企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制制度優(yōu)化案例

企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制制度優(yōu)化案例采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn)，采購(gòu)與付款又密切關(guān)聯(lián)。采購(gòu)的原材料質(zhì)量和價(jià)格又很大程度上決定企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量。因此通過(guò)建立企業(yè)內(nèi)部控制來(lái)規(guī)范供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的訂立、物資的運(yùn)輸方式、物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、貨款的結(jié)算方式等采購(gòu)全過(guò)程就顯得十分重要。-1-制造業(yè)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題分析（一）惡性競(jìng)標(biāo)采購(gòu)，導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)量不保證部分公司通過(guò)招標(biāo)方式競(jìng)標(biāo)采購(gòu)，本意是競(jìng)標(biāo)選優(yōu)的，但在實(shí)際過(guò)程中，受利益的影響，常出現(xiàn)低價(jià)競(jìng)標(biāo)、串標(biāo)、陪標(biāo)等惡性競(jìng)標(biāo)事件，導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)量不保證、采購(gòu)成本增加等。（二）拿回扣高價(jià)采購(gòu)，導(dǎo)致采購(gòu)成本高在采購(gòu)業(yè)務(wù)中，大家都認(rèn)為采購(gòu)部門是一個(gè)有“油水”的部門，缺少內(nèi)控或內(nèi)控失效的公司，從采購(gòu)員個(gè)人到采購(gòu)整個(gè)部門“吃卡拿要”的事也時(shí)有發(fā)生。因此勢(shì)必會(huì)增加采購(gòu)成本。（三）沒有嚴(yán)格的預(yù)算控制，導(dǎo)致一次多采形成滯壓或多次采形成采購(gòu)成本增加沒有采購(gòu)預(yù)算或有采購(gòu)預(yù)算但執(zhí)行不嚴(yán)，在一些中小企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理中屢見不鮮。嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)預(yù)算或調(diào)整申請(qǐng)審批流程，很大程度上減少一次多采形成滯壓或多次采形成采購(gòu)成本增加的問(wèn)題產(chǎn)生。（四）缺少審批及監(jiān)督流程，導(dǎo)致采購(gòu)腐敗或責(zé)任不明等問(wèn)題職責(zé)不明、監(jiān)督無(wú)效在采購(gòu)內(nèi)控中是非常重大缺陷，因此公司可以通過(guò)設(shè)計(jì)審批流程，明確設(shè)置各部門（崗位）工作職責(zé)，來(lái)提升工作效率，減少問(wèn)題的發(fā)生。-2-制造業(yè)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制制度建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)采購(gòu)業(yè)務(wù)應(yīng)集中管理，避免多頭采購(gòu)，以提高采購(gòu)規(guī)模降低成本，提高采購(gòu)效率。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商管理制度、合同評(píng)審制度、采購(gòu)預(yù)算制度、物資入庫(kù)驗(yàn)收管理制度、采購(gòu)崗位的輪換制及不相容崗位制衡申請(qǐng)審批制度、財(cái)務(wù)付款管理制度、審計(jì)審查制度和廉政制度等關(guān)鍵點(diǎn)。（一）建立供應(yīng)商管理制度1.合格供應(yīng)商引進(jìn)評(píng)價(jià)指標(biāo)的設(shè)立。A企業(yè)首先通過(guò)分析供應(yīng)商的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心競(jìng)爭(zhēng)力、企業(yè)文化，總體判斷供應(yīng)商的可成長(zhǎng)性以及與A企業(yè)的匹配度。