最常用應用文寫作基礎知識

最常用應用文寫作基礎知識今天，XX給大家介紹的是最常用應用文寫作基礎知識，希望對大家有幫助。公文的概念： 公文是國家機關， 社會團體及企事業(yè)單位在公務活動中，為行使法定職權而制作的文件。它能夠跨越時間，空間的限制， 有效地傳遞公務活動所需要的信息。 因而行政公文雖然數(shù)量不多，但卻是應用文中的一個主要門類。一、決定決定的適用范圍決定記錄和反映了各類機關的重要決策結果和內容， 它是一種帶有制約，規(guī)范，指導作用的下行文，對于下級機關的工作過程或者活動具有強制力和約束力， 是一種兼具領導性與規(guī)定性的公文。決定以機關名義發(fā)布，以國家行政機關為例，按照有關法律，決定的發(fā)布機關是國務院， 國務院各部委， 以及縣級以上 （含縣級 ）地方各級人民政府 ;鄉(xiāng)，民族鄉(xiāng)，鎮(zhèn)人民政府也可以發(fā)布決定。決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排， 獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。決定的寫法決定的格式主要由標題，正文，簽署和日期組成。 1，標題決定的標題應當精煉地反映決定的主要內容， 通常要求寫全項標題，即發(fā)文機關，事由和文種。 2，正文決定的正文，應具體表達決定原由及對具體事項或行動的意見，要求，方法，措施等內容。具體寫法有兩種 :宣告性決定，因其內容相對簡單，篇幅又較短小，所以，常按 "決定原由 "，"決定內容 "的順序作篇段合一的方法來進行表述。 指揮性和表彰性決定， 因其內容相對復雜，所以，常采用二部式結構表述 :第一部分是開頭，闡明決定的原由;第二部分是主體，闡明對有關事項或行動的意見，要求，方法，措施等內容，可按一定邏輯順序分條列項進行表述 ;有時也可采用小標題的方式來表述。 3，簽署及日期 決定的簽署與其他行政公文一樣， 在正文的右下方簽上發(fā)文機關及成文日期， 其中，如果是需要明確通過決定的時間及會議， 則可將二者寫在標題的下方。 撰寫決定的注意事項 :第一，要注意決定的必要性。第二，要注意決定的正確性。二、通知通知的適用范圍 ??在機關，團體和企事業(yè)中，作為通用公文的"通知"是應用范圍廣，使用頻率高的一個文種。 通知適用于批轉下級機關相關的公文， 轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。通知的適用范圍廣，從公布國家的政策法令，到基層單位的事務告知，無論是黨，政，軍機關，群眾團體，還是企事業(yè)單位，上至中央，下至地方，單位無論大小都可以使用通知這種公文形式。由于通知的限定性小，機動性，靈活性大，所以處理各種事項用其他公文不好歸類和使用時， 常?？紤]用通知來發(fā)文。通知均以機關名義發(fā)布。通知的寫法與撰寫注意事項 ??通知的寫作格式由標題， 受文單位，正文，簽署和日期幾部分組成。 標題常用的寫法有兩種 :一種是發(fā)文機關，事由，文種三要素俱全，另一種標題是只有發(fā)文事由和文種兩要素，受文單位 即被通知對象或主送單位，一般是單位，有時也可是個人。通知的正文多用祈使語句，適當配以說明語句，而且口氣堅定，不容置疑。簽署和日期 通知的正文結束后還要將發(fā)文機關名稱寫上， 然后再寫成文日期， 最后要加蓋公章。撰寫通知的注意事項 :第一，要認真仔細。第二，被通知單位的名稱要寫清寫全。通知的主送單位可以是一個，可以是幾個，也可以是所有下屬單位，發(fā)文時必須寫清楚，通知周全。 如使用"省政府有關部門 "一類略稱， 所附發(fā)文單位則應寫明"有關部門 "的名稱，以避免發(fā)文不全，貽誤工作。三、報告報告的適用范圍報告適用于向上級機關匯報工作， 反映情況， 答復上級機關的詢問。