，歸檔管理。（二）分工負(fù)責(zé)原則。在貸款本息結(jié)清或其它信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以前，由信貸內(nèi)勤負(fù)責(zé)信貸檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對(duì)移交前檔案資料的真實(shí)、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)；在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以后，由信貸檔案管理庫管理員負(fù)責(zé)客戶信貸檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護(hù)工作，并對(duì)移交后的客戶信貸檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負(fù)責(zé)。經(jīng)辦行應(yīng)在年后一個(gè)季度內(nèi)將信貸檔案統(tǒng)一移送信貸檔案管理庫保管。（三）保密性原則。信貸檔案涉及經(jīng)辦行和客戶的vv秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其它相關(guān)人員需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。第二章信貸檔案管理職責(zé)第四條以客戶為單位建立信貸檔案。經(jīng)辦行要設(shè)立專門的信貸檔案管理庫，由信貸內(nèi)勤擔(dān)任檔案庫管理員，集中管理本單位內(nèi)部運(yùn)作形成的信貸檔案。第五條客戶經(jīng)理職責(zé)?？蛻艚?jīng)理負(fù)責(zé)收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個(gè)工作日內(nèi)交信貸內(nèi)勤統(tǒng)一管理，不得長(zhǎng)期留存信貸資料原件。抵押物她項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證等重要物品原件應(yīng)于收件當(dāng)日移交會(huì)計(jì)部門現(xiàn)金庫管理，納入表外科目核算。信貸內(nèi)勤在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢以前及時(shí)從客戶經(jīng)理處收集客戶信貸檔案資料并進(jìn)行整理歸檔；在貸款本息結(jié)清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢一個(gè)月內(nèi)將檔案移交信貸檔案管理庫。第六條授信管理部職責(zé)。總行授信管理部負(fù)責(zé)本級(jí)信貸檔案的收集、管理，并及時(shí)移交信貸檔案庫。按照“誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)”的要求，認(rèn)真履行信貸檔案管理職責(zé)，對(duì)所管理信貸檔案的真實(shí)性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負(fù)責(zé)。第七條信貸檔案庫管理員職責(zé)。信貸檔案庫負(fù)責(zé)審核、接收相關(guān)部門（客戶經(jīng)理）移交管理的信貸檔案資料，并對(duì)入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負(fù)責(zé)信貸檔案的各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作。信貸檔案庫管理員有權(quán)對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)和部門的信貸檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。第八條信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的重要檔案庫，信貸管理部要嚴(yán)格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時(shí)間和內(nèi)容上的一致性。第九條不良貸款檔案資料按規(guī)定移交風(fēng)險(xiǎn)管理部，由風(fēng)險(xiǎn)管理部履行檔案管理職責(zé)。第三章信貸檔案內(nèi)容第十條信貸檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項(xiàng)）一卷，即一個(gè)客戶除抵押物她項(xiàng)權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險(xiǎn)單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價(jià)單證等重要物品原件以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個(gè)項(xiàng)目）的檔案設(shè)為一卷（一個(gè)借款合同項(xiàng)下分次發(fā)放的視同一筆）。第十一條信貸業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍包括但不限于以下內(nèi)容：一、基礎(chǔ)資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證、法定代表人證書和授權(quán)代理人身份證復(fù)印件；組織機(jī)構(gòu)代碼證；法人開戶許可證（含基本、一般帳戶）；人民銀行頒發(fā)的貸款卡；增值稅發(fā)票、購銷合同、稅務(wù)登記證；評(píng)級(jí)授信資料以及應(yīng)收集的其它資料。二、財(cái)務(wù)報(bào)表資料。包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會(huì)計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)狀況說明書以及應(yīng)收集其它資料。三、法律效力資料。包括主合同；從合同；抵（質(zhì)）押物清單；用于信用的保證、抵押、質(zhì)押擔(dān)保的權(quán)屬資料證明和有權(quán)處分人的承諾書；查詢、登記證明及相關(guān)資料；辦理（簽發(fā)）信用憑證；到期催款通知單；收貸收息憑證；上級(jí)批復(fù)（文）以及應(yīng)收集其它資料。四、貸后管理資料。包括信貸管理系統(tǒng)維護(hù)數(shù)據(jù)；客戶營銷及管理方案；貸款風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警資料；信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后定期檢查資料；各級(jí)檢查整改通知書、督辦意見書；經(jīng)營責(zé)任移交、檔案移交、抵（質(zhì)）押物移交等；不良貸款認(rèn)定、審批資料；管戶責(zé)任（包收責(zé)任）資料以及應(yīng)收集的其它資料。第四章信貸檔案管理第十二條信貸檔案的整理、移交和歸檔。一、信貸檔案的整理及移交?？蛻艚?jīng)理要按信貸檔案內(nèi)容的分類要求對(duì)檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時(shí)移交。信貸檔案庫管理員要及時(shí)對(duì)相關(guān)部門移交的檔案資料進(jìn)行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄移交的信貸檔案資料，審核確認(rèn)移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄(一式兩份，各留存一份)上簽字。二、信貸檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。（一）立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號(hào)建檔，專盒(夾)保管，標(biāo)明客戶全稱和立檔時(shí)間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時(shí)間排列卷號(hào)。卷內(nèi)資料按照信貸檔案內(nèi)容的分類要求進(jìn)行排序?？蛻艋举Y料能夠歸集后獨(dú)立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔(dān)保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。