其次通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)考察和交流，對(duì)供應(yīng)商的研發(fā)能力（研發(fā)投入比、研發(fā)人員能力結(jié)構(gòu)比、新技術(shù)新發(fā)明申請(qǐng)的數(shù)量）、生產(chǎn)能力（設(shè)備開機(jī)率、生產(chǎn)節(jié)拍、工人工齡結(jié)構(gòu)）、物流保證能力（在制品流轉(zhuǎn)速度、產(chǎn)成品周轉(zhuǎn)率、運(yùn)輸方式）、質(zhì)保能力（質(zhì)量文件有效性、工裝及樣件的有效性、檢驗(yàn)的有效性、不合格品控制的有效性、產(chǎn)品可追溯性）進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.合格供應(yīng)商的過(guò)程管理。合格供應(yīng)商引入后的培育管理，是打造有價(jià)值的供應(yīng)鏈的第一環(huán)節(jié)，因此A企業(yè)通過(guò)設(shè)立相關(guān)指標(biāo)，動(dòng)態(tài)地對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)、輔導(dǎo)，同時(shí)也建立適當(dāng)?shù)母?jìng)爭(zhēng)機(jī)制和淘汰機(jī)制。設(shè)立了相關(guān)指標(biāo)有交付率、不合格批次率、放行批次率、問(wèn)題響應(yīng)速度、問(wèn)題整改關(guān)閉率等。（二）建立合同評(píng)審管理制度合同是雙方共同商議并簽署的契約文件，需要合同雙方共同遵守，有效的合同同時(shí)受法律保護(hù)的，從而保證雙方的權(quán)利和義務(wù)不受損，因此A企業(yè)根據(jù)自己實(shí)際情況，制訂有關(guān)合同管理制度，減少合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)，減少企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。1.確定了合同評(píng)審責(zé)任部門及相關(guān)評(píng)審的內(nèi)容。商務(wù)部應(yīng)對(duì)合同標(biāo)的的價(jià)格、物流、交付等方面進(jìn)行評(píng)審;技術(shù)部和生產(chǎn)部門應(yīng)對(duì)合同的技術(shù)相關(guān)適用標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)能力、提供計(jì)劃等方面進(jìn)行評(píng)審;財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)合同的結(jié)算方式、付款時(shí)間、獲利水平等方面進(jìn)行評(píng)審;法務(wù)部門應(yīng)對(duì)合同的合法性、權(quán)利和義務(wù)對(duì)等性、糾紛處理措施、適用法律范圍及不可抗因素免責(zé)條款等方面評(píng)審。2.明確合同簽訂審批權(quán)限（審批權(quán)力人和審批上限）及相應(yīng)報(bào)批流程。A企業(yè)對(duì)合同進(jìn)行了分類，并對(duì)不同合同類別、合同金額進(jìn)行設(shè)置申請(qǐng)和二級(jí)及以上審批流程。涉及“三重一大”的合同實(shí)行集體決策聯(lián)簽制度，以防發(fā)生重大內(nèi)控缺陷，造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失。（三）建立采購(gòu)預(yù)算管理制度A企業(yè)引入了全面預(yù)算管理體系，并在采購(gòu)預(yù)算上，開創(chuàng)性的采用“以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)定購(gòu)”的采購(gòu)模式，并利用ERP信息平臺(tái)的物料需要計(jì)劃功能，由系統(tǒng)通過(guò)物料BOM結(jié)構(gòu)表以及庫(kù)存實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，自動(dòng)下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃。減少了之前無(wú)計(jì)劃采購(gòu)或憑經(jīng)驗(yàn)采購(gòu)的模式造成的庫(kù)存積壓、待料停機(jī)停產(chǎn)、資金占用等問(wèn)題的發(fā)生。（四）建立物資入庫(kù)驗(yàn)收管理制度1.嚴(yán)格按質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行采購(gòu)驗(yàn)收。采購(gòu)物資入庫(kù)驗(yàn)收是采購(gòu)物資質(zhì)量控制的最后環(huán)節(jié)，A企業(yè)十分重視，因此，明確規(guī)定由質(zhì)量部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，嚴(yán)格執(zhí)行公司的相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)把關(guān)，出具書面的檢測(cè)報(bào)告單。