報告從性質上看是一種陳述性的公文 ;從行文關系上看，是一種典型的上行文。報告的特點第一，已然性。第二，總結性。第三，陳述性。報告的種類報告，按其呈報要求可分為呈報性報告， 呈轉性和呈復性報告。報告，按其內容可分為綜合報告和專題報告，工作報告和情況報告，以及調查報告。報告的寫法與撰寫注意事項報告的寫法 ?報告由標題，主送機關，正文，落款及日期四部分組成。 1，標題一般由規(guī)范化的 "三要素"的寫法即發(fā)文機關，報告內容和報告組成，也可以由事由和文種組成，省略其發(fā)文單位。2，主送單位 主送機關寫在正文前第一行。 3，正文報告的正文一般也分為開頭， 主體和結尾三部分組成。 正文的開頭，一般是簡要說明報告的目的或有關情況， 有時是對報告的情況作簡要概括。采用的方式常用說明式或概括式。正文的主體應集中反映報告的核心內容。 其具體寫法， 因報告種類不同而略有差異。綜合性報告及呈報性報告，專題報告，因是匯報工作，按其內容基本上是采用順敘法。呈轉性報告，因其主要目的是反映對具體問題的意見， 所以其內容安排亦采取順敘法，正文的結尾，一般的報告多無特殊的結尾，匯報完畢，即告結束。結尾常用語是 "以上報告，如有不妥，請指正。 "呈轉性報告，其結尾比較固定，常用語是 "以上報告，如無不妥，請批轉XXX,XXX貫徹執(zhí)行。"落款及日期 如果標題是 "兩要素"的寫法，或者即使標題是 "三要素 "寫法，為了鄭重起見，則先落款即發(fā)文單位全稱，再寫成文的日期。撰寫報告應注意的事項 :第一，要注意明確寫作目的。 一是根據目的確定報告的具體種類，二是根據目的選擇典型材料和重點內容。第二，報告的材料應確實，可靠。第三，報告里的觀點要正確。第四，文字要簡練。四、請示請示的適用范圍請示適用于向上級機關請求指示， 批準。請示從行文關系看，它是一種典型的上行文， 從性質上看是期復性公文。 上級機關收到請示后，應當及時給予指示，批復。請示一般以機關的名義發(fā)出，在國家行政機關中， 為了明確行政領導負責制， 重要的請示，比如涉及有關全國或者一個地區(qū)，一個方面工作的方針，政策，計劃和重大行政措施等事項的請示， 也可以由機關的正職行政領導簽署發(fā)出。請示的特點 :第一，行文關系具有固定性。 請示的行文不能超越法定的隸屬關系，而且一般是逐級行文。 第二，行文的內容具有單一性。凡較規(guī)范的請示， 都是具有這種單一性的， 即一篇請示的公文只寫一件事或一個問題，亦即所謂的 "一文一事 "，"一事一請示 "。這樣做的原因是由行政管理權限及行文效果所決定的。 第三，行文目的鮮明性。這主要表現(xiàn)在兩個方面 :一是對請示事項或問題所持的意見是非常明確的 ;二是對上級機關的有關請求也同樣是非常明確的。在這里，一切的含糊其辭都是不允許的請示與報告的區(qū)別第一，行文目的不同。 請示用于向上級請求指示或批準某些事項，待上級明確審批意見后再開展或結束工作， 在請示中可以向上級明確提出務必予以答復的要求 ;報告卻不能請求指示或批準，更不能要求必須復文。第二，兩個文種的作用不同。請示對工作起到啟始或中續(xù)作用;報告則起到匯報工作， 反映情況供上級了解或參考的作用。第三，兩個文種的形成時間不同。請示只能在事前，報告則在事后或事情進行當中形成。 四、請示的寫法 請示由標題，主送單位，正文，簽署及日期組成。 1，標題請示的標題由請示單位的法定名稱， 事由（請示事項 ）和文種（請示）組成。標題中的事由必須是請示的主要內容的精煉概括， 一般為請示事項或問題的名目。2，主送單位 即請示單位的直接上級機關。如有雙重隸屬關系時， 則應主送能夠直接批復的隸屬上級， 另者則以 "抄報"處理，即主送單位只能是一個。不要輕易越級行文，如因特殊需要，必須越級行文時，應在報送更高的隸屬上級機關的同時，抄報被越過的直接隸屬的上級機關。 