（二）目錄、標(biāo)注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級(jí)目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個(gè)人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄,檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案目錄應(yīng)包括客戶名稱、卷號(hào)、卷名(包括審批時(shí)間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務(wù)資料。（三）裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊(cè)，以運(yùn)作程序及資料形成時(shí)間編制頁碼。（四）與房地產(chǎn)開發(fā)商、汽車經(jīng)銷商等合作批量辦理的個(gè)人消費(fèi)信貸業(yè)務(wù)、個(gè)人住房貸款業(yè)務(wù)，能夠?qū)⒑献鲄f(xié)議項(xiàng)下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時(shí)間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求管理。其它個(gè)人客戶信貸業(yè)務(wù)逐戶建檔。（五）貸款臺(tái)賬等難以逐戶歸檔的信貸檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔?！顿J審會(huì)審查審批意見書》、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄本等貸審會(huì)檔案，由貸審會(huì)秘書以會(huì)次裝訂成冊(cè)，逐年建檔。經(jīng)辦行直接經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，其信貸運(yùn)作檔案歸入客戶檔案管理；總行貸審會(huì)審議、下級(jí)經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，總行信貸運(yùn)作檔案作為貸審會(huì)檔案附件歸檔。第十三條總行經(jīng)辦的信貸業(yè)務(wù)評(píng)級(jí)授信審批資料由授信管理部信貸內(nèi)勤在業(yè)務(wù)完結(jié)后整理好信貸業(yè)務(wù)原始資料，編制好移交清單，將全部資料移交給檔案管理人員，經(jīng)審核后，雙方簽字確認(rèn)，由該檔案管理人員對(duì)信貸業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄。第十四條貸后檢查記錄、貸款五級(jí)分類資料、企業(yè)各期財(cái)務(wù)報(bào)表、各種證書的年檢證明復(fù)印件等業(yè)務(wù)后續(xù)資料，應(yīng)及時(shí)移交。即主管客戶經(jīng)理取得資料后，實(shí)時(shí)或批量移交給信貸內(nèi)勤，雙方簽字確認(rèn)。信貸內(nèi)勤在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審核完畢后，將全部資料移交給本級(jí)信貸檔案管理庫。第十五條信貸檔案的借閱。經(jīng)辦行要建立信貸檔案調(diào)閱登記制度。一、內(nèi)部人員借閱信貸檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸檔案庫管理員負(fù)責(zé)登記借閱人員名單、時(shí)間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認(rèn)。因工作需要借閱她人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門負(fù)責(zé)人和檔案保管部門負(fù)責(zé)人共同簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊(cè)，用后必須及時(shí)歸還。二、外部人員借閱信貸檔案。信貸檔案要嚴(yán)格保密，原則上不對(duì)外借閱。當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機(jī)關(guān)依法需查閱、影印時(shí)，必須持有協(xié)助查詢通知書或其它有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時(shí)，經(jīng)辦行應(yīng)有專人在場(chǎng)陪同，不得將原件借出。如遇特殊情況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人和主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可外借。外借檔案必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借原因及歸還日期等。存放在金庫的權(quán)證類檔案原件，一律不得外借。第十六條檔案庫房建設(shè)及檔案存放。檔案庫房要按照當(dāng)?shù)卣畽n案行政管理部門的相關(guān)要求設(shè)置。檔案庫應(yīng)配置相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強(qiáng)光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設(shè)施。第十七條檔案保管期限：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸檔案再保管期限為5年；中長(zhǎng)期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸檔案再保管期限為；信貸業(yè)務(wù)到期時(shí)未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸檔案再保管期限為，中長(zhǎng)期信貸檔案再保管期限為；信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的(包括已核銷和已置換的信貸業(yè)務(wù))信貸檔案、各種報(bào)表的年度匯總表、檔案保管及銷毀清冊(cè)要永久保管。第十八條信貸檔案的銷毀。保管期滿的客戶信貸檔案要按照以下程序銷毀：一、檔案管理部門提出銷毀意見，編制客戶信貸檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。二、經(jīng)總行主管信貸副行長(zhǎng)同意，并在客戶信貸檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。三、檔案管理部門和信貸業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊(cè)上所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)；銷毀后，要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告主管信貸業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人。政府檔案行政管理部門對(duì)檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應(yīng)同時(shí)執(zhí)行，禁止擅自銷毀檔案。第十九條對(duì)于未按本規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對(duì)外提供、涂改、偽造客戶信貸檔案和擅自透露客戶信貸檔案信息的行為，視情節(jié)輕重，按有關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。第二十條總行授信管理部應(yīng)聯(lián)合辦公室對(duì)轄內(nèi)檔案管理進(jìn)行檢查。檢查的主要內(nèi)容包括：一、是否安排了專（兼）職人員集中管理本單位信貸檔案；二、保管場(chǎng)地是否達(dá)到了防水、防火、防盜、防蟲、防高溫、防潮、防強(qiáng)光、防塵、防鼠等“九防”要求；三、檔案資料是否按規(guī)定整理、立卷、建檔、編注目錄，分類是否科學(xué)，編號(hào)是否有序，查閱是否方便；四、檔案資料的完整性；五、檔案資料的移交、接交手續(xù)是否完備；六、是否存在違規(guī)借閱或借閱手續(xù)不完善現(xiàn)象；七、檔案保管期限