驗(yàn)收結(jié)果分合格、不合格、讓步接收件三種情況，并將結(jié)果記入供應(yīng)商考核評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)庫(kù)。2.驗(yàn)收后的物資管理嚴(yán)格分類。為了可視化管理，要求質(zhì)量部門根據(jù)不同驗(yàn)收結(jié)果開具不同顏色的檢測(cè)報(bào)告單：綠色表示合格可辦理入庫(kù)手續(xù)、紅色表示不合適嚴(yán)禁入庫(kù)、黃色表示可讓步接收（指在特殊情況下，需要對(duì)有質(zhì)量瑕疵的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，但需要從入庫(kù)到投入生產(chǎn)再到產(chǎn)成品要進(jìn)行全過(guò)程管控）。3.A企業(yè)的具體驗(yàn)收入庫(kù)流程。（1）物流部門請(qǐng)求驗(yàn)收通知書;（2）質(zhì)量部門現(xiàn)場(chǎng)檢查（抽檢/全檢）;（3）質(zhì)量部門出具檢測(cè)報(bào)告單;（4）物流部門根據(jù)報(bào)告單將合格品、讓步接收品移交倉(cāng)庫(kù)，辦理入庫(kù)手續(xù)，不合格品退回供應(yīng)商。（五）建立采購(gòu)崗位的輪換制及不相容崗位制衡申請(qǐng)審批制度為了避免采購(gòu)崗位有“吃卡拿要”的惡習(xí)影響采購(gòu)物資的質(zhì)量，A企業(yè)對(duì)采購(gòu)崗位設(shè)置了輪換年限要求，即同一采購(gòu)人員采購(gòu)?fù)活愇锲纺晗薏坏贸^(guò)3年，達(dá)到3年的必需進(jìn)行輪換。除了對(duì)崗位輪換之外，還建立了采購(gòu)申請(qǐng)審批權(quán)限及流程。計(jì)劃部門提出物資需要計(jì)劃;采購(gòu)部門根據(jù)預(yù)算計(jì)劃識(shí)別是預(yù)算內(nèi)采購(gòu)還是預(yù)算外采購(gòu);或?qū)兕A(yù)算內(nèi)采購(gòu)的，由采購(gòu)員提出請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)部經(jīng)理復(fù)核后生成采購(gòu)單，交付采購(gòu)員采購(gòu);或?qū)儆陬A(yù)算外采購(gòu)的，需要走調(diào)整預(yù)算計(jì)劃流程。（六）建立付款管理制度A企業(yè)在付款管理上體現(xiàn)了業(yè)財(cái)融合的管理方法，具體關(guān)鍵幾點(diǎn)如下。1.憑“三單一票”付款。三單是指物資需求計(jì)劃單（含調(diào)整預(yù)算計(jì)劃申請(qǐng)審批單）、請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)審批單、采購(gòu)入庫(kù)驗(yàn)收合格單;一票是指采購(gòu)發(fā)票。2.訂立優(yōu)秀供應(yīng)商優(yōu)先付款激勵(lì)政策。為了引導(dǎo)和激發(fā)供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部協(xié)同商務(wù)部、采購(gòu)部訂立了一套供應(yīng)商考評(píng)機(jī)制，并作為了采購(gòu)主合同的補(bǔ)充條款。其中對(duì)優(yōu)秀供應(yīng)商有優(yōu)先付款激勵(lì)政策，分別設(shè)立了提前付款、按時(shí)付款、延遲付款規(guī)則。3.財(cái)務(wù)部借助銀行平臺(tái)，線上發(fā)出付款指令，銀行自動(dòng)完成付款操作，既高效安全，又降低了交易費(fèi)用。（七）建立審查問(wèn)責(zé)制度和廉政制度A企業(yè)在設(shè)計(jì)內(nèi)控流程時(shí)，借鑒了質(zhì)量管理體系的PDCA（P是plan的首字母指計(jì)劃、D是do的首字母指實(shí)施執(zhí)行、C是check的首字母指檢查、A是action或ascension的首字母指再行動(dòng)再提升）不斷改進(jìn)的思維模式，在采購(gòu)管理上也采用了此思維模式，即采購(gòu)有計(jì)劃、有實(shí)施、實(shí)施后有檢查（審查）、監(jiān)督、問(wèn)責(zé)。在問(wèn)責(zé)方面A企業(yè)不僅僅是追究責(zé)任，更重視對(duì)問(wèn)題本身的研究和完善措施，防范再次發(fā)生。A企業(yè)在問(wèn)題研究上采用了“3W1H”的方法，即問(wèn)題在哪里發(fā)生的？什么時(shí)間發(fā)生的？誰(shuí)經(jīng)辦審批的？有什么防范措施？A企業(yè)考慮到公司規(guī)模大、業(yè)務(wù)廣、人員多，可能在存在相互包庇缺陷，A企業(yè)監(jiān)事會(huì)對(duì)全體員工公布了無(wú)記名舉報(bào)電子郵箱、信箱和舉報(bào)電話。-3-啟示和思考建立和完善采購(gòu)內(nèi)部控制制度，在企業(yè)的采購(gòu)管理中非常重要和必要。A企業(yè)通過(guò)在采購(gòu)管理中建立了完善的內(nèi)