3，正文請示的正文包括請示緣由，請示事項及請示批準的希望或要求。 請示緣由部分應簡明扼要地寫出導致提出請示事項或問題的主要情況， 也是構成原因的主要理由。 第二部分的請示事項是全文的重點， 明確提出請示的事項或問題以及相應的具體意見。 最后一部分是向上級機關提出請求批準的希望或要求，常用語有 "妥否，請批準 ""以上請示，可妥，請指示 "等，如果是呈轉性請示，結尾時常寫 "以上請示，如同意，請批轉XXXX地執(zhí)行"等。以上內容，視繁簡程度，可分別作一段或若干段安排。4，簽署及時間 請示全文之后要寫上請示單位的全稱和請示正式簽發(fā)的時間，完整的年，月，日。請示撰寫的注意事項第一，必須做到 "一文一事一請示 "。第二，撰寫請示事項時， 意見要具體明確， 決不能含混不清，不知可否。第三，凡請示事項或問題的解決涉及有關單位者， 應事先商同有關單位，或在請示中加以說明 ;不能在主送的同時抄給下級機關。第四，一定要把請示與報告區(qū)分開來，不能混用，亦不能寫成"請示報告 "。五、批復批復的適用范圍批復，是上級機關根據有關的方針，政策和法律法規(guī)，依據自身的職權， 針對下級機關的請示事項所作書面形式的答復。 批復表達了領導機關對下級機關要開展某項工作或者處置某種事項所持的態(tài)度，或指示性意見。因此，批復具有強制約束力和嚴肅鄭重性，并有很強的針對性和結論性，受文者必須貫徹執(zhí)行。批復適用于答復下級機關的請示事項。批復是專門針對下級機關的請示而發(fā)的，一般是 "一請示一批復 "，不涉及請示以外的其他事項。它屬于指示性下行文。批復的用途主要是通過對請示事項的具體答復或指示， 實行對下級單位的具體指導，對全局工作及時協(xié)調。三、批復與批示同屬于上級機關發(fā)往下級機關的指導性公文，但它們有明顯的區(qū)別。 批復是專門答復下級機關請示事項的，內容具有明顯的指導性，屬于被動發(fā)文 ;批示是上級機關對某些問題或某項工作發(fā)表的指導性意見， 其內容常常有較強的針對性和參考作用，屬主動發(fā)文。四、批復的寫法與撰寫注意事項標題批復的標題一般都是規(guī)范的 "三要素"的寫法，即由發(fā)文單位的全稱， 事由和文種構成， 也有的批復的標題由事由和文種構成。主送單位 批復的主送單位即原請示單位， 換言之即答復是誰的請示，主送單位就應該是誰，若帶有普遍指導意義的，需要發(fā)給下級機關，則用"抄送"的形式。另外，標題中如有請示單位的，則不必再寫主送單位。3、正文批復的正文一般都很簡短，因為它不像通知和指示那樣詳細闡述道理或意義， 也不必像請示那樣充分說明理由，而是答復問題。 正文一般由 "引語"和"答復意見 "兩部分組成。 4、落款及時間 批復因具有通知和指示的性質，所以文中要寫發(fā)文機關名稱和成文具體時間 ;如果標題中已有發(fā)文機關名稱，正文后也不再落款而只寫成文日期。 但無論是哪一種都必須加蓋發(fā)文機關公章，以示嚴肅性。 撰寫批復的注意事項第一，針對性和真實性。 寫批復意見必須依照黨和國家的方針，政策，針對所請示的問題，并核實請示原由的真實性，實事求是地給予明確答復。 第二，明確性和具體性。寫批復，意見要明確，不可模棱兩可， 意見還應盡量具體， 以利下級機關執(zhí)行。第三，及時性和一致性。批復是答復請示事項的公文，對請示事項的答復，一定要及時，以免誤事。凡請示事項涉及到其他部門或地區(qū)的問題，批復前要盡快與其協(xié)商，取得一致意見，然后寫成批復意見，以利于下級機關的實施。 第四，正確使用 "批復"與"答復函"兩個文種。 批復是一種針對 "請示"而發(fā)的下行文， 作者必須是受文機關的上級領導或指導機關， 否則不能使用這一文種。六、函函的適用范圍函，也稱公函，是商洽性公文。各級各類機關在開展工作中經常需要與平行或不相隸屬的機關進行聯(lián)系， 以便更好地協(xié)調工作事項，這種聯(lián)系常用 "函"進行。函，國家機關，企事業(yè)單位都可以使用。 它是公文中運用最為靈活的一個文種。 函適用于不相隸屬機關之間商洽工作， 詢問和答復問題， 請求批準和答復審批事項。函與批復的區(qū)別 :首先，可以從概念上加以界定。函是用來相互商洽工作，詢問和答復問題， 向有關主管部門請求批準的。 批復是專門用來答復請示事項的。其次，從作用與行文關系上來區(qū)分。批復的作用僅限于有隸屬關系或業(yè)務主管關系的上級對所管轄的機關單位行文，準與不準的態(tài)度鮮明，往往具有通知和指示的性質，它只能是下行文。而函的答復更多為平級行文，并只是商洽性，聯(lián)系與咨詢的答復，一般情況都是平行文。請示函與請示的區(qū)別 :公文處理中， 平行單位之間請示與申請批準內容的函混淆的情況時有發(fā)生， 雖然它們都有請示的性質， 但它們也有明顯的區(qū)別，主要有以下兩點 :第一，請示是上行文，函是平行文。 第二，請示的制發(fā)單位和受文單位之間的關系是領導與被領導的關系，函的制發(fā)單位與受文單位是平行或不相隸屬的關系。函的寫法函的一般格式主要包括 :標題，主送單位，正文，落款與時間。標題 函的標題是全要素標題，即包括發(fā)文單位，事由及文種。其中事由應是對正文主要內容的標準而精煉的概括。正文 函的正文是文件的主要部分。強調就事論事，應直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽，請求，詢問或告知的事項，然后提出希望，請求或要求。最后明確提出 "以上意見可否，請函復 "，"敬請函復 "，"特此函告 "等。 "事項 "部分基本是敘述和說明的寫法， 是什么就寫什么，應簡單扼要，又要交待清楚。 "要求"部分可多可少，如果事項很簡單， 而且沒有過多要求就同事項寫在一起， 一氣呵成 ;如果事項復雜些， 或要求多些可以單列一段來寫， 甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。復函正文的一般結構是 :先引述來函，可引來函的文件名稱，發(fā)文字號，主要內容。如"貴廠X字X號文悉”這樣的格式，也可以直接寫 "電悉""函悉"，然后寫答復的主要事項， 所答復的內容要圍繞來函， 要準確表達本機關的意見，態(tài)度要鮮明。復函的結尾一般可寫上 "此復""特此函復 "等話語。在復函中要針對來函中提出的問題予以答復:同意或不同意， 同意將怎么辦 ;不同意是什么原因或應該怎么辦，不應該怎么辦等。文中用語應言簡意賅。落款與日期 函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。七、會議紀要會議紀要的適用范圍和種類會議紀要也是一種比較重要的法定公文。 為了體現(xiàn)民主集中制的原則，各級機關，人民團體，企事業(yè)單位的公務活動經常采用會議形式， 這就使以記錄會議情況和議定事項的會議紀要具有較高的使用頻率。 會議紀要適用于記載， 傳達會議情況和議定事項。會議紀要是一種特殊文種， 主要用于傳達會議的主要精神和要求，與會單位共同遵守執(zhí)行的事項，以溝通情況，交流經驗，統(tǒng)一認識，指導工作。它是在歸納，整理會議記錄及其他有關會議材料的基礎上， 按照會議的宗旨和要求， 針對會議討論研究的工作事項和問題綜合整理而形成， 它既可以反映會議的基本情況，主要精神和中心內容， 也能夠用以解決問題， 統(tǒng)一協(xié)調各方面的步調，還可以向上級機關匯報會議情況。例如《XX大學思想政治教育工作座談會會議紀要》 。會議紀要的種類會議紀要從本身反映的內容和性質及作用來看， 大體可分為三種:第一類，指令性會議紀要。第二類，通報性會議